W nowym krajobrazie eventowym doświadczeni profesjonaliści stosują podejście Total Event Program, aby uzyskać większą wartość z organizowanych przez siebie wydarzeń. Ponieważ udowodnienie ROI jest coraz ważniejsze, to świeże podejście zachęca organizacje do myślenia o strategii eventowej jako o jednym spójnym planie, a nie jako o zbiorze kampanii. Przyjęcie takiego podejścia może zapewnić większy zwrot z wydarzeń organizacjom wszystkich typów i rozmiarów.
W tym wpisie omówimy:
- Co to jest Total Event Program (TEP).
- W jaki sposób technologia pomaga zmaksymalizować zaangażowanie we wszystkich rodzajach wydarzeń.
- W jaki sposób technologia może pomóc w gromadzeniu istotnych danych o wydarzeniu, które można szybko wykorzystać.
Dlaczego potrzebujesz kompleksowego programu eventowego?
Pandemia spowodowała przyspieszenie innowacji w branży eventowej. Ale zrodziła też pytania, jak poradzić sobie z tak dużą ilością zmian zachodzących jednocześnie. Wydarzenia stały się wieloodbiorcze, wieloformatowe i coraz bardziej cyfrowe. Ten trend zmusza organizacje do ponownego przemyślenia strategii i technologii, których potrzebują, aby dobrze prosperować w nowym środowisku – w odniesieniu do wydarzeń osobistych, wirtualnych i hybrydowych.
Z pomocą przychodzi program Total Event Program, który zmienia sposób, w jaki organizacje tworzą, sprzedają i dostarczają wydarzenia, aby generować większą wartość dla swoich odbiorców. Dzięki holistycznemu i strategicznemu podejściu do zarządzania wydarzeniami, organizacje mogą mieć pewność, że ich wydarzenia przyniosą pożądane rezultaty. Metoda Total Event Program pozwala to osiągnąć. A ponieważ wydarzenia osobiste mają szansę na znaczny powrót, nadszedł czas, aby opracować strategię przygotowaną na rok 2022 dla wszystkich wydarzeń.
Co to jest Program Całościowy?
Total Event Program (TEP) to koncepcja planowania, realizacji i aktywacji wszystkich spotkań i wydarzeń organizacyjnych. Zapewnia holistyczne podejście do zarządzania programem wydarzeń, wykorzystując zintegrowaną technologię do inicjowania, zwiększania frekwencji, optymalizacji zaangażowania, podejmowania świadomych decyzji w trakcie procesu planowania, dostarczania w dowolnym formacie i zwiększania wartości.
TEP obejmuje wszystkie wydarzenia, duże i małe, wewnętrzne i zewnętrzne, internetowe i osobiste, które organizacja organizuje i w których uczestniczy, aby dotrzeć i zaangażować swoich potencjalnych klientów, klientów i pracowników.
Pomyśl o każdym wydarzeniu jako o części całego systemu zaprojektowanego w celu osiągnięcia określonych rezultatów dla Twojej organizacji. Dobrze opracowany program składa się z wielu elementów, które współdziałają ze sobą w sposób zsynchronizowany.
TEP stawia zaangażowanie w centrum strategii eventowej, dając Ci możliwość kontaktu z uczestnikami, potencjalnymi uczestnikami, klientami i partnerami przez cały rok.
TEP opiera się na wykorzystaniu jednej platformy technologicznej na każdym etapie procesu organizacji wydarzenia, aby zapewnić indywidualne doświadczenie, które odzwierciedla Twoją markę, angażuje Twoich odbiorców, zapewnia jedno źródło prawdy i daje wymierne rezultaty.
Holistyczne podejście z wykorzystaniem zintegrowanej technologii eliminuje stres związany z planowaniem, realizacją i aktywacją wydarzeń, ponieważ zapewnia jedno scentralizowane miejsce do zarządzania wszystkimi aspektami strategii wydarzenia. Usprawnia to zadania, pomagając w bardziej efektywnym wykonywaniu pracy.
Czy TEP sprawdzi się w mojej organizacji?
Nie tylko dla korporacji
Struktura Total Event Program nie jest ograniczona do firm. Przyjęcie holistycznego, przekrojowego punktu widzenia może pomóc zmaksymalizować wartość każdego programu obejmującego wiele wydarzeń, w tym programów prowadzonych przez rządy, stowarzyszenia, organizacje non-profit i szkoły wyższe.
Nie tylko dla dużych organizacji
Aby przyjąć strategię Total Event Program, nie trzeba organizować wielu imprez rocznie. Mniejsze organizacje, które chcą zacząć od pojedynczego wydarzenia, powinny szukać rozwiązań, które będą skalowalne, umożliwiając im start w miejscu, w którym się znajdują, i bezproblemową rozbudowę w miarę rozwoju programu. Zacznij gdziekolwiek. Rozwijaj się wszędzie.
Zalety podejścia TEP
Wdrażając Total Event Program do strategii organizacji spotkań i wydarzeń, zapewniasz swojej organizacji możliwość:
- optymalnie wykorzystać swoje wydarzenia i inwestycje
- wygenerować większą wartość niż w przypadku tradycyjnego, silosowego podejścia
- zmniejszenie złożoności dzięki wykorzystaniu jednej platformy technologicznej do obsługi wszystkich spotkań i wydarzeń
- stworzyć spójne doświadczenie dla odbiorców i promować zaangażowanie w trybie ciągłym
- zarządzanie całym portfelem wydarzeń w ramach jednej struktury
- lepiej zrozumieć wpływ wydarzeń na pożądane wyniki biznesowe
Zaangażowanie: Jak wybrać najlepszą technologię, aby maksymalnie zwiększyć zaangażowanie na każdym rodzaju wydarzenia?
Technologia może zadecydować o powodzeniu lub niepowodzeniu wydarzenia. Jeśli nie zostanie dobrze wykorzystana, uczestnicy mogą poczuć się odłączeni od siebie nawzajem i od Twojej marki. Jeśli jednak wybierzesz odpowiednie narzędzia, uczestnicy będą bardziej niż kiedykolwiek zaangażowani zarówno we wzajemne relacje, jak i w relacje z Twoją organizacją.
Wybór najlepszej technologii, która zachwyci uczestników, jest łatwiejszy, jeśli wiesz, na co zwrócić uwagę. Przeczytaj, dlaczego zaangażowanie uczestników jest tak cenne i jak wybrać odpowiednią technologię, aby zmaksymalizować zaangażowanie w całym programie wydarzenia.
Zaangażowanie to waluta
Specjaliści od eventów od dawna wiedzą, że zaangażowanie jest ważne. Ale co jest takiego wyjątkowego w zaangażowaniu? I dlaczego tak bardzo powinno nam na nim zależeć?
Mówiąc krótko, zaangażowanie to waluta. Umożliwia tworzenie i wymianę wartości – kupuje świadomość, popyt, zakup, przyjęcie, utrzymanie, lojalność lub jakikolwiek inny efekt konwersji, który chcesz osiągnąć. Zaangażowanie jest tym, co sprawia, że wydarzenie jest udane, a także tym, co napędza Twoją firmę. Bez zaangażowania nie ma konwersji, a bez konwersji nie ma sprzedaży ani przychodów.
Kluczowy wniosek: Zaangażowanie jest walutą nowego krajobrazu eventowego. Bez zaangażowania nie ma konwersji, a bez konwersji nie ma sprzedaży ani przychodów.
Zaangażowanie jest zawsze aktualne
Twoje wydarzenie nie jest już samotną wyspą. Zaangażowanie nie jest ograniczone do jednego punktu w czasie – może mieć miejsce przed, w trakcie, po lub pomiędzy wieloma wydarzeniami. Zaangażowanie wykracza poza tradycyjną datę rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia, zaczynając się na kilka tygodni przed wydarzeniem za pośrednictwem treści, a także po jego zakończeniu za pośrednictwem materiałów na żądanie.
Aby utrzymać zaangażowanie uczestników, należy nieustannie tworzyć nowe, ekscytujące treści, doświadczenia i możliwości dla nich. Na szczęście technologia może pomóc w tym wyzwaniu.
Najskuteczniejsze rozwiązania technologiczne wspierają program Total Event Program.
Kluczowy wniosek: Aby zmaksymalizować zaangażowanie, przestań myśleć o wydarzeniach jako o jednorazowych doświadczeniach, a zacznij postrzegać je jako część ciągłego programu Total Event Program.
Program Total Event maksymalizuje zaangażowanie
„Total Event Program to koncepcja planowania, realizacji i aktywizacji wszystkich spotkań i wydarzeń w organizacji. Stawia zaangażowanie w centrum strategii eventowej, oferując stałe możliwości interakcji z uczestnikami, potencjalnymi uczestnikami, klientami i partnerami przez cały rok.
Total Event Program obejmuje wszystkie wydarzenia, duże i małe, wewnętrzne i zewnętrzne, internetowe i osobiste, które organizacja organizuje i w których uczestniczy, aby dotrzeć i zaangażować swoich potencjalnych klientów, klientów i pracowników.
Program Total Event możesz dostosować do unikalnych potrzeb Twojej organizacji i konkretnych celów, które chcesz osiągnąć. Jednak u podstaw Total Event Program leży tworzenie doświadczeń, które stale angażują ludzi na wielu poziomach i we wszystkich kanałach. Wybór technologii ma kluczowe znaczenie dla powodzenia programu Total Event.
Kluczowy wniosek: Program Total Event obejmuje wszystkie wydarzenia, które organizacja organizuje i w których uczestniczy, aby dotrzeć do swoich klientów i ich zaangażować. Chodzi o tworzenie doświadczeń, które nieustannie angażują ludzi na wielu poziomach i we wszystkich kanałach.
Wybierz technologię, która wspiera całościowy program wydarzeń
Jak zatem wybrać najlepszą technologię?
Aby zapewnić maksymalne zaangażowanie, należy wybrać technologię z funkcjami, które przyciągną uwagę uczestników. Jednak nie wszystkie narzędzia są sobie równe, dlatego pamiętaj, aby wybrać platformę, która wspiera kompleksowy program eventowy.
Oceniając rozwiązania technologiczne, zastanów się nad następującymi pytaniami, aby upewnić się, że dane rozwiązanie jest odpowiednie dla TEP:
- Czy dane rozwiązanie oferuje jedno źródło informacji dla programu obejmującego wiele wydarzeń, formatów i grup odbiorców?
- Czy oferuje jedną platformę do obsługi wydarzeń wszelkiego typu i wielkości, od mikro-wydarzeń po wielodniowe imprezy branżowe?
- Czy posiada narzędzia do zwiększania zaangażowania i spersonalizowanych doświadczeń w czasie rzeczywistym?
- Czy rozwiązanie jest skalowalne i elastyczne, aby sprostać zmieniającym się potrzebom?
Odpowiedź na wszystkie te pytania powinna być twierdząca! Jeśli nie, szukaj dalej.
Aktywacja: Jak wykorzystać technologię do pozyskiwania i aktywizacji danych o wydarzeniu – wirtualnie i osobiście
Aby uzyskać jak największą wartość z programu eventowego, lepiej radź sobie z przechwytywaniem i aktywizacją danych. Przechwytywanie danych polega na rejestrowaniu tego, co się dzieje. Aktywacja oznacza ożywienie danych, dzięki czemu można je wykorzystać jako cenne narzędzie do podejmowania lepszych decyzji.
Przy tak wielu możliwościach na rynku, od platform do zarządzania wydarzeniami po technologię webinarów, wybór odpowiednich narzędzi do przechwytywania i aktywacji danych może być trudny.
Co to są dane o wydarzeniach i dlaczego warto się nimi zainteresować?
Analityka i dane to nowe złoto, dlatego zrozumienie danych dotyczących wydarzeń jest kluczem do sukcesu. Nie wystarczy, że ludzie angażują się w relacje z Twoją marką za pośrednictwem wielu kanałów, trzeba jeszcze zebrać i zapakować dane o tym zaangażowaniu i aktywować je, aby móc podjąć świadome działania.
Wydarzenia obfitują w dane, a jeśli chcesz, aby Twój program wydarzeń przyniósł wymierne korzyści, pierwszym krokiem jest ich zebranie. Jednak dane nie przynoszą korzyści, jeśli leżą w szufladzie – muszą być zintegrowane z systemem CRM lub platformą automatyzacji, aby uwolnić wartość poprzez aktywację.
Zespoły sprzedaży muszą ustalić priorytety dla najbardziej zaangażowanych potencjalnych klientów, aby zmaksymalizować ich sukces. Muszą wiedzieć, kto brał udział w wielu wydarzeniach i odpowiednio nadawać im priorytety. Im więcej danych posiadają, tym łatwiej jest im zidentyfikować najbardziej zaangażowane leady, budować relacje i sprzedawać.
Platformy, które pomagają odnieść sukces w nowoczesnej erze, oferują integracje, dzięki którym dane o wydarzeniach i uczestnikach szybko i łatwo trafiają do systemów takich jak Marketo czy Salesforce. Tam można je wykorzystać do budowania relacji i generowania przychodów.
Pięć kroków do przekształcenia danych w wymierną wartość
Aby pomóc w wykorzystaniu możliwości, jakie dają dane o wydarzeniach, warto rozważyć pięć kroków – od wyznaczenia celów do zmierzenia wyników
- Najpierw określ, co chcesz osiągnąć dzięki danym. Czego chcesz się nauczyć? W jakim kierunku te informacje doprowadzą Twoją organizację? Dane dla samych danych są bezwartościowe – potrzebujesz jasnego, możliwego do zrealizowania celu, aby zamienić dane w dolary lub jakikolwiek inny mierzalny wynik.
- Określ, jakich danych potrzebujesz, aby osiągnąć swój cel. Zacznij od zastanowienia się nad wszystkimi źródłami informacji, które mogą pomóc Ci zrozumieć, co wydarzyło się podczas wydarzenia. Co ludzie robili, gdy dotarli na miejsce? Jakie były ich doświadczenia? Jakie były ich interakcje z Twoją firmą? Które dane są najbardziej istotne dla osiągnięcia celu i które źródła dostarczają informacji najlepszej jakości?
Pamiętaj, że zbieranie danych nie ogranicza się tylko do czasu trwania imprezy. Rozważ możliwość zbierania danych dla całego programu eventowego, aby uzyskać kompletny obraz danych obejmujący zaangażowanie przed, w trakcie, po i pomiędzy wydarzeniami.
- Przeanalizuj, w jaki sposób obecnie zbierasz dane o wydarzeniach. Zastanów się, jak te dane są przechowywane i czy są dostępne w sposób, który ułatwi Ci ich wykorzystanie. Należy również zastanowić się, w jaki sposób aktywuje się dane o wydarzeniach – jak przekształca się spostrzeżenia w działania?
- Porównaj swoje obecne podejście z wynikami, których oczekujesz. Jaki jest najlepszy sposób odpowiedzi na najważniejsze pytania? Jaką masz pewność co do danych, którymi obecnie dysponujesz? Jakie są potencjalne zagrożenia związane z niewykorzystywaniem danych w ogóle? Czy przechowując dane w wielu systemach, przysparzasz sobie dodatkowej pracy?
- Wybierz technologię, która pomoże Ci osiągnąć Twoje cele. Choć nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania technologicznego, istnieje kilka istotnych cech. Technologia powinna umożliwiać przekształcanie danych w spostrzeżenia przy minimalnej interwencji człowieka, powinna być łatwa do wdrożenia oraz powinna umożliwiać rozwój i zmiany.
Wykorzystaj scentralizowaną platformę eventową, aby uzyskać maksymalną wartość
Wybierając technologię do przechwytywania i aktywacji danych, warto rozważyć scentralizowaną platformę, która zapewni maksymalną wartość. Scentralizowana platforma pozwoli na łatwe skalowanie aktywacji, wprowadzanie zmian w kampaniach w czasie rzeczywistym oraz zwiększanie konwersji.
Scentralizowane podejście oferuje jedno repozytorium danych o zaangażowaniu we wszystkich wydarzeniach (wewnętrznych i zewnętrznych) i we wszystkich formatach (wirtualnych, osobistych i hybrydowych). Dzięki standardowym, szablonowym definicjom leadów we wszystkich wydarzeniach można skuteczniej skalować aktywację. Korzyści płynące z centralizacji danych są nie do przecenienia.
Wnioski
Struktura Total Event Program jest niezbędna do uzyskania większej wartości z organizowanych wydarzeń. Pomaga on w traktowaniu strategii eventowej jako jednego spójnego planu, a nie oddzielnych, ale powiązanych ze sobą kampanii. W rezultacie, Total Event Program pomoże Ci skuteczniej dotrzeć do odbiorców i zaangażować ich.
Jedną z najważniejszych rzeczy, jaką można zrobić, aby utrzymać zaangażowanie odbiorców, jest zastosowanie odpowiedniej technologii. Wybór jednej platformy, która obsługuje program Total Event Program, może pomóc w tworzeniu doświadczeń, które stale angażują i zwiększają wartość organizacji.
Aby zbierać i aktywować dane, należy najpierw określić cele, zidentyfikować istotne dane, opracować mapę procesu, zestawić ją z pożądanymi wynikami, a następnie wybrać technologię. Dzięki odpowiedniej technologii można przekształcić dane w wymierną wartość i uwolnić obietnicę marketingu opartego na wydarzeniach.
