Jak zorganizować udany event hybrydowy

Zorganizowanie udanego wydarzenia hybrydowego wymaga poświęcenia równej uwagi zarówno uczestnikom online jak i offline. Uczestnicy wydarzenia muszą być zafascynowani, ale potrzebują również sposobów, aby zaangażować się w aspekty cyfrowe. Elementy cyfrowe muszą być kultywowane w znaczący sposób, jako istotna część kultury wydarzenia, a nie tylko chwilowym wyjątkiem czy korektą.

Twoje potrzeby w zakresie planowania wydarzeń hybrydowych będą się różnić w zależności od branży, budżetu i rodzaju wydarzenia, które chcesz zorganizować (np. warsztaty, konferencje, seminaria itp.), ale ostatecznie, największym wyzwaniem będzie zrównoważenie potrzeb obu ścieżek uczestników.

Wybór platformy

Jedną z najważniejszych części planowania wydarzenia hybrydowego jest wybór odpowiedniej platformy. Świetne platformy sprawiają, że planowanie i realizacja wydarzenia przebiega bezproblemowo; natomiast nieefektywne platformy mogą zamienić dzień eventu w katastrofę. Podobnie jak w przypadku poszukiwania idealnego miejsca, ten sam poziom staranności i rozwagi przy wyborze platformy. Pomyśl o zachwycie i podekscytowaniu które czujesz, gdy po raz pierwszy widzisz właściwą przestrzeń – powinieneś czuć to samo, gdy po raz pierwszy spotkasz idealną platformą eventową.

Zobacz koniecznie: Platforma do organizacji eventów hybrydowych i online

Przy podejmowaniu decyzji należy pamiętać o następujących kryteriach:

Wszystko w jednym

Powinieneś być w stanie zarządzać zarówno wirtualnymi, jak i osobistymi elementami swojego wydarzenia za pomocą tej samej platformy. W przeciwnym razie logistyka może stać się zagmatwana.

Zarządzanie kompleksowe

Na event składa się o wiele więcej niż sam program. Musisz nadzorować rejestrację, rezerwację i płatności, wśród wielu innych ruchomych elementów. Powinieneś być w stanie obsługiwać to wszystko na jednej platformie. W ten sposób każdy członek zespołu będzie miał dostęp do wszystkich informacji za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Użyteczność

Platforma, którą wybierzesz, powinna być intuicyjna i łatwa w nawigacji, abyś mógł poświęcić swój czas na zadania o znaczeniu krytycznym.

Możliwości technologiczne

Dzięki platformie do zarządzania wydarzeniami, powinieneś mieć możliwość hostowania zarówno treści na żądanie, jak i segmentów na żywo. Powinieneś również być w stanie ułatwić networking pomiędzy uczestnikami oraz integrować wszelkie inne technologie związane z wydarzeniem (np. aplikacje, strony docelowe, etc.). Krótko mówiąc, potrzebujesz platformy, która z łatwością poradzi sobie z wszystkimi wymaganiami dotyczącymi wydarzeń hybrydowych z łatwością.

Analiza

Twoja platforma powinna dawać Ci dostęp do szczegółowych analiz, których potrzebujesz, aby ocenić ROI, czyli zwrot z inwestycji.

Możliwość łatwej segmentacji ścieżek użytkowników

Należy bezproblemowo tworzyć różne ścieżki dla uczestników offline i online tak, aby otrzymali oni informacje i dostęp, którego potrzebują, bez zbędnych problemów.

Niezbędne narzędzia techniczne

Poza potężną, zintegrowaną platformą, organizatorzy wydarzeń hybrydowych potrzebują kilku dodatkowych narzędzi, które zapewnią płynny przebieg realizacji.

Aplikacja eventowa pozwala uporządkować wszystkie informacje o wydarzeniu w jednym miejscu. Uczestnicy mogą zobaczyć wszystko, od line-up’u prelegentów po mapę miejsca wydarzenia.  Aplikacja dostarcza danych o tym, jak z niej korzystają i które sekcje są dla nich najważniejsze.

W przypadku części stacjonarnej, prawdopodobnie będziesz potrzebował pewnego rodzaju narzędzia do kontroli pojemności. To pomoże Ci śledzić kto wchodzi i wychodzi z poszczególnych sal, dzięki czemu zachowasz zgodność z wytycznych dotyczących miejsca spotkania lub miasta/państwa.

Będziesz również potrzebował zaawansowanej funkcji livestreamingu, aby zapewnić wysoką jakość oglądania. Aby to ułatwić, będziesz potrzebował profesjonalnych kamer i oświetlenia do osobistych prezentacji.

Wreszcie, po stronie technicznej, musisz upewnić się, że masz odpowiednią szerokość pasma dla wszystkich pomieszczeń które są przesyłane strumieniowo do kanału wydarzenia oraz odpowiednie adresy IP i VPN, aby uniknąć jakichkolwiek zakłóceń.

Określenie grupy docelowej

Dla kogo przeznaczony jest Twój event hybrydowy? Być może masz już opracowane pewne profile klientów w odniesieniu do produktu lub usługi, którą sprzedajesz, a profile te mogą zawierać dane demograficzne, zainteresowania, poziom kariery zawodowej i zachowania zakupowe. Jednak nakłonienie uczestników do zapisania się na wydarzenie hybrydowe wymaga nieco głębszego zastanowienia. Musisz zrozumieć ich motywacje, problemy zawodowe, główne źródła informacji i style komunikacji. Te dane nie tylko będą stanowiły podstawę działań marketingowych, ale również pomogą w opracowaniu odpowiednich treści. Jak to wszystko znaleźć? Aby uzyskać jak najdokładniejszy obraz swojej publiczności, potrzebujesz połączenie badań zewnętrznych (np. Google, bazy danych, czasopisma branżowe, itp.) oraz bezpośrednich opinii klientów. Przeprowadzaj ankiety lub wywiady, aby dowiedzieć się, czego ludzie chcą bez konieczności zgadywania. To może pomóc Ci w ustaleniu, jakiego dokładnie rodzaju wydarzenie powinieneś zorganizować i kto powinien na nim być.

Liczba uczestników

Jeśli chodzi o część stacjonarną wydarzenia, musisz skonsultować się z wybranym miejscem odnośnie ograniczenia pojemności. Musisz również wziąć pod uwagę wszelkie lokalne przepisy i ograniczenia dotyczące ilości uczestników. Natomiast w Internecie, w większości przypadków, będziesz mógł ugościć tyle osób, ile zdołasz osiągnąć. Upewnij się, że Twoja platforma może pomieścić przewidywaną liczbę uczestników. Na przykład, niektóre platformy obsługują tylko spotkania do 500 osób lub webinaria do 1000 uczestników, a ponadto mogą istnieć ograniczenia dotyczące tego, co ci uczestnicy mogą robić. W zależności od specyfikacji Twojej platformy, możesz, ale nie musisz ograniczać rejestracji.

Talent

Talent jest kluczowym aspektem Twojego wydarzenia hybrydowego. Prelegenci o wysokim profilu mogą pomóc w stworzeniu eventu, a organizatorzy i moderatorzy pomogą nadać wydarzeniu spójny i profesjonalny charakter.

Wybierając talenty, pamiętaj o poniższych wskazówkach:

  • wybierz prelegentów, którzy są znani Twojej grupie docelowej. Niekoniecznie muszą być oni sławni, ale powinni być w stanie przedstawić autorytatywne spojrzenie na istotne tematy;
  • zadbaj o to, aby wystąpienia prelegentów były tematyczne. Organizujesz wydarzenie wokół określonego tematu, a Twoi prelegenci powinni trzymać się scenariusza;
  • upewnij się, że Twoje talenty mają prezencję. Wszyscy oni powinni być dynamiczni i zapadać w pamięć, aby utrzymać zaangażowanie uczestników. Nie oznacza to, że musisz zapełnić swój harmonogram komikami stand-upowymi, ale unikaj mówców i gospodarzy, którym brakuje energii.

Streaming na żywo vs. eventy nagrane wcześniej

W wielu przypadkach wydarzenia hybrydowe wymagają połączenia segmentów na żywo i tych nagrywanych wcześniej. Chociaż niektóre segmenty będą realizowane na żywo dla uczestników obecnych na miejscu, trudniej będzie je zrealizować, jeśli prowadzący znajduje się w innym kraju. Łącza internetowe nie zawsze są niezawodne, a transmisje satelitarne mogą być nieopłacalne. Wstępnie nagrane klipy mogą pomóc w przezwyciężeniu tych zagrożeń.

Na pierwszy rzut oka może się to wydawać oszustwem. W końcu, czyż uczestnicy nie oczekują że zobaczą treść na żywo? Pamiętaj, że te wcześniej nagrane klipy to wciąż ekskluzywna treść, której nie można dostać gdzie indziej i nadal będą stanowić wartość dodaną. Ponadto, dzięki nagranym wcześniej klipom, będziesz znał dokładną długość każdego segmentu, co może pomóc w utrzymaniu programu zgodnie z harmonogramem.

Pomyśl o wcześniej nagranych segmentach jako o sposobie na uniknięcie zarówno technologicznych, jak i organizacyjnych problemów.

Czas trwania programu

W przeszłości całodzienne lub wielodniowe wydarzenia były normą. Uczestnicy konferencji oczekiwali, że spędzą kilka godzin słuchając prelegentów i angażując się w działania. Uczestnicy wirtualni oczekują czegoś zupełnie przeciwnego. Uczestnicy online pozostają zaangażowani tylko przez 53% sesji, w których biorą udział. Doprowadziło to do skrócenia sesji i bardziej interaktywnych sesji podczas 58% wirtualnych wydarzeń, które odbyły się od lipca do grudnia 2020 r.

To ma sens. Uczestnicy wirtualni mają więcej czynników rozpraszających (np. Netflix, członkowie rodziny, hałas na zewnątrz itp,) i są prawdopodobnie zmęczeni innymi zadaniami wykonywanymi za pomocą komputera, takimi jak spotkania w prac. Nie ma sztywnej i szybkiej reguły dotyczącej długości wydarzenia, ale planując segmenty, trzymaj je na krótszym dystansie, aby uczestnicy byli podekscytowani i zaangażowani.

Jednym ze sposobów na sprawdzenie, co się sprawdza, a co nie, jest pełna próba z udziałem wszystkich prowadzących i odpowiedniego personelu technicznego. W ten sposób będziesz w stanie określić, co jest za długie, a co w sam raz.

Darmowe czy płatne?

Jeśli w ciągu ostatniego roku uczestniczyłeś w wirtualnym lub hybrydowym wydarzeniu, prawdopodobnie za niektóre z nich zapłaciłeś, a do innych miałeś dostęp za darmo. Które rozwiązanie jest dla Ciebie odpowiednie? Odpowiedź zależy od Twoich kosztów. W przeciwieństwie do wydarzeń całkowicie wirtualnych, wydarzenia hybrydowe mają elementy fizyczne, a te mają wysoką cenę. Budżet wydarzenia może obejmować wynajem miejsca, wynajem sprzętu audiowizualnego, personel, marketing, a nawet pozwolenia lub opłaty miejskie. I choć elementy wirtualne będą znacznie tańsze, to nadal mogą pojawić się koszty w zależności od skali produkcji, w tym opłaty za prowadzących, moderatora mediów społecznościowych, operatorów kamer i specjalistów od technologii, aby zapewnić, że wszystko wygląda i brzmi świetnie. Musisz zdecydować, czy możesz udźwignąć koszty tego wydarzenia i zaoferować je za darmo. Być może wygenerowane przez Ciebie leady lub sprzedane towary wystarczą, aby odzyskać poniesione wydatki. Jeśli tak nie jest, być może będziesz musiał pobierać opłaty za bilety, aby zapewnić sobie pokrycie tych wydatków. Aby nie zrazić do siebie potencjalnych uczestników, warto rozważyć wprowadzenie biletów warstwowych, gdzie bilety w całości wirtualne znajdą się na niższym końcu, a pakiety osobiste na drugim końcu spektrum.

Plan marketingowy

Każde wydarzenie potrzebuje planu marketingowego i wydarzenia hybrydowe nie są tu wyjątkiem. Biorąc pod uwagę, że duża część wydarzenia odbywa się wirtualnie, powinieneś zwiększyć swoje wysiłki online. Wykorzystaj firmowego bloga, aby zaangażować obecnych klientów treściami z poprzednich wydarzeń, skoordynuj kampanię na wielu platformach mediów społecznościowych, wysyłaj spersonalizowane e-maile zarówno do uczestników online jak i offline.

Elementy wydarzenia

Dzięki badaniom grupy docelowej dowiesz się wiele o tym, co chcą zobaczyć Twoi uczestnicy i bez wątpienia treść wydarzenia będzie się różnić w zależności od branży. Ale niezależnie od tematyki i podejścia, istnieją trzy elementy, które należy uwzględnić w swoim wydarzeniu hybrydowym:

Najnowocześniejsze technologie

Uczestnicy potrzebują łatwych sposobów na zadawanie pytań, rozmowy jeden na jeden z innymi uczestnikami oraz dostępu do treści zarówno na żywo, jak i na żądanie. Upewnij się, że mają do dyspozycji odpowiednią technologię oraz narzędzia lub instrukcje, które pozwolą im efektywnie z niej korzystać.

Wyjątkowe treści

Planowanie jest ważne, ale treść jest królem. Mocne przesłania i interaktywne konwersacje sprawią, że uczestnicy będą w pełni zaangażowani. A świetna treść może przedłużyć żywotność wydarzenia daleko poza jego ostatni segment.

Personalizacja

Należy wykorzystać dane, aby zapewnić prawdziwie spersonalizowane doświadczenia dla każdego uczestnika. Jeśli poczują się otoczeni opieką, będą chcieli uczestniczyć we wszystkich wydarzeniach, które masz im do zaoferowania. Na przykład, załóżmy, że uczestnik wziął udział w sesji na temat xyz. Po wydarzeniu, możesz wysłać im specjalną ofertę na kurs lub produkt z zakresu xyz. To będzie dla nich istotne i będzie pielęgnować Twoją relację z nimi.

Oprócz tych trzech elementów, kluczowe jest stworzenie dynamicznego programu, który będzie tak samo zabawny online, jak i stacjonarnie. Nie należy po prostu transmitować na żywo elementów, aby wirtualni uczestnicy mogli oglądać go z domu. Zamiast tego, wciągnij ich w akcję. Daj im możliwość wzięcia udziału w ankietach, dołączenia do czatu na żywo i zadawania pytań. Ułatw im udostępnianie fragmentów wydarzenia w mediach społecznościowych. Podsumuj lub zapakuj treść wydarzenia w sposób, który będzie łatwo dostępny.

Wreszcie, co nie mniej ważne, priorytetem jest nawiązywanie kontaktów. Osoby uczestniczące w konferencji osobiście będą miały więcej spontanicznych spotkań na swoich miejscach i w korytarzach między segmentami. Natomiast uczestnicy wirtualni potrzebują więcej okazji do budowania społeczności. Możesz im pomóc w nawiązywaniu kontaktów, tworząc pokoje do rozrywek online.

Sponsoring

Istnieje więcej niż kiedykolwiek sposobów na zaangażowanie sponsorów w Twoje wydarzenie. Niektóre pomysły jak wirtualne stoiska, powierzchnie reklamowe online lub w aplikacji (np. banery), specjalne e-maile marketingowe lub powiadomienia push, sponsorowane wystąpienia, ankiety po wydarzeniu z powiązaniem ze sponsorem oraz sponsorowane prezenty. Istnieje nawet możliwość zorganizowania specjalnych segmentów sponsorowanych lub inicjatyw podczas imprezy, takich jak gry, lekcje miksologii lub gotowania, poszukiwanie skarbów i występy. Krótko mówiąc, zaangażowanie sponsorów może, a nawet powinno, wykraczać daleko poza nadrukowanie logo na kawałku towaru.

Zaangażowanie po evencie

Po zakończeniu eventu hybrydowego należy jeszcze podjąć kroki, aby zaangażować uczestników. Możesz wysłać do domów uczestników pudełka z markowymi gadżetami i upominkami firmowymi, wysłać komunikację uzupełniającą, aby ogłosić zwycięzców wszelkich konkursów, a nawet udostępnić relacje z samego wydarzenia. Rozmowy będą się toczyć, a ich celem będzie zachęcenie uczestników do powrotu na przyszłoroczną edycję lub inne wydarzenia.