Konferencje online oferują planistom i marketingowcom sposób na nawiązanie kontaktu z szerszą publicznością, często prowadząc do wyższej liczby rejestracji niż w przypadku wydarzeń organizowanych stacjonarnie, ponieważ podróż i koszty nie są już obciążeniem, które muszą ponosić uczestnicy. W naszej nowej normalności, wydarzenia wirtualne przejęły kontrolę. Według ankiety przeprowadzonej przez PCMA, 79% planistów wydarzeń decyduje się na wydarzenia wirtualne. Z tym typem wydarzenia wiąże się nowy sposób myślenia i planowania. Wymaga to pracy wielofunkcyjnych zespołów, w tym planowania, marketingu, IT i technologii cyfrowych, a także ponownego zaprojektowania treści, które zaangażują uczestników z domu. Co więc trzeba zrobić, aby zaplanować wirtualną konferencję?

Czym jest konferencja online?

Konferencja online to coś innego niż zwykłe wirtualne spotkanie. Wymaga więcej zaangażowania niż webinarium. Często konferencje są one wielodniowe, odbywają się online i mogą obejmować przemówienia, dyskusje panelowe, rozrywkę na żywo, sesje edukacyjne, szkolenia i certyfikacje, demonstracje produktów sprzedażowych, sesje dotyczące rozwiązań, trendów branżowych/przywództwa, szkolenia/adopcję produktów i wiele innych. Celem wirtualnych konferencji jest generowanie leadów i popytu, przyjęcie i utrzymanie klientów, świadomość marki i budowanie relacji. Wirtualna konferencja jest świetną alternatywą, lub towarzyszem dla wydarzeń hybrydowych, dla konferencji stacjonarnej.

Dlaczego warto zorganizować konferencję online?

Konferencja online pozwala organizacjom dotrzeć do szerokiego grona odbiorców, ponieważ wirtualne konferencje często skutkują 8-krotnie większą liczbą rejestracji niż tradycyjne konferencje stacjonarne. Oczywiście nie da się zastąpić interakcji twarzą w twarz, ale wirtualna konferencja jest realną opcją, gdy kluczowa demografia jest rozproszona po całym świecie lub gdy podróż nie jest opcją. Podczas gdy wiele wirtualnych konferencji było ostatnio darmowych, następuje zmiana w kierunku jakiejś formy kosztów, ponieważ ten typ wydarzenia staje się coraz bardziej uznany. Wirtualne konferencje mogą pomóc znacznie rozszerzyć świadomość marki, możliwości nawiązywania kontaktów, generowania leadów i wiele innych.

Jak stworzyć strategię wirtualnej konferencji?

Wirtualna konferencja nie jest podobna do konferencji stacjonarnej. Odbywa się wyłącznie online i wymaga od uczestników skupienia się na ekranie przez wiele godzin w tym samym czasie. Z tego powodu, treść musi być siłą napędową strategii wirtualnej konferencji, ponieważ jest to to, co chwyci zainteresowanie uczestników i uzyskać poszukiwane rejestracje. Aby stworzyć strategię wirtualnej konferencji, spójrz na swój program wydarzenia jako całość. Czy jest jakaś luka w twoim programie, która skorzystałaby z wirtualnej konferencji? Czy masz zasoby i budżet, aby zorganizować wirtualną konferencję? Czy masz zasoby, aby zorganizować wirtualną konferencję? To wszystko są pytania, które należy zadać, aby zdecydować, czy wirtualna konferencja jest odpowiednia dla twojej organizacji. Jeśli masz coroczną konferencję w osobie, która nie może się odbyć w tym roku lub inne duże wydarzenie, które napędza przychody, warto rozważyć wirtualną konferencję.

Jakie są niektóre cele lub KPI wirtualnej konferencji?

Jak w przypadku każdego wydarzenia, musisz wyznaczyć cele i określić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) przed wydarzeniem, aby ocenić sukces wydarzenia na każdym etapie, a także porównać wyniki wydarzenia z każdym innym wydarzeniem w twoim programie. Podczas planowania celów dla konferencji online, ważna jest zwięzłość. Próba osiągnięcia wielu, podzielonych na segmenty celów jest trudniejsza w przypadku konferencji wirtualnej. Zamiast tego, stwórz jeden cel, który będzie napędzał misję wirtualnej konferencji. Istnieją dwa różne strumienie, na które należy zwrócić uwagę przy tworzeniu celów – cele biznesowe i cele uczestników. Zrozum, jakie są twoje cele dla każdego z nich.

  • Potencjalne cele biznesowe
  • Świadomość marki lub generowanie leadów
  • Natychmiastowy przychód
  • Przyjęcie produktu i wartość życiowa
  • Uznanie klienta lub lojalność
  • Wzrost członkostwa
  • Potencjalne cele uczestników
  • Nawiązywanie kontaktów
  • Nauka lub szkolenie
  • Rozrywka lub świętowanie

Jak przeprowadzić wirtualną konferencję?

Wirtualne konferencje nie różnią się zbytnio od tych organizowanych stacjonarnie. W rzeczywistości, większość planowania jest taka sama – od stworzenia strony internetowej, przez rejestrację, po email marketing – podstawy są już gotowe. Jednak w przypadku konferencji wirtualnych, większy nacisk należy położyć na technologię. Nacisk ten jest oczywisty, jeśli spojrzeć na to z czysto budżetowej perspektywy. Wydarzenia osobiste to 25% wydatków technicznych; 75% wydatków nietechnicznych, podczas gdy wydarzenia wirtualne to 75% wydatków technicznych; 25% wydatków nietechnicznych. Nie ma zbyt wielu wydatków na gastronomię czy hotele, ale są livestreamy i wirtualne stoiska, a w wielu przypadkach także koszty produkcji.

Jak budować wielofunkcyjne zespoły?

Kiedy podejmiesz decyzję o przejściu na marketing wirtualny, przygotuj się na to, że Twój zespół planistyczny ulegnie zmianie. Aby skomplikowany technicznie program marketingu cyfrowego okazał się sukcesem, musisz stworzyć wielofunkcyjny zespół. Marketingowcy, którzy są już przyzwyczajeni do prowadzenia udanych programów webinarowych, mogą pomóc w przygotowaniu treści, promocji i ogólnej strategii. Marketerzy, którzy są również zaangażowani w weryfikację technologii, są kluczowymi graczami, jeśli chodzi o zapewnienie odpowiedniego oprogramowania do wirtualnych konferencji. IT i cyfrowy, którzy zwykle mają znacznie lżejsze lifting na wydarzeniach stacjonarnych, staną się gwiazdy rocka, upewniając się, że strumieniowe przesyłanie, łączność i więcej działają na długość całej wirtualnej konferencji. Być może trzeba będzie zatrudnić zespół zajmujący się produkcją wideo, aby pomóc w stworzeniu jak najlepszej jakości treści. Twój zespół wygląda nieco inaczej niż zwykle, ale wykorzystanie wiedzy specjalistycznej z całej organizacji sprawi, że wirtualne wydarzenie będzie jeszcze lepsze. Aby zmobilizować zespół do wspólnej pracy, rozważ kilka wirtualnych zajęć integracyjnych.

Jak wybrać odpowiednią technologię eventu online?

Wydarzenie online często oznacza dodanie nowych technologii. Pierwszym pytaniem, które pojawia się w głowach większości planistów, jest to, w jaki sposób uczestnicy będą mieli dostęp do treści wydarzenia, będą je konsumować i wchodzić w interakcje z nimi… i ze sobą nawzajem? Jak ma wyglądać to doświadczenie? Jak bardzo będzie ono interaktywne?

 

Istnieje wiele różnych typów rozwiązań i dostawców, a sortowanie ich wszystkich może być nieco przytłaczające. Ostatecznie, odpowiedź leży w doświadczeniu, które chcesz dostarczyć. Jak ważna jest wysoka jakość produkcji? Czy potrzebujesz tylko możliwości „transmisji” jeden do wielu, czy też ważniejsza jest interaktywność? Czy masz skomplikowane przejścia lub „wirtualne przebiegi”, które wymagają przeszkolonych profesjonalistów, czy też wystarczy Ci prosta, samoobsługowa platforma? Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi, ale stworzyliśmy ten krótki przewodnik, aby pomóc Ci lepiej zrozumieć swoje opcje i zadawać właściwe pytania.

Jakie technologie są potrzebne do zorganizowania wirtualnej konferencji?

Jeden z najbardziej skomplikowanych typów wydarzeń- konferencje online, opierają się na technologii, aby uczynić swój znak rozpoznawczy. Oczywiście, platforma do obsługi wirtualnych wydarzeń, która robi wszystko i integruje się z Twoim marketingowym stosem technologicznym i systemami CRM, od wirtualnych konferencji po webinaria, jest zawsze najlepszym rozwiązaniem.

Oto kilka rodzajów technologii eventowych, których będziesz potrzebował podczas wirtualnej konferencji:

  • Rejestracja
  • Zarządzanie abstraktami
  • Aplikacja mobilna
  • Nominacje
  • Zaangażowanie studia
  • Administracja uczestników
  • Ankiety
  • Platforma wideo

Jak zaplanować treści konferencji online?

Według Forbes, treść jest nadal królem. Jednak czas koncentracji uwagi uczestników uległ zmianie. Wirtualna konferencja musi być zorganizowana w taki sposób, aby utrzymać uczestników w skupieniu, ale nie odsyłać ich z powrotem do pracy przy pierwszym sygnale e-maila lub powiadomienia z messengera.

Długość konferencji w przypadku wydarzeń wirtualnych nie jest taka sama, jak w przypadku konferencji osobistych. Myśl o krótszych, bardziej zwięzłych i bardziej dostępnych na żądanie materiałach, które uczestnicy mogą oglądać według własnego harmonogramu. Nie bój się wykorzystywać swoich treści. Z wirtualną konferencją wiąże się znacznie większy nacisk na wartość produkcyjną. Im lepsza jakość dźwięku i obrazu, tym bardziej zaangażowani będą uczestnicy.

A mówiąc o jakości, w przypadku konferencji wirtualnych, nazwa gry nie jest ilością – jest nią jakość. Twórz tylko takie sesje, które są dobrze wyprodukowane, angażujące i wartościowe dla uczestników. Nie bój się ograniczyć liczby sesji na potrzeby wirtualnej konferencji – podczas gdy na konferencji stacjonarnej możesz mieć ponad sto sesji, w przypadku wirtualnej nie jest niczym niezwykłym zredukowanie ich do 20.

Pytania, które należy zadać w związku z każdą sesją wirtualną:

  1. Długość sesji: Nie więcej niż dwie godziny na sesję, ale rozważ krótsze sesje o zróżnicowanej treści.
  2. Format sesji: Panel, webinar, keynote, transmisja w stylu wiadomości, prezentacja dla kadry kierowniczej, wykład w stylu ted, video, late-night show, itp.
  3. Interakcja z publicznością: Czy słuchacze będą mogli być widoczni na wideo, zadawać pytania ustnie lub zadawać pytania na czacie?
  4. Rodzaj treści: Przemyślane, oparte na badaniach, wgląd w klienta, szkolenie produktowe lub usługowe.
  5. Live vs. Pre-recorded: Sesja na żywo może pójść nie tak, ale zapewnia poczucie wspólnoty i większe zaangażowanie.
  6. Streaming vs. On-demand: On-demand jest świetną opcją dla mniejszych sesji i oferuje przerwę dla uczestników, ponieważ mogą oni wybrać swój własny harmonogram oglądania.
  7. Mówiąca głowa vs. Prezentacja na ekranie: Jaki jest najlepszy format wyświetlania treści? Weź pod uwagę korzyści płynące z pomocy wizualnych w zależności od rodzaju treści.
  8. Wizualne vs. Tylko audio: Sesje nie muszą być takie same – można przeprowadzić dyskusję w stylu podcastu lub prezentację wykorzystującą wyłącznie dźwięk lub obraz.
  9. Komunikacja interaktywna vs. Jednokierunkowa: W przypadku wykładu głównego prawdopodobnie nie chcesz, aby publiczność miała możliwość interakcji z prelegentem, ale w przypadku mniejszych sesji, interakcja może zaangażować uczestników.

Jak ułatwiać nawiązywanie kontaktów na wirtualnych konferencjach?

Po świetnej treści przychodzi czas na budowanie więzi. Fizyczna bliskość osobistych wydarzeń pozwala uczestnikom na stworzenie własnej społeczności na czas trwania wydarzenia. Jak zapewnić te kontakty wirtualnie? To, że nie siedzisz naprzeciwko uczestnika lub nie rozmawiasz z nim na fizycznym stoisku, nie oznacza, że nie możesz wykorzystać wirtualnego wydarzenia do nawiązania kontaktu. Planując networking dla swojej wirtualnej konferencji, istnieją trzy różne rodzaje połączeń, które należy rozważyć podczas budowania doświadczenia społecznościowego.

Tworzenie sieci sprzedaży z uczestnikami

Od lat prowadzisz wirtualne spotkania jeden na jeden, a już na pewno w ciągu ostatnich kilku miesięcy, ponieważ wizyty na miejscu nie są praktyczne. Zastosuj te same zasady do swojego wirtualnego wydarzenia. Z narzędzi planowania spotkań, sprzedaż może skonfigurować spotkania z uczestnikami przed eventem, biorąc cenne miejsce na ich agendy wcześnie.

Uczestnicy nawiązują kontakty z uczestnikami

Musisz wziąć pod uwagę, że uczestnicy będą nawiązywać kontakty z innymi uczestnikami. Mobilna aplikacja eventowa będzie kluczowa dla tego typu połączeń. Używając narzędzi do przesyłania wiadomości oraz kanału informacyjnego wydarzenia, uczestnicy mogą nawiązywać kontakty z innymi uczestnikami. Planując happy hours, przerwy i spotkania jeden na jeden, jeszcze bardziej zachęcasz do nawiązywania kontaktów.

Sponsorzy lub wystawcy nawiązujący kontakty z uczestnikami

Musisz zapewnić sponsorom i wystawcom możliwość nawiązania kontaktów z uczestnikami. Wystawcy, inni uczestnicy, a nawet działy sprzedaży mogą przejrzeć listę rejestracji na wirtualne wydarzenie i umówić się na spotkanie w staroświecki sposób, wysyłając e-mail z linkiem do spotkania. Prawdopodobnie uzyskasz większe i lepsze zaangażowanie, jeśli sprawisz, że umówienie się na spotkanie z poziomu samego wirtualnego wydarzenia będzie łatwe i bezproblemowe.

Jak wygląda sponsoring w przypadku konferencji wirtualnych?

Na konferencjach wirtualnych dostępnych jest wiele rodzajów sponsoringu, w tym wiele z tych samych ofert, które stosowane są na imprezach stacjonarnych. Są to reklamy wideo na początku sesji, sesje sponsorowane, wirtualne stoiska targowe, spotkania, wyróżnienie na stronie targów lub stronie internetowej wydarzenia i wiele innych. Sponsoring może pomóc w pokryciu kosztów wydarzenia, jednocześnie łącząc uczestników ze wspaniałymi organizacjami. Stwórz przejrzyste poziomy sponsoringu, z podziałem na koszty i to, co sponsorzy otrzymują za swoje pieniądze. Nie bój się też negocjować usług rzeczowych – upewnij się tylko, że oferujesz coś wartościowego. Najlepszym sposobem na pozyskanie sponsora jest zachęcenie go danymi, czy to prognozowanymi liczbami dotyczącymi wydarzenia, czy też danymi z poprzednich eventów.

Jak stworzyć targi na wirtualnej konferencji?

Wirtualne targi mogą być świetną atrakcją podczas wirtualnej konferencji, ale wymagają odpowiedniej technologii wydarzenia online. Niezależnie od tego, czy korzystasz z narzędzia, które tworzy trójwymiarowe targi, czy też takiego, które wykorzystuje logo firmy oraz możliwość wejścia lub umówienia się na wcześniej zaplanowane spotkania, spraw, aby były one łatwe w użyciu dla uczestników. Uwzględnij w programie wydarzenia czas na przypomnienie uczestnikom o możliwości spędzenia czasu na wirtualnych targach.

Jak aktywować dane i analitykę z konferencji online?

Podobnie jak w przypadku wydarzeń organizowanych stacjonarnie, przy odpowiedniej strategii zaangażowania, wirtualne wydarzenia mogą dostarczyć wielu cennych danych. Gdy wirtualni uczestnicy rejestrują się, biorą udział w sesjach, angażują się w odpowiedzi na pytania i odpowiedzi na żywo oraz ankietę, umawiają się na spotkania lub przekazują opinie, dostarczają Ci danych, które mogą pomóc w zwiększeniu przychodów. Ponadto, warto dowiedzieć się, w jaki sposób uczestnicy wchodzili w interakcje ze sponsorami.

Przygotowując się do realizacji wirtualnego wydarzenia, należy dokładnie przemyśleć strategię pozyskiwania danych i technologię, która może ją wykorzystać. Jest to kluczowy krok w ocenie sukcesu wydarzenia i maksymalizacji jego wartości.

Trzy rodzaje danych, które należy zbierać podczas wirtualnych wydarzeń

  1. Dane o wydarzeniu: Są to podstawowe dane, które opisują samo wydarzenie. Typ wydarzenia, koszt, data, lokalizacja, liczba rejestracji itp. są przykładami danych o wydarzeniu. Przechwytywanie danych o wydarzeniu dla Twoich wirtualnych wydarzeń pozwala Ci na porównanie wyników wydarzenia wirtualnego z wydarzeniami wirtualnymi, jak również z ich stacjonarnymi odpowiednikami.
  2. Dane profilowe: Dane profilowe to dane firmograficzne i demograficzne na poziomie uczestnika, które opisują uczestnika i jego/jej organizację. Imię i nazwisko, adres, e-mail, tytuł, nazwa organizacji, a nawet liczba pracowników to przykłady danych profilowych. Zwykle zbierane podczas procesu rejestracji, dane profilowe mogą pomóc w budowaniu nowych profili prospektów lub uzupełnianiu już istniejących. Tak czy inaczej, w rezultacie będziesz znacznie lepiej znał swoich uczestników.
  3. Dane o zaangażowaniu: Dane o zaangażowaniu są bardzo dynamiczne. Są one zbierane w wyniku interakcji uczestników z sesjami i reakcjami na nie, innymi treściami, sponsorami i wystawcami, a nawet innymi uczestnikami. Rejestracja na sesje, udział w sesjach i czas ich trwania, umówione spotkania i przesłane opinie to przykłady danych o zaangażowaniu. Dane dotyczące zaangażowania są szczególnie cenne, ponieważ pomagają zespołom sprzedaży i marketingu lepiej zrozumieć zainteresowania uczestników i skuteczniej podejmować dalsze działania.

Wnioski

Nie bój się wirtualnych spotkań. W tej chwili jest to jedyna możliwość, jaką ma wiele organizacji, aby angażować, inspirować i wzmacniać więzi. Firma McKinsey stwierdziła, że „w ciągu ośmiu tygodni dokonaliśmy pięcioletniego skoku naprzód, jeśli chodzi o przyjęcie technologii cyfrowej przez konsumentów i przedsiębiorstwa”. Świat szybko się zmienia, a wydarzenia zmieniają się razem z nim. Odbudowując swoje programy eventowe i patrząc w przyszłość, korzystaj z wirtualnych wydarzeń i doświadczeń. Konferencja w formie online może mieć ogromne znaczenie. A teraz, bardziej niż kiedykolwiek, istnieją wspaniałe zasoby, z których można skorzystać, aby dowiedzieć się więcej o organizowaniu wirtualnych wydarzeń.