Konferencje to sztandarowe wydarzenia, które stanowią podstawę strategii rozwoju Twojej firmy. Są one kluczowym narzędziem nowoczesnej komunikacji. Czy to w przypadku wydarzeń wewnętrznych, takich jak spotkania sprzedażowe, rekolekcje zarządu, seminaria szkoleniowe. Lub też w celu dotarcia do kluczowych interesariuszy poprzez premiery produktów, briefingi prasowe i coroczne walne zgromadzenia. Niezależnie od tego, czy chcesz zwiększyć przychody, wygenerować leady, zwiększyć sprzedaż, czy przeszkolić pracowników, konferencje zapewniają kluczowe możliwości dotarcia z przekazem do właściwej publiczności.
Czym jest konferencja?
Konferencja jest formalnym spotkaniem ludzi w celu omówienia konkretnego tematu, który może mieć charakter akademicki, biznesowy lub polityczny. Zazwyczaj są one płatne, zamknięte dla publiczności, a udział w nich biorą eksperci branżowi i główni mówcy, którymi mogą być znane osobistości lub wybitne osobistości. Głównym celem organizowania konferencji jest informowanie, edukowanie i tworzenie większej świadomości wokół tematu dyskusji.
Co to jest konferencja online?
W obecnych czasach niepewności, wiele mniejszych i większych wydarzeń musiało przejść do ustawień wirtualnych. Rozwiązanie online pozwala wszystkim uczestnikom połączyć się w jednym miejscu i o tej samej porze. Dzięki salom konferencyjnym, interesującym treściom i motywującym mówcom, wirtualne konferencje mogą być tak samo skuteczne – jeśli nie bardziej – niż ich odpowiedniki na żywo. Przeniesienie konferencji do świata online obniża barierę wejścia, zmniejszając ograniczenia związane z podróżą i wydatkami, które w przeciwnym razie mogłyby powstrzymać niektóre osoby przed uczestnictwem.
Rodzaje konferencji
Różne rodzaje organizowanych konferencji online to:
Seminarium online
Jest to interaktywna sesja, w której jeden lub dwóch prelegentów prowadzi rozmowę z publicznością. Seminarium online ma charakter informacyjny i edukacyjny, a jego celem jest przekazanie słuchaczom pewnych umiejętności lub wiedzy, np. umiejętności marketingu cyfrowego, porady dotyczące nieruchomości, wskazówki dotyczące finansów osobistych i inwestycji itp.
Warsztaty online
Mniej formalne i wiążą się z dużym udziałem uczestników. W porównaniu do seminariów, są one bardziej nastawione na przekazywanie nowych umiejętności uczestnikom pod okiem instruktora.
Okrągły stół online
Sesja, podczas której prowadzone są energiczne dyskusje i debaty pomiędzy uczestnikami. Nie ma głównego mówcy, a czas przydzielony każdemu mówcy jest ograniczony.
Sympozjum online
Mała konferencja, podczas której kilku ekspertów omawia wspólny temat. Zwykle kończy się w ciągu jednego dnia.
Konferencja vs Wydarzenia vs Zjazdy
Wydarzenia to termin zbiorczy, którym określa się wszelkiego rodzaju zorganizowane spotkania – od spotkań firmowych i konferencji biznesowych po urodziny i wesela. Zarówno konferencje jak i zjazdy są zaliczane do wydarzeń, jednak zjazdy mają zupełnie inny cel. Mają bardziej nieformalny charakter, charakteryzują się większym udziałem i interakcją niż tradycyjne konferencje i są skierowane do konkretnych branż, zawodów.
Potrzeba zarządzania konferencjami online
W czasach, gdy regularnie organizowane są konferencje online o różnej wielkości i złożoności, rośnie potrzeba, aby planiści wydarzeń stali się bardziej biegli w zarządzaniu konferencjami. Od alokacji budżetu, optymalizacji zasobów, monitorowania członków zespołu i zadań, do zapewnienia płynnego doświadczenia na miejscu, musisz nadzorować udaną realizację całego projektu od początku do końca.
Oto ciekawa analogia. Wyobraź sobie konferencję jako pojedynczy, kolorowy gobelin, który musisz utkać używając różnokolorowych nici, które reprezentują budżet wydarzenia, pozyskiwanie miejsc, rejestrację, doświadczenia na miejscu, opinie po wydarzeniu i inne. Ale jak efektywnie zarządzać tymi nićmi, aby uniknąć powstania splątanego bałaganu?
Tutaj właśnie zarządzanie konferencją może być bardzo pomocne. Z tak wieloma zadaniami do wykonania, telefonami do wykonania, ludźmi do zarządzania i rzeczami do śledzenia, praca może stać się bardzo stresująca. Z odpowiednim planem zarządzania konferencją, możesz łatwo osiągnąć cele wydarzenia, zredukować koszty i zwiększyć zadowolenie uczestników. Więc, jakie są różne sposoby, dzięki którym można zarządzać konferencjami?
Rodzaje zarządzania konferencjami
Procesy in-house
Jeśli w organizacji dostępne są znaczne zasoby i siła robocza, konferencja może być zorganizowana we własnym zakresie.
Wspólne partnerstwo
Czasami planiści wydarzeń współpracują z agencjami lub profesjonalistami, aby zapewnić specjalistyczne usługi, np. projektowanie stron internetowych, zarządzanie ankietami itp.
Organizatorzy zewnętrzni
Niektóre firmy zatrudniają zewnętrznych organizatorów, aby zapewnić kompleksowe rozwiązanie do zarządzania konferencją. Ci zewnętrzni usługodawcy mają solidną reputację na rynku. Używają nowoczesnego oprogramowania i narzędzi do zarządzania konferencjami, aby zarządzać wydarzeniem od początku do końca.
Proces zarządzania konferencją
Zorganizowanie udanej konferencji wymaga skrupulatnego planowania. Każdy krok w procesie zarządzania konferencją musi być przemyślany do ostatniego szczegółu. Oto krótka lista wskazówek, które pomogą ci zdecydować, jak postępować:
Krok #1 – Jakie są twoje cele na konferencję?
Po pierwsze i najważniejsze, musisz zdecydować, jaki jest cel twojej konferencji. Czy chcesz wygenerować więcej przychodów? Stworzyć świadomość marki? Wprowadzić na rynek nowy produkt? Zwiększyć liczbę członków? Ostatecznie, sposób w jaki zorganizujesz swoją konferencję będzie związany z twoim celem końcowym, więc pierwszym krokiem jest usiąść, zrobić burzę mózgów i spisać swoje cele.
Krok #2 – Finalizacja budżetu
Kiedy cel konferencji został już określony, zajmij się ogólnym budżetem. Jakie są główne i mniejsze wydatki, które poniesiesz? Zbadaj różne opcje sponsoringu, które są dostępne, a następnie stwórz listę wszystkich związanych z tym kosztów, takich jak:
- Miejsce
- Personel
- Zakwaterowanie i podróż
- Żywność i napoje
- Mówcy
- Rozrywka
- Sprzęt A/V
- WiFi
- Marketing i promocja
- Różne koszty produkcji
Kiedy już to zrobisz, dodaj około 10-15% więcej do ogólnych wydatków, ponieważ zawsze istnieje możliwość przekroczenia kosztów.
Krok #3 – Ustawienie operacji
Krok, w którym wprawiasz w ruch koła zarządzania konferencją. Stwórz zespół do planowania i realizacji konferencji, przydziel dedykowane zadania i opracuj harmonogramy realizacji. Skontaktuj się z dostawcami hoteli, transportu i sfinalizuj ceny wcześniej, aby uzyskać jak najlepsze oferty.
Krok #4 – Krótka lista prelegentów
Prelegenci są ważną częścią Twojej konferencji i kluczowym czynnikiem w przyciąganiu większej liczby uczestników. W zależności od Twojego budżetu, zrób krótką listę odpowiednich mówców na Twoją konferencję i skontaktuj się z nimi, aby zapytać o ich dostępność. Kiedy już sfinalizujesz swoją listę, skontaktuj się z prelegentami, dostarczając im podręcznik, który zawiera podsumowanie konferencji, cele, które chcesz osiągnąć i informacje, które chcesz przekazać uczestnikom.
Krok #5 – Stworzenie strony internetowej, aplikacji mobilnych, cyfrowych kampanii marketingowych
Dla każdej konferencji niezbędne jest posiadanie schludnej, łatwej w nawigacji strony internetowej, która zawiera szczegóły programu wydarzenia i umożliwia łatwą wstępną rejestrację uczestników. Będziesz także potrzebował dedykowanych zespołów marketingu cyfrowego i marketingu w mediach społecznościowych, aby stworzyć więcej szumu w przestrzeni cyfrowej poprzez wypychanie angażujących treści. Można to zrobić we własnym zakresie lub można powiązać się z agencjami oferującymi specjalistyczne usługi. Marketing może skończyć się jako główny składnik kosztów, więc upewnij się, że planujesz mądrze.
Krok #6 – Przygotuj operacje na miejscu; przejrzyj szczegóły sprzętu
Zaplanuj operacje na miejscu z zespołem, aby przeprowadzić suchą próbę konferencji w danym miejscu. Sprawdzenie czy sprzęt audio/video działa prawidłowo. Czy dekoracje są zgodne z tematem konferencji. Zapewnij na miejscu zespół wsparcia technicznego, który pomoże prelegentom na scenie lub poradzi sobie w nagłych przypadkach? Wystarczy jedna usterka, aby Twoja konferencja zamieniła się w katastrofę, więc upewnij się, że jesteś na bieżąco!
Korzystanie z oprogramowania do zarządzania konferencjami
Zarządzanie konferencją może być żmudne i męczące, zwłaszcza jeśli wiąże się z tym wiele ręcznej pracy. Jako planista wydarzeń, jeśli spędzasz dużo czasu i zasobów na zadaniach takich jak zarządzanie rejestracjami, rezerwacjami, płatnościami, formularzami papierowymi itp. to najwyższy czas zainwestować w dobre oprogramowanie do zarządzania konferencjami.
Jak zidentyfikować najlepsze oprogramowanie do zarządzania konferencjami na rynku? To proste, wystarczy przejść do tego, który może zautomatyzować skomplikowane zadania i jest dostosowany do swoich celów końcowych. To jest: rozwój firmy, utrzymanie klientów, oszczędzając cenne roboczogodziny i maksymalizacji ROI.
Cechy idealnego oprogramowania do zarządzania konferencjami
Aby zasilić konferencje o różnych kształtach i rozmiarach oraz stworzyć światowej klasy wydarzenia, idealne oprogramowanie do zarządzania konferencjami powinno oferować różne funkcje, takie jak:
Zarządzanie rejestracją. Zarządzaj i usprawnij rejestracje na swoje wydarzenie. Oferuj spersonalizowane ścieżki w oparciu o preferencje użytkowników, aby zmaksymalizować doświadczenie.
Zarządzanie zakwaterowaniem. Rezerwacja pokoi, trasy transportu i związane z tym żądania poprzez integrację z najlepszymi biurami podróży.
Odprawa i identyfikatory na miejscu. Szybki proces odprawy, eliminacja kolejek i łatwe drukowanie identyfikatorów oraz opcje płatności.
Zarządzanie prelegentami. W przypadku konferencji akademickich, utwórz jedno centrum. Centrum gromadzące pomysły na prezentacje, biografie, zdjęcia głów i prezentacje z wydajnym procesem call to papers.
Zarządzanie leadami. Zapewnij niezbędne narzędzia do zbierania i śledzenia leadów. Jeśli ta funkcja jest powiązana z Twoim systemem CRM, będziesz miał również dane potrzebne do śledzenia ROI. Tym samym wykazania wpływu Twojej konferencji.
Śledzenie obecności na sesjach. Śledzenie ruchu uczestników podczas konferencji za pomocą skanowania plakietek lub technologii RFID. To również dostarczy Ci danych do analizy wzorców zachowań uczestników i sygnałów zakupowych.
Rozwiązania w zakresie zaangażowania społecznego. Zwiększenie zaangażowania uczestników poprzez opcje udostępniania w mediach społecznościowych.
Zarządzanie sponsorami. Śledzenie sponsorów i łatwy dostęp do informacji i odpowiednich materiałów.
Mobilne aplikacje eventowe. Utrzymanie zaangażowania uczestników dzięki powiadomieniom push, ułatwienie nawiązywania kontaktów i zapewnienie możliwości szybkiego pozyskiwania potencjalnych klientów.
Posiadanie odpowiedniego planu zarządzania konferencją pomoże ci stworzyć solidną strategię dla krótko- i długoterminowych celów Twojej organizacji. Jednakże, przed rozpoczęciem skomplikowanego planowania konferencji, ważne jest, aby najpierw zrozumieć oczekiwania uczestników. Czego szukają w Twoim wydarzeniu i co sprawi, że wrócą po więcej.
