Istnieją cztery kluczowe elementy każdego udanego spotkania w formie hybrydowej:
- Treść
- Społeczność
- Sponsoring
- Statystyki/analityka
Treść spotkania w formie hybrydowej
Chcesz mieć pewność, że uczestnicy osobiście i wirtualnie będą w równym stopniu zaangażowani? W tym miejscu pojawia się formuła „jedno wydarzenie, dwa doświadczenia”. Nie można dostarczyć tej samej treści w ten sam sposób dla obu grup. Oto kilka pomysłów na to, jak inaczej przygotować treści dla uczestników online i na miejscu.
Zobacz także: Wykorzystanie contentu w wydarzeniach online
Wyznacz przedstawiciela na miejscu, który będzie zajmował się wyłącznie gośćmi wirtualnymi wydarzenia
Uczestnicy w sieci najprawdopodobniej będą mieli kogoś na scenie lub podium, kto będzie do nich bezpośrednio przemawiał przez cały dzień. Może to sprawić, że w digitalu uczestnicy poczują się pominięci, a nawet oddaleni od eventu. Rozwiąż ten problem, zlecając jednemu z koordynatorów wydarzenia zwrócenie się wyłącznie do wirtualnych uczestników, wyznaczając go na rolę hosta lub administratora platformy. Może on porozmawiać z uczestnikami w sposób szczególny o ich wirtualnych doświadczeniach i wprowadzić sesje wyłącznie online lub możliwości nawiązywania kontaktów.
Stwórz osobne treści online dla uczestników w sieci
Niektóre z większych sesji, jak np. prezentacja, będą oglądane zarówno przez uczestników stacjonarnych, jak i wirtualnych. Nie zmuszaj jednak wirtualnych uczestników do oglądania interaktywnej sesji networkingowej. Zaproponuj wirtualnym uczestnikom ekskluzywne wywiady z ekspertami z branży lub dyskusje panelowe z liderami myśli. Skutecznie wyznaczaj sesje stacjonarne i wirtualne poprzez spersonalizowane ścieżki rejestracji, aby żaden uczestnik nie zarejestrował się na niewłaściwe sesje.
Oferuj treści na żądanie
Jak już wcześniej wspomniano, utrzymanie uwagi uczestnika przed ekranem komputera jest znacznie trudniejsze niż utrzymanie uwagi uczestnika na miejscu. Wirtualni uczestnicy mogą być zmuszeni do robienia większej ilości przerw w ciągu dnia, lub mogą być w stanie uczestniczyć w wydarzeniu tylko przez godzinę lub dwie jednocześnie. Upewnij się, że większość treści jest oferowana na żądanie, aby wirtualni uczestnicy mogli mieć do nich dostęp w dogodniejszym czasie.
Niech wszyscy będą świadomi i podekscytowani planem spotkania
Podczas eventu organizowanego na miejscu, dość powszechne jest informowanie uczestników o tym, jakie sesje lub tematy zostaną przedstawione po przerwie. Zadbaj o to, aby to samo doświadczenie zapewnić wirtualnym uczestnikom. Poproś hosta eventu w sieci, aby przypomniał wirtualnym uczestnikom o harmonogramie, dzięki czemu na pewno wezmą udział w następnej sesji. Możesz nawet użyć aplikacji z grami, aby zapewnić im rozrywkę podczas przerwy i podekscytowanie na następną sesję.
Przestaw się na mentalność „reżysera eventów”
Stworzenie udanego eventu hybrydowego wymaga wiele pracy, dlatego powinieneś myśleć o sobie jako o twórcy scenariusza tego wydarzenia – reżyserze. Jesteś odpowiedzialny za stworzenie konceptu kreatywnego, który będzie odpowiadał zarówno gościom stacjonarnym, jak i wirtualnym, a do Ciebie należy zaprojektowanie planu, który będzie angażujący i skuteczny. Poniżej znajduje się kilka kluczowych pytań, które należy zadać sobie podczas tworzenia agendy wydarzenia hybrydowego:
Jak długo będą trwały Twoje sesje, wystąpienia, spotkania?
Czy meetingi będą trwały godzinę? Pół godziny? 15 minut? Różne długości? Znajdź równowagę w długości. Powinny być na tyle długie, aby można było przekazać wszystkie przygotowane informacje, ale jednocześnie na tyle zwięzłe, aby uczestnicy eventu online pozostali skupieni i zaangażowani.
Ile spotkań będziesz organizować w ciągu dnia?
Nie chcesz przytłoczyć ludzi informacjami i treściami. Goście eventu przebywający na miejscu będą bardziej skłonni do uczestnictwa w większej liczbie prelekcji, ponieważ przebyli znaczną odległość, aby uczestniczyć w konferencji osobiście. Jednak wirtualni odbiorcy będą mieli prawdopodobnie krótszy czas skupienia uwagi, siedząc przed ekranem komputera. Jednym z rozwiązań jest zaoferowanie wirtualnym uczestnikom mniejszej liczby sesji na żywo w ciągu dnia, aby nie byli przeciążeni. Zamiast tego zaoferuj więcej treści na żądanie, do których będą mogli mieć dostęp w wolnej chwili.
Czy harmonogramy i prelekcje dla uczestników wirtualnych i stacjonarnych będą się różnić?
Czy podczas tworzenia ścieżek rejestracyjnych, niektóre sesje będą przeznaczone tylko dla uczestników stacjonarnych, a inne tylko dla wirtualnych? Na przykład, czy chcesz zorganizować sesję networkingową, której nie będą mogli doświadczyć uczestnicy wirtualni? Co zaoferujesz tym Internetowym gościom wydarzenia w zamian? Zdecyduj, jak będą się różnić ścieżki rejestracji dla różnych uczestników.
Społeczność eventu hybrydowego
Uczestnicy konferencji na miejscu mają tę przewagę, że mogą doświadczyć społeczności z pierwszej ręki podczas wydarzenia. Łatwiej jest im nawiązywać kontakty osobiście, prowadzić organiczne rozmowy i nawiązywać znajomości. Istnieją jednak sposoby, aby przenieść tę społeczność również do wirtualnej publiczności.
Włącz do sesji ankiety na żywo oraz pytania i odpowiedzi
Połącz wirtualną i stacjonarną publiczność za pomocą takich narzędzi, jak ankieta na żywo i pytania i odpowiedzi na żywo. Podczas sesji zachęcaj obie grupy do zadawania pytań i odpowiadania na pytania w ankietach, aby były one zaangażowane i mogły wchodzić w interakcje. Twój wirtualny uczestnik/gość może zadać pytanie, które nie przyszło do głowy uczestnikowi na miejscu lub odwrotnie. Jest to doskonała okazja do zdobycia podwójnej wiedzy i podwójnej informacji zwrotnej.
Stwórz wirtualne sesje oparte na współpracy
Jeśli uczestnicy biorący udział w spotkaniu stacjonarnie uczestniczą w sesjach z podziałem na grupy, daj taką samą możliwość uczestnikom eventu w formule online. Wielu dostawców usług transmisji live może utworzyć w ramach spotkania pokoje do rozmów. Zbierz w Internecie klientów, gości czy pracowników i pozwól im połączyć się w mniejszych grupach, aby mogli również budować społeczność.