Firmowe barwy na gmachu Muzeum Narodowego we Wrocławiu – czyli jak zorganizowaliśmy kolację w tak wyjątkowym miejscu.

Partnerzy Kancelarii zrzeszeni w Schindhelm Alliance, co roku spotykają się, aby podsumować miniony rok, dokonać między sobą cennej wymiany doświadczeń i budować relacje. W 2022 roku hostem wydarzenia była Kancelaria SDZLEGAL Schindhelm, dla której jako agencja, zrealizowaliśmy ekskluzywną kolację w wyjątkowym miejscu.

Schindhelm jest siecią międzynarodowych kancelarii prawnych skoncentrowanych w Europie Środkowej
i Wschodniej oraz w Azji. Obsługuje krajowe i międzynarodowe podmioty
w szerokiej gamie zagadnień prawa gospodarczego, w 14 krajach. W ramach sieci działa 31 lokalizacji i są to między innymi: Madryt, Paryż, Bruksela, Wiedeń, Bruksela czy Warszawa.

Jakie było nasze zadanie?

Mając na uwadze, jak wielu międzynarodowych gości przyjedzie z tej okazji do Wrocławia, Klientowi ogromnie zależało na organizacji eventu o wysokim standardzie organizacyjnym oraz w unikatowej scenerii. SDZLEGAL Schindhelm szukało partnera, który kompleksowo zorganizuje kolację podsumowującą zjazd All Partner Meeting, jednocześnie gwarantując dobór najlepszych podwykonawców, stworzenie niepowtarzalnego klimatu spotkania oraz jego realizację na najwyższym poziomie.

 

Jak podeszliśmy do wyzwań w projekcie?

W trakcie wspólnych rozmów, wyłoniliśmy cele strategiczne projektu, na podstawie których mogliśmy zacząć budowanie koncepcji kreatywnej. Umożliwiło nam to stworzenie generalnych wytycznych, dzięki którym
na późniejszych etapach projektu, sprawnie podejmowaliśmy istotne decyzje.

Wybór lokalizacji eventu

Już podczas wstępnych rozmów, temat lokalizacji wysunął się na pierwszy plan. Zdefiniowaliśmy kryteria wyboru miejsca, w którym miał odbyć się event. Pierwszym kryterium był kontekst wrocławski. Klientowi zależało, aby było to miejsce szczególne, reprezentatywne na mapie stolicy Dolnego Śląska. Drugim kryterium była architektura zarówno samego budynku, jak i jego wnętrza, wpisująca się w branżowy charakter wydarzenia.

 

Ze względu na naszą wcześniejszą współpracę
z Muzeum Narodowym we Wrocławiu, idea organizacji wydarzenia, w tak spektakularnym miejscu, wydawała się rozwiązaniem najbardziej spójnym z założeniami projektu. Fakt, że jest to symboliczny budynek dla wrocławskiej architektury, otoczony neorenesansowym ogrodem, z widokiem
na historyczny Ostrów Tumski, tylko utwierdził nas
w przekonaniu o słuszności tego wyboru.

Przedstawiliśmy więc Klientowi wstępną koncepcję realizacji eventu w Muzeum, co spotkało się z aprobatą i decyzją o podjęciu dalszej współpracy.

 

 

Biznesowy charakter wydarzenia

Stworzenie spójnej komunikacji poprzedzającej event, jak i podczas trwania samego wydarzenia, to każdorazowo spore wyzwanie, ale i ogromna satysfakcja, jeśli uda się jemu sprostać. Zależało nam na tym, aby w całości komunikacji z uczestnikami wydarzenia zachować balans między brandingiem Schindhelm Alliance, a kontekstem organizacji wydarzenia we Wrocławiu.

Tak też powstał Key Visual w kolorach Schindhelm
z motywem graficznym nawiązującym do charakterystycznej architektury Wrocławia (pojawiają się tam
między innymi: Panorama Racławicka, Sky Tower, czy Sedesowce). Dla Klienta bardzo ważny był również aspekt środowiskowy. Stąd całość materiałów niezbędnych podczas konferencji (smycze, name tagi etc.) wykonane były z papieru, a na samej smyczy znalazło się zierenko sosny.

Balansu szukaliśmy również w kontekście samej komunikacji językowej. Wyzwaniem dla naszego zespołu było zachowanie profesjonalnego tonu, jednocześnie dbając swobodne samopoczucie zebranych gości. Stąd zdecydowaliśmy w całość minimalistycznej komunikacji wpleść hasło “work hard, party harder”, które było “puszczeniem oka” w stronę odbiorcy i zapowiedzią tego, że oprócz merytoryki, wydarzeniu towarzyszyć będzie otwarta atmosfera.

 

Staranna selekcja dostawców i partnerów współpracujących przy evencie

Punktem kulminacyjnym wieczoru, miała być uroczysta kolacja, przygotowywana na miejscu
w siedzibie Muzeum. Aby zachować ciągłość koncepcji eventu, zdecydowaliśmy się zaprosić do współpracy kogoś, kto nie tylko zapewni wysoki poziom serwowanej tego wieczoru kuchni, ale przede wszystkim rozumie

i praktykuje kuchnię Dolnośląską w najlepszym wydaniu. Wybór padł na Justyną Słupską – Kartaczowską, Kobietę – Szef roku 2016 wg przewodnika Gault&Millau, od lat związaną
z Wrocławiem.

Zorganizowanie kuchni w miejscu do tego nieprzystosowanym było wyzwaniem logistycznym
i wymagało od nas kreatywnych rozwiązań w kwestiach technicznych, które zapewniłyby płynne przygotowanie i wyserwowanie kolacji.

Transparentna komunikacja na linii Klient – Agencja

Obok celów stricte projektowych, równie ważnym aspektem była dla nas jakościowa i transparentna komunikacja
z Klientem. Aby zapewnić dobry start w projekcie, stworzyliśmy ramowy harmonogram przygotowań eventu, który zaprezentowaliśmy Klientowi i szczegółowo omówiliśmy. W okresie przygotowań regularnie konsultowaliśmy postęp prac, adaptując projekt do oczekiwań i potrzeb Klienta. Stworzyliśmy scenariusz i agendę techniczną eventu do wglądu Klienta, według którego wykonaliśmy prace montażowe na terenie wydarzenia, orz dzięki czemu płynnie przeszliśmy do koordynacji eventu.

Jaki uzyskaliśmy efekt?

Na uroczystej kolacji wieńczącej All Partner Meeting 2022 dla Schindhelm Alliance, pojawiło się finalnie 120 uczestników. Spotkanie trwało do późnych godzin wieczornych i składało się części oficjalnej w formie krótkiego przemówienia oraz z części nieoficjalnej.

Spektakularna gra świateł w Muzeum Narodowym

Imponujący i pięknie oświetlony gmach Muzeum Narodowego witał gości już z oddali. Zarówno od strony Mostu Pokoju i rzeki Odry, jak i od strony wejścia głównego do budynku, stworzyliśmy zjawiskową aranżację oświetlenia w barwach Schindhelm. Wnętrza Muzeum, zostały również udekorowane grą światłem, tworząc zharmonizowaną
i przemyślaną całość.

Dolnośląska kuchnia i serwis w najlepszym wydaniu

Fine diningowej kolacji towarzyszyła selekcja eleganckich win europejskich (w tym polskich) oraz obsługa kelnerska i sommelierska na najwyższym poziomie. 5-daniowe menu bazowało na lokalnych produktach i było nowoczesną interpretacją tradycyjnej kuchni polskiej. Na stołach pojawiły się również opcje wegetariańskie.

Praca nad projektem od pierwszych rozmów, do realizacji trwała łącznie 6 miesięcy. Podczas tego półrocza udało nam się stworzyć spójne pod względem wizualnym i komunikacyjnym doświadczenie, które miało pozytywny odbiór wśród uczestników.

Pozytywny odbiór eventu

Całość okazała się sukcesem pod względem frekwencyjnym i organizacyjnym, a także niezapomnianym doświadczeniem wizualnym, kulinarnym i networkingowym dla uczestników. Atmosfera „work hard, party harder” umożliwiła swobodne budowanie relacji biznesowych, sprzyjając wymianie doświadczeń między partnerami
i skutecznie zachęcała do spontanicznych rozmów, integrując uczestników na wielu poziomach.

Podsumowując, pozytywny odbiór eventu nie był jedynie wynikiem  organizacji, ale także efektem stworzenia kompleksowego i angażującego doświadczenia, które zaspokoiło zróżnicowane oczekiwania uczestników, pozostawiając niezapomniane wrażenia na długo po zakończeniu spotkania.


Współpraca

Chcesz zorganizować wyjątkowy event dla Twojej firmy, które pozostanie z uczestnikami na długo? Chcesz dowiedzieć się więcej na temat oferty Fabryki Wydarzeń?

Wypełnij formularz kontaktowy lub zadzwoń do nas!

Formularz i numer telefonu znajdziesz w zakładce kontakt.

 

Na jaki event postawić w sezonie zimowym 2023/2024 – Winter Gala, Carnival Party czy akcja CSR?

2023 rok to z pewnością rok kontrastów. Z jednej strony obserwujemy po pandemiczny comeback spotkań face to face, z drugiej strony wielu z naszych Klientów boryka się z ograniczeniami budżetowymi. Jednak widać jak na dłoni, że firmy, ich pracownicy i kontrahenci wciąż postrzegają eventy jako jeden z podstawowych sposobów dbania o długotrwałe więzi biznesowe.   

Jak wiemy, wszechświat nie lubi próżni, więc tam, gdzie pojawia się potrzeba do zaspokojenia, tam pojawia się kreatywna odpowiedź marketingowca! Jednak zanim podejmiecie się współpracy z wybraną agencją eventową, warto, parafrazując klasyka, odpowiedzieć sobie nie na jedno, a na dwa bardzo ważne pytania: 

W poniższym artykule zatem skupimy się na tych dwóch pytaniach i mamy nadzieję, że pomożemy Wam w decyzji na jakie działania warto postawić planując wydarzenia w najbliższym czasie.

Krajobraz eventowy na najbliższy sezon – czyli comeback eventów biznesowych na dużą skalę

Po czasie niepewności, 2023 rok to z pewnością pierwszy okres po pandemii, kiedy imprezy z większą ilością uczestników wracają do łask. Po boomie na eventy hybrydowe i eventy online, obserwujemy wzrost zainteresowania stacjonarnymi eventami dla korporacji, średnich i dużych firm. Firmy zaczynają ponownie inwestować w imprezy, które stawiają przede wszystkim na skuteczną promocję swojej marki oraz na budowanie relacji. Organizacja profesjonalnych eventów ponownie staje się kluczowym elementem strategii marketingowej, a agencje eventowe mają tutaj niebagatelne znaczenie.   

Rok 2023 to także czas powrotu do organizowania dużych eventów takich jak: gale biznesu, jubileusze działalności czy konferencje branżowe w formie stacjonarnej.  Firmy chcą celebrować swoje sukcesy i osiągnięcia w towarzystwie partnerów biznesowych oraz lojalnych klientów. Dlatego też inwestowane są środki w wydarzenia, które nie tylko dostarczają niezapomnianych emocji, ale także wzmacniają pozycję marki na rynku. Korzyści tego typu eventów to przede wszystkim: tworzenie silniejszych relacji z klientami i partnerami biznesowymi, podnoszenie poziomu zaangażowania i lojalności pracowników czy budowanie pozytywnego wizerunku marki w branży.  

Kreatywne imprezy karnawałowe  

Widok na scenę na której występuje zespół, a wokalistka wraz z gośćmi tańczy w tłumie.W 2023 roku oprócz powrotu do eventów stacjonarnych, mamy także do czynienia z jakościowym przeskokiem w ich realizacji. W widoczny sposób zmieniła się świadomość odbiorców, którzy coraz częściej wiedzą w jakich wydarzeniach chcą uczestniczyć oraz coraz wyżej stawiają poprzeczkę odnośnie oferowanych im atrakcji. Bez względu na charakter eventu, jaki organizujesz dla swojej firmy, pamiętaj, aby w centrum każdej decyzji stawiać uczestnika eventu.   
 
Ogromną zaletą organizacji nieformalnych wydarzeń firmowych, jest stworzenie luźniejszej atmosfery, w której pracownicy mogą łatwiej komunikować się między sobą. To z kolei przyczynia się do budowania zaufania i poprawy komunikacji w zespole. Pokusimy się nawet o stwierdzenie, że karnawał, to jedna najlepszych okazji w roku, aby skutecznie wzmocnić więzi w zespole. Oprócz tradycyjnych spotkań, karnawał oferuje świetną okazję do przebrania się i oderwania się od codzienności. Wybór tematu powinien być starannie przemyślany i dostosowany do preferencji zespołu.  
 
Jakie unikatowe koncepcje na Carnival Party znajdziecie w ofercie Fabryki Wydarzeń?  
Są to między innymi:   

To wyrafinowane wydarzenie nawiązuje do tradycji karnawału w Wenecji, gdzie bal maskowy jest sztuką samą w sobie. Fabryka Wydarzeń proponuje elegancki wieczór pełen tajemniczych maskarad, misternie zdobionych masek i muzyki rodem z włoskich uliczek. Scenografia przypominać będzie weneckie kanały i malownicze mosty, tworząc wyjątkową atmosferę. Menu oparte na włoskiej kuchni, maski dostosowane do stylu balu oraz muzyka weneckiego klimatu sprawią, że uczestnicy poczują się jak bohaterowie z romantycznych opowieści. To propozycja dla firm, które cenią elegancję i klasyczny styl. 

Ta impreza karnawałowa przeniesie uczestników w energetyczny i kolorowy świat karnawału z Rio de Janeiro. Inspirując się brazylijskimi tradycjami karnawałowymi, Fabryka Wydarzeń proponuje dynamiczną imprezę pełną tańca, muzyki sambowej i soczystych kolorów. Dekoracje nawiązują do klimatu słonecznych plaż i tętniącego życiem Rio, a uczestnicy mogą spodziewać się bogatego menu z kulinarnymi inspiracjami z Brazylii. Od tańców w rytm salsy po tradycyjne maski karnawałowe, ta impreza zapewni niezapomniane przeżycia, a jednocześnie umocni więzi w zespole.

Fabryka Wydarzeń zaprasza na ekscytującą noc pełną blasku i gwiazdorskiego blichtru podczas Hollywoodzkiej Gali Filmowej. Inspirując się magią kina, ta impreza przebierana pozwala uczestnikom wcielić się w postaci swoich ulubionych aktorów czy bohaterów filmowych oraz stworzyć własne, oryginalne kreacje związane z szerokim spektrum filmowych gatunków. Scenografia nawiązywać będzie do atmosfery kina studyjnego, a czerwony dywan, błyszczące światła fleszy stworzą klimat prawdziwej gali filmowej. To propozycja dla firm, które pragną celebrować kreatywność i zaangażować uczestników.  

*To tylko kilka z propozycji, jakie przygotowaliśmy na ten sezon. Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z ofertą imprez karnawałowych dla firm na 2024 rok, którą znajdziesz tutaj.  

Winter Party jako forma realizacji celów Employer Brandingowych

Obraz nagrywania telefonem koncertu podczas eventu firmowego w pełnej sali.Zarówno okres około świąteczny, jak i noworoczny, to w wielu firmach czas podsumowań. I tutaj nie będzie chyba zaskoczeniem, że wszelkiego typu Winter Party to nie tylko doskonała okazja do wspólnej zabawy, ale również do umocnienia więzi z pracownikami oraz zebrania od nich cennego feedbacku. Innymi słowy, skutecznie zorganizowany event, to doskonałe narzędzie do budowania silnego Employer Brandingu. To z kolei korzystnie przekłada się na poziom satysfakcji pracowników i ich retencję. Kreatywne i unikatowe koncepcje na wydarzenia integracyjne tego typu, wzmacniają zaangażowanie zespołu oraz wyróżniają firmę jako pracodawcę, który troszczy się o dobro pracowników.  

Jakie unikatowe koncepcje na Winter Party znajdziecie w ofercie Fabryki Wydarzeń?  
Są to między innymi:   

Motyw “Zimowej Krainy” to wyjątkowo elastyczny motyw przewodni podczas eventu firmowego. Na jego podstawie można wykreować zarówno elegancki bankiet, jak i imprezę firmową o niezobowiązującej atmosferze. W wydarzeniach tego typu króluje scenografia, w której można z powodzeniem wykorzystać doświadczenia immersyjne. Przykładowo dzięki grze świateł i dekoracjom można stworzyć niezwykły pokaz inspirowany zjawiskiem zorzy polarnej, która pozwoli uczestnikom przenieść się w wykreowaną rzeczywistość. O technikach immersyjnych możecie przeczytać więcej w jednym z ostatnich naszych artykułów (kliknij tu, aby zobaczyć).  

Stroje narciarskie, szprycery, DJ-skie sety, scenografia inspirowana sportami zimowymi – to wszystko składa się na jedyną w swoim rodzaju atmosferę. Przeniesienie klimatu wprost z alpejskiego stoku do krajobrazu miejskiego, to spore wyzwanie, ale warte zachodu, bo jak wiemy z doświadczenia imprezy tego typu, cieszą się ogromną popularnością. Event można zrealizować również w odsłonie retro, gdzie dzięki dedykowanej scenografii odtwarzamy z przymrużeniem oka oldschoolowy, ale jakże pełen nostalgii górski klimat. Obie koncepcje sprawdzą się również znakomicie jako imprezy karnawałowe dla firm.  

Pochwała klasyki i dobrego stylu – tak można w skrócie scharakteryzować bankiet połączony z wykwintną kolacją w zimowej scenerii. Stylowe dekoracje i scenografia, wysokiej jakości menu oraz elegancki ubiór uczestników nadadzą imprezie ekskluzywny charakter. To idealne rozwiązanie dla firm celebrujących istotne wydarzenia w historii firmy – takie jak jubileusz firmowy czy event z okazji podsumowania roku lub rozdania nagród. Zimowe eventy o eleganckim charakterze świetnie sprawdzą się również jako element networkingowy podczas konferencji branżowej, lub dla partnerów biznesowych.  
 
*To tylko kilka z propozycji, jakie przygotowaliśmy na ten sezon. Aby dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z nami przez stronę kontakt.

Boom na mikro eventy w przestrzeni biurowej

Mikro eventy w przestrzeni biurowej to odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie na spotkania w bardziej kameralnym gronie. Takie wydarzenia pozwalają na skupienie się na konkretnych tematach, wymianę poglądów oraz budowanie silniejszych relacji w zespole. Mogą to być na przykład warsztaty, prezentacje czy sesje brainstormingowe. Kluczowe jest stworzenie odpowiedniej atmosfery, która sprzyja otwartej wymianie pomysłów. Mikro eventy są także doskonałą okazją do wzmocnienia zaangażowania pracowników poprzez aktywne uczestnictwo w tworzeniu strategii i rozwoju firmy.  

Noworoczne akcje CSR 

Rozpoczęcie roku od akcji z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR) to nie tylko wyraz troski o otoczenie społeczne, ale także szansa na wzmocnienie zaangażowania pracowników. Takie inicjatywy mogą obejmować wsparcie lokalnych organizacji charytatywnych, akcje ekologiczne czy inwestowanie w edukację i rozwój lokalnej społeczności. Istotne jest, aby akcje były autentyczne i odpowiadały na realne potrzeby społeczności. W ten sposób firma nie tylko wpływa pozytywnie na otoczenie, ale także buduje swoją reputację jako zaangażowany partner społeczny.

Akcje wspierające well-being pracowników

Troska o dobrostan i zdrowie pracowników stała się priorytetem dla wielu firm. Dlatego coraz więcej organizacji decyduje się na wprowadzenie różnorodnych akcji i programów, które wspierają well-being pracowników. Mogą to być na przykład zajęcia sportowe, warsztaty z zakresu zdrowego stylu życia, medytacje czy programy rozwoju osobistego. Kluczowe jest dostosowanie tych działań do indywidualnych potrzeb i preferencji zespołu. Dzięki inicjatywom z zakresu well-being, firma nie tylko dba o zdrowie i komfort swoich pracowników, ale także zyskuje lojalność i zaangażowanie zespołu, ponieważ to często doskonała okazja do pozyskania feedbacku od pracowników na temat różnych aspektów pracy w firmie.

Trendy w obszarze eventów w sezonie 2023/2024  

Sezon 2023/2024 przynosi ze sobą nowe trendy w organizacji eventów dla firm, które kształtują sposób, w jaki współczesne firmy komunikują się z pracownikami i klientami. W miarę jak otoczenie biznesowe staje się coraz bardziej konkurencyjne, wydarzenia stanowią kluczowy element strategii marketingowej i budowania relacji. Przedstawiamy najważniejsze kierunki, które będą dominować w tym sezonie.

Zrównoważony rozwój 

W kontekście organizacji eventów, zrównoważony rozwój oznacza podejmowanie działań, które uwzględniają wpływ wydarzenia na środowisko, społeczność oraz gospodarkę lokalną. Może to obejmować wybór lokalizacji z niskim wpływem ekologicznym, minimalizację zużycia plastiku, wykorzystanie energii odnawialnej, czy też promowanie transportu publicznego. Dodatkowo, firmy mogą angażować się w akcje charytatywne lub społeczne związane z miejscem, w którym odbywa się event. 

Nacisk na akcje CSR i akcje Employer Brandingowe

Akcje z zakresu CSR (Społecznej Odpowiedzialności Biznesu) oraz Employer Brandingu (Budowania Marki Pracodawcy) to kluczowe elementy, które pozwalają firmie wyróżnić się jako zaangażowany pracodawca i aktywny uczestnik lokalnej społeczności. To może obejmować inicjatywy takie jak wsparcie lokalnych organizacji non-profit, akcje ekologiczne, czy też promocję edukacji. Dodatkowo, akcje te są doskonałą okazją do budowania pozytywnego wizerunku firmy zarówno wśród pracowników, jak i klientów. 

Nacisk na integracje

W sezonie 2023/2024, integracje nabierają szczególnego znaczenia w organizacji eventów dla firm. Wydarzenia integrujące pozwalają pracownikom na bliższe poznanie się, zacieśnienie więzi oraz wspólną zabawę. Kluczowe jest zastosowanie kreatywnych i interaktywnych form integracji, takich jak gry i konkursy team-buildingowe, które nie tylko podnoszą morale, ale także wspierają rozwój umiejętności komunikacyjnych i współpracy. 

Mocktaile zamiast koktajli alkoholowych

Trend zdrowego stylu życia i świadomego spożycia alkoholu sprawia, że coraz więcej firm decyduje się na serwowanie mocktaili. To innowacyjne połączenia smaków i aromatów, które nie tylko smakują wyśmienicie, ale również pozwalają na wspólne toastowanie bez obciążania organizmu alkoholem. Mocktaile stają się coraz bardziej popularną alternatywą dla tradycyjnych koktajli alkoholowych, pozwalając uczestnikom cieszyć się imprezą w zdrowszy sposób. 

Wege i vegan opcje cateringowe

Wzrastająca świadomość żywieniowa sprawia, że firmy zwracają szczególną uwagę na ofertę cateringową podczas eventów. Oferowanie smacznych, zróżnicowanych dań wegetariańskich i wegańskich to nie tylko wyraz troski o różnorodność preferencji żywieniowych, ale także sposób na zaoferowanie atrakcyjnej oferty dla wszystkich uczestników. To także wyraz szacunku dla różnorodności i indywidualnych potrzeb. 

Współpraca z influencerem lub gwiazdą

W sezonie 2023/2024, rosnące zainteresowanie współpracą z influencerami lub ekspertami z różnych branż wpływa na organizację eventów. Ich obecność na wydarzeniach może przyciągnąć większą uwagę i wzmocnić wrażenia uczestników. Kluczowym jest dobranie odpowiedniej osoby, która pasuje do wizerunku marki, co może okazać się doskonałą okazją do promowania wartości i kultury organizacyjnej firmy.

Postaw na kreatywny i angażujący event – to klucz do Biznesowego Sukcesu w Sezonie 2023/2024! 

Nadchodzący rok 2024 niesie ze sobą nowe wyzwania, ale również moc inspiracji. Planując wyjątkowy event w tym sezonie, warto postawić przede wszystkim na doświadczenia, które będą rezonować z uczestnikami, przedstawią markę jako silnego partnera społecznego, ale także wyróżnią się kreatywnością i innnowacyjnością. Na przełomie roku 2023/2024 warto postawić uczestnika w centrum eventu, zadbać o kreatywne podejście, zrównoważony rozwój i skuteczne wykorzystanie trendów. Podsumowując, dziś najbardziej liczą się oczekiwania odbiorców – zatem kluczowe jest wsłuchanie się w ich potrzeby i odpowiadanie na nie w kreatywny i angażujący sposób.

Współpraca

Chcesz stworzyć wydarzenie firmowe, ale nie wiesz od czego zacząć?
Wspólnie znajdziemy rozwiązanie dedykowane dla Twoich potrzeb. 

Wypełnij formularz na stronie kontakt lub zadzwoń do nas!

 

Współpraca z influencerem na evencie – co musisz wiedzieć?

Gdy media społecznościowe zaczęły wkraczać na internetową arenę, nikt nie przypuszczał, jak nieograniczony potencjał marketingowy drzemie w kanałach komunikacji, takich jak Facebook, Youtube, czy Instagram. Wraz z rozwojem tych platform, okazało się, że budowanie zaangażowanej społeczności to cenne narzędzie, a wywieranie na nią wpływu, jeśli przeprowadzone umiejętnie, może stać się wykonywaną pracą.   

Jeszcze niedawno określenie influencer, miało jednoznacznie negatywne skojarzenia. Przywodziło na myśl obrazy karkołomnych prób pozowania do zdjęć i memów rodem z profili takich jak Influencers in the wild 😉 
Dziś jednak możemy się zgodzić, że rola influencerów jest istotnym elementem tworzenia strategii marketingowej. Ale dlaczego warto zainwestować we współpracę z influencerami w ramach eventu?  

Czym jest influencer marketing?

Najprościej mówiąc influencer marketing to współpraca między popularnymi użytkownikami mediów społecznościowych, a markami w celu promowania produktów, usług, ale też samego brandu. Tego rodzaju partnerstwa, z biegiem czasu stały się na tyle powszechne, że Federalna Komisja Handlu Stanów Zjednoczonych w 2009 roku, uregulowała je na poziomie ustawowym.   
 
Od tego czasu rynek rozrósł się zdumiewająco szybko – po 2019 roku wzrósł ponad dwukrotnie dzięki platformom takim jak Instagram i YouTube (w krajach zachodnich) oraz Pinduoduo i WeChat (w Chinach). Jak wynika z raportu The State of Influencer, rynek influencer marketingu na całym świecie w 2022 roku osiągnął poziom 16,4 mld USD.  

Autorytet i społeczny dowód słuszności  

Zmienia się sposób, w jaki badamy, poznajemy i kupujemy nowe produkty. Konsumenci zwracają się do influencerów w mediach społecznościowych po porady i rekomendacje, a wielu z nich ufa im bardziej niż markom.  
 
Spójrzmy na konkrety:  

Jak to działa?

Jak już wiemy, kluczowym elementem influencer marketingu, jest osobista rekomendacja ze strony influencera. Dzieje się tak, ponieważ influencerowi udało się zbudować wokół siebie społeczność, z którą ma wspólny język, z którą się bardzo dobrze zna, ale również z którą dzieli wspólne wartości. Innymi słowy – ma olbrzymią wiedzę na temat swojej grupy odbiorczej.  
 
I tutaj nie sposób nie nawiązać do książki Roberta Cialdiniego pt. “Wywieranie wpływu na ludzi. Teoria i praktyka”. Po 15 latach prowadzenia badań nad mechanizmami podejmowania decyzji przez ludzi, Cialdini wyróżnił 6 zasad perswazji – są to: wzajemność, zaangażowanie i konsekwencja, społeczny dowód słuszności, lubienie i sympatia, autorytet oraz niedostępność. 
 
Reguła wzajemności 
Ta zasada oznacza, że kiedy dajesz coś komuś, ta osoba czuje się zobowiązana do odwdzięczenia się tym samym, nawet przez powiedzenie zwykłego „dziękuję”. Wzajemność to mechanizm, który buduje zaufanie, jednocześnie wzmacniając lojalność osobistą, jak i lojalność wobec marki.  
 
Społeczny dowód słuszności 
Prawda o nas jest taka, że jesteśmy ewolucyjnie zaprogramowani, aby ufać grupie w przypadku braku bardziej wiarygodnych informacji. Dlatego właśnie ludzie ufają opiniom z pierwszej ręki, zwłaszcza jeśli opinii jest wiele i są one jednomyślne. Tyczy się to zarówno podejmowania decyzji zakupowych, decyzji odnośnie wyboru odpowiedniej szkoły dla swoich pociech czy takich kwestii, jak wybór pracodawcy. 

Reguła lubienia i sympatii 
Bardziej prawdopodobne jest, że zaufamy osobie, którą lubimy, z którą mamy wiele punktów styku i z którą możemy się identyfikować. Zarówno w przypadku wyborów zakupowych jak i politycznych – poodejmowanie decyzji spójnych z regułą sympatii, daje nam poczucie bezpiecznej przynależności.  

Autorytet 
Nie bez przyczyny mówi się, że wiedza to władza😉 Znajomość produktu, trendów w danej dziedzinie, a nawet badań sprawia, że nadawca komunikatu jest bardziej skuteczny dzięki odwołaniu się do zasady autorytetu.  
 
Reguła niedostępności 
Pragnienie tego, czego nie można mieć, jest powszechne. Ludzi naturalnie przyciąga to, co rzadkie i ekskluzywne. Jeśli są przekonani, że muszą działać teraz, albo to zniknie, są zmotywowani do działania.  

Reguła zaangażowania i konsekwencji 
Zazwyczaj kiedy się do czegoś zobowiązujesz, czujesz się zobligowany do tego, by tego dotrzymać. Na przykład, jeśli ogłosisz w mediach społecznościowych, że zamierzasz ćwiczyć jogę codziennie przez miesiąc, poczujesz większą presję, by faktycznie to robić, niż gdybyś postanowił robić to bez informowania kogokolwiek. Proste i skuteczne😉  
 
W przypadku influencer marketingu mamy do czynienia tak naprawdę, z elementami każdej z powyższych reguł, z przewagą społecznego dowodu słuszności oraz reguły autorytetu. Co ciekawe, te reguły są tak uniwersalne i tak głęboko zakorzenione w naszym życiu społecznym, że mają potencjał bez względu na kontekst kulturowy.

Influencer czy celebryta? Na kogo postawić?

Popularność współprac z influencerami oczywiście nie oznacza zmierzchu popularności gwiazd. Obecność gwiazdy na evencie w formie występu artystycznego, udziału w panelu dyskusyjnym, czy prelekcji, zawsze będzie atrakcyjną opcją. Jak to często w marketingu bywa, odpowiedź na kogo powinno się zdecydować, będzie brzmiała – to zależy. Decyzja będzie zależna głównie od budżetu jakim dysponujemy, od grupy docelowej, do której chcemy dotrzeć oraz od celów biznesowych, jakie nam przyświecają podczas organizacji eventu. 
 
Warto podkreślić jednak, że współpraca z influencerem, może okazać się mniej kosztowna niż współpraca z gwiazdą, a dzięki wiedzy jaką influencer dysponuje na temat swojej, często niszowej grupy odbiorczej – bardziej skuteczna.  

Jakie korzyści płyną ze współpracy z influencerem?

Influencer marketing, jest przede wszystkim potężnym narzędziem promocyjnym. Ma zdolność nie tylko do zwiększenia zasięgu, ale także do wzbudzania zaufania i autentycznego zaangażowania uczestników eventu. Główne zalety współpracy influenserskiej w ramach eventu to: zwiększenie zasięgu, dotarcie do sprecyzowanej grupy docelowej, pogłębienie relacji z marką, budowanie zaangażowania i nadanie wyższej rangi wydarzeniu. 

Zwiększony zasięg i widoczność eventu

Influencerzy mają zdolność do dotarcia do szerokiego grona obserwatorów, co pozwala na znaczne zwiększenie zasięgu Twojego eventu. Udostępnienia w sieci relacji z eventu generują w sposób organiczny dodatkową widoczność, co w efekcie może przyczynić się do zwiększenia zwrotu z inwestycji w wydarzenie.

Dotarcie do sprecyzowanej grupy docelowej

Influencerzy mają moc przyciągania konkretnych grup docelowych. Dzięki analizie profilu influencera, możesz wybrać tych, którzy mają największy wpływ na Twoją docelową grupę odbiorców. Na przykład, jeśli organizujesz event związaną z modą, współpraca z influencerem specjalizującym się w tym temacie pozwoli Ci dotrzeć do pasjonatów mody w sposób bardziej skuteczny niż tradycyjne reklamy.

Budowanie zaufania  

Influencerzy mają silne relacje ze swoją społecznością. Tak jak wspominaliśmy wcześniej, ich rekomendacje są często postrzegane jako bardziej autentyczne i wiarygodne niż reklamy tradycyjne. Co za tym idzie, może to znacząco zwiększyć poziom zaufania do Twojej marki, usług lub produktu.

Budowanie zaangażowanej społeczności wokół marki

W dzisiejszym świecie, ludzie chcą być częścią społeczności, która jest atrakcyjna i oferuje wartość. Poprzez współpracę z odpowiednio dobranym influencerem, masz szansę stworzyć atrakcyjną społeczność wokół swojej firmy, a także zacząć długofalową współpracę.

Ekskluzywny charakter eventu  

Obecność influencera jako gościa specjalnego dodaje prestiżu i ekskluzywności Twojemu wydarzeniu. Influencerzy są często rozpoznawalnymi osobami, a ich obecność może być magnesem przyciągającym większą uwagę i zainteresowanie ze strony uczestników.

Jakiego efektu można się spodziewać po współpracy z influencerem w ramach eventu?

Potencjalnych efektów współpracy z influencerem podczas eventu jest sporo. Poniżej wyróżniliśmy najważniejsze z nich:  

Większa frekwencja podczas eventu

Influencerzy przyciągają uwagę i generują zainteresowanie wydarzeniem, co może skutkować większą frekwenjcą. Wpływ influencera może przekładać się na zwiększenie sprzedaży biletów lub produktów związanego z eventem, a także otworzyć drzwi do potencjalnych długoterminowych współprac z klientami. 

Zwiększony brand awareness

Dzięki promocji influencera, marka i event stają się bardziej rozpoznawalne na rynku, co może przyciągnąć uwagę nowych potencjalnych klientów. 

Aktywny udział uczestników  

Współpraca z influencerem może skłonić uczestników do bardziej aktywnego uczestnictwa w wydarzeniu, a także w interakcję z marką w mediach społecznościowych. 

Zwiększony organiczny zasięg online

Relacje i treści udostępnione przez influencera mogą dotrzeć do znacznie większego grona odbiorców niż tradycyjne kampanie reklamowe. 

Wzrost wskaźników konwersji w przypadku eventów promujących produkt

Wpływ influencera może przekładać się bezpośrdnio na zwiększenie sprzedaży produktów związanego z eventem, a także otworzyć drzwi do potencjalnych długoterminowych współprac z klientami.  

Kreowanie pozytywnego obrazu marki

Współpraca z renomowanym influencerem może wpłynąć na postrzeganie marki jako innowacyjnej, nowoczesnej i atrakcyjnej. 

Wzmocnienie wiarygodności brandu

Influencerzy, którzy są znani i cenieni w swoich dziedzinach, mogą przyczynić się do zwiększenia zaufania klientów do marki i eventu. 

Pozyskanie cennego contentu na firmowe kanały komunikacyjne

Influencerzy często tworzą wysokiej jakości treści, które można wykorzystać w dalszych działaniach marketingowych lub promocyjnych. 

 
Podsumowując, współpraca z odpowiednio dobranym do Twojej grupy odbiorczej influencerem, to potężne narzędzie promocyjne dla Twojej firmy. Bez względu na to, jakie ciele biznesowe przyświecają Ci podczas organizacji eventu, możesz spodziewać się przede wszystkim zwiększonej frekwencji oraz wzmożonego zainteresowania. W szerszej perspektywie możesz zaobserwować spory zwrot z inwestycji, ponieważ obecność influnecera często generuje organiczny zasięg, który jak “pracuje” na korzyść marek nie tylko w czasie rzeczywistym, ale długo po zakończeniu eventu.


Chcesz zorganizować wyjątkowe wydarzenie dla Twojej firmy, które pozostanie z uczestnikami na długo?
Wypełnij formularz kontaktowy lub zadzwoń do nas!

Formularz i numer telefonu znajdziesz w zakładce kontakt.

 

Dlaczego potrzebujesz wdrożyć personalizację w swoim następnym evencie firmowym?

Personalizowane reklamy, personalizowany content, personalizowane oferty. To nie abstrakcyjne pojęcia, ale konkretne działania, które wpisały się na stałe w biznesową rzeczywistość. Nie jest to również sztucznie napędzana przez marketerów machina, jak mogłoby się wydawać. Cały trend personalizacji usług, produktów i komunikacji opiera się na realnej potrzebie odbiorców, którzy chcą, aby marki mówiły do nich ludzkim głosem i oferowały dokładnie to czego szukają, dokładnie wtedy, kiedy tego oczekują.  

Bez względu na charakter eventu firmowego, planowanie eventów od strony strategicznej zawsze wymagało od organizatorów spersonalizowanego podejścia. Wraz z rozwojem pozostałych trendów technologicznych w event marketingu, personalizacja stała się nie tylko ważnym elementem budowania wydarzeń, ale przede wszystkim umożliwiła markom zbliżenie się do jej współpracowników, klientów i partnerów biznesowych jak nigdy dotąd.  

W dzisiejszym artykule opowiemy czym jest personalizacja w eventach, dlaczego warto o nią zadbać, a co najważniejsze, dlaczego potrzebujesz wdrożyć spersonalizowane podejście w swoim kolejnym planowanym wydarzeniu.

Znaczenie personalizacji w eventach dla korporacji 

W dynamicznym krajobrazie świata korporacyjnego, w którym firmy nieustannie starają się wyróżniać i nawiązywać znaczące kontakty, koncepcja personalizacji stała się niezbywalnym elementem sukcesu w obecnym klimacie biznesowym. Ale czym tak naprawdę jest spersonalizowany event i czy w ogóle możemy wskazać działania, które go tworzą? 

Najogólniej rzecz ujmując personalizacja w eventach polega na tworzeniu unikalnych i maksymalnie dostosowanych do uczestników doświadczeń, uwzględniając po drodze, ich indywidualne preferencje, potrzeby i profile. Polega na tworzeniu wydarzeń, które są w stanie zaoferować uczestnikom treści, interakcje i programy zgodne z ich zainteresowaniami i celem uczestnictwa, ale przede wszystkim, które komunikują się ich językiem i rezonują z nimi na poziomie osobistym.  

W ogromnym skrócie – ostatecznym celem personalizacji w eventach jest uczynienie tych doświadczeń bardziej angażującymi, satysfakcjonującymi i wartościowymi dla każdego odbiorcy. 

Czynniki wpływające na potrzebę personalizacji wydarzeń firmowych 

Potrzeba personalizacji eventów firmowych wynika przede wszystkim z zrozumienia specyfiki danego przedsiębiorstwa oraz jego celów strategicznych. Firmy chcą dostosować wydarzenia do swojej marki i kultury organizacyjnej, co wpływa na efektywność komunikacji wewnętrznej w stosunku do ich pracowników, ale również komunikacji zewnętrznej – w stosunku do ich partnerów biznesowych i klientów.  

Preferencje i oczekiwania uczestników stanowią tutaj jednak kluczowy czynnik całej układanki. Dzieje się tak ponieważ dostosowanie programu eventu pod indywidualne preferencje odbiorców wzmaga ich zaangażowanie, inspiruje i przede wszystkim w realny sposób odpowiada ich oczekiwaniom, co przekłada się często na rentowność marki czy przedsiębiorstwa.  

Żeby nie pozostać gołosłownym – jak wskazuje jedno z ostatnich badań Clarus Commerce, aż 22% respondentów podaje silne poczucie przynależności do społeczności jako główny powód lojalności wobec brandu, zarówno na poziomie profesjonalnym jak i osobistym.  

Oto kilka argumentów, które przemawiają za spersonalizowanym podejściem w tworzeniu eventów:   

Zmiana w kierunku zindywidualizowanych doświadczeń 

Dziś profesjonaliści z każdej branży bombardowani są ciągłym napływem zaproszeń. Aby przebić się przez hałas i pozostawić trwałe wrażenie, firmy wykorzystują personalizację, aby tworzyć doświadczenia, które rezonują z odbiorcami na poziomie osobistym. 

W sferze wydarzeń korporacyjnych personalizacja obejmuje dostosowanie każdego aspektu wydarzenia – od treści i działań po komunikację i branding – do preferencji, zainteresowań i oczekiwań każdego uczestnika. Ten poziom personalizacji zapewnia, że uczestnicy czują się docenieni i zrozumiani, sprzyjając głębszemu związkowi między wydarzeniem a uczestnikami. 

Zbieranie danych podczas eventów 

W erze cyfrowej dane są bezcennym zasobem. Dzięki zaawansowanym narzędziom analitycznym organizatorzy wydarzeń mogą gromadzić cenne informacje o uczestnikach, począwszy od ich doświadczenia zawodowego i preferencji, a skończywszy na ich wcześniejszych punktach kontaktu z marką.  

Wyobraźmy sobie scenariusz, w którym firma technologiczna organizuje wydarzenie związane z wprowadzeniem produktu na rynek. Analizując dane, firma może określić, które cechy nowego produktu są najbardziej atrakcyjne dla określonych segmentów odbiorców. Uzbrojona w tę wiedzę, firma może dostosować swoje prezentacje, warsztaty i pokazy do unikalnych zainteresowań różnych grup uczestników. Nie tylko zwiększa to rangę samego wydarzenia, ale także pokazuje chęć głębokiego zrozumienia potrzeb odbiorców.

Emocjonalne zaangażowanie i lojalność wobec marki 

Spersonalizowane wydarzenia korporacyjne stwarzają firmom możliwość nawiązania emocjonalnych więzi z uczestnikami, co z kolei sprzyja głębszemu poczuciu lojalności i pokrewieństwa.  

Dlaczego tak się dzieje? Kiedy uczestnicy czują, że firma naprawdę dba o ich indywidualne preferencje i potrzeby, są bardziej skłonni do kojarzenia pozytywnych emocji z tą marką. Ten emocjonalny rezonans ma trwały wpływ, ponieważ uczestnicy są bardziej skłonni stać się zwolennikami i ambasadorami marki, rozpowszechniając informacje o swoich pozytywnych doświadczeniach zarówno w swoich kręgach rodzinnych czy przyjacielskich, jak w mediach społecznościowych. 

Zwiększone możliwości nawiązywania kontaktów 

Networking od dawna jest kamieniem węgielnym wydarzeń firmowych, a personalizacja przenosi ten aspekt na nowy poziom. W 2023 roku uczestnicy oczekują czegoś więcej niż tylko wymiany wizytówek i powierzchownych rozmów. Pragną znaczących interakcji, które mogą prowadzić do cennej współpracy i partnerstwa. 

Spersonalizowane wydarzenia umożliwiają organizatorom ułatwianie nawiązywania kontaktów, które są zgodne z celami i zainteresowaniami uczestników. Może to obejmować sesje matchmakingowe oparte na wspólnych branżach lub organizowanie interaktywnych warsztatów zachęcających do współpracy. Tworząc środowisko sprzyjające nawiązywaniu wartościowych kontaktów, wydarzenia firmowe mogą stać się katalizatorem rozwoju zawodowego w sposób szyty na miarę uczestników.  

Rola technologii w spersonalizowanych spotkaniach biznesowych 

Od platform rejestracji wydarzeń, które zbierają preferencje uczestników, po systemy rekomendacji oparte na sztucznej inteligencji, technologia ułatwiła proces personalizacji eventów. 

Dzięki innowacjom takim jak wirtualna i rozszerzona rzeczywistość, o których wspominaliśmy w jednym z ostatnich artykułów, uczestnicy mogą zanurzyć się w symulowanych rzeczywistościach, które zaspokajają ich preferencje, lub mogą korzystać z aplikacji rzeczywistości rozszerzonej, aby uzyskać dostęp do spersonalizowanych programów wydarzeń i informacji. 

Od czego warto zacząć tworzenie personalizowanego eventu? 

Jest wiele narzędzi, które można wykorzystać w celu personalizacji eventu biznesowego, podstawowe pytanie brzmi od czego zacząć?

Tutaj, jak w wielu przypadkach sprawdzi się klasyka 😉 czyli powrót do budowania strategii eventu, określenia jego silnej tożsamości oraz doprecyzowanie celów, o czym szerzej wspominaliśmy w naszym artykule na temat brandingu eventowego. Kluczowe na tym etapie jest też zbadanie i doprecyzowanie grupy odbiorców eventu.

Określenie grupy docelowej eventu

Zbierz dane demograficzne, takie jak wiek, płeć, pochodzenie geograficzne i stan cywilny. Te informacje pomogą w podzieleniu uczestników na podstawowe grupy. Następnie możesz przeprowadzić badania lub ankiety wśród potencjalnych uczestników, aby dowiedzieć się, jakie cele i potrzeby mają w związku z wydarzeniem. Dzięki temu dowiesz się, dlaczego chcieliby wziąć udział i czego oczekują. 

Pamiętaj, że grupa docelowa może mieć różne subgrupy i preferencje. Im bardziej dokładnie ją zrozumiesz, tym lepiej będziesz w stanie dostosować wydarzenie do ich potrzeb, co przyczyni się do sukcesu eventu.

Segmentacja uczestników eventu firmowego 

Jeśli tworzysz wydarzenie dla biznesu, rozważ segmentację uczestników według branży lub obszaru działalności. Jeśli jest to wydarzenie o charakterze edukacyjnym lub związanym z hobby, zidentyfikuj główne zainteresowania uczestników. Weź również pod uwagę historię uczestnictwa. Jeśli to nie jest pierwsze wydarzenie, przeanalizuj dane z poprzednich edycji. To może dostarczyć wskazówek dotyczących typowych uczestników oraz ich opinii. 

Stwórz persony 

Na podstawie zebranych informacji, stwórz persony – fikcyjne postacie reprezentujące różne segmenty uczestników. Przydają się one do lepszego zrozumienia, jakie są potrzeby i oczekiwania poszczególnych grup. Po dokładnym zrozumieniu grupy docelowej, dostosuj sposób komunikacji i treści do preferencji oraz języka danej grupy. To pomoże uczestnikom poczuć się bardziej zrozumianymi.

Insighty kluczowych odbiorców  

Zbadaj, kto uczestniczy w podobnych wydarzeniach w branży. To może pomóc zidentyfikować, jakie grupy osób są zainteresowane tego rodzaju aktywnościami. 

Przeszukaj media społecznościowe, fora branżowe i inne platformy, aby zobaczyć, kto aktywnie angażuje się w dyskusje związane z tematyką Twojego wydarzenia.

Przyszłość eventów biznesowych opiera się na indywidualnych doświadczeniach

Podsumowując, personalizacja stała się przełomem w świecie wydarzeń korporacyjnych w 2023 roku. Wykracza ona poza zwykłe dostosowywanie, tworząc doświadczenia, które rezonują z uczestnikami na poziomie osobistym. Wykorzystanie danych, wykorzystanie technologii i nadanie priorytetu emocjonalnemu zaangażowaniu to kluczowe strategie, które firmy przyjmują, aby zapewnić sukces eventu firmowego.  

Chcesz zorganizować wyjątkowe wydarzenie dla Twojej firmy, które pozostanie z uczestnikami na długo? Wypełnij formularz kontaktowy lub zadzwoń do nas.

Formularz i numer telefonu znajdziesz w zakładce kontakt.

Wykorzystanie technologii w eventach: doświadczenia immersyjne

Ostatnie lata w branży eventowej przyniosły nam przede wszystkim adaptację różnego rodzaju technologii na grunt marketingowy. W zasadzie już od 2019 roku standardem wykorzystywanym podczas eventów stały się elementy VR-u i rozszerzonej rzeczywistości. W 2020 wydarzenia firmowe przeniosły się do świata online, by powoli przejść w formę hybrydową.  
 
Dziś, w połowie 2023 roku, możemy śmiało powiedzieć, że sytuacja wraca do stanu sprzed pandemii, a jak wynika z raportu stworzonego przez portal MeetingPlanner.pl i instytut badawczy IQS, ponad 84 proc. badanych Klientów postrzega event marketing jako “skuteczne i potrzebne narzędzie do realizacji celów biznesowych zarówno w czasach stabilnych, jaki i niepewności”.  

Jednak to co event marketing ma do zaoferowania Klientom w 2023 roku, zdecydowanie różni się od tego, co było dostępne na rynku jeszcze kilka lat temu. Social media, gry komputerowe, które mogą równać się z najdroższymi produkcjami filmowymi, Metaverse, potężny rozwój AI – to wszystko sprawiło, że tradycyjne techniki marketingowe to za mało, aby zatrzymać uwagę odbiorcy na dłużej 

W dzisiejszym artykule omówimy koncepcję doświadczeń immersyjnych, które wykorzystując wszystkie dostępne zmysły uczestnika i technologię, stanowią innowacyjny sposób na skuteczny brand experience oraz budowanie zaangażowanie klientów, pracowników i partnerów biznesowych.  

A przede wszystkim odpowiemy na pytania: 

Co to są doświadczenia immersyjne w marketingu eventowym?  

Doświadczenia immersyjne mają na celu przeniesienie uczestników do innego świata lub zmianę ich postrzegania rzeczywistości poprzez różne bodźce sensoryczne. Doświadczenia te można osiągnąć za pomocą technologii takich jak na przykład VR, czy projection mapping oraz dzięki innym kreatywnym technikom, które w pełni angażują uczestników przenosząc ich do zmienionej lub symulowanej rzeczywistości.

Trwały i angażujący sposób na interakcję z Twoją marką 

Jak wspominaliśmy w jednym z ostatnich artykułów, aby maksymalnie wykorzystać potencjał tkwiący w eventach, konieczne jest stworzenie takiej strategii eventu, która przedstawi markę jako lidera w branży i zbuduje wokół niej zaangażowaną społeczność. 

Poprzez włączanie aktywności immersyjnych, marka prezentuje się nie tylko jako innowacyjna i otwarta, ale przede wszystkim wywołuje wśród odbiorców emocje. Dzięki temu, wydarzenia stają się czymś więcej niż spotkaniami; stają się transformującymi doświadczeniami, które rezonują z uczestnikami długo po zakończeniu wydarzenia. 

Jakie rodzaje doświadczeń immersyjnych są aktualnie dostępne? 

Wraz z rozwojem technologii wachlarz doświadczeń immersyjnych powiększa się systematycznie.  
Co więcej, możemy je łączyć w dowolny sposób w zależności od tego, jaki efekt chcemy uzyskać, a przede wszystkim w zależności od tego, kto jest w naszej grupie docelowej. Czyli jak zawsze – inkorporowanie tego typu rozwiązań, najlepiej już zacząć na poziomie budowania strategii eventu 😉 
 
Bo jak pokazują badania, demografia w tym przypadku odgrywa kluczową rolę. Młodsi konsumenci na przykład często łączą immersję z interaktywnością, wybierając doświadczenia eskapistyczne (pozwalające na zatracenie się w doznaniu), które mogą samodzielnie kształtować, natomiast klienci z wyższej grupy wiekowej, wolą pozostać pasywni i wyżej cenią doświadczenia estetyczne.

Wirtualna rzeczywistość (VR) 

Technologia VR umożliwia uczestnikom wejście do symulowanej rzeczywistości, pozwalając im odkrywać wirtualne światy i wchodzić w interakcje z wirtualnymi obiektami. Oferuje w pełni wciągające doświadczenie, dzięki czemu jest idealnym narzędziem do demonstracji produktów, sesji szkoleniowych i tworzenia interaktywnych gier lub symulacji. 

Rzeczywistość rozszerzona (AR) 

AR nakłada treści cyfrowe na świat rzeczywisty, łącząc elementy wirtualne ze środowiskiem fizycznym. Poprawia to postrzeganie rzeczywistości przez uczestników, oferując wyjątkowe możliwości przekazu, wizualizacji produktów i grywalizacji w ramach wydarzenia. 

Projection mapping (mapowanie projekcji) 

Mapowanie projekcji polega na wyświetlaniu wizualizacji na trójwymiarowych powierzchniach, tworząc iluzję ruchu i transformacji. Technika ta może przekształcić zwykłe obiekty lub budynki w dynamiczne płótna, zapewniając nieszablonowe wrażenia wizualne. Świetnie sprawdzają się jako narzędzie w storytellingu, jako przerywnik w trakcie gali biznesowej lub eventu integracyjnego.  

Instalacje interaktywne 

Interaktywne instalacje zachęcają uczestników do aktywnego angażowania się w fizyczne obiekty lub interfejsy cyfrowe. Instalacje te mogą obejmować zarówno ekrany dotykowe i czujniki ruchu, jak i interaktywne gry i spersonalizowane doświadczenia.  

Ile kosztują atrakcje wykorzystujące immersję? 

Na to pytanie pada standardowa odpowiedź, czyli – to zależy 😉  

Cennik wynajmu usług VR i AR jest dość szeroki. Każda z atrakcji jest dobierana indywidualnie do potrzeb Klienta, więc jak można się domyślić, im większe zapotrzebowanie na nowość i jakość, tym większa cena. Ze względu na to, że rynek atrakcji tego typu dynamicznie rozwinął się w ostatnich latach, pojawiły się tańsze odpowiedniki wielu kosztownych rozwiązań, które w razie okrojonego budżetu, też spełnią swoją rolę. Ale przejdźmy do konkretów. Podstawowe i mało wymagające atrakcje VR-owe (takie jak symulator jazdy) można znaleźć w cenie kilku tysięcy złotych (od ok. 1500 zł w górę). Cena każdej bardziej skomplikowanej (a tym bardziej dedykowanej pod klienta) rozrywki, będzie rosła proporcjonalnie do gwarantowanej jakości i może plasować się nawet na wysokości kilkunastu lub kilkudziesięciu tysięcy złotych.  

Coraz częściej jednak Klienci zainteresowani są alternatywnymi rozwiązaniami, niekoniecznie bazującymi na technologii. Jednym z rozwiązań, która uzupełnia tą niszę, jest tworzenie pokojów lub stref sensorycznych podczas wydarzeń, które wykorzystują aromaterapię, dźwięki i faktury materiałów, aby przenieść uczestników eventu do innej rzeczywistości. Są to rozwiązania, z założenia mniej kosztowne, które jednocześnie wpisują się w wellbeingowe trendy i robią efekt wow podczas eventów.  

Korzyści z immersyjnych doświadczeń w marketingu eventowym 

Jak wspominaliśmy w jednym z ostatnich artykułów, aby maksymalnie wykorzystać potencjał tkwiący w eventach, konieczne jest stworzenie takiej strategii eventu, która przedstawi markę jako lidera w swojej branży i zbuduje wokół niej silną i zaangażowaną społeczność.  Istnieje szereg korzyści, jakie firmy mogą osiągnąć dzięki wykorzystaniu takich rozwiązań, a są to między innymi:  

Zwiększone zaangażowanie uczestników eventu 

Doświadczenia immersyjne w naturalny sposób budzą zainteresowanie i zachęcają do uczestnictwa. Widoczne jest to zwłaszcza wśród Millenialsów i Gen Z, którzy chętnie dołączają do różnego rodzaju aktywności i dzielą się swoimi przeżyciami za pośrednictwem mediów społecznościowych.  

Trwałe doświadczenia związane z marką 

Dzięki intensywnemu zanurzeniu się w inny świat, odpowiednio dobrane doświadczenie immersyjne pozostawia trwały wpływ
w wspomnieniach uczestników. Między odbiorcą a marką tworzy się więź, która pozostaje na długo po zakończeniu wydarzenia. 
 

 Zwiększona interaktywność  

Immersja tworzy sposobność do wejścia w interakcję z marką, umożliwiając uczestnikom aktywne angażowanie się w markę, produkty lub usługi. Ta interaktywność wzmacnia relacje między marką i odbiorcą, zachęca do dialogu i umożliwia przekazywanie informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym, ułatwiając gromadzenie cennych spostrzeżeń i danych.  

Immersja jako narzędzie do storytellingu 

Immersja stanowi potężne medium do opowiadania historii. Umożliwia markom przekazywanie narracji, wywoływanie emocji
i dostarczanie wiadomości w porywający i niezapomniany sposób. Zanurzając uczestników w fascynującej historii, marki mogą stworzyć głębsze połączenie i emocjonalne przywiązanie do core’owego przekazu firmy. 
 

Gromadzenie i analiza danych 

Dzięki doświadczeniom immersyjnym, firmy mają możliwość gromadzenia i analizy danych. Integrując technologie takie jak VR i AR, marki mogą śledzić interakcje użytkowników, mierzyć poziomy zaangażowania i gromadzić cenne dane do dalszej analizy i optymalizacji przyszłych wydarzeń i strategii marketingowych. 

Budowanie przewagi konkurencyjnej 

Inkorporowanie innowacyjnych rozwiązań w swojej strategii marketingowej stawia firmę w pozycji lidera w branży i tworzy przewagę konkurencyjną zarówno wobec klientów, ale też pracowników i partnerów biznesowych. To z kolei przekłada się na tworzenie wizerunku firmy i wpływa na pozytywny odbiór marki.  

Czy wykorzystanie tego typu atrakcji faktycznie ma sens? 

Wspomniane przez nas wcześniej w artykule badanie jasno pokazało, że dostarczanie klientom i współpracownikom pozytywnych
i wielowymiarowych doświadczeń, pozwala na budowanie lojalności, zwiększenie poziomu zadowolenia oraz wzrost skłonności do udzielania rekomendacji, co przekłada się na wzrost zyskowności firmy. I tutaj pojawia się sedno tego, dlaczego wprowadzanie innowacji takich jak doświadczenia immersyjne, zdecydowanie ma sens.
 
 
Natomiast nie należy wprowadzać tego typu rozwiązań w oderwaniu od opracowanej strategii, dlatego każdorazowo zachęcamy naszych Klientów do poniższych działań:  

Wyznacz jasne cele 

Zdefiniuj cele swojego wydarzenia i określ, w jaki sposób immersyjne doświadczenia mogą pomóc w ich osiągnięciu. Niezależnie od tego, czy chodzi o zwiększenie świadomości marki, zwiększenie zaangażowania w produkt, czy wspieranie lojalności klientów, dostosowanie celów pomoże w wyborze i realizacji immersyjnych doświadczeń. 

Wybierz odpowiednią technologię 

Przy wyborze odpowiedniej technologii immersyjnej należy wziąć pod uwagę grupę docelową, temat wydarzenia i budżet. Każda technologia ma swoje mocne strony i ograniczenia, więc wybierz tę, która najlepiej pasuje do Twoich celów i zapewnia płynne wrażenia użytkownika. 

Zaufaj ekspertom 

Współpracuj z doświadczonymi agencjami eventowymi, dostawcami technologii lub partnerami kreatywnymi, którzy specjalizują się w organizacji immersyjnych doświadczeniach. Ich kompetencje i praktyka zapewnią płynne wdrożenie, kreatywną realizację
i optymalne wyniki.
 

 
 
Chcesz zorganizować wyjątkowe wydarzenie dla Twojej firmy, które pozostanie z uczestnikami na długo? Wypełnij formularz kontaktowy lub zadzwoń do nas.  
  
Formularz i numer telefonu znajdziesz w zakładce kontakt 

5 pytań i odpowiedzi o branding w eventach

Jak w dobie przeładowania informacjami i stale zmieniającego się krajobrazu mediów społecznościowych produkować eventy, które nie tylko wyróżnią się na tle innych realizacji, ale staną się inspiracją i zostaną na długo w pamięci klientów? 

Nie od dziś wiemy, że obraz jest nadal najbardziej skuteczną formą reklamy. Odpowiednio zaprojektowana komunikacja wizualna potrafi przekazać w kilka sekund najistotniejsze informacje i dogłębnie poruszyć odbiorców, na których faktycznie chcemy mieć wpływ. 

Dlatego bez względu na to, jaki charakter ma event, który planujesz zorganizować, oprawa wizualna, w tym nieszablonowy key visual eventu, oraz pomysł na komunikację wydarzenia, to istotne elementy jego strategii marketingowej.  

W dzisiejszym artykule odpowiemy na 5 kluczowych pytań związanych z event brandingiem:  

Dlaczego branding w eventach ma znaczenie? 

Aby zrozumieć, dlaczego branding jest tak ważnym elementem składowym eventu, musisz odpowiedzieć sobie na pytanie – czym branding jest dla Twojego biznesu w ogóle? 

Branding to coś więcej niż tylko logo lub schemat kolorów. To esencja twojej marki, jej wartości i kierunku w jakim zmierza. Można powiedzieć, że branding jest jak stabilny fundament, na którym opiera się cała strategia marketingowa i sprzedażowa Twojej firmy, a event to moment, w którym tak jak gospodarz zaprasza gości do swojego domu, i Ty masz możliwość zaprosić odbiorców do bezpośredniego kontaktu z Twoją marką.  

Właśnie o tym jest event marketing. Dzięki niemu masz okazję przybliżyć markę Twoim odbiorcom, poznać ich styl życia i budować z nimi długotrwałe relacje. Aby maksymalnie wykorzystać potencjał tkwiący w eventach, konieczne jest stworzenie spójnej strategii, która dotrze dokładnie do tych odbiorców, na których najbardziej Ci zależy.  

Diabeł – i potencjał – tkwi w szczegółach 

Warto mieć na uwadze, że odbiór wydarzenia często zależy od najdrobniejszych szczegółów. Każda decyzja, od sformułowania e-mail marketingu po łatwość nawigacji w procesie rejestracji na wydarzenie, wpływa na to, jak uczestnicy je postrzegają. Aby mieć realny wpływ na to jak uczestnicy widzą Twoją markę i event, warto przejąć stery i w pierwszej kolejności ustanowić tożsamość wydarzenia.  

Ustanowienie silnej tożsamości eventu 

Dobrze zdefiniowana tożsamość eventu pomaga odróżnić wydarzenie od innych, zbudować wiarygodność i nawiązać emocjonalną więź z docelowymi odbiorcami. Dzięki niej, w prosty sposób zdefiniujesz cel i unikalną wartość eventu. Łatwiej będzie Ci stworzyć i dopracować komunikację zarówno w aspekcie wizualnym i werbalnym, co zagwarantuje utrzymanie spójności we wszystkich materiałach związanych z wydarzeniem, od strony internetowej po materiały promocyjne. W efekcie stworzysz silne skojarzenia z marką i wzmocnisz główny przekaz.  

Cel eventu 

Doprecyzowanie celu wydarzenia pozwala lepiej zrozumieć kroki, które należy podjąć. Zbyt częstym błędem wśród organizatorów eventów jest tendencja do konstruowania elementów wydarzenia ad hoc, szczególnie w odniesieniu do jego promocji i pozyskiwania uczestników.  

Zastanów się, komu będzie służyć wydarzenie (spisz ich dane demograficzne, potrzeby i pain pointy) oraz cel, jaki wydarzenie ma spełnić, zarówno na froncie organizacyjnym, jak i dla uczestników wydarzenia. Dzięki temu, stworzysz soczewkę, przez którą postrzegane jest planowanie wydarzenia. 

Jakie cele zrealizujesz dzięki event brandingowi? 

Cele brandingu mogą się różnić w zależności od konkretnych potrzeb marki i charakteru wydarzenia. Dlatego tak ważne jest zdefiniowanie na wstępie tożsamości eventu, aby w trakcie projektowania dopasować strategię brandingową i w efekcie osiągnąć pożądane rezultaty.  

Komunikacja wartości i misji marki 

Branding eventu, ma za zadanie przekazywać wartości i misję marki w sposób spójny i atrakcyjny. Poprzez odpowiednie komunikowanie się z uczestnikami, zarówno wizualnie, jak i werbalnie, marka buduje świadomość swoich przekonań.

Budowanie rozpoznawalności i profesjonalnego wizerunku 

Poprzez ciekawe i konsekwentne stosowanie elementów identyfikacji wizualnej takich jak logo, kolory, czcionki itp., możesz stworzyć spójne wrażenie i zwiększyć swoją widoczność wśród potencjalnych uczestników wydarzenia. Event branding może być również wykorzystywany do budowania i utrzymywania pozytywnych relacji z klientami i partnerami biznesowymi. Poprzez tworzenie profesjonalnego wizerunku marki podczas wydarzenia, możesz wzmacniać zaufanie i budować długoterminowe relacje. 

Tworzenie zaangażowanej społeczności wokół brandu 

Poprzez zapewnienie spójnego i atrakcyjnego wzornictwa, estetyki, wyjątkowych detali i przyjaznej atmosfery, marka kreuje pozytywne emocje wśród uczestników, przez co zwiększa ich zaangażowanie.   

Jaki jest dobrze zaprojektowany brandingu eventu? 

Dobrze zaprojektowany branding, jest przede wszystkim szyty na miarę potrzeb biznesowych i wartości, zarówno tych tyczących się marki, jak i tych bezpośrednio odnoszących się do eventu. Dzieje się tak nie bez powodu. Od lat możemy zauważyć jak rozwijający się trend personalizacji wytycza kierunek zmian nie tylko w obszarze marketingu, ale we wszystkich branżach usługowych.  

Zatem jaki jest dobrze zaprojektowany branding eventu? Po pierwsze spersonalizowany, a po drugie ex aequo: 

Autentyczny i spójny 

W dzisiejszym krajobrazie zorientowanym na konsumenta, autentyczność i przejrzystość mają kluczowe znaczenie dla budowania zaufania z odbiorcami. Bez względu na to, czy chcesz dotrzeć do nowych czy stałych Klientów, współpracowników i kontrahentów, pozostań wierny wartościom swojej marki i przedstaw je w jasny sposób. Przekaz, który będzie rezonował na głębszym poziomie z uczestnikami eventu, pozwoli im utożsamić się z marką i w skrócie – zawsze się obroni.   

Efektowny i atrakcyjny  

W gąszczu obrazów, jakimi jesteśmy bombardowani na co dzień, dobrze zaprojektowana komunikacja eventu musi zrobić na uczestniku wydarzenia ogromne wrażenie, aby zatrzymać jego uwagę na dłużej. To zadanie nie należy do najłatwiejszych, ale jest możliwe do wykonania 😉  
To podejście powinno przyświecać Twoim działaniom w planowaniu całości komunikacji, jak i mieć swoje fizyczne odwzorowanie w trakcie samego eventu.  

Od porywających przemówień, po warsztaty interaktywne i aktywacje empiryczne, każdy element powinien składać się na najwyższej jakości brand experience. Dostarczając unikalne i wartościowe treści, stworzysz nie tylko niezapomniane wydarzenie, ale wpłyniesz długofalowo na postrzeganie twojego biznesu.   

Świeży i innowacyjny 

W dynamicznie zmieniającym się świecie (zwłaszcza pod względem technologii), jeśli chcesz pozostać liderem w swojej branży, nie możesz zostać w tyle. Event to okazja to odświeżenia narracji na temat marki i przedstawienia jej w nowym kontekście, więc czerp z tej sytuacji garściami! 

Kluczowe jest przemyślane projektowanie przestrzeni eventowych, zawierające elementy, które są zgodne z osobowością marki, zaskakują i wciągają uczestnika. Zaangażuj wszystkie zmysły odbiorców poprzez innowacyjny wystrój, oświetlenie, pejzaże dźwiękowe i interaktywne instalacje.  

Inkluzywny i zaangażowany społecznie 

W 2023 roku klienci, kontrahenci i współpracownicy, nie chcą tylko Twojej oferty, produktu czy usługi. Twoi odbiorcy chcą “cały pakiet”, czyli wartości z którymi mogą się utożsamić i historii, która będzie im bliska. Stąd wszelkie kwestie dotyczące zrównoważonego rozwoju, ekologii czy odpowiedzialności społecznej są tak istotne w biznesie. Tworząc branding, który jest otwarty na przełamywanie tabu i poruszanie ważnych tematów, masz szansę zbudować wokół swojej marki zaangażowaną społeczność, powiększyć grono odbiorców i zrobić coś dobrego.   

Czy logo i kolor to wszystko? 

Odpowiedź brzmi – zdecydowanie to nie wszystko! Tworzenie spójnej tożsamości, nie ogranicza się tylko do zaprojektowania elementów takich jako logo, czy key visual wydarzenia.  

Oto krótki przewodnik na temat tego, co składa się w szerszej perspektywie na projektowanie brandingu.   

Efektowny Key Visual  

Dobrze zaprojektowany KV służy jako wizualna reprezentacja eventu. Powinien być charakterystyczny, skalowalny i wszechstronny, aby zapewnić spójność na różnych platformach i materiałach.  

Wybór odpowiedniej palety kolorów  

Kolory wywołują emocje i nadają ton wydarzeniu. Wybierz paletę kolorów, która jest zgodna z osobowością Twojej marki i rezonuje z docelowymi odbiorcami. Konsekwentne stosowanie tych kolorów we wszystkich materiałach wzmocni rozpoznawalność eventu.  

Typografia: Komunikowanie głosu marki  

Typografia odgrywa kluczową rolę w przekazywaniu tonu i osobowości marki. Wybierz czcionki, które są czytelne, spójne z tożsamością marki i uzupełniają ogólną estetykę projektu.  

Tworzenie responsywnej strony internetowej wydarzenia  

Strona internetowa wydarzenia jest cyfrową wizytówką marki. Upewnij się, że jest atrakcyjna wizualnie, przyjazna dla użytkownika i zoptymalizowana pod kątem urządzeń mobilnych. Konsekwentnie włączaj elementy swojej marki do całej witryny i dostarczaj odpowiednich informacji potencjalnym uczestnikom.  

Wykorzystanie mediów społecznościowych  

Platformy mediów społecznościowych oferują cenne możliwości łączenia się z docelowymi odbiorcami i budowania świadomości marki. Opracuj strategię mediów społecznościowych, która jest zgodna tone of voiceTwojej marki, udostępniaj angażujące treści i zachęcaj obserwatorów do interakcji.  

Wykorzystanie content marketingu  

Opracuj strategię marketingu treści, aby uczynić swoje wydarzenie liderem w branży. Udostępniaj wnikliwe artykuły, filmy i podcasty, które są zgodne z wartościami Twojej marki i zapewniają wartość docelowym odbiorcom.  

Projektowanie oznakowania wydarzenia i oznakowania drogi  

Stwórz atrakcyjne wizualnie i informacyjne oznakowanie, które poprowadzi uczestników przez całe miejsce wydarzenia. Spójność marki i komunikatów pomoże uczestnikom płynnie poruszać się po wydarzeniu i wzmocni ogólne wrażenia związane z marką.  

Obrandowane gadżety 

Wykorzystanie gadżetów do promocji wydarzenia to wypróbowany i sprawdzony sposób promocji eventu, który nadal okazuje się skuteczny. Przesłanki stojące za eventowymi upominkami dzielą się na dwa obozy: zasadę zadowolenia klienta i zasadę wzajemności. Przekraczanie oczekiwań jest niezbędne dla udanego wydarzenia, a dostarczanie uczestnikom markowych gadżetów, takich jak odzież i torby, może być skutecznym sposobem na osiągnięcie tego celu.   

Drugą stroną medalu jest jednak pojęcie wzajemności. Kiedy ludzie otrzymują coś za darmo, mają tendencję do odwzajemniania się. W kontekście eventu może to przełożyć się na oznaczanie marki w mediach społecznościowych, przekazywanie pozytywnych opinii, uczestnictwo w przyszłych wydarzeniach i stanie się zwolennikami marki.

Czy potrzebuję firmy zewnętrznej, aby zaprojektować branding mojego eventu? 

Tu pada ulubiona odpowiedź marketerów – to zależy 😉 Jeśli masz rozbudowany zespół marketingowy, który zjadł zęby na realizacji eventów, prawdopodobnie poradzisz sobie z produkcją wydarzenia in-house. 

Jednak zdecydowana większość firm nie posiada mocy przerobowych ani doświadczenia w produkcji eventów, zatem stawka jest zbyt wysoka. I tutaj masz do wyboru dwie ścieżki. Ścieżka pierwsza to zlecenie zaprojektowania brandingu firmie zewnętrznej zajmującej się tworzeniem komunikacji, a samą realizację eventu powierzasz agencji eventowej.  Ścieżka druga – powierzasz całościową realizację agencji specjalizującej się w organizacji eventów.  

W Fabryce Wydarzeń obstawiamy za słusznością ścieżki numer dwa. Dlaczego? Przede wszystkim ze względu na to, że kompleksowa współpraca z agencją eventową zapewni Ci stworzenie brandingu, który realnie zadziała na Twoją korzyść. Doświadczony zespół eventowców i grafików to nie tylko gwarant dostępu do najnowszych trendów eventowych, wyjątkowych lokalizacji i solidnych dostawców, ale przede wszystkim know how w tworzeniu kreatywnej strategii dopasowanej do celów Twojej marki.  

Korzystając z usług agencji eventowej, oszczędzasz czas i wysiłek, ponieważ możesz zaufać profesjonalistom, którzy zajmą się zarówno stworzeniem, jak i realizacją koncepcji. To da Ci pewność, że wykorzystasz pełen potencjał swojego eventu, a jego wizerunek będzie doskonale współgrał z misją i wartościami Twojej marki. 

Nie wszystkie agencje eventowe mają zintegrowane zespoły marketingowe i graficzne, a to właśnie jest atutem Fabryki Wydarzeń.  

Chcesz zorganizować wyjątkowe wydarzenie na Twojej firmy, które pozostanie z uczestnikami na długo? Wypełnij formularz kontaktowy lub zadzwoń do nas!  

Formularz i numer telefonu znajdziesz w zakładce kontakt. 

Hybrydowa integracja firmowa – jak ją zorganizować?

Hybrydowa integracja firmowa ma w ogóle się prawo udać? Oczywiście, że tak! Ważne jednak, by wiedzieć jak podejść do organizacji tego typu wydarzenia. Wrzucenie linka do wirtualnego spotkania to o wiele za mało, by uznać taki event za udany. Na co więc zwrócić szczególną uwagę? 

Prowadzisz firmę, ze względu na pracę zdalną część zespołu rozproszona jest po całej Polsce. Chcesz zorganizować integrację zespołu stacjonarnie w biurze, jednak docierają do Ciebie głosy, że z przyczyn logistycznych większość pracowników nie da rady wziąć w niej udziału. 

W takiej sytuacji nie musisz rezygnować ze swojego pomysłu. Wystarczy odrobina możliwości technologii, kreatywności i integracja może się bez przeszkód odbywać w formie… hybrydowej! To rodzaj wewnętrznego wydarzenia w firmie, które również można zorganizować równocześnie na dwóch płaszczyznach!

Jedyne co musisz zrobić to wybrać miejsce, w którym odbędzie się spotkanie np. siedziba firmy, a następnie wybrać odpowiednie narzędzie do transmisji live eventu do pozostałych, zdalnie pracujących uczestników!

Hybrydowa integracja firmowa – dlaczego warto ją zorganizować? 

Każdy ze swojego doświadczenia wie, że już w formie stacjonarnej integracja daje wiele korzyści: zbliża ze sobą zespół, pracownicy mogą się lepiej poznać, co tylko przekłada się na lepszą komunikację w codziennych zadaniach.

To także okazja, by po prostu świetnie spędzić czas w otoczeniu ludzi, którzy przejawiają pasję do tej samej branży, a to bez dwóch zdań umocni więź całości jako zespołu. 

Najważniejszą rzeczą integracji firmowych jest jednak poznanie swoich koleżanek i kolegów z pracy prywatnie. To niepowtarzalna okazja, kiedy nie gonią żadne deadline’y, można w bezpiecznej przestrzeni opowiadać o swoich ulubionych zajęciach, hobby czy np. podzielić się tytułem swojego ulubionego filmu. 

Te same korzyści daje także integracja firmowa w wersji hybrydowej. Ten typ wydarzenia to również zebrać wspólnie cały team, bez względu na to, czy część mieszka w Warszawie, Wrocławiu, Białymstoku, Rzeszowie – dzięki możliwościom jakie daje hybrydowa forma eventu, każdy z pracowników ma poczucie, że jest wartościową częścią zespołu.   

Jak zaangażować cały zespół? 3 kluczowe sposoby

Zastanawiasz się pewnie, jak taka integracja na odległość może wyglądać. Co zrobić, żeby zarówno osoby na miejscu w biurze, jak i te, które biorą udział w integracji z zacisza swoich domów, mogły cieszyć się wspólnie spędzonym czasem? 

Dzięki dostępnym na rynku narzędziom nie musisz się martwić, że zabraknie Wam ku temu powodów. Wystarczy, że oprócz rozmów przeznaczysz również czas na wspólne gry i zabawy

3 sprawdzone sposoby, by zaangażować cały zespół na hybrydowej integracji firmowej:

Pamiętaj, że najważniejsza jest nie tylko satysfakcja pojedynczych uczestników, ale przede wszystkim ich poczucie, że zbliżyli się do siebie jako zespół. 

Meepla – platforma do eventów online

Programem, który jest odpowiedzią na wszystkie potrzeby hybrydowej integracji firmowej, jest Meepla stworzona przez firmę Fabryka Wydarzeń z Wrocławia

To nic innego jak platforma umożliwiająca transmisję równoległą – w rezultacie wszyscy członkowie Twojego teamu, którzy nie mogą być na miejscu w biurze, mogą w integracji uczestniczyć z dowolnego miejsca! Wystarczy jedynie dostęp do internetu.  

Platforma pozwala na tworzenie spersonalizowanych eventów, dzięki czemu możesz zaplanować wydarzenie w taki sposób, aby osoby biorące w nim udział online mogły być odpowiednio zaangażowane w integrację i nie czuły się pominięte.  

Meepla daje Ci możliwość zarządzania czasem i harmonogramem wydarzenia. Spędź ze swoim zespołem tyle czasu, ile potrzebujecie bez żadnych obaw.  

Dodatkowo przygotuj interaktywne treści takie jak ankiety czy prezentacje i zaangażuj w ten sposób cały team – oczywiście z naciskiem na osoby biorące udział w wydarzeniu online! 

I co najważniejsze z perspektywy hybrydowej integracji firmowej – Meepla to możliwość płynnej komunikacji z uczestnikami w trakcie całego eventu.

Agencja eventowa – 5 zadań, o których nie miałeś pojęcia!

Jakie pierwsze skojarzenie przychodzi Ci na myśl, gdy pomyślisz „agencja eventowa”? Organizacja imprez – masz w tym słuszność. Jednak firmy zajmujące się tym na profesjonalnym poziomie mają znacznie więcej do zaoferowania swoim Klientom. Zobacz 5 zadań agencji eventowych, o których mogłeś nie mieć pojęcia!

Firmy zgłaszające się do profesjonalnych agencji eventowych często mają wizję tego, jak ma wyglądać wydarzenie, którego organizację chcą zlecić. Jednak wystarczy krótka rozmowa, by zadziwić osoby decyzyjne dostępnymi możliwościami. 

Nagle okazuje się, że ten sam event może zostać zorganizowany na znacznie wyższym poziomie, a to tylko dzięki zleceniu agencji kilku dodatkowych zadań. Jakich konkretnie? 

5 zadań, za które odpowiada agencja eventowa a Ty nie miałeś o tym pojęcia:

Profesjonalne doradztwo 

Chcesz rozpocząć współpracę z agencją eventową, ale nie wiesz, od czego zacząć? Przede wszystkim pamiętaj, że nie ma głupich pytań. Istotne jest, by już na wczesnym etapie wspólnych działań opowiedzieć profesjonalnemu teamowi event managerów o tym, jaki jest główny cel eventu, co chcesz nim osiągnąć i jakie masz co do niego oczekiwania. 

Agencje eventowe nie tylko organizują wydarzenia, ale przede wszystkim doradzają swoim Klientom. Firmy, które są na rynku już od wielu lat, dzięki swojemu doświadczeniu, bazują na sprawdzonych rozwiązaniach i know-how.

Dzięki temu organizacja wydarzeń nie tylko przychodzi im z większą łatwością, ale przede wszystkim są na pozycji, na której śmiało mogą profesjonalnie doradzić w wielu kwestiach związanych z eventami.

Oferowanie platformy do organizacji wydarzeń online

Dzisiejsze eventy to nie tylko te organizowane na świeżym powietrzu. Pandemia COVID-19 wymusiła zmiany, które zostały z nami do tej pory tak jak np. wydarzenia przeniesione do wirtualnej rzeczywistości. 

Konferencje online, webinary – by organizować je na wysokim poziomie potrzeba odpowiednich narzędzi. Profesjonalne agencje eventowe są w stanie zapewnić Ci do tego bezpieczną i sprawdzoną przestrzeń, taką jak dedykowana platformę do organizacji wydarzeń online lub wydarzeń hybrydowych (tj. takich, które łączą formułę tradycyjną z formułą wirtualną).

Przykładem takiej platformy jest Meepla należąca do wrocławskiej agencji Fabryka Wydarzeń. System pozwala nie tylko na personalizację Twojego eventu poprzez dostosowanie brandingu wydarzenia. Decydując się na platformę Meepla, dostajesz profesjonalną pomoc w zakresie wdrożenia, obsługi czy także raportowania eventu. 

Tworzenie key visual wydarzenia 

Masz pomysł na wydarzenie, a w głowie kręci się wizja, jak mogłoby wyglądać. Jednak pojawia się problem: nie wiesz jak ująć to w graficzny sposób? Tu z pomocą również przyjdzie profesjonalna agencja. 

Jednym z jej zadań jest tzw. key visual, czyli graficzny motyw. Wykorzystywany jest także w branży eventowej i odnosi się do stworzenia materiałów wizualnych w tym samym stylu, do całego organizowanego wydarzenia, tak by event był pod tym kątem spójny.

Profesjonalne agencje eventowe zatrudniają grafików i projektantów, którzy tworzą tego typu projekty. Dzięki temu Twoje wydarzenie będzie nie tylko wyglądać przepięknie, ale będzie zachwycać uczestników, klientów, współpracowników, czy nawet prasę. 

Warto więc pochylić się nad tym aspektem i nie rezygnować z szansy na organizację spójnego, profesjonalnego i przede wszystkim – udanego eventu.

Przygotowanie materiałów marketingowych 

Myślałeś, że rola agencji eventowej kończy się w momencie zakontraktowania wszystkich zewnętrznych usług? Nie tak prędko! 

Profesjonalne firmy zostają ze swoimi Klientami do końca i to one jako ostatnie opuszczają miejsce imprezy. Po drodze jednak, do jej zadań należy także przygotowanie materiałów marketingowych.

O sukcesie eventu nie świadczy tylko jego odpowiednie przygotowanie, ale również rozpromowanie! Ulotki, plakaty, grafiki do informacji prasowej, zaproszenia czy materiały promocyjne do profili na social media – to wszystko zrobi dla Ciebie agencja eventowa. 

Oczywiście na podstawie wcześniej przygotowanego key visualu wydarzenia, bo jak już wspomnieliśmy – ogromnie ważna jest spójność całego eventu, dlatego na każdym etapie planowania warto mieć to z tyłu głowy.

Zadbanie o fotorelację i wideorelację eventu

Wolisz zdjęcia czy jednak filmy? A może to i to? Nie ma najmniejszego problemu! 

Profesjonalne agencje eventowe mają zakontraktowanych współpracowników – w tym oczywiście sprawdzonych fotografów, którzy z największą starannością przygotowują fotorelację z eventu. 

Wykonane zdjęcia są później Twoją własnością, którą możesz wykorzystać np. na profilach społecznościowych swojej firmy. To także świetna pamiątka, która zostanie z Twoją firmą na długie lata, dzięki czemu będziesz mógł zachować wspomnienia.

Natomiast jeśli fotografie to dla Ciebie za mało… agencje eventowe mogą zakontraktować osoby odpowiedzialne za przygotowanie najwyższej jakości wideorelacji. 

Ujęcia z nagrywanego wydarzenia możesz potem wykorzystać jako część spotu reklamowego czy po prostu jako pamiątkowy film. Z uchwycenia wspomnień z eventu na “taśmie filmowej” korzysta coraz więcej przedsiębiorstw – w obecnych czasach staje się to powoli standardem. 

Dlaczego? Bo wszystkie otrzymane materiały przydadzą Ci się potem do promocji firmy np. w sieci, gdzie poza zdjęciami i grafikami coraz większą rolę odgrywają także krótkie filmiki i łatwiej w ten sposób przyciągnąć nowych Klientów. 

Organizacja eventu – nie wiesz, jak zacząć? Pomoże Ci te 7 kroków

Początki bywają trudne. W szczególności, jeśli chcesz zabrać się za coś, czego do tej pory nie robiłeś. Dokładnie tak samo wygląda organizacja eventu. Planujesz wydarzenie, jednak nie do końca wiesz jak je przygotować, by okazało się sukcesem? Mamy dla Ciebie kilka cennych porad! 

Zacznijmy od najprostszych rzeczy: co to znaczy słowo event? W języku angielskim oznacza po prostu wydarzenie, a to nic innego jak: 

Skoro już wiesz, czym event jest, warto pójść o krok dalej. Zastanówmy się wspólnie: jak przebiega organizacja eventu oraz na co zwrócić uwagę planując wydarzenie po raz pierwszy. 

Organizacja eventu od podstaw 

Typ eventu – czy wiesz, który najlepiej sprawdzi się do Twoich celów? 

Eventy można podzielić na wiele sposobów. Jednym z nich jest klasyfikacja wydarzeń ze względu na sposób uczestnictwa grupy docelowej. I tak możemy wyróżnić eventy: 

Czasem wybór typu wydarzenia jest wręcz oczywisty. Czasem jednak zastanawiając się jak zaplanować event, dojdziesz do wniosku, że możesz przenieść swoje wydarzenie do przestrzeni online. 

Gdzie organizacja eventu będzie zatem najlepszym pomysłem? To oczywiście zależy od tego, jakie masz możliwości i do kogo kierujesz swoje działania. 

SPRAWDŹ: Eventy promocyjne 360° – co to takiego?

Organizacja imprez, czyli co trzeba wiedzieć 

Decyzja zapadła: organizujesz event. Bez względu na to, czy będzie to piknik rodzinny, czy konferencja branżowa ważne jest przestrzeganie pewnych reguł, dzięki którym wydarzenie okaże się sukcesem. 

Zanim Ci jednak je zdradzimy, musisz wiedzieć, że organizacja eventu, który będzie wspierał Twój biznes w określonych celach, nie jest aż tak prostym zadaniem, jak może się wydawać. Główną rolę przede wszystkim odgrywa tutaj doświadczenie – które tak jak w przypadku profesjonalnych agencji eventowych – nabiera się z czasem.

Nie oznacza to jednak, że nie dasz sobie rady samodzielnie. Musisz uzbroić się tylko w ogromne pokłady cierpliwości, wytrwałości i samodyscypliny, bo praca przy tworzeniu eventów potrafi być równie satysfakcjonująca, co wymagająca. 

Organizacja imprez to głównie umiejętność łączenia kilku rzeczy w jedną perfekcyjnie działającą całość. Więc jak przygotować event? Przede wszystkim potrzeba do tego  bardzo dobrej organizacji czasu i zadań, ale także skrupulatności i nierzadko – zdolności negocjacyjnych. 

SPRAWDŹ: Co trzeba zrobić, żeby zostać organizatorem eventów? Jak stać się event managerem?

Organizacja eventu w 7 krokach 

Tworząc event, trzeba wziąć pod uwagę wiele istotnych rzeczy. Jednak od czego warto zacząć najpierw i co robić dalej, by organizacja wydarzenia przebiegła bez żadnych problemów? 

Mamy kilka wskazówek, które pomogą Ci uporządkować działania i doprowadzić cały event do sukcesu: 

7 kluczowych aspektów w organizacji eventu 

  1. określenie celów, które ma spełnić lub wspierać organizowany event
  2. określenie grupy docelowej wydarzenia 
  3. wielkość budżetu na działania event marketingowe
  4. ustalenie terminu i miejsca wydarzenia
  5. wymyślenie pomysłu na scenariusz eventu 
  6. zadbanie o logistykę wydarzenia np. zakontraktowanie cateringu, muzyków, obsługi
  7. aktywna promocja wydarzenia w kanałach offline i online 

Gotowe, już teraz wiesz, jak zorganizować event krok po kroku. Jeśli jednak wolisz postawić na sprawdzone rozwiązania i oddać pod opiekę organizację Twojego wydarzenia profesjonalnej agencji eventowej – pamiętaj, że zawsze istnieje taka możliwość.  

Firmy zajmujące się na co dzień tworzeniem wydarzeń to przede wszystkim know-how wypracowywane przez wiele lat działalności na rynku. Dokładnie tak jest w przypadku agencji Fabryka Wydarzeń, czyli Twoja organizacja eventu (Wrocław)

Czy warto organizować eventy promocyjne 360°?

Kompleksowo, profesjonalnie i z pomysłem to główne zalety, którymi charakteryzują się eventy promocyjne 360° organizowane przez profesjonalne agencje. Jeśli zastanawiasz się, co Twoja firma może zyskać na zorganizowaniu takiego wydarzenia i jakie ogólne korzyści ono ze sobą niesie – śpieszymy z odpowiedzią!

Wprowadzenie nowego produktu na rynek, przedstawienie nowej branżowej inicjatywy a może szersze wyjście na rynek marki ze swoją konkretną ofertą  – w każdym z tych wypadków świetnie sprawdzi się event promocyjny. 

Zobacz, co jeszcze mogą zaoferować Twojej firmie! 

Czym są eventy promocyjne dla firm? 

Event promocyjny to nic innego jak okazja do kreatywnego zwrócenia uwagi na konkretny produkt lub produkty Twojej firmy.

To także część strategii marketingowej, dzięki której przy użyciu wszystkich dostępnych środków i wykorzystaniu odpowiednich kanałów o wydarzeniu robi się bardzo głośno, co w rezultacie prowadzi do osiągnięcia Twojego zamierzonego celu. Może być to np. sprzedaż biletów, czy zebranie darowizn.  

Event promocyjny jest więc dla firmy ogromnie ważnym wydarzeniem, od którego może zależeć powodzenie wcześniej ustalonych zamierzeń. Promocja eventu ma pomóc w osiągnięciu celów samego wydarzenia, dlatego też koncentruje się bezpośrednio tylko na nim.  

Jak to robi? Poprzez całościowe wykorzystanie brandu firmy, grupy docelowej i dostępnych kanałów komunikacji określonych przez np. dział marketingu lub badania rynku.

Z kolei eventy promocyjne 360° to KOMPLEKSOWA obsługa wydarzenia, począwszy od profesjonalnego przygotowania kreatywnej koncepcji, a kończąc na kontakcie z mediami czy zadbanie o fotorelację i wideorelację prosto z miejsca imprezy.  

Eventy promocyjne 360° skupiają się więc nie tylko na promowaniu wydarzenia, ale także na całościowym podejściu do jego organizacji. 

Eventy promocyjne. W tych obszarach nie ma sobie równych

Wiesz już co to event promocyjny i jakie jest jego główne założenie. Warto teraz przyjrzeć się konkretnym przykładom wydarzeń, które możesz organizować w jego ramach.

Przykładem eventu promocyjnego 360° jest: 

Launch produktu 

To nic innego jak wprowadzenie najnowszego produktu marki na rynek. Launch produktu należy rozpocząć od planowania na 4 do 6 miesięcy przed oficjalną datą premiery. 

Dzięki temu będziesz miał czas nad zastanowieniem się, w jaki konkretny sposób chcesz, by całe wydarzenie przebiegło. Nie zapominaj jednak o najważniejszym: tego typu event ma poinformować Twoich Klientów, współpracowników, partnerów i inne firmy z branży o tym, że wypuszczasz na rynek nowy produkt. 

Od efektywności tego eventu zależy m.in. sukces finansowy nowego produktu. Dlatego współpracując z profesjonalną agencją, możesz być pewien, że tak ważne wydarzenie zostanie przygotowane kompleksowo, z dbałością o każdy szczegół. 

Roadshow

Różne lokalizacje, jeden cel – dotrzeć do Twojej grupy docelowej. Roadshow to wydarzenia, które często odbywają się równocześnie w kilku miejscach. 

Bez wątpienia to eventy, które niosą ze sobą ogromną wartość. W roadshow zaangażowani są często prelegenci biorący udział w panelach dyskusyjnych. Dzięki temu pojawia się przestrzeń na szersze opowiedzenie o produktach, usługach czy o planach firmy.

Roadshow to także liczne demonstracje i wychodzenie z produktem do Klienta. Tego typu wydarzenia dają niebywałą szansę na zebranie feedbacku od odbiorców, na których najbardziej Ci zależy. Dlatego tak istotne jest przygotowanie planu działania, by jak w największym stopniu wykorzystać nadarzającą się okazję.  

Współpraca z agencją eventową pomoże Ci nie tylko w sposób jasny, ale też kompleksowy przygotować całe wydarzenie.

Targi branżowe 

Wydarzenie, na którym warto pokazać się z jak najlepszej strony nie tylko przed Klientami, ale również przed innymi firmami z branży. 

Targi branżowe to przestrzeń, w której możesz zademonstrować swoje najnowsze produkty czy usługi, a także nawiązać wiele kontaktów biznesowych. 

To także niesamowita okazja, by podjąć wspólne działania z mediami, by pokazać się szerzej potencjalnym Klientom. 

Bez względu na to, czy mówimy o targach krajowych, czy międzynarodowych – warto do takiego eventu promocyjnego się przygotować z pomocą profesjonalnej agencji. Dzięki temu wizerunek firmy może tylko zyskać!  

Czy warto organizować eventy promocyjne 360°? 

Tak, tak i jeszcze raz tak! Jak wspomnieliśmy, eventy promocyjne są głównie tworzone w celach biznesowych. Marki sięgając po tę formę organizacji wydarzeń, chcą osiągnąć konkretne i ważne dla danego przedsiębiorstwa cele.

Czego więc można oczekiwać po kompleksowej organizacji eventu promocyjnego 360°? Przede wszystkim tego typu wydarzenie pomaga Twojej firmie:

Z perspektywy firmy, która tego typu wydarzenie zleca profesjonalnej agencji eventowej, zyskujesz nie tylko spokój ducha, nerwów i energii, ale także przewodnika, który bez najmniejszych przeszkód przeprowadzi Cię przez cały proces. 

Eventy promocyjne to bezapelacyjnie istotne wydarzenia dla każdej firmy. Warto więc zasięgnąć pomocy agencji, takiej jak Fabryka Wydarzeń, która dzięki swojemu know-how nie tylko stworzy niezapomnianą imprezę, ale będzie także wspierać Twoje pomysły na każdym etapie współpracy. 

Jak zorganizować event promocyjny 360°

Może się wydawać, że jest to bardziej skomplikowany proces niż w przypadku “zwykłych” imprez. Fakt, pracy przy organizacji eventów promocyjnych 360° jest więcej, jednak z perspektywy osoby, która zgłasza się do agencji eventowej – niewiele się taka współpraca różni. 

Przede wszystkim, by zorganizować udany event promocyjny, trzeba zrozumieć główny cel, jaki przyświeca temu wydarzeniu. Następnym krokiem jest dobranie grupy docelowej oraz głównego komunikatu, który chcemy nim przekazać. 

Wiesz, jakiego typu wydarzenie promocyjne chcesz zorganizować? Masz pomysł na motyw przewodni? To świetnie! Ostatnim, najważniejszym krokiem jest skontaktowanie się z agencją eventową, która wcieli Twoje wszystkie koncepcje w życie.