Dlaczego warto organizować event hybrydowy?
Najbardziej przekonującym powodem do przyjęcia modelu hybrydowego jest elastyczność – organizatorzy wydarzeń mogą sprostać zmieniającym się wymaganiom i oczekiwaniom bez konieczności odwoływania lub przekładania wydarzenia. Jednak po bliższym przyjrzeniu się, wydarzenia hybrydowe mają o wiele więcej do zaoferowania.
Zwiększony zasięg
W przypadku wydarzeń organizowanych stacjonarnie, ograniczenia pojemności nie są jedynym problemem:
- niektórzy uczestnicy mogą czuć się niekomfortowo biorąc udział w wydarzeniach na żywo,
- ze względu na spadek przychodów, niektórzy uczestnicy lub firmy mogą nie być w stanie pozwolić sobie na podróżowanie na wydarzenia stacjonarne,
- osoby, które zachorowały, nie mogą bezpiecznie uczestniczyć w wydarzeniu,
- ograniczenia w podróżowaniu są wszędzie inne i mogą uniemożliwić przyjazd osobom, które chcą uczestniczyć w wydarzeniu.
Event hybrydowy pozwalają ludziom uczestniczyć w nim niezależnie od okoliczności. Nawet po wznowieniu normalnej działalności, wydarzenia hybrydowe pozwolą Ci dotrzeć do większej liczby osób. Badanie przeprowadzone w 2017 r. przez The Streaming Network wykazało, że 96% uczestników jednego wydarzenia hybrydowego nie wzięłoby udziału, gdyby nie było opcji wirtualnej. Innymi słowy, gdyby wydarzenie odbywało się tylko stacjonarnie, organizator wydarzenia nie mógłby liczyć na dużą frekwencją. Wydarzenie hybrydowe pozwala również zwiększyć szanse na udział w przyszłych wydarzeniach.
Wydarzenia hybrydowe niejednokrotnie wymagają mniejszej inwestycji pieniężnej niż wydarzenia stacjonarne. Tak więc, uczestnik, który może uczestniczyć wirtualnie, za niewielką lub zerową opłatą, wypróbuje takie rozwiązanie i jeśli będzie pod wrażeniem, może wrócić na przyszłe wydarzenie hybrydowe, a nawet rozważyć uczestnictwo na miejscu.
Różnorodność i dostępność
Oprócz zwiększonego zasięgu i większego wyboru dla uczestników, wydarzenia hybrydowe zwiększają dostępność. Dzięki możliwości śledzenia wydarzenia z całego świata, pozwala to na dostęp do wyższej kadry kierowniczej, np. prezesów, którzy początkowo mogą nie być w stanie przyjechać na wydarzenie. Dzięki wydarzeniom hybrydowym masz również szansę dotrzeć do różnych kultur i środowisk, ponieważ uczestnicy mogą łączyć się z dowolnego miejsca na świecie, a dzięki narzędziom tłumaczeniowym, mogą śledzić wydarzenia w języku, który najbardziej im odpowiada. Te opcje redukują wszelkie niedogodności związane z podróżą, z jakimi borykali się uczestnicy i organizatorzy.
Większe zaangażowanie
W przypadku wydarzeń organizowanych wyłącznie stacjonarnie, masz do czynienia z publicznością. Ich udział jest ograniczony do tego, co dzieje się w sali, czy jest to sesja pytań i odpowiedzi z głównym mówcą, czy też spotkanie z innymi uczestnikami. W przypadku wydarzenia hybrydowego, wirtualni uczestnicy dołączają za pomocą laptopów lub urządzeń mobilnych. Dzięki temu mają więcej możliwości, aby rozmawiać z innymi uczestnikami, dzielić się ekranem, a także polubić i skomentować różne aspekty programu. Mogą również nawiązywać kontakty w ramach wybranej platformy.
Zrównoważony rozwój
Mówiąc najprościej, eventy hybrydowe są bardziej zrównoważone niż te, które odbywają się wyłącznie w cztery oczy, a to z dwóch kluczowych powodów. Po pierwsze, wirtualni uczestnicy nie muszą podróżować do miejsca wydarzenia. Oznacza to mniej lotów i podróży drogowych, a co za tym idzie – mniejszą emisję dwutlenku węgla. Po drugie, przy mniejszej liczbie uczestników na miejscu, zapotrzebowanie na energię elektryczną jest znacznie mniejsze, biorąc pod uwagę, że wiele sal konferencyjnych i obszarów wspólnych zostało przeniesionych do sieci. Za każdym razem, gdy uczestnicy się angażują lub udostępniają, rozpowszechniają informacje o wydarzeniu, zwiększa to wrażenia i generuje dodatkowe zainteresowanie. Uczestnicy obecni na miejscu nie angażują się na tym poziomie aż do zakończenia programu. Pomyśl o wirtualnych uczestnikach jako o promotorach w czasie rzeczywistym.
Udostępniane treści
W przypadku wydarzeń hybrydowych transmitujesz różne elementy swojego programu online. Te treści mogą być zapisywane, edytowane i ponownie wykorzystywane do późniejszego użytku. Mogą przybrać formę shareable momentów, czyli zapadających w pamięć cytatów i prezentacji, które przyciągają uwagę w mediach społecznościowych. Można też stworzyć bibliotekę treści, do której uczestnicy będą mieli dostęp po zakończeniu wydarzenia. Można również pobierać opłaty za dostęp do treści od osób nieuczestniczących w wydarzeniu, aby wygenerować dodatkowe przychody i poszerzyć grono odbiorców.
Informacje
Wydarzenia hybrydowe dostarczają organizatorom skarbnicę danych. Dzięki platformie do zarządzania wydarzeniami, można uzyskać wgląd w zaangażowanie uczestników. W jaki sposób się angażowali? Jak długo przebywali na poszczególnych sesjach? W których salach lub sesjach byli najbardziej byli najbardziej aktywni?
Dzięki wirtualnym elementom wydarzenia hybrydowego, masz do dyspozycji wiele metryk, które można śledzić. Możesz wykorzystać te dane, aby lepiej zrozumieć swoich uczestników i w zasadzie dostosować doświadczenie do ich potrzeb. Możesz wykorzystać te dane, aby ukierunkować swoje zaangażowanie po evencie i budować przyszłe wydarzenia, które będą idealnie dopasowane do zainteresowań i zachowań Twoich odbiorców.
Elastyczność
Oczywiście, hybryda daje zarówno Tobie, jak i Twoim uczestnikom elastyczność. Tobie może zapewnić prelegentów bez konieczności rezerwowania lotów i hoteli w ostatniej chwili. Można też dodawać lub wyciąć segmenty bez konieczności montowania lub rozkładania elementów scenografii. Proces planowania jest o wiele bardziej elastyczny i dostosowany do potrzeb. Uczestnicy mogą wybrać metodę uczestnictwa, która jest dla nich najlepsza. Wiele opcji zmniejsza liczbę rezygnacji i pomaga zbudować relację z grupą docelową.
Ewolucja podróży służbowych
Wreszcie, ważne jest, aby przyznać, że wkroczyliśmy w nową erę podróży służbowych. Po tym jak pracownicy zdali sobie sprawę, że mogą uczestniczyć w konferencjach i kontaktować się z klientami wirtualnie, firmy zmniejszyły swoje budżety na podróże służbowe. Uświadomiły sobie, że status quo – nie jest jedynym rozwiązaniem. Mogą utrzymać zespoły na miejscu, zarządzać komunikacją wirtualnie i uzyskać duże oszczędności. Dlatego też wydarzenia hybrydowe są cennym zasobem dla tych firm, które mogą sobie pozwolić na osobiste uczestnictwo, ale prawdopodobnie nie zdecydują się na to. Aby skorzystać z tych wszystkich niesamowitych korzyści, ważne jest, aby krytycznie przemyśleć każdy aspekt wydarzenia hybrydowego, aby zapewnić najlepszy możliwy program i bezbłędne doświadczenie.
