Event hybrydowy, a strategia wydarzenia

Stworzenie udanego eventu hybrydowego wymaga planowania i burzy mózgów, czy zainspirowania odważnymi pomysłami. Czy organizujesz wydarzenie wewnętrzne w firmie czy zewnętrzne dla klientów biznesowych? Czy posiadasz narzędzia potrzebne do skutecznej promocji i marketingu wydarzenia hybrydowego? Czego oczekujesz od uczestników, aby wynieśli z tego wydarzenia? Odpowiedzi na te i inne pytania pomogą Ci rozpocząć stworzenie angażującej agendy wydarzenia hybrydowego.

Kiedy i jak zorganizować wydarzenie hybrydowe?

Pierwszą decyzją, jaką musisz podjąć, jest to, czy w ogóle włączać wirtualne elementy do swojego wydarzenia. Czy ma to sens? Jak należy organizować wydarzenie hybrydowe, a kiedy wirtualne, a kiedy stacjonarne?

Eventy hybrydowe

Organizacja wydarzenia hybrydowego jest idealnym rozwiązaniem dla tych programów, które mogą być efektywnie organizowane zarówno na miejscu, jak i wirtualnie. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów idealnych programów eventów hybrydowych:

Targi hybrydowe
Hybrydowe konferencje branżowe oraz briefing
Hybrydowe otwarcie inwestycji zagranicznych
Międzynarodowe spotkania w firmie hybrydowe
Aukcje i licytacje hybrydowe
Wystąpienia zarządu hybrydowo
Prezentacje nowych produktów hybrydowo

Organizowane eventy hybrydowe są również niezwykle użytecznym rozwiązaniem, gdy wielu uczestników, którzy normalnie mogliby uczestniczyć w wydarzeniu stacjonarnie, nie może tego zrobić. Poniżej znajduje się kilka przykładów sytuacji, w których uczestnik, który normalnie mógłby być na miejscu wydarzenia, może być zmuszony do uczestnictwa online:

Uczestnik nie może lub nie chce podróżować z powodu problemów zdrowotnych lub bezpieczeństwa.
Organizacja uczestnika ma ograniczone wydatki na podróże i dlatego nie może przyjechać na wydarzenie.
Miejsce, w którym odbędzie się część stacjonarna wydarzenia, ma ograniczoną liczbę miejsc, więc nie wszyscy uczestnicy będą mogli zebrać się na miejscu.

Platforma do organizacji eventów hybrydowych

Meepla – platforma do organizacji wydarzeń online oraz hybrydowych

Wyślij ankietę lub formularz informacyjny

Najlepszą praktyką może być rozesłanie ankiety przed wydarzeniem, aby poznać obecną sytuację i odczucia zaproszonych osób lub formularz z najważniejszymi informacjami o wydarzeniu. Jeśli okaże się, że wielu z nich wolałoby uczestniczyć w spotkaniu online, najlepszym rozwiązaniem może okazać się organizowanie ciekawego spotkania hybrydowego.

Imprezy na miejscu

Wydarzenia organizowane stacjonarnie powinny być planowane w sytuacji, gdy najważniejsze jest, aby wszyscy uczestnicy byli obecni osobiście. Jeśli wiesz, że większość treści nie będzie dobrze przetłumaczona lub przedstawiona wirtualnie, a nie ma dobrej alternatywy, aby je przekazać – doświadczenie na miejscu jest najlepszym sposobem na dostarczenie informacji. Oto kilka przykładów wydarzeń stacjonarnych, które możesz chcieć zorganizować na miejscu:

Hybrydowe spotkania integracyjne dla pracowników
Hybrydowe ceremonie wręczania nagród
Wydarzenia hybrydowe z okazji jubileuszy

Kiedy organizujesz imprezę stacjonarnie, bezpieczeństwo w trakcie pandemii COVID-19 będzie priorytetem numer jeden. Zadbaj o to, aby uczestnicy czuli się komfortowo. Zaoferuj opcję samoobsługowej odprawy i planując rozmieszczenie miejsc siedzących zgodnie z wytycznymi dotyczącymi dystansu społecznego. W naszej agencji posiadamy przygotowany program bezpieczeństwa dla organizacji eventów w oparciu o aktualne rozporządzenia w Polsce.

Organizacja wirtualnych wydarzeń

Wydarzenia online powinny być planowane, jeśli nie możesz zorganizować eventu offline lub jeśli informacje, którymi chcesz się podzielić, mogą być skutecznie przekazane za pośrednictwem wideo. Jeśli nie ma potrzeby, aby ludzie uczestniczyli w wydarzeniu osobiście, nie marnuj pieniędzy ani czasu. Przeznacz te zasoby na przyszłe wydarzenia organizowane na miejscu lub pomysłowe wydarzenia hybrydowe. Oto kilka przykładów efektywnych eventów online: