Pomysł na hybrydowy event przyciąga zarówno uczestników stacjonarnych, jak i wirtualnych. Daje to Twojej firmie szansę na przyciągnięcie dwa (lub więcej!) razy większej liczby uczestników. Oznacza to, że marketing imprezy hybrydowej jest tak samo ważny jak zawsze. Stwórz kreatywną stronę wydarzenia w formie landing page, która wyświetli wszystkie informacje o harmonogramie eventu hybrydowego i wyśle e-maile do potencjalnych uczestników. Przyciągniesz tym rekordową liczbę osób.
Rejestracja podczas eventu hybrydowego
Proces rejestracji na eventy hybrydowe powinien być tak samo bezproblemowy, jak rejestracja uczestników eventu stacjonarnie. Stwórz stronę do logowania i rejestracji na platformie do organizacji eventu z dopasowaniem do key visual marki, informacjami o wydarzeniu, agendzie, aby potencjalni uczestnicy mogli łatwo znaleźć wszystkie szczegóły dotyczące Twojego wydarzenia. Stwórz niestandardowe formularze rejestracji na event dla uczestników offline i online, aby mogli oni zapisać się na odpowiednie sesje. Na koniec, śledź tych, którzy zrezygnowali z rejestracji i wyślij im e-mail z przypomnieniem o rejestracji!
Planowanie eventu hybrydowego – terminy
Kiedy niektórzy z Twoich uczestników biorą udział w imprezie wirtualnie, a inni są na wydarzeniu stacjonarnie, trudniej jest zaplanować spotkania. Możesz użyć narzędzi do planowania spotkań uczestników, aby zablokować czas w kalendarzach uczestników, które są zarezerwowane dla sieci. Mogą komunikować się i ustawić czasy, aby spotkać się bezpośrednio za pośrednictwem platformy live streaming. W ten sposób, wirtualne i osobiście uczestnicy mogą zobaczyć dostępność na siebie nawzajem kalendarze i sieci skutecznie.
Cele organizacji wydarzeń hybrydowych
Organizacja wydarzenia ma swoje indywidualne cele, ale nadrzędnym celem wszystkich budowanych eventów hybrydowych jest zaangażowanie jak największej liczby uczestników, niezależnie od tego, w jaki sposób biorą udział. Spotkanie hybrydowe pozwala ludziom na nawiązanie kontaktu osobistego, jeśli zależy im na tym doświadczeniu. Wydarzenie hybrydowe pozwala również osobom, które w przeciwnym razie nie mogłyby uczestniczyć w spotkaniu ze względu na problemy zdrowotne lub ograniczenia związane z podróżą, na wirtualne zaangażowanie. Celem jest sprawienie, aby doświadczenie było równie porywające dla obu grup. Dzięki zmniejszeniu bariery wejścia, eventy hybrydowe dają szansę jeszcze większej liczbie osób na interakcję z Twoją treścią i marką.
Zalety organizacji eventu hybrydowego
Dzięki wydarzeniom hybrydowym, otrzymujesz zalety zarówno wydarzeń na żywo, jak i ich wirtualnych eventów. Poniżej przedstawiamy kilka największych zalet tworzenia hybrydowego eventu.
Zwiększona frekwencja podczas eventu hybrydowego
Podczas gdy stacjonarne wydarzenia lub międzynarodowe konferencje są często najbardziej angażujące, niektórzy ludzie nie mają czasu lub możliwości podróżowania na duże odległości, aby uczestniczyć w takich wydarzeniach. Nie wspominając już o tym, że czasami takie wydarzenia mogą wiązać się z dość wysoką ceną. Oba te czynniki mogą zniechęcić osoby do zarejestrowania się na Twoje wydarzenie. Jednak w przypadku wydarzenia hybrydowego, osoby te mogą być bardziej skłonne do wzięcia w nim udziału, jeśli mogą to zrobić w zaciszu swojej kanapy i za znacznie niższą cenę. Takie rozwiązanie może przyciągnąć znacznie więcej uczestników niż wydarzenie wyłącznie osobiste.
Budowanie zaangażowania podczas eventu hybrydowego
Kiedy organizujesz wydarzenie hybrydowe, będziesz transmitować na żywo swoich prelegentów i sesje, które będą mogli oglądać wirtualni uczestnicy. Pozwala to na nagrywanie tych sesji i wysyłanie ich po wydarzeniu. Uczestnicy nie mogący uczestniczyć w niektórych sesjach, mogą korzystać z treści kilka dni po zakończeniu wydarzenia. Dzięki temu wydarzenie i Twoja firma pozostaną w pamięci uczestników jeszcze długo po jego zakończeniu eventu.
Obniżenie emisji węgla – dbanie o ekologię podczas eventu
Dzięki zmniejszeniu liczby uczestników imprezy hybrydowej, zmniejszy się również jej ślad węglowy. Będzie mniej podróży uczestników, mniej wyrzuconych posiłków, generowanych śmieci i mniej transportu wypożyczonych krzeseł i stołów. Twoja firma będzie nie tylko postrzegana pozytywnie, odpowiedzialna ekologicznie, ale także jako organizacja dbająca o środowisko naturalne.
Zwiększona wartość sponsoringu eventu hybrydowego
Teraz, gdy Twoje unikatowe wydarzenie hybrydowe, Twoi sponsorzy eventu mają możliwość dotarcia do uczestników stacjonarnych i online. To podwójna ekspozycja, którą mieli wcześniej. Organizacja części eventu w środowisku cyfrowym stwarza nowe możliwości budowania świadomości marki i generowania leadów. Oferując swoim sponsorom większą wartość, Twoje wydarzenie przyciągnie więcej sponsorów i jeszcze więcej pieniędzy sponsorskich. Może to pomóc zrównoważyć koszty techniczne związane z organizacją eventu hybrydowego. Jak stworzyć zatem kosztorys i ile kosztuje organizacja wydarzenia hybrydowego? O tym napiszemy w kolejnych poradnikach, jak planować wydatki na event krok po kroku.
