Organizacja eventu – nie wiesz, jak zacząć? Pomoże Ci te 7 kroków

Mateusz Macyszyn
1 rok temu

Początki bywają trudne. W szczególności, jeśli chcesz zabrać się za coś, czego do tej pory nie robiłeś. Dokładnie tak samo wygląda organizacja eventu. Planujesz wydarzenie, jednak nie do końca wiesz jak je przygotować, by okazało się sukcesem? Mamy dla Ciebie kilka cennych porad! 

Zacznijmy od najprostszych rzeczy: co to znaczy słowo event? W języku angielskim oznacza po prostu wydarzenie, a to nic innego jak: 

  • zaplanowana okazja publiczna lub towarzyska, 
  • coś, co się wydarza lub jest uważane za “wydarzające się”; 
  • zdarzenie, zwłaszcza takie, które ma jakieś znaczenie,
  • coś, co dzieje się w określonym miejscu w określonym przedziale czasu.

Skoro już wiesz, czym event jest, warto pójść o krok dalej. Zastanówmy się wspólnie: jak przebiega organizacja eventu oraz na co zwrócić uwagę planując wydarzenie po raz pierwszy. 

Organizacja eventu od podstaw 

Typ eventu – czy wiesz, który najlepiej sprawdzi się do Twoich celów? 

Eventy można podzielić na wiele sposobów. Jednym z nich jest klasyfikacja wydarzeń ze względu na sposób uczestnictwa grupy docelowej. I tak możemy wyróżnić eventy: 

  • online – wydarzenia, które organizowane są w przestrzeni Internetu, uczestnicy, by wziąć w nich udział, muszą mieć komputer z dostępem do sieci. Co ważne w takim evencie można uczestniczyć z każdego miejsca na świecie! Rozwiązanie idealne do organizacji aukcji, konferencji, team-buildingu czy christmas party
  • offline – tradycyjne eventy organizowane “na żywo”, zbierając uczestników w określonym miejscu, o określonym czasie; ten typ wydarzeń idealnie sprawdza się m.in. w integracjach i piknikach firmowych, otwarciach inwestycji czy jubileuszach; 
  • hybrydowe – połączenie wydarzenia online z offline np. konferencja naukowa odbywająca się stacjonarnie z możliwością oglądania transmisji przy pomocy Internetu. Oprócz tego ten typ eventów świetnie sprawdza się przy aukcjach, galach, konferencjach, networkingu czy koncertach. 

Czasem wybór typu wydarzenia jest wręcz oczywisty. Czasem jednak zastanawiając się jak zaplanować event, dojdziesz do wniosku, że możesz przenieść swoje wydarzenie do przestrzeni online. 

Gdzie organizacja eventu będzie zatem najlepszym pomysłem? To oczywiście zależy od tego, jakie masz możliwości i do kogo kierujesz swoje działania. 

SPRAWDŹ: Eventy promocyjne 360° – co to takiego?

Organizacja imprez, czyli co trzeba wiedzieć 

Decyzja zapadła: organizujesz event. Bez względu na to, czy będzie to piknik rodzinny, czy konferencja branżowa ważne jest przestrzeganie pewnych reguł, dzięki którym wydarzenie okaże się sukcesem. 

Zanim Ci jednak je zdradzimy, musisz wiedzieć, że organizacja eventu, który będzie wspierał Twój biznes w określonych celach, nie jest aż tak prostym zadaniem, jak może się wydawać. Główną rolę przede wszystkim odgrywa tutaj doświadczenie – które tak jak w przypadku profesjonalnych agencji eventowych – nabiera się z czasem.

Nie oznacza to jednak, że nie dasz sobie rady samodzielnie. Musisz uzbroić się tylko w ogromne pokłady cierpliwości, wytrwałości i samodyscypliny, bo praca przy tworzeniu eventów potrafi być równie satysfakcjonująca, co wymagająca. 

Organizacja imprez to głównie umiejętność łączenia kilku rzeczy w jedną perfekcyjnie działającą całość. Więc jak przygotować event? Przede wszystkim potrzeba do tego  bardzo dobrej organizacji czasu i zadań, ale także skrupulatności i nierzadko – zdolności negocjacyjnych. 

SPRAWDŹ: Co trzeba zrobić, żeby zostać organizatorem eventów? Jak stać się event managerem?

Organizacja eventu w 7 krokach 

Tworząc event, trzeba wziąć pod uwagę wiele istotnych rzeczy. Jednak od czego warto zacząć najpierw i co robić dalej, by organizacja wydarzenia przebiegła bez żadnych problemów? 

Mamy kilka wskazówek, które pomogą Ci uporządkować działania i doprowadzić cały event do sukcesu: 

7 kluczowych aspektów w organizacji eventu 

  1. określenie celów, które ma spełnić lub wspierać organizowany event
  2. określenie grupy docelowej wydarzenia 
  3. wielkość budżetu na działania event marketingowe
  4. ustalenie terminu i miejsca wydarzenia
  5. wymyślenie pomysłu na scenariusz eventu 
  6. zadbanie o logistykę wydarzenia np. zakontraktowanie cateringu, muzyków, obsługi
  7. aktywna promocja wydarzenia w kanałach offline i online 

Gotowe, już teraz wiesz, jak zorganizować event krok po kroku. Jeśli jednak wolisz postawić na sprawdzone rozwiązania i oddać pod opiekę organizację Twojego wydarzenia profesjonalnej agencji eventowej – pamiętaj, że zawsze istnieje taka możliwość.  

Firmy zajmujące się na co dzień tworzeniem wydarzeń to przede wszystkim know-how wypracowywane przez wiele lat działalności na rynku. Dokładnie tak jest w przypadku agencji Fabryka Wydarzeń, czyli Twoja organizacja eventu (Wrocław)

Ostatnie wpisy

Trendy i aktualności z branży eventowej