Jak zorganizować pomysłowy event online?
Branżowe know-how i nasze doświadczenie w organizacji eventów stacjonarnych łączymy z możliwościami, jakie dają nowe technologie. Dzięki temu możemy zaproponować Ci nowoczesną i kompleksową usługę, w ramach której skutecznie wypromujesz swoje wydarzenie w sieci i znacznie poszerzysz grono odbiorców. Nie tylko w czasie pandemii.
Przy produkcji wydarzeń online ogranicza nas jedynie wyobraźnia, a tę mamy praktycznie nieograniczoną. Chętnie sięgamy więc po interaktywne rozwiązania, a także innowacyjne technologie, takie jak VR czy 3D. Dzięki nim w pełni angażujemy uwagę odbiorcy, wciągamy go w dialog z Twoją marką i tym samym pracujemy na jej rozwój – wizerunkowy i finansowy.
Event internetowy możemy wyprodukować w specjalnym studio lub w Twoim biurze, z zachowaniem najwyższych zasad bezpieczeństwa, zarówno sanitarnego, jak i cybernetycznego. Zapewnimy Ci unikalną koncepcję i scenariusz organizowanego wydarzenia online, profesjonalną oprawę graficzną, dedykowane atrakcje, doskonałą jakość transmisji online, bieżącą obsługę wydarzenia oraz wsparcie techniczne dla prelegentów.
Jak przeprowadzić event online w formie konferencji lub podobnego wydarzenia?
Wirtualne eventy nie różnią się zbytnio od tych organizowanych osobiście. W rzeczywistości, większość planowania jest taka sama – od stworzenia strony internetowej, przez rejestrację, po email marketing – podstawy są już gotowe. Jednak w przypadku konferencji wirtualnych, większy nacisk należy położyć na technologię. Nacisk ten jest oczywisty, jeśli spojrzeć na to z czysto budżetowej perspektywy. Wydarzenia osobiste to 25% wydatków technicznych; 75% wydatków nietechnicznych, podczas gdy wydarzenia wirtualne to 75% wydatków technicznych; 25% wydatków nietechnicznych. Nie ma zbyt wielu wydatków na gastronomię czy hotele, ale są livestreamy i wirtualne stoiska, a w wielu przypadkach także koszty produkcji.
Jak budować wielofunkcyjne zespoły? Scenariusz i pomysł na event online
Kiedy podejmiesz decyzję o przejściu na marketing wirtualny, przygotuj się na to, że Twój zespół planistyczny ulegnie zmianie. Aby skomplikowany technicznie program marketingu cyfrowego okazał się sukcesem, musisz stworzyć wielofunkcyjny zespół. Marketingowcy, którzy są już przyzwyczajeni do prowadzenia udanych programów webinarowych, mogą pomóc w przygotowaniu treści, promocji i ogólnej strategii. Marketerzy, którzy są również zaangażowani w weryfikację technologii, są kluczowymi graczami, jeśli chodzi o zabezpieczenie odpowiedniego oprogramowania do wirtualnych konferencji. IT i cyfrowy, którzy zazwyczaj mają znacznie lżejsze lifting na wydarzeniach osobistych, staną się gwiazdy rocka, upewniając się, że strumieniowe przesyłanie, łączność i więcej działają na długość całej wirtualnej konferencji. Być może trzeba będzie zatrudnić zespół zajmujący się produkcją wideo, aby pomóc w stworzeniu jak najlepszej jakości treści. Twój zespół wygląda nieco inaczej niż zwykle, ale wykorzystanie wiedzy specjalistycznej z całej organizacji sprawi, że wirtualne wydarzenie będzie jeszcze lepsze. Aby zmobilizować zespół do wspólnej pracy, rozważ kilka wirtualnych zajęć integracyjnych.
Jak wybrać odpowiednią technologię eventu i transmisji online?
Wirtualne wydarzenie często oznacza dodanie nowych technologii. Pierwszym pytaniem, które pojawia się w głowach większości planistów, jest to, w jaki sposób uczestnicy będą mieli dostęp do treści wydarzenia, będą je konsumować i wchodzić w interakcje z nimi… i ze sobą nawzajem? Jak ma wyglądać to doświadczenie? Jak bardzo będzie ono interaktywne?
Istnieje wiele różnych typów rozwiązań i dostawców, a sortowanie ich wszystkich może być nieco przytłaczające. Ostatecznie, odpowiedź leży w doświadczeniu, które chcesz dostarczyć. Jak ważna jest wysoka jakość produkcji? Czy potrzebujesz tylko możliwości „transmisji” jeden do wielu, czy też ważniejsza jest interaktywność? Czy masz skomplikowane przejścia lub „wirtualne przebiegi”, które wymagają przeszkolonych profesjonalistów, czy też wystarczy Ci prosta, samoobsługowa platforma? Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi, ale stworzyliśmy ten krótki przewodnik, aby pomóc Ci lepiej zrozumieć swoje opcje i zadawać właściwe pytania.
Jakich technologii potrzebujesz, aby zorganizować konferencję online?
Jeden z najbardziej skomplikowanych typów wydarzeń digital, wirtualne konferencje polegają na technologii, aby odcisnąć swoje piętno. Oczywiście, najlepszym rozwiązaniem jest platforma do obsługi wirtualnych wydarzeń, która potrafi wszystko i integruje się z Twoim marketingowym stosem technologicznym i systemami CRM, od wirtualnych konferencji po webinaria.
Oto kilka rodzajów technologii eventowych, których będziesz potrzebować podczas internetowej konferencji:
- Rejestracja
- Zarządzanie abstraktami
- Aplikacja mobilna wydarzenia
- Nominacje
- Zaangażowanie na miejscu
- Śledzenie uczestników
- Ankiety
- Platforma wideo
Jak zaplanować koncepcję konferencji online?
Według Forbes, treść jest nadal królem. Jednak czas koncentracji uwagi uczestników uległ zmianie. Wirtualna konferencja musi być zorganizowana w taki sposób, aby utrzymać uczestników w skupieniu, ale nie odsyłać ich z powrotem do pracy przy pierwszym sygnale e-maila lub powiadomienia z Messengera.
Długość konferencji w przypadku wydarzeń wirtualnych nie jest taka sama, jak w przypadku konferencji stacjonarnych. Myśl o krótszych, bardziej zwięzłych i bardziej dostępnych na żądanie materiałach, które uczestnicy mogą oglądać według własnego harmonogramu. Nie bój się wykorzystywać swoich treści. Z wirtualną konferencją wiąże się znacznie większy nacisk na wartość produkcyjną. Im lepsza jakość dźwięku i obrazu, tym bardziej zaangażowani będą uczestnicy.
A mówiąc o jakości, w przypadku konferencji online, nazwa gry nie jest ilością – jest nią jakość. Twórz tylko takie sesje, które są dobrze wyprodukowane, angażujące i wartościowe dla uczestników. Nie bój się ograniczyć liczby sesji na potrzeby wirtualnej konferencji – podczas gdy na konferencji stacjonarnej możesz mieć ponad sto sesji, w przypadku wirtualnej nie jest niczym niezwykłym zredukowanie ich do 20.
Pytania, które należy zadać w związku z każdym organizowanym wydarzeniem online
- Długość sesji eventu online: Nie więcej niż dwie godziny na sesję, ale rozważ krótsze sesje o zróżnicowanej treści.
- Format sesji online: Panel, webinar, keynote, transmisja w stylu wiadomości, prezentacja dla kadry kierowniczej, wykład w stylu ted, wideo, late-night show, itp.
- Interakcja z publicznością: Czy słuchacze będą mogli być widoczni na wideo, zadawać pytania ustnie lub zadawać pytania na czacie?
- Rodzaj treści: Przemyślane, oparte na badaniach, wgląd w klienta, szkolenie produktowe lub usługowe.
- Live vs. Pre-recorded: Sesja na żywo może się nie udać, ale zapewnia poczucie wspólnoty i większe zaangażowanie.
- Streaming vs. On-demand: On-demand jest świetną opcją dla mniejszych sesji i oferuje przerwę dla uczestników, ponieważ mogą oni wybrać swój własny harmonogram oglądania.
- Mówiący konferansjer vs. Prezentacja na ekranie: Jaki jest najlepszy format wyświetlania treści? Weź pod uwagę korzyści płynące z pomocy wizualnych w zależności od rodzaju treści.
- Wizualne vs. Tylko audio: Sesje nie muszą być takie same – można przeprowadzić dyskusję w stylu podcastu lub prezentację wykorzystującą wyłącznie dźwięk lub obraz.
- Komunikacja interaktywna vs. Jednokierunkowa: W przypadku wykładu głównego prawdopodobnie nie chcesz, aby publiczność miała możliwość interakcji z prelegentem, ale w przypadku mniejszych sesji, interakcja może zaangażować uczestników.
Jak budować zaangażowanie uczestników na wirtualnych konferencjach?
Po świetnej treści przychodzi czas na budowanie więzi podczas organizacji wydarzenia online. Fizyczna bliskość osobistych wydarzeń pozwala uczestnikom na stworzenie własnej społeczności na czas trwania wydarzenia. Jak zapewnić te kontakty wirtualnie? To, że nie siedzisz naprzeciwko uczestnika lub nie rozmawiasz z nim na fizycznym stoisku, nie oznacza, że nie możesz wykorzystać wirtualnego wydarzenia do nawiązania kontaktu. Planując networking dla swojej wirtualnej konferencji, warto rozważyć trzy różne rodzaje połączeń, które pozwolą zbudować doświadczenie społecznościowe.
Od lat prowadzisz wirtualne spotkania jeden na jeden, a już na pewno w ciągu ostatnich kilku miesięcy, ponieważ wizyty na miejscu nie są praktyczne. Zastosuj te same zasady do swojego wirtualnego wydarzenia. Dzięki narzędziom do planowania spotkań, sprzedaż może skonfigurować spotkania z uczestnikami przed imprezą, zajmując cenne miejsce w ich agendzie na początku.
Uczestnicy eventu online nawiązują kontakty z uczestnikami
Należy pamiętać o tym, aby uczestnicy nawiązywali kontakty z innymi uczestnikami. Mobilna aplikacja eventowa będzie miała kluczowe znaczenie dla tego typu połączeń. Używając narzędzi do przesyłania wiadomości oraz kanału informacyjnego, uczestnicy mogą nawiązywać kontakty z innymi uczestnikami. Planując happy hours, przerwy i spotkania jeden na jeden, jeszcze bardziej zachęcasz do nawiązywania kontaktów.
Sponsorzy lub wystawcy nawiązujący kontakty z uczestnikami
Należy zapewnić sponsorom i wystawcom możliwość nawiązywania kontaktów z uczestnikami. Wystawcy, inni uczestnicy, a nawet zespoły sprzedaży mogą przejrzeć listę rejestracji na wirtualne wydarzenie i umówić się na spotkanie w staroświecki sposób, wysyłając e-mail z linkiem do Zoomu. Prawdopodobnie uzyskasz większe i lepsze zaangażowanie, jeśli sprawisz, że umówienie się na spotkanie z poziomu samego wirtualnego wydarzenia będzie łatwe i bezproblemowe.
Jak wygląda sponsoring w przypadku konferencji wirtualnych?
Istnieje wiele rodzajów sponsoringu dostępnych na konferencjach wirtualnych, w tym wiele z tych samych ofert, które są stosowane na konferencjach stacjonarnych. Istnieją reklamy wideo na początku sesji, sesje sponsorowane, wirtualne stoiska targowe, spotkania, wyróżnienie na stronie targów lub stronie internetowej wydarzenia i wiele innych. Sponsoring może pomóc w pokryciu kosztów wydarzenia, jednocześnie łącząc uczestników ze wspaniałymi organizacjami. Stwórz przejrzyste poziomy sponsoringu, z podziałem na koszty i to, co sponsorzy otrzymują za swoje pieniądze. Nie bój się też negocjować usług rzeczowych – upewnij się tylko, że oferujesz coś wartościowego. Najlepszym sposobem na pozyskanie sponsora jest zachęcenie go danymi, czy to prognozowanymi liczbami dotyczącymi wydarzenia, czy też danymi z poprzednich imprez.
Jak stworzyć targi podczas wirtualnej konferencji?
Wirtualne targi mogą być wielkim magnesem przyciągającym uwagę podczas wirtualnej konferencji, ale wymagają odpowiedniej technologii wirtualnych wydarzeń. Niezależnie od tego, czy korzystasz z narzędzia, które tworzy trójwymiarowe targi, czy takiego, które wykorzystuje logotypy firmowe i możliwość wejścia lub umówienia się na wcześniej zaplanowane spotkania, spraw, by były one łatwe w obsłudze dla uczestników. W programie wydarzenia należy przewidzieć czas na przypomnienie uczestnikom o możliwości spędzenia czasu na wirtualnych targach.
Jak wykorzystasz dane i analizy z wirtualnej konferencji?
Podobnie jak w przypadku wydarzeń organizowanych osobiście, dzięki odpowiedniej strategii zaangażowania, Twoje wirtualne wydarzenia mogą dostarczyć wielu cennych danych. W miarę jak wirtualni uczestnicy rejestrują się, biorą udział w sesjach, angażują się w pytania i odpowiedzi na żywo, uczestniczą w ankietach, umawiają się na spotkania lub przekazują opinie, dostarczają Ci danych, które mogą pomóc w zwiększeniu przychodów. Ponadto, warto dowiedzieć się, w jaki sposób uczestnicy wchodzili w interakcje ze sponsorami.
Przygotowując się do realizacji wirtualnego wydarzenia, należy dokładnie przemyśleć strategię pozyskiwania danych i technologię, która może ją wykorzystać. Jest to kluczowy krok w ocenie sukcesu wydarzenia i maksymalizacji jego wartości.
Trzy rodzaje danych, które należy zbierać podczas organizacji eventów online:
- Dane o wydarzeniu: Są to podstawowe dane, które opisują samo wydarzenie. Typ wydarzenia, koszt, data, lokalizacja, liczba rejestracji itp. są przykładami danych o wydarzeniu. Przechwytywanie danych o wydarzeniach wirtualnych pozwala na porównanie wyników wydarzenia wirtualnego z wydarzeniami wirtualnymi, jak również z ich osobistymi odpowiednikami.
- Dane profilowe: Dane profilowe to dane firmograficzne i demograficzne na poziomie uczestnika, które opisują uczestnika i jego/jej organizację. Imię i nazwisko, adres, e-mail, tytuł, nazwa organizacji, a nawet liczba pracowników to przykłady danych profilowych. Zwykle zbierane podczas procesu rejestracji, dane profilowe mogą pomóc w budowaniu nowych lub uzupełnianiu istniejących profili potencjalnych uczestników. Tak czy inaczej, w rezultacie będziesz znacznie lepiej znał swoich uczestników.
- Dane o zaangażowaniu: Dane o zaangażowaniu są bardzo dynamiczne. Są one zbierane w wyniku interakcji uczestników z sesjami i reakcjami na nie, innymi treściami, sponsorami i wystawcami, a nawet innymi uczestnikami. Rejestracja na sesje, udział w sesjach i czas ich trwania, umówione spotkania i przesłane opinie to przykłady danych dotyczących zaangażowania. Dane dotyczące zaangażowania są szczególnie cenne dla zespołów sprzedaży i marketingu, pomagając im lepiej zrozumieć zainteresowania uczestników i być na bieżąco z ich oczekiwaniami.
Współpraca
Chcesz zorganizować wydarzenie biznesowe, które będzie spójne z wartościami i celami Twojej marki? Porozmawiajmy o potencjalnej współpracy!
Wypełnij formularz kontaktowy poniżej, lub zadzwoń do nas – numer telefonu znajdziesz w zakładce kontakt.