Firmowe barwy na gmachu Muzeum Narodowego we Wrocławiu

Jak zorganizowaliśmy ekskluzywną kolację w tak wyjątkowym miejscu.

Monika Ferens
5 miesięcy temu

Partnerzy Kancelarii zrzeszeni w Schindhelm Alliance, co roku spotykają się, aby podsumować miniony rok, dokonać między sobą cennej wymiany doświadczeń i budować relacje. W 2022 roku hostem wydarzenia była Kancelaria SDZLEGAL Schindhelm, dla której jako agencja, zrealizowaliśmy ekskluzywną kolację w wyjątkowym miejscu.

Schindhelm jest siecią międzynarodowych kancelarii prawnych skoncentrowanych w Europie Środkowej
i Wschodniej oraz w Azji. Obsługuje krajowe i międzynarodowe podmioty
w szerokiej gamie zagadnień prawa gospodarczego, w 14 krajach. W ramach sieci działa 31 lokalizacji i są to między innymi: Madryt, Paryż, Bruksela, Wiedeń, Bruksela czy Warszawa.

Jakie było nasze zadanie?

Mając na uwadze, jak wielu międzynarodowych gości przyjedzie z tej okazji do Wrocławia, Klientowi ogromnie zależało na organizacji eventu o wysokim standardzie organizacyjnym oraz w unikatowej scenerii. SDZLEGAL Schindhelm szukało partnera, który kompleksowo zorganizuje kolację podsumowującą zjazd All Partner Meeting, jednocześnie gwarantując dobór najlepszych podwykonawców, stworzenie niepowtarzalnego klimatu spotkania oraz jego realizację na najwyższym poziomie.

 

Jak podeszliśmy do wyzwań w projekcie?

W trakcie wspólnych rozmów, wyłoniliśmy cele strategiczne projektu, na podstawie których mogliśmy zacząć budowanie koncepcji kreatywnej. Umożliwiło nam to stworzenie generalnych wytycznych, dzięki którym
na późniejszych etapach projektu, sprawnie podejmowaliśmy istotne decyzje.

Wybór lokalizacji eventu

Już podczas wstępnych rozmów, temat lokalizacji wysunął się na pierwszy plan. Zdefiniowaliśmy kryteria wyboru miejsca, w którym miał odbyć się event. Pierwszym kryterium był kontekst wrocławski. Klientowi zależało, aby było to miejsce szczególne, reprezentatywne na mapie stolicy Dolnego Śląska. Drugim kryterium była architektura zarówno samego budynku, jak i jego wnętrza, wpisująca się w branżowy charakter wydarzenia.

 

Ze względu na naszą wcześniejszą współpracę
z Muzeum Narodowym we Wrocławiu, idea organizacji wydarzenia, w tak spektakularnym miejscu, wydawała się rozwiązaniem najbardziej spójnym z założeniami projektu. Fakt, że jest to symboliczny budynek dla wrocławskiej architektury, otoczony neorenesansowym ogrodem, z widokiem
na historyczny Ostrów Tumski, tylko utwierdził nas
w przekonaniu o słuszności tego wyboru.

Przedstawiliśmy więc Klientowi wstępną koncepcję realizacji eventu w Muzeum, co spotkało się z aprobatą i decyzją o podjęciu dalszej współpracy.

 

 

Biznesowy charakter wydarzenia

Stworzenie spójnej komunikacji poprzedzającej event, jak i podczas trwania samego wydarzenia, to każdorazowo spore wyzwanie, ale i ogromna satysfakcja, jeśli uda się jemu sprostać. Zależało nam na tym, aby w całości komunikacji z uczestnikami wydarzenia zachować balans między brandingiem Schindhelm Alliance, a kontekstem organizacji wydarzenia we Wrocławiu.

Tak też powstał Key Visual w kolorach Schindhelm
z motywem graficznym nawiązującym do charakterystycznej architektury Wrocławia (pojawiają się tam
między innymi: Panorama Racławicka, Sky Tower, czy Sedesowce). Dla Klienta bardzo ważny był również aspekt środowiskowy. Stąd całość materiałów niezbędnych podczas konferencji (smycze, name tagi etc.) wykonane były z papieru, a na samej smyczy znalazło się zierenko sosny.

Balansu szukaliśmy również w kontekście samej komunikacji językowej. Wyzwaniem dla naszego zespołu było zachowanie profesjonalnego tonu, jednocześnie dbając swobodne samopoczucie zebranych gości. Stąd zdecydowaliśmy w całość minimalistycznej komunikacji wpleść hasło “work hard, party harder”, które było “puszczeniem oka” w stronę odbiorcy i zapowiedzią tego, że oprócz merytoryki, wydarzeniu towarzyszyć będzie otwarta atmosfera.

 

Staranna selekcja dostawców i partnerów współpracujących przy evencie

Punktem kulminacyjnym wieczoru, miała być uroczysta kolacja, przygotowywana na miejscu
w siedzibie Muzeum. Aby zachować ciągłość koncepcji eventu, zdecydowaliśmy się zaprosić do współpracy kogoś, kto nie tylko zapewni wysoki poziom serwowanej tego wieczoru kuchni, ale przede wszystkim rozumie

i praktykuje kuchnię Dolnośląską w najlepszym wydaniu. Wybór padł na Justyną Słupską – Kartaczowską, Kobietę – Szef roku 2016 wg przewodnika Gault&Millau, od lat związaną
z Wrocławiem.

Zorganizowanie kuchni w miejscu do tego nieprzystosowanym było wyzwaniem logistycznym
i wymagało od nas kreatywnych rozwiązań w kwestiach technicznych, które zapewniłyby płynne przygotowanie i wyserwowanie kolacji.

Transparentna komunikacja na linii Klient – Agencja

Obok celów stricte projektowych, równie ważnym aspektem była dla nas jakościowa i transparentna komunikacja
z Klientem. Aby zapewnić dobry start w projekcie, stworzyliśmy ramowy harmonogram przygotowań eventu, który zaprezentowaliśmy Klientowi i szczegółowo omówiliśmy. W okresie przygotowań regularnie konsultowaliśmy postęp prac, adaptując projekt do oczekiwań i potrzeb Klienta. Stworzyliśmy scenariusz i agendę techniczną eventu do wglądu Klienta, według którego wykonaliśmy prace montażowe na terenie wydarzenia, orz dzięki czemu płynnie przeszliśmy do koordynacji eventu.

Jaki uzyskaliśmy efekt?

Na uroczystej kolacji wieńczącej All Partner Meeting 2022 dla Schindhelm Alliance, pojawiło się finalnie 120 uczestników. Spotkanie trwało do późnych godzin wieczornych i składało się części oficjalnej w formie krótkiego przemówienia oraz z części nieoficjalnej.

Spektakularna gra świateł w Muzeum Narodowym

Imponujący i pięknie oświetlony gmach Muzeum Narodowego witał gości już z oddali. Zarówno od strony Mostu Pokoju i rzeki Odry, jak i od strony wejścia głównego do budynku, stworzyliśmy zjawiskową aranżację oświetlenia w barwach Schindhelm. Wnętrza Muzeum, zostały również udekorowane grą światłem, tworząc zharmonizowaną
i przemyślaną całość.

Dolnośląska kuchnia i serwis w najlepszym wydaniu

Fine diningowej kolacji towarzyszyła selekcja eleganckich win europejskich (w tym polskich) oraz obsługa kelnerska i sommelierska na najwyższym poziomie. 5-daniowe menu bazowało na lokalnych produktach i było nowoczesną interpretacją tradycyjnej kuchni polskiej. Na stołach pojawiły się również opcje wegetariańskie.

Praca nad projektem od pierwszych rozmów, do realizacji trwała łącznie 6 miesięcy. Podczas tego półrocza udało nam się stworzyć spójne pod względem wizualnym i komunikacyjnym doświadczenie, które miało pozytywny odbiór wśród uczestników.

Pozytywny odbiór eventu

Całość okazała się sukcesem pod względem frekwencyjnym i organizacyjnym, a także niezapomnianym doświadczeniem wizualnym, kulinarnym i networkingowym dla uczestników. Atmosfera „work hard, party harder” umożliwiła swobodne budowanie relacji biznesowych, sprzyjając wymianie doświadczeń między partnerami
i skutecznie zachęcała do spontanicznych rozmów, integrując uczestników na wielu poziomach.

Podsumowując, pozytywny odbiór eventu nie był jedynie wynikiem  organizacji, ale także efektem stworzenia kompleksowego i angażującego doświadczenia, które zaspokoiło zróżnicowane oczekiwania uczestników, pozostawiając niezapomniane wrażenia na długo po zakończeniu spotkania.


Współpraca

Chcesz zorganizować wyjątkowy event dla Twojej firmy, które pozostanie z uczestnikami na długo? Chcesz dowiedzieć się więcej na temat oferty Fabryki Wydarzeń?

Wypełnij formularz kontaktowy lub zadzwoń do nas!

Formularz i numer telefonu znajdziesz w zakładce kontakt.

 

Ostatnie wpisy

Trendy i aktualności z branży eventowej