Wykorzystanie contentu w wydarzeniach online

Mateusz Macyszyn
2 lata temu

Twój content jest sercem wydarzenia online, dlatego też, gdy organizujesz wirtualny event, ma on do odegrania ważną rolę. To on jest siłą napędową rejestracji i zaangażowania odbiorców.

Niezależnie od tego, czy masz do czynienia z przekształceniem treści z wydarzenia stacjonarnego w wirtualne, czy też chcesz jedynie wzmocnić treści z wydarzenia jako część swojego planu marketingowego, zrozumienie, jak tworzyć i dostarczać treści zarówno do celów online, jak i offline, jest kluczem do stworzenia strategii treści. Strategii, która przyniesie rezultaty w krótkim, średnim i długim okresie. W tym wpisie przyjrzymy się, jak wykorzystać treści na potrzeby eventu online.

Solidne fundamenty

Aby dostarczać skuteczne treści, musisz zrozumieć, dla kogo są one przeznaczone. Narzędzia marketingowe, takie jak segmentacja i targetowanie odbiorców, mogą pomóc w podjęciu decyzji o rodzaju przekazywanych informacji. Na przykład, nie chcesz przeprowadzać webinaru na żywo z treściami dotyczącymi konkretnych produktów, podczas gdy Twoi odbiorcy są bardziej zainteresowani treściami typu think leadership na wysokim poziomie.

Zdarza się, że decyzja o przejściu na szkolenia online zapada w ostatniej chwili, w odpowiedzi na kryzys lub wydarzenia, na które nie mamy wpływu. W takim przypadku kuszące może być odwzorowanie pierwotnego wydarzenia w formie osobistej i wykorzystanie dokładnie tych samych treści, ale wydarzenie online to nie to samo, co wydarzenie w formie stacjonarnej. Użycie tych samych treści prawdopodobnie spowoduje, że uczestnicy będą mieli gorsze ogólne wrażenia z wydarzenia. Od czego więc zacząć?

Wyznacz cele

Niezależnie od tego, czy próbujesz określić, które elementy treści wykorzystać podczas swoich wydarzeń, czy też zastanawiasz się, jak wykorzystać treści podczas wydarzeń online i offline, musisz zacząć od wyznaczenia konkretnych celów.

Oto kilka podstawowych pytań, które pomogą Ci zacząć:

  1. Dlaczego organizujemy ten event?
  2. Dla kogo jest on przeznaczony?
  3. Co chcemy zyskać?
  4. Czego chcemy, aby nasi słuchacze się nauczyli?
  5. Jak będziemy mierzyć sukces?

Inne cele obejmują:

  1. Czy jest to wydarzenie ad-hoc, czy też stanowi ono część szerszej strategii sprzedażowej, marketingowej lub organizacyjnej?
  2. Czy chcemy dzielić się wiedzą i informacjami, czy też staramy się budować świadomość marki lub demonstrować produkty?
  3. Czego chce się dowiedzieć Twoja publiczność?
  4. Czy chcesz, aby uczestnicy mogli się ze sobą komunikować?
  5. W jaki sposób będziesz śledzić frekwencję, zaangażowanie i zadowolenie uczestników?

Przejrzyste wskaźniki KPI wpływają na Twoją agendę merytoryczną i pomagają określić właściwy czas, format, strukturę, grupę odbiorców, gospodarzy i wiele innych elementów Twojego wirtualnego wydarzenia. Wskaźniki KPI pomogą Ci zdecydować, która platforma online najlepiej nadaje się do realizacji Twoich głównych celów lub które elementy wydarzenia wymagają wirtualnych dodatków, takich jak ankieta na żywo czy wirtualne sale konferencyjne. Wreszcie, będziesz w stanie przekazać jasne cele zarówno swoim wewnętrznym interesariuszom, jak i docelowym odbiorcom.

Zrozum swoją publiczność

Jeśli chodzi o grupę odbiorców, należy zastanowić się, czy ta treść jest odpowiednia dla wszystkich, czy tylko dla jednego lub dwóch segmentów grupy docelowej? W przypadku dużych wydarzeń organizowanych stacjonarnie, często tworzy się ścieżki treści dla różnych typów odbiorców. To jest coś, co możesz chcieć zrobić dla swojego eventu online. Być może wiesz, że Twoja publiczność jest z natury nastawiona na rywalizację lub lubi zabawne elementy wydarzeń. W takim przypadku, możesz dodać gamifikację do swojej wirtualnej zawartości. Jeśli wiesz, że Twoi odbiorcy po prostu szukają informacji, możesz zaoferować podstawową opcję wirtualną, która pozwala odbiorcom oglądać filmy przesłane na dedykowaną mikrostronę.

Wybierz treść

Ponieważ wirtualne platformy eventowe starają się sprostać rosnącemu popytowi, wielu planistów zaczyna myśleć bardziej kreatywnie o zawartości eventów online. O ile wiedziałeś dokładnie, co chciałeś przekazać podczas wydarzenia w cztery oczy, aby utrzymać zaangażowanie odbiorców, o tyle nowe medium stwarza okazję do nieszablonowego myślenia. Wykorzystaj to jako okazję do przeprowadzenia burzy mózgów, aby uczestnicy nie odrywali się od komputera i mieli wrażenie, że otrzymują taką samą wartość wirtualną, jak podczas osobistego spotkania.

Audytuj treści

Dokonując przeglądu istniejącej zawartości, poświęć chwilę na zmapowanie wybranych treści pod kątem Twoich KPI i potrzeb odbiorców. To dobry moment, aby dowiedzieć się, czy treści są dostępne w różnych formatach – infografiki, pokazy slajdów, wideo, eBook itp. To pomoże Ci zaoferować treści do pobrania wraz z wydarzeniami wirtualnymi, co wydłuży czas ich użytkowania i pozwoli osiągnąć maksymalny efekt ujednoliconego przekazu.

Audyt powinien pomóc Ci określić:

  1. Czy treść jest wartościowa dla odbiorców online?
  2. Czy jest odpowiednia?
  3. Czy nie jest pozbawiona tonu?
  4. Czy Twoi odbiorcy będą w stanie wykorzystać te informacje w perspektywie krótko- i średnioterminowej?

Po dokonaniu oceny istniejących treści związanych z wydarzeniami, warto rozważyć sięgnięcie do szerszego repozytorium treści. Być może istnieją treści z kampanii sprzed trzech lat, które świetnie sprawdzą się podczas nowego wydarzenia. Czas je wykorzystać!

Znajdź również swoje ponadczasowe, wysokiej jakości treści typu evergreen i zastanów się, jak możesz zmienić ich format, np. z infografiki na zdjęcia na Facebook lub z bloga na eBooka. Sprawdź analitykę swojej strony, aby zidentyfikować najlepiej działające posty na blogu. Możesz wziąć grupę powiązanych postów i zebrać je w jeden post podsumowujący lub przekształcić je w eBook.

Wypełnij puste miejsca

Jeśli odkryjesz braki w treści, będziesz musiał działać szybko, jeśli chcesz szybko przejść na event online.

Możesz wykonać następujące kroki, aby zacząć działać:

  1. Powołaj mały zespół złożony z przedstawicieli różnych działów, aby szybko przejść przez proces tworzenia pomysłów, badań i treści.
  2. Spotykaj się regularnie, określając cele i punkty działania.
  3. Zidentyfikuj autorów treści i osoby zatwierdzające treści.
  4. Opracowuj treści w taki sposób, aby można je było wykorzystać w różnych formatach.
  5. Informuj interesariuszy wyższego szczebla tak często, jak to możliwe, aby szybko przejść przez proces zatwierdzania.
  6. Informuj na bieżąco zespół sprzedaży, aby przekazywał te same informacje co treści i rozumiał, co będzie się działo w przyszłości.

Nagła zmiana nie pozwala na wprowadzenie w 100% nowych treści. Zidentyfikowanie tego, co jest niezbędne, wykorzystanie tego, co masz, i skupienie się na formacie dostarczania treści to najlepsze wykorzystanie czasu.

Dostarcz treści

Ze względu na wyzwania związane ze środowiskiem online, należy skupić się na tym, jak zorganizować treści online, aby zapewnić najlepsze wrażenia.

Należy rozważyć takie kwestie jak:

  • Streaming live vs wcześniej nagrywany
  • Transmisja strumieniowa vs na żądanie
  • Mówiąca głowa vs prezentacja na ekranie
  • Prezentacja wizualna vs tylko audio
  • Komunikacja interaktywna vs jednokierunkowa

To dobry moment na pełną współpracę zespołów marketingowych i eventowych. Liderzy marketingu regularnie rozważają te formaty dostarczania treści, aby osiągnąć cele rocznych, kwartalnych, a nawet miesięcznych kampanii marketingowych.

Wybierz format

Podobnie jak fizyczne spotkania i konferencje, wydarzenia wirtualne występują w wielu formatach i wykorzystują różne technologie. Należy wziąć pod uwagę możliwości techniczne zespołu planującego i odbiorców, a także takie kwestie jak dostępność. Być może konieczne będzie przetłumaczenie treści, aby dotrzeć do globalnej publiczności, lub dostarczenie ich w taki sposób, aby pomóc osobom niedowidzącym lub niedosłyszącym.

Zbuduj stronę internetową wirtualnego wydarzenia

W zależności od wielkości i złożoności eventu, możesz wykorzystać technologię marketingu i zarządzania wydarzeniami, aby dostosować się do niemal każdego wirtualnego formatu, który masz na myśli. Technologia eventowa ułatwia komunikowanie zmian uczestnikom za pomocą strony internetowej wydarzenia i e-mail marketingu. Mobilna aplikacja eventowa nie tylko łączy uczestników, ale także pozwala na udostępnianie treści i informacji o wydarzeniu, wysyłanie powiadomień push i wiele innych.

Kilka wskazówek dotyczących wyboru formatu wydarzenia wirtualnego:

Skróć czas trwania sesji. W sieci uwaga jest krótsza.

Wirtualne sesje interaktywne działają najlepiej, gdy uczestnicy widzą się nawzajem, mogą rozmawiać i zadawać pytania.

Zachowaj sesje panelowe – one nadal działają w sieci. Różnorodność prelegentów sprawia, że dyskusja jest bardziej wciągająca.

Przetestuj tło prelegenta, czyli „miejsce”, z wyprzedzeniem. Kamera widzi tylko kwadrat o wymiarach jeden na jeden metr, więc zastanów się, co znajdzie się na tej przestrzeni i jak będzie się prezentować widzom.

Zwiększ zainteresowanie i zaangażowanie

Jeśli zdecydowałeś się na wydarzenia hybrydowe, musisz zdecydować się na elementy treści cyfrowych, które mogą stanowić wartość dodaną do fizycznego wydarzenia na żywo. Na przykład, ile razy zdarzyło Ci się siedzieć przy biurku i czekać na streaming live z konferencji, podczas której musiałeś patrzeć, jak pusta sala powoli się zapełnia lub, co gorsza, wpatrywać się w wizualny uchwyt?

Oto pomysły na event online, które pozwolą skupić uwagę i zaangażować uczestników:

  • Zaangażuj wirtualną publiczność podczas powitania na żywo za pomocą ankiet na żywo, ankiet zwrotnych, quizów lub filmów z podglądem sesji.
  • Wykorzystaj mobilną aplikację eventową do wysyłania powiadomień push.
  • Wykorzystaj grywalizację.
  • Oferuj różnorodne treści.

5 różnych formatów treści, które zatrzymują uwagę odbiorców

Przyjrzyjmy się pięciu różnym formatom treści, które utrzymują uwagę widzów i sprawiają, że nie chcą się oni wyłączyć i wylogować. Odpowiednia mieszanka tych formatów zapewni Ci atrakcyjny program oraz bibliotekę materiałów, które można ponownie wykorzystać i rozpowszechnić po zakończeniu wydarzenia.

Przywództwo myśli

Wywiady z liderami branży i wizjonerami w swoich dziedzinach dostarczą wirtualnym widzom głębokich, wnikliwych przemyśleń. Znajdź prelegentów, którzy przyciągną wirtualnych uczestników. Wywiady z liderami poprzez webinaria, Skype lub Zoom mogą być nagrywane, przepakowywane i umieszczane na stronie wydarzenia.

Oparte na badaniach

Marketerzy, badacze, akademicy i naukowcy to tylko kilka z możliwych prelegentów. Prelegentów, którzy przeprowadzili interesujące badania, którymi mogą podzielić się z publicznością. Możesz również rozważyć wykorzystanie swojej bazy danych gości lub osób zarejestrowanych online do przeprowadzenia ankiety i dostarczenia jej wyników podczas dedykowanej sesji wirtualnej lub podzielenia jej na mniejsze części. Przeprowadzenie ankiety przed wydarzeniem da tym odbiorcom dodatkowy powód do uczestnictwa i zapoznania się z wynikami.

Wgląd w klienta

Wykorzystaj wiedzę o kliencie do stworzenia studiów przypadku, białych ksiąg, samouczków wideo i innych form treści online, które można udostępniać. Przy podejmowaniu decyzji, czy te istniejące wcześniej treści będą stanowiły wartość dodaną dla szerszej wirtualnej publiczności, należy wziąć pod uwagę wzajemne przenikanie się społeczności oraz zasięg społeczny klienta.

Szkolenie produktowe lub usługowe

Inscenizacja szkolenia produktowego lub usługowego online zmniejsza ilość podróży. Zmniejsza ilość materiałów drukowanych zaangażowanych w proces przekazywania pracownikom wiedzy i narzędzi do bardziej efektywnego wykonywania ich pracy. Ogranicz nudę i stwórz wirtualne programy szkoleniowe, które zawierają scenariusze wideo i symulacje wykorzystujące rzeczywistość rozszerzoną.

Nagrane sesje

Nagrane sesje mogą pochodzić z fizycznej konferencji lub wydarzenia. Mogą być także dostosowane do potrzeb wirtualnej publiczności. Prelegenci, którzy nie czują się w pełni komfortowo podczas prezentacji na żywo, online mogą preferować to podejście. Warto rozważyć edycję nagranych sesji, aby treść była bardziej wyrazista i angażująca. Na przykład, widzowie z Wielkiej Brytanii oglądający online wykład inauguracyjny z polskiego oddziału Twojej firmy mogą nie musieć oglądać preambuły. Mogą także zdecydować się na obejrzenie pytań i odpowiedzi jako oddzielnego materiału wideo.

Kto będzie gospodarzem wydarzenia?

Podobnie jak stacjonarne konferencje, wydarzenia online wymagają doświadczonych gospodarzy. Jednak w przeciwieństwie do środowiska na żywo, wybrany gospodarz musi czuć się komfortowo. Przekazując treści na żywo do kamery bez scenariusza i dostosowując je do odbiorców na żywo i tych online. Na przykład, jeśli Twoja hybrydowa konferencja transmitowała na żywo sesję keynote, a publiczność fizyczna ma zrobić sobie przerwę na kawę lub wybrać inne warsztaty, gospodarz powinien nie tylko być w stanie poinformować delegatów w sali, co się dzieje, ale także poinstruować widzów online, z jakimi treściami mogą się zapoznać w oczekiwaniu na kolejny stream na żywo.

Wybierz pewnych siebie mówców

To samo odnosi się do prelegentów, jak i do prowadzącego. Istnieje ogromna różnica między mówcą, który potrafi przekazać treść na żywo na scenie przed uczestniczącą publicznością, a kimś, kto potrafi zaprezentować się przed kamerą wideo lub kamerą internetową, reagując w czasie rzeczywistym na pytania pojawiające się na ekranie.  Opracowując wirtualne treści, wybieraj prelegentów w oparciu o ich doświadczenie i wiedzę merytoryczną.

Marketing treści

Korzystne jest poinformowanie wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy o tym, czego mogą się po Tobie spodziewać. Zabierz ich w podróż razem z Tobą i buduj oczekiwanie. Nie czekaj z udostępnianiem wartościowych informacji do momentu rozpoczęcia wirtualnego wydarzenia. Udostępniaj interesujące treści w blogach gości, filmach wideo z prelegentami i postach w mediach społecznościowych. Dasz słuchaczom przedsmak tego, co ich czeka. Prosząc prelegentów o przygotowanie teasera do kamery w celu promowania ich sesji. Będziesz mógł również sprawdzić ich styl prezentacji online i ustawienia kamery oraz zasugerować ewentualne poprawki przed rozpoczęciem wydarzenia.

Czy wygrałeś, przegrałeś czy zremisowałeś?

Po zakończeniu wydarzenia, poświęć chwilę na podsumowanie tego, jak przebiegało. To moment, w którym możesz przyjrzeć się temu, co zadziałało, co prawie zadziałało, a co można było zrobić lepiej. Pozwól uczestnikom na przekazanie informacji zwrotnej. Zapoznaj się z pytaniami, które zadawali w trakcie wydarzenia, a także w ankiecie po jego zakończeniu. Skontaktuj się z działem sprzedaży lub zespołem zarządzającym kontami, ponieważ często otrzymują oni ustne informacje zwrotne. Te informacje powinny pomóc Ci zrozumieć, co należy zmienić w przyszłych wydarzeniach wirtualnych. Niektóre rzeczy mogą wymagać tylko drobnej korekty, aby działały, a z innych możesz chcieć całkowicie zrezygnować.

Przejście do online

Event managerowie i marketerzy powinni zawsze starać się dostarczać zróżnicowane treści w różnych formatach. Za pośrednictwem różnych kanałów, aby zapewnić uczestnikom jak największy wpływ na wydarzenie. Także jak najlepszy zwrot z inwestycji dla organizatora. Jeśli wirtualne treści od początku odgrywają kluczową rolę w strategii wydarzenia, często łatwiej jest przekształcić je w pełnowartościowe wirtualne doświadczenia. Pamiętaj, że niezależnie od tego, czy oferujesz materiały wideo do pobrania, webinaria na żywo, interaktywne szkolenia, czy też pełnowartościową konferencję online z możliwością wyboru strumieni treści. To właśnie treść będzie stanowić o atrakcyjności Twojej oferty wirtualnego wydarzenia. Tak więc, zachowaj prostotę, trzymaj ją w małych porcjach dla naszej coraz krótszej uwagi. Upewnij się, że jest przećwiczona, że jest angażująca. Prezentowana przez ludzi, którzy wiedzą, jak wchodzić w interakcję z wirtualną publicznością, której nie widzą. Ale przede wszystkim, niech będzie różnorodny.

Dodanie wirtualnych wydarzeń do programu eventowego

Istnieje ryzyko, że środowisko wirtualne ograniczy naturalne zachowania uczestników wydarzenia w obecności innych osób. Jednocześnie będzie sprzyjać powstawaniu złych nawyków. Podczas organizowania eventów online, planiści mogą łatwo popełnić błąd. Błąd polegający na zapewnieniu technologii, która umożliwi ludziom kontakt. Nie wskaże im, w jaki sposób mogą dzielić się pomysłami i treściami. Zaangażowanie, nawiązywanie kontaktów, otwarta dyskusja i dzielenie się treściami powinny być kluczowymi celami dla uczestników. Bez względu na rodzaj organizowanego wydarzenia. W środowisku, w którym niektóre z tych celów są trudniejsze niż inne, treści odgrywają ważniejszą rolę niż kiedykolwiek wcześniej. Jeśli zrobisz to źle, wirtualna publiczność szybko zacznie rozpraszać się przez swoje wiadomości e-mail i kanały mediów społecznościowych. Jeśli jednak zrobisz to dobrze, zwiększysz zaangażowanie przed, w trakcie i po wydarzeniu. Powiększysz wirtualną publiczność. Stworzysz bibliotekę treści, którymi można się dzielić. A także przyciągniesz więcej sponsorów i zwiększysz alternatywne źródła przychodów.

Zobacz także: Jak zorganizować event online

Ostatnie wpisy

Trendy i aktualności z branży eventowej