Jakie pierwsze skojarzenie przychodzi Ci na myśl, gdy pomyślisz „agencja eventowa”? Organizacja imprez – masz w tym słuszność. Jednak firmy zajmujące się tym na profesjonalnym poziomie mają znacznie więcej do zaoferowania swoim Klientom. Zobacz 5 zadań agencji eventowych, o których mogłeś nie mieć pojęcia!
Firmy zgłaszające się do profesjonalnych agencji eventowych często mają wizję tego, jak ma wyglądać wydarzenie, którego organizację chcą zlecić. Jednak wystarczy krótka rozmowa, by zadziwić osoby decyzyjne dostępnymi możliwościami.
Nagle okazuje się, że ten sam event może zostać zorganizowany na znacznie wyższym poziomie, a to tylko dzięki zleceniu agencji kilku dodatkowych zadań. Jakich konkretnie?
5 zadań, za które odpowiada agencja eventowa a Ty nie miałeś o tym pojęcia:
Profesjonalne doradztwo
Chcesz rozpocząć współpracę z agencją eventową, ale nie wiesz, od czego zacząć? Przede wszystkim pamiętaj, że nie ma głupich pytań. Istotne jest, by już na wczesnym etapie wspólnych działań opowiedzieć profesjonalnemu teamowi event managerów o tym, jaki jest główny cel eventu, co chcesz nim osiągnąć i jakie masz co do niego oczekiwania.
Agencje eventowe nie tylko organizują wydarzenia, ale przede wszystkim doradzają swoim Klientom. Firmy, które są na rynku już od wielu lat, dzięki swojemu doświadczeniu, bazują na sprawdzonych rozwiązaniach i know-how.
Dzięki temu organizacja wydarzeń nie tylko przychodzi im z większą łatwością, ale przede wszystkim są na pozycji, na której śmiało mogą profesjonalnie doradzić w wielu kwestiach związanych z eventami.
Dzisiejsze eventy to nie tylko te organizowane na świeżym powietrzu. Pandemia COVID-19 wymusiła zmiany, które zostały z nami do tej pory tak jak np. wydarzenia przeniesione do wirtualnej rzeczywistości.
Konferencje online, webinary – by organizować je na wysokim poziomie potrzeba odpowiednich narzędzi. Profesjonalne agencje eventowe są w stanie zapewnić Ci do tego bezpieczną i sprawdzoną przestrzeń, taką jak dedykowana platformę do organizacji wydarzeń online lub wydarzeń hybrydowych (tj. takich, które łączą formułę tradycyjną z formułą wirtualną).
Przykładem takiej platformy jest Meepla należąca do wrocławskiej agencji Fabryka Wydarzeń. System pozwala nie tylko na personalizację Twojego eventu poprzez dostosowanie brandingu wydarzenia. Decydując się na platformę Meepla, dostajesz profesjonalną pomoc w zakresie wdrożenia, obsługi czy także raportowania eventu.
Masz pomysł na wydarzenie, a w głowie kręci się wizja, jak mogłoby wyglądać. Jednak pojawia się problem: nie wiesz jak ująć to w graficzny sposób? Tu z pomocą również przyjdzie profesjonalna agencja.
Jednym z jej zadań jest tzw. key visual, czyli graficzny motyw. Wykorzystywany jest także w branży eventowej i odnosi się do stworzenia materiałów wizualnych w tym samym stylu, do całego organizowanego wydarzenia, tak by event był pod tym kątem spójny.
Profesjonalne agencje eventowe zatrudniają grafików i projektantów, którzy tworzą tego typu projekty. Dzięki temu Twoje wydarzenie będzie nie tylko wyglądać przepięknie, ale będzie zachwycać uczestników, klientów, współpracowników, czy nawet prasę.
Warto więc pochylić się nad tym aspektem i nie rezygnować z szansy na organizację spójnego, profesjonalnego i przede wszystkim – udanego eventu.
Myślałeś, że rola agencji eventowej kończy się w momencie zakontraktowania wszystkich zewnętrznych usług? Nie tak prędko!
Profesjonalne firmy zostają ze swoimi Klientami do końca i to one jako ostatnie opuszczają miejsce imprezy. Po drodze jednak, do jej zadań należy także przygotowanie materiałów marketingowych.
O sukcesie eventu nie świadczy tylko jego odpowiednie przygotowanie, ale również rozpromowanie! Ulotki, plakaty, grafiki do informacji prasowej, zaproszenia czy materiały promocyjne do profili na social media – to wszystko zrobi dla Ciebie agencja eventowa.
Oczywiście na podstawie wcześniej przygotowanego key visualu wydarzenia, bo jak już wspomnieliśmy – ogromnie ważna jest spójność całego eventu, dlatego na każdym etapie planowania warto mieć to z tyłu głowy.
Wolisz zdjęcia czy jednak filmy? A może to i to? Nie ma najmniejszego problemu!
Profesjonalne agencje eventowe mają zakontraktowanych współpracowników – w tym oczywiście sprawdzonych fotografów, którzy z największą starannością przygotowują fotorelację z eventu.
Wykonane zdjęcia są później Twoją własnością, którą możesz wykorzystać np. na profilach społecznościowych swojej firmy. To także świetna pamiątka, która zostanie z Twoją firmą na długie lata, dzięki czemu będziesz mógł zachować wspomnienia.
Natomiast jeśli fotografie to dla Ciebie za mało… agencje eventowe mogą zakontraktować osoby odpowiedzialne za przygotowanie najwyższej jakości wideorelacji.
Ujęcia z nagrywanego wydarzenia możesz potem wykorzystać jako część spotu reklamowego czy po prostu jako pamiątkowy film. Z uchwycenia wspomnień z eventu na “taśmie filmowej” korzysta coraz więcej przedsiębiorstw – w obecnych czasach staje się to powoli standardem.
Dlaczego? Bo wszystkie otrzymane materiały przydadzą Ci się potem do promocji firmy np. w sieci, gdzie poza zdjęciami i grafikami coraz większą rolę odgrywają także krótkie filmiki i łatwiej w ten sposób przyciągnąć nowych Klientów.
Przygotowanie wydarzenia firmowego to odpowiedzialne zadanie. Bez względu, czy to impreza integracyjna pracowników, czy zjazd najważniejszych członków zarządu – na szali jest wizerunek przedsiębiorstwa. Te 5 powodów udowodni Ci, dlaczego agencja eventowa jest jedynym wyborem przy organizacji imprezy firmowej.
Agencja eventowa to nie tylko dobre rozwiązanie dla osób, które pierwszy raz chcą zorganizować imprezę firmową. Z pomocy specjalistów nierzadko korzystają także przedsiębiorstwa, które na swoim koncie mają wiele tego typu wydarzeń. Dlaczego?
Bo bazują na doświadczeniu agencji eventowych, dla których tego typu zlecenia to chleb powszedni.
Dlatego, jeśli przed Tobą stoi zadanie przygotowania wydarzenia, zobacz…
Najprościej ujmując: agencja eventowa zorganizuje całe wydarzenie firmowe w Twoim imieniu. Zadba, by wszystko – począwszy od etapu planowania, a skończywszy na realizacji – było dopięte na ostatni guzik.
Powierzenie profesjonalnej agencji ważnego dla Twojego przedsiębiorstwa eventu minimalizuje także ryzyko niepowodzenia imprezy. Dzięki zdobytemu doświadczeniu agencje są w stanie odpowiednio przewidzieć i przygotować się na każdą ewentualność, o której Ty mógłbyś nawet nie pomyśleć.
To obopólna korzyść: jedna strona – czyli Ty i Twoja firma – otrzymuje spokój ducha i gwarancję profesjonalnie zorganizowanego eventu, druga zaś – tj. agencja eventowa – usatysfakcjonowanego Klienta i grono zadowolonych uczestników imprezy.
Materiały graficzne w tym zaproszenia, plakaty, ulotki czy nawet scenografia… Z punktu widzenia każdego organizatora najlepszym rozwiązaniem jest, aby były one spójne wizualnie.
Tym także zajmuje się agencja eventowa. Tworzy całą otoczkę imprezy, dzięki czemu staje się ona niezapomnianym przeżyciem dla wszystkich uczestników!
Branding wydarzenia to po prostu klucz do jego sukcesu. Dobrze zaprojektowany event nie tylko się wyróżnia, ale sprawia, że przy kolejnych jego odsłonach udział weźmie jeszcze więcej osób.
Jest więc to aspekt, który mocno oddziałuje na wizerunek Twojej firmy na zewnątrz. Nie warto więc ignorować lub podchodzić do niego po macoszemu – lepiej zlecić to komuś z większym doświadczeniem.
Kolejna sprawa, którą w Twoim imieniu załatwi każda profesjonalna agencja eventowa. Zapewnienie obsługi fotografa i kamerzysty to w dzisiejszych czasach podstawa każdego wydarzenia.
Fotografie do publikacji w social mediach a może zdjęcia zamieszczone tylko do firmowego albumu? Nie ma problemu, Twoja impreza będzie odpowiednio udokumentowana – nie musisz się o nic martwić.
Profesjonalna agencja eventowa dba o to, by otaczać się sprawdzonymi współpracownikami. Tak jest też w przypadku zakontraktowanych fotografów, kamerzystów czy montażystów.
Dzięki temu nie musisz sam zajmować się szukaniem i zatrudnieniem niesprawdzonych osób do obsługi ważnego dla Twojej firmy wydarzenia.
Współpraca z agencją eventową daje Ci cały pakiet różnych usług i jak widzisz – jest ogromnym ułatwieniem!
Event tematyczny a może wystawny obiad? W plenerze czy lepiej w hali? Zespół czy DJ? Online, offline a może hybrydowo?
Nie musisz podejmować tych decyzji sam! Zatrudniając agencję eventową, możesz liczyć na profesjonalne doradztwo w każdej nurtującej Cię kwestii.
Dzięki temu możesz także skonsultować swoje pomysły czy liczyć na kreatywność i pomysłowość agencji – to zależy tylko od Ciebie!
Pamiętaj jednak, że dobra współpraca powinna odbywać się na zasadach otwartości, szczerości i zaufania – głównym celem dwóch stron jest przecież organizacja wydarzenia, z którego obie firmy będą zadowolone i z dumą będą się mogły pod nim podpisać.
To jeden z ważniejszych aspektów, który przemawia do każdego zapracowanego menadżera.
Zatrudnienie agencji eventowej zdejmuje z barków organizatora imprezy nie tylko formalności związane z przygotowaniem wydarzenia, ale przede wszystkim czas, który samodzielnie musiałby poświęcić na planowanie i dogrywanie szczegółów danej imprezy.
Dzięki wsparciu agencji eventowej całą swoją energię możesz spożytkować na kolejne projekty i zadania, nie martwiąc się dosłownie o nic. Zadaniem zatrudnionej przez Ciebie firmy jest dopilnowanie, by wszystko poszło zgodnie ze wspólnie uzgodnionym planem działania.
Organizacja wydarzenia nie polega tylko na rezerwacji sali, zaproszeniu gości czy zakontraktowaniu zespołu muzycznego. Dobrze przygotowany event to także cała masa innej pracy, która rzutuje na powodzenie przedsięwzięcia.
A to o wiele trudniejsze zadanie i nie każdy chce się z nim osobiście mierzyć. Od tego są właśnie agencje eventowe – dzięki swojemu doświadczeniu pomogą stworzyć wyjątkową imprezę, zdejmując z Ciebie wszystkie organizacyjne aspekty.
Zatrudnienie profesjonalistów i powierzenie im planowania firmowego wydarzenia po prostu się opłaci – Tobie, Twojemu przedsiębiorstwu oraz wszystkim uczestnikom.
Szukasz odpowiedniej firmy z woj. dolnośląskiego? Jak agencja eventowa (Wrocław) to tylko Fabryka Wydarzeń!
