W nowym krajobrazie eventowym doświadczeni profesjonaliści stosują podejście Total Event Program, aby uzyskać większą wartość z organizowanych przez siebie wydarzeń. Ponieważ udowodnienie ROI jest coraz ważniejsze, to świeże podejście zachęca organizacje do myślenia o strategii eventowej jako o jednym spójnym planie, a nie jako o zbiorze kampanii. Przyjęcie takiego podejścia może zapewnić większy zwrot z wydarzeń organizacjom wszystkich typów i rozmiarów.
W tym wpisie omówimy:
Pandemia spowodowała przyspieszenie innowacji w branży eventowej. Ale zrodziła też pytania, jak poradzić sobie z tak dużą ilością zmian zachodzących jednocześnie. Wydarzenia stały się wieloodbiorcze, wieloformatowe i coraz bardziej cyfrowe. Ten trend zmusza organizacje do ponownego przemyślenia strategii i technologii, których potrzebują, aby dobrze prosperować w nowym środowisku – w odniesieniu do wydarzeń osobistych, wirtualnych i hybrydowych.
Z pomocą przychodzi program Total Event Program, który zmienia sposób, w jaki organizacje tworzą, sprzedają i dostarczają wydarzenia, aby generować większą wartość dla swoich odbiorców. Dzięki holistycznemu i strategicznemu podejściu do zarządzania wydarzeniami, organizacje mogą mieć pewność, że ich wydarzenia przyniosą pożądane rezultaty. Metoda Total Event Program pozwala to osiągnąć. A ponieważ wydarzenia osobiste mają szansę na znaczny powrót, nadszedł czas, aby opracować strategię przygotowaną na rok 2022 dla wszystkich wydarzeń.
Total Event Program (TEP) to koncepcja planowania, realizacji i aktywacji wszystkich spotkań i wydarzeń organizacyjnych. Zapewnia holistyczne podejście do zarządzania programem wydarzeń, wykorzystując zintegrowaną technologię do inicjowania, zwiększania frekwencji, optymalizacji zaangażowania, podejmowania świadomych decyzji w trakcie procesu planowania, dostarczania w dowolnym formacie i zwiększania wartości.
TEP obejmuje wszystkie wydarzenia, duże i małe, wewnętrzne i zewnętrzne, internetowe i osobiste, które organizacja organizuje i w których uczestniczy, aby dotrzeć i zaangażować swoich potencjalnych klientów, klientów i pracowników.
Pomyśl o każdym wydarzeniu jako o części całego systemu zaprojektowanego w celu osiągnięcia określonych rezultatów dla Twojej organizacji. Dobrze opracowany program składa się z wielu elementów, które współdziałają ze sobą w sposób zsynchronizowany.
TEP stawia zaangażowanie w centrum strategii eventowej, dając Ci możliwość kontaktu z uczestnikami, potencjalnymi uczestnikami, klientami i partnerami przez cały rok.
TEP opiera się na wykorzystaniu jednej platformy technologicznej na każdym etapie procesu organizacji wydarzenia, aby zapewnić indywidualne doświadczenie, które odzwierciedla Twoją markę, angażuje Twoich odbiorców, zapewnia jedno źródło prawdy i daje wymierne rezultaty.
Holistyczne podejście z wykorzystaniem zintegrowanej technologii eliminuje stres związany z planowaniem, realizacją i aktywacją wydarzeń, ponieważ zapewnia jedno scentralizowane miejsce do zarządzania wszystkimi aspektami strategii wydarzenia. Usprawnia to zadania, pomagając w bardziej efektywnym wykonywaniu pracy.
Struktura Total Event Program nie jest ograniczona do firm. Przyjęcie holistycznego, przekrojowego punktu widzenia może pomóc zmaksymalizować wartość każdego programu obejmującego wiele wydarzeń, w tym programów prowadzonych przez rządy, stowarzyszenia, organizacje non-profit i szkoły wyższe.
Aby przyjąć strategię Total Event Program, nie trzeba organizować wielu imprez rocznie. Mniejsze organizacje, które chcą zacząć od pojedynczego wydarzenia, powinny szukać rozwiązań, które będą skalowalne, umożliwiając im start w miejscu, w którym się znajdują, i bezproblemową rozbudowę w miarę rozwoju programu. Zacznij gdziekolwiek. Rozwijaj się wszędzie.
Wdrażając Total Event Program do strategii organizacji spotkań i wydarzeń, zapewniasz swojej organizacji możliwość:
Technologia może zadecydować o powodzeniu lub niepowodzeniu wydarzenia. Jeśli nie zostanie dobrze wykorzystana, uczestnicy mogą poczuć się odłączeni od siebie nawzajem i od Twojej marki. Jeśli jednak wybierzesz odpowiednie narzędzia, uczestnicy będą bardziej niż kiedykolwiek zaangażowani zarówno we wzajemne relacje, jak i w relacje z Twoją organizacją.
Wybór najlepszej technologii, która zachwyci uczestników, jest łatwiejszy, jeśli wiesz, na co zwrócić uwagę. Przeczytaj, dlaczego zaangażowanie uczestników jest tak cenne i jak wybrać odpowiednią technologię, aby zmaksymalizować zaangażowanie w całym programie wydarzenia.
Specjaliści od eventów od dawna wiedzą, że zaangażowanie jest ważne. Ale co jest takiego wyjątkowego w zaangażowaniu? I dlaczego tak bardzo powinno nam na nim zależeć?
Mówiąc krótko, zaangażowanie to waluta. Umożliwia tworzenie i wymianę wartości – kupuje świadomość, popyt, zakup, przyjęcie, utrzymanie, lojalność lub jakikolwiek inny efekt konwersji, który chcesz osiągnąć. Zaangażowanie jest tym, co sprawia, że wydarzenie jest udane, a także tym, co napędza Twoją firmę. Bez zaangażowania nie ma konwersji, a bez konwersji nie ma sprzedaży ani przychodów.
Kluczowy wniosek: Zaangażowanie jest walutą nowego krajobrazu eventowego. Bez zaangażowania nie ma konwersji, a bez konwersji nie ma sprzedaży ani przychodów.
Twoje wydarzenie nie jest już samotną wyspą. Zaangażowanie nie jest ograniczone do jednego punktu w czasie – może mieć miejsce przed, w trakcie, po lub pomiędzy wieloma wydarzeniami. Zaangażowanie wykracza poza tradycyjną datę rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia, zaczynając się na kilka tygodni przed wydarzeniem za pośrednictwem treści, a także po jego zakończeniu za pośrednictwem materiałów na żądanie.
Aby utrzymać zaangażowanie uczestników, należy nieustannie tworzyć nowe, ekscytujące treści, doświadczenia i możliwości dla nich. Na szczęście technologia może pomóc w tym wyzwaniu.
Najskuteczniejsze rozwiązania technologiczne wspierają program Total Event Program.
Kluczowy wniosek: Aby zmaksymalizować zaangażowanie, przestań myśleć o wydarzeniach jako o jednorazowych doświadczeniach, a zacznij postrzegać je jako część ciągłego programu Total Event Program.
„Total Event Program to koncepcja planowania, realizacji i aktywizacji wszystkich spotkań i wydarzeń w organizacji. Stawia zaangażowanie w centrum strategii eventowej, oferując stałe możliwości interakcji z uczestnikami, potencjalnymi uczestnikami, klientami i partnerami przez cały rok.
Total Event Program obejmuje wszystkie wydarzenia, duże i małe, wewnętrzne i zewnętrzne, internetowe i osobiste, które organizacja organizuje i w których uczestniczy, aby dotrzeć i zaangażować swoich potencjalnych klientów, klientów i pracowników.
Program Total Event możesz dostosować do unikalnych potrzeb Twojej organizacji i konkretnych celów, które chcesz osiągnąć. Jednak u podstaw Total Event Program leży tworzenie doświadczeń, które stale angażują ludzi na wielu poziomach i we wszystkich kanałach. Wybór technologii ma kluczowe znaczenie dla powodzenia programu Total Event.
Kluczowy wniosek: Program Total Event obejmuje wszystkie wydarzenia, które organizacja organizuje i w których uczestniczy, aby dotrzeć do swoich klientów i ich zaangażować. Chodzi o tworzenie doświadczeń, które nieustannie angażują ludzi na wielu poziomach i we wszystkich kanałach.
Wybierz technologię, która wspiera całościowy program wydarzeń
Aby zapewnić maksymalne zaangażowanie, należy wybrać technologię z funkcjami, które przyciągną uwagę uczestników. Jednak nie wszystkie narzędzia są sobie równe, dlatego pamiętaj, aby wybrać platformę, która wspiera kompleksowy program eventowy.
Oceniając rozwiązania technologiczne, zastanów się nad następującymi pytaniami, aby upewnić się, że dane rozwiązanie jest odpowiednie dla TEP:
Odpowiedź na wszystkie te pytania powinna być twierdząca! Jeśli nie, szukaj dalej.
Aby uzyskać jak największą wartość z programu eventowego, lepiej radź sobie z przechwytywaniem i aktywizacją danych. Przechwytywanie danych polega na rejestrowaniu tego, co się dzieje. Aktywacja oznacza ożywienie danych, dzięki czemu można je wykorzystać jako cenne narzędzie do podejmowania lepszych decyzji.
Przy tak wielu możliwościach na rynku, od platform do zarządzania wydarzeniami po technologię webinarów, wybór odpowiednich narzędzi do przechwytywania i aktywacji danych może być trudny.
Analityka i dane to nowe złoto, dlatego zrozumienie danych dotyczących wydarzeń jest kluczem do sukcesu. Nie wystarczy, że ludzie angażują się w relacje z Twoją marką za pośrednictwem wielu kanałów, trzeba jeszcze zebrać i zapakować dane o tym zaangażowaniu i aktywować je, aby móc podjąć świadome działania.
Wydarzenia obfitują w dane, a jeśli chcesz, aby Twój program wydarzeń przyniósł wymierne korzyści, pierwszym krokiem jest ich zebranie. Jednak dane nie przynoszą korzyści, jeśli leżą w szufladzie – muszą być zintegrowane z systemem CRM lub platformą automatyzacji, aby uwolnić wartość poprzez aktywację.
Zespoły sprzedaży muszą ustalić priorytety dla najbardziej zaangażowanych potencjalnych klientów, aby zmaksymalizować ich sukces. Muszą wiedzieć, kto brał udział w wielu wydarzeniach i odpowiednio nadawać im priorytety. Im więcej danych posiadają, tym łatwiej jest im zidentyfikować najbardziej zaangażowane leady, budować relacje i sprzedawać.
Platformy, które pomagają odnieść sukces w nowoczesnej erze, oferują integracje, dzięki którym dane o wydarzeniach i uczestnikach szybko i łatwo trafiają do systemów takich jak Marketo czy Salesforce. Tam można je wykorzystać do budowania relacji i generowania przychodów.
Aby pomóc w wykorzystaniu możliwości, jakie dają dane o wydarzeniach, warto rozważyć pięć kroków – od wyznaczenia celów do zmierzenia wyników
Pamiętaj, że zbieranie danych nie ogranicza się tylko do czasu trwania imprezy. Rozważ możliwość zbierania danych dla całego programu eventowego, aby uzyskać kompletny obraz danych obejmujący zaangażowanie przed, w trakcie, po i pomiędzy wydarzeniami.
Wybierając technologię do przechwytywania i aktywacji danych, warto rozważyć scentralizowaną platformę, która zapewni maksymalną wartość. Scentralizowana platforma pozwoli na łatwe skalowanie aktywacji, wprowadzanie zmian w kampaniach w czasie rzeczywistym oraz zwiększanie konwersji.
Scentralizowane podejście oferuje jedno repozytorium danych o zaangażowaniu we wszystkich wydarzeniach (wewnętrznych i zewnętrznych) i we wszystkich formatach (wirtualnych, osobistych i hybrydowych). Dzięki standardowym, szablonowym definicjom leadów we wszystkich wydarzeniach można skuteczniej skalować aktywację. Korzyści płynące z centralizacji danych są nie do przecenienia.
Struktura Total Event Program jest niezbędna do uzyskania większej wartości z organizowanych wydarzeń. Pomaga on w traktowaniu strategii eventowej jako jednego spójnego planu, a nie oddzielnych, ale powiązanych ze sobą kampanii. W rezultacie, Total Event Program pomoże Ci skuteczniej dotrzeć do odbiorców i zaangażować ich.
Jedną z najważniejszych rzeczy, jaką można zrobić, aby utrzymać zaangażowanie odbiorców, jest zastosowanie odpowiedniej technologii. Wybór jednej platformy, która obsługuje program Total Event Program, może pomóc w tworzeniu doświadczeń, które stale angażują i zwiększają wartość organizacji.
Aby zbierać i aktywować dane, należy najpierw określić cele, zidentyfikować istotne dane, opracować mapę procesu, zestawić ją z pożądanymi wynikami, a następnie wybrać technologię. Dzięki odpowiedniej technologii można przekształcić dane w wymierną wartość i uwolnić obietnicę marketingu opartego na wydarzeniach.
W ciągu kilku dni wydarzenia na żywo i konferencje, które były planowane z wielomiesięcznym wyprzedzeniem, zostały nagle przełożone lub odwołane. Wydarzenia wirtualne stały się nową normą, a my musieliśmy nauczyć się, jak tworzyć skuteczne programy. Udało nam się przejść przez burzę i po drodze wyciągnęliśmy wiele wniosków. Jedną z najważniejszych lekcji dla branży eventowej jest to, że choć wydarzenia wirtualne mają swoje zalety, wydarzenia na żywo zawsze będą ważną częścią każdego solidnego programu eventowego.
Teraz nadszedł czas, aby pomyśleć o innym rodzaju wydarzeń – wydarzeniach hybrydowych. Będą sytuacje, takie jak globalna pandemia, w których wydarzenie wirtualne będzie jedyną opcją. Będą też sytuacje, w których wydarzenie stacjonarne będzie najbardziej efektywnym sposobem zbierania leadów i angażowania odbiorców. Wydarzenia hybrydowe, czyli takie, które łączą w sobie zarówno stacjonarne, jak i wirtualne doświadczenia, będą istotną częścią nowej normy w branży eventowej.
Stworzenie udanego wydarzenia hybrydowego wymaga planowania i burzy mózgów. Czy organizujesz wydarzenie wewnętrzne czy zewnętrzne? Czy masz narzędzia potrzebne do skutecznej promocji i marketingu wydarzenia hybrydowego? Czego oczekujesz od uczestników? Odpowiedzi na te i inne pytania pomogą Ci rozpocząć tworzenie programu imprezy hybrydowej.
Pierwszą decyzją, jaką musisz podjąć, jest to, czy w ogóle włączać do wydarzenia komponent wirtualny. Czy ma to sens? Kiedy należy organizować wydarzenie hybrydowe, a kiedy wirtualne, a kiedy na miejscu?
Wydarzenia hybrydowe to doskonałe rozwiązanie dla tych programów, które można zorganizować zarówno na miejscu, jak i wirtualnie. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów idealnych programów wydarzeń hybrydowych:
Wydarzenia hybrydowe są również niezwykle przydatne w sytuacji, gdy wielu uczestników, którzy normalnie mogliby uczestniczyć w wydarzeniu osobiście, nie może tego zrobić. Poniżej podano kilka przykładów sytuacji, w których uczestnik, który normalnie mógłby być na miejscu, musi wziąć udział w wydarzeniu wirtualnie:
Najlepszą praktyką może być rozesłanie ankiety przed wydarzeniem, aby poznać aktualną sytuację i odczucia zaproszonych osób. Jeśli okaże się, że wiele osób wolałoby uczestniczyć w wydarzeniu wirtualnie, najlepszym rozwiązaniem może być zorganizowanie wydarzenia hybrydowego.
Wydarzenia w całości organizowane na miejscu należy planować wtedy, gdy najważniejsze jest, aby wszyscy uczestnicy byli obecni osobiście. Wiadomo, że większości treści nie da się dobrze przetłumaczyć wirtualnie, a nie ma dobrej alternatywy, aby je przekazać, więc najlepszym sposobem na przekazanie informacji jest spotkanie na miejscu. Oto kilka przykładów wydarzeń, które warto zorganizować na miejscu:
Gdy organizujesz imprezę na terenie zakładu, bezpieczeństwo będzie priorytetem numer jeden. Zadbaj o to, aby uczestnicy czuli się komfortowo, oferując opcję samoobsługowej odprawy i planując rozmieszczenie miejsc siedzących zgodnie z wytycznymi dotyczącymi dystansu społecznego.
Wydarzenia w całości wirtualne należy planować, jeśli nie można zorganizować wydarzenia na miejscu, jeśli dysponujemy niewielkim budżetem lub jeśli informacje, które chcemy przekazać, można skutecznie przekazać za pośrednictwem wideo. Jeśli nie ma potrzeby, aby ludzie uczestniczyli w wydarzeniu osobiście, nie należy tracić pieniędzy ani czasu. Przeznacz te zasoby na przyszłe wydarzenia organizowane na miejscu lub wydarzenia hybrydowe. Oto kilka przykładów efektywnych wydarzeń wirtualnych:
Na początku omówimy różnice między wewnętrznymi i zewnętrznymi wydarzeniami hybrydowymi oraz kilka najczęstszych przykładów każdego z nich.
Wydarzenia wewnętrzne to programy organizowane z myślą o wewnętrznych interesariuszach firmy, takich jak pracownicy, kierownictwo, personel itp. Dla wielu firm zebranie wszystkich interesariuszy w jednym pomieszczeniu na spotkaniu jest prawie niemożliwe. W takich sytuacjach z pomocą przychodzą imprezy hybrydowe. Wybierz miejsce, w którym odbędzie się spotkanie, np. siedzibę firmy, a następnie przekaż je na żywo pozostałym członkom firmy. Poniżej podajemy kilka przykładów popularnych wewnętrznych wydarzeń hybrydowych:
Wydarzenia zewnętrzne to programy, które są skierowane do klientów, potencjalnych klientów, kontrahentów itp. Zmiana wydarzenia zewnętrznego na żywo na wydarzenie hybrydowe może pomóc przyciągnąć więcej uczestników i zmniejszyć emisję dwutlenku węgla. Wydarzenia zewnętrzne, które mogą być organizowane w formie hybrydowej, to m.in:
Ważne jest, aby poświęcić trochę czasu na określenie celów imprezy hybrydowej, a także zebrać wszystkie narzędzia potrzebne do skutecznej realizacji tych celów. Poniżej przedstawiamy wspólne elementy, cele i zalety hybrydowych wydarzeń.
W branży panuje powszechne przekonanie, że do zorganizowania wydarzenia hybrydowego potrzebny jest jedynie wirtualny dostawca usług streamingowych. Udane wydarzenie hybrydowe wymaga tych samych elementów i funkcji, co wydarzenie organizowane na miejscu. W połączeniu z doskonałym dostawcą wirtualnej transmisji strumieniowej, elementy te sprawią, że impreza hybrydowa będzie wielkim sukcesem.
W przypadku wydarzenia hybrydowego treść jest prawdopodobnie jeszcze ważniejsza. Nie tylko uczestnicy obecni na miejscu muszą być zaangażowani, ale także uczestnicy wirtualni powinni być zaangażowani w całe wydarzenie. Upewnij się, że wszyscy prelegenci są przygotowani, a ich prezentacje są angażujące, zarządzając ich treścią i ogólnym programem.
Wydarzenie hybrydowe przyciąga zarówno uczestników offline, jak i wirtualnych. Dzięki temu Twoja organizacja ma szansę przyciągnąć dwa (lub więcej!) razy większą liczbę uczestników, co oznacza, że marketing wydarzenia hybrydowego jest równie ważny, jak zawsze. Aby przyciągnąć rekordową liczbę uczestników, stwórz piękną stronę internetową wydarzenia, na której znajdą się wszystkie informacje o programie i wyślesz e-maile do potencjalnych uczestników.
Proces rejestracji na wydarzenie hybrydowe powinien być tak samo bezproblemowy, jak rejestracja na miejscu. Stwórz stronę internetową z kolorami Twojej organizacji i informacjami o wydarzeniu, aby potencjalni uczestnicy mogli łatwo znaleźć wszystkie szczegóły dotyczące programu. Utwórz niestandardowe ścieżki rejestracji dla uczestników osobistych i wirtualnych, aby mogli oni zapisać się na odpowiednie sesje. Na koniec można śledzić osoby, które zrezygnowały z rejestracji i wysłać do nich wiadomość e-mail z przypomnieniem o rejestracji!
Gdy część uczestników uczestniczy w konferencji wirtualnie, a część osobiście, trudniej jest zaplanować spotkania. Można skorzystać z narzędzia do planowania spotkań, aby zablokować w kalendarzach uczestników czas zarezerwowany na nawiązywanie kontaktów. Mogą oni komunikować się i ustalać godziny spotkań bezpośrednio za pomocą tego narzędzia. W ten sposób uczestnicy wirtualni i osobiści mogą wzajemnie sprawdzać dostępność w swoich kalendarzach i efektywnie nawiązywać kontakty.
Wszystkie wydarzenia mają swoje indywidualne cele, ale nadrzędnym celem wszystkich wydarzeń hybrydowych jest zaangażowanie jak największej liczby uczestników, niezależnie od tego, w jaki sposób biorą udział. Impreza hybrydowa umożliwia uczestnikom nawiązanie kontaktu osobistego, jeśli zależy im na tym doświadczeniu. Impreza hybrydowa umożliwia także uczestnictwo wirtualne osobom, które w przeciwnym razie nie mogłyby wziąć w niej udziału ze względu na stan zdrowia lub ograniczenia związane z podróżą. Celem jest sprawienie, by doświadczenie to było równie porywające dla obu grup. Zmniejszając barierę wejścia, wydarzenia hybrydowe dają szansę jeszcze większej liczbie osób na interakcję z treściami i marką.
Dzięki wydarzeniom hybrydowym zyskujesz zalety zarówno wydarzeń stacjonarnych, jak i ich wirtualnych odpowiedników. Poniżej przedstawiamy kilka największych zalet hybrydowego charakteru wydarzenia.
Choć stacjonarne spotkania lub konferencje są często najbardziej angażujące, niektórzy ludzie nie mają czasu ani możliwości podróżowania na duże odległości, aby uczestniczyć w takich wydarzeniach. Nie wspominając już o tym, że czasami takie osobiste wydarzenia mogą wiązać się z dość wysoką ceną. Oba te czynniki mogą zniechęcać do rejestracji na wydarzenie. Jednak w przypadku wydarzenia hybrydowego, osoby te mogą być bardziej skłonne do wzięcia w nim udziału, jeśli mogą to zrobić w zaciszu swojego domu i za znacznie niższą cenę. Dzięki temu wydarzenie hybrydowe może przyciągnąć znacznie więcej uczestników niż wydarzenie wyłącznie osobiste.
Organizując wydarzenie hybrydowe, będziesz transmitować na żywo wystąpienia prelegentów i sesje, które będą mogli oglądać wirtualni uczestnicy. Dzięki temu można nagrywać sesje i wysyłać je po zakończeniu wydarzenia. Uczestnicy, którzy nie mogli uczestniczyć w niektórych sesjach lub po prostu chcieliby obejrzeć je ponownie i dowiedzieć się więcej, mogą korzystać z treści kilka dni, a nawet tygodni po zakończeniu wydarzenia. Dzięki temu uczestnicy będą pamiętać o wydarzeniu i Twojej firmie jeszcze długo po jego zakończeniu.
Dzięki zmniejszeniu liczby uczestników wydarzenia, zmniejszy się również jego ślad węglowy. Mniej będzie podróży uczestników, mniej wyrzuconych posiłków i mniej transportu wypożyczonych krzeseł i stołów. Twoja firma będzie nie tylko postrzegana jako siła napędowa wydarzenia, ale także jako organizacja dbająca o środowisko.
Teraz, gdy wydarzenie ma charakter hybrydowy, Twoi sponsorzy mają możliwość dotarcia zarówno do uczestników osobistych, jak i wirtualnych. To podwójna ekspozycja, jaką mieli wcześniej. Organizacja części wydarzenia w środowisku cyfrowym stwarza nowe możliwości budowania świadomości marki i generowania leadów. Oferując swoim sponsorom większą wartość, impreza przyciągnie więcej sponsorów. Może to pomóc zrekompensować koszty techniczne związane z organizacją imprezy hybrydowej.
Po określeniu celów i elementów, które należy uwzględnić w wydarzeniu hybrydowym, nadszedł czas, aby rozpocząć planowanie programu. W kolejnych rozdziałach przedstawimy kilka typowych wyzwań i sposoby ich rozwiązania, a także sposoby na stworzenie idealnego programu i zaangażowanie uczestników.
Istnieje kilka typowych dylematów, przed którymi stają planiści podczas wdrażania programów hybrydowych. Poniżej przedstawiamy ich zarys wraz z poradami i wskazówkami, które pomogą Ci uniknąć tych pułapek.
Wydarzenia hybrydowe to balansowanie na krawędzi. Balansują między uczestnikami offline i online, dlatego muszą równoważyć te dwa doświadczenia. Z jednej strony trzeba w różny sposób przekazywać treści obu grupom. Należy upewnić się, że usługa przesyłania strumieniowego wideo działa prawidłowo, a prezenterzy są przygotowani do nagrywania i przemawiania przed kamerą. Nie chcemy jednak, aby impreza hybrydowa sprawiała wrażenie dwóch zupełnie różnych wydarzeń – jest to jedna impreza z dwoma doświadczeniami. Upewnij się, że treści są istotne zarówno dla uczestników obecnych stacjonarnie, jak i wirtualnych, i nie planuj wspólnych działań, które odizolują jedną grupę od uczestnictwa w wydarzeniu.
W przypadku wydarzenia hybrydowego treść jest prawdopodobnie jeszcze ważniejsza niż w przypadku wydarzenia stacjonarnego. O wiele trudniej jest utrzymać zaangażowanie wirtualnych uczestników przed ekranem komputera. Aby treści były angażujące, należy upewnić się, że będą się dobrze przekładać na wideo. Aby utrzymać zaangażowanie wirtualnych uczestników, zastosuj ankiety lub pytania i odpowiedzi na żywo. Upewnij się też, że sesje mają strawną długość – nikt nie chce siedzieć przez pięć godzin na przemówieniu inauguracyjnym.
Poruszanie się w strefach czasowych
Jedną z korzyści płynących z organizacji wydarzenia hybrydowego jest to, że uczestnicy mogą wirtualnie uczestniczyć w nim z całego świata. Wiąże się to jednak z wyzwaniem dostosowania się do różnych stref czasowych wirtualnych uczestników. Upewnij się, że sesje, które oferujesz wirtualnym uczestnikom, mogą być dostępne na żądanie. Jeśli to możliwe, udostępnij tę samą sesję na żywo kilka razy, aby uczestnicy mogli wziąć udział w konferencji w dogodnym dla siebie czasie i w pełni ją przeżyć.
Każde udane wydarzenie składa się z czterech kluczowych elementów: treści, społeczności, sponsoringu i analityki. W tym rozdziale wyjaśnimy, jak zrealizować te elementy specjalnie na potrzeby wydarzenia hybrydowego.
Jak już wspomniano, treść jest najważniejsza podczas wydarzenia hybrydowego. Chcesz się upewnić, że uczestnicy obecni osobiście i wirtualni są w równym stopniu zaangażowani. W tym miejscu sprawdza się zasada „jedno wydarzenie, dwa doświadczenia”. Nie można przekazywać tych samych treści w ten sam sposób obu grupom. Oto kilka pomysłów na to, jak inaczej przygotować treści dla uczestników wirtualnych i osobistych:
Najprawdopodobniej przez cały dzień uczestnicy wirtualni będą mieli do dyspozycji osobę na scenie lub podium, która będzie do nich bezpośrednio przemawiać. Może to sprawić, że wirtualni uczestnicy poczują się pominięci lub jeszcze bardziej odsunięci od akcji. Rozwiąż ten problem, zlecając jednemu z koordynatorów wydarzenia zwrócenie się wyłącznie do wirtualnych uczestników. Może on porozmawiać z nimi konkretnie o ich wirtualnych doświadczeniach i przedstawić sesje przeznaczone tylko dla wirtualnych uczestników lub możliwości nawiązania kontaktów.
Niektóre z większych sesji, np. prezentacja główna, będą oglądane zarówno przez uczestników stacjonarnych, jak i wirtualnych. Nie zmuszaj jednak wirtualnych uczestników do oglądania interaktywnej sesji networkingowej, w której uczestniczą uczestnicy z zewnątrz. Zaproponuj wirtualnym uczestnikom ekskluzywne wywiady z ekspertami branżowymi lub dyskusje panelowe z liderami myśli. Skutecznie wyznacz sesje stacjonarne i wirtualne za pomocą dostosowanych ścieżek rejestracji, aby żaden uczestnik nie zarejestrował się na niewłaściwe sesje.
Jak już wcześniej wspomniano, utrzymanie uwagi uczestnika przed ekranem komputera jest znacznie trudniejsze niż utrzymanie uwagi uczestnika na miejscu. Uczestnicy wirtualni mogą być zmuszeni do robienia większej liczby przerw w ciągu dnia lub mogą uczestniczyć w wydarzeniu tylko przez godzinę lub dwie. Upewnij się, że większość treści jest oferowana na żądanie, aby wirtualni uczestnicy mieli do nich dostęp w bardziej dogodnym czasie.
Podczas konferencji stacjonarnej dość powszechne jest informowanie uczestników o tym, jakie sesje lub tematy zostaną zaprezentowane po przerwie. Zadbaj o to, aby zapewnić to samo doświadczenie wirtualnym uczestnikom. Przedstawiciel wirtualny na miejscu powinien przypomnieć wirtualnym uczestnikom o harmonogramie, aby na pewno wzięli udział w następnej sesji. Można nawet wykorzystać aplikację z grami, aby zapewnić uczestnikom rozrywkę podczas przerwy i zachęcić ich do udziału w następnej sesji.
Stworzenie udanego wydarzenia hybrydowego wymaga wiele pracy, a Ty powinieneś myśleć o sobie jako o twórcy programu tego wydarzenia. To Ty odpowiadasz za stworzenie programu, który będzie skierowany zarówno do uczestników osobistych, jak i wirtualnych, a Twoim zadaniem jest stworzenie programu, który będzie angażujący i skuteczny. Poniżej przedstawiono kilka kluczowych pytań, które należy zadać sobie podczas opracowywania programu wydarzenia hybrydowego:
Czy sesje będą trwały godzinę? Pół godziny? 15 minut? Różne długości? Należy zachować równowagę w długości sesji. Powinny one być na tyle długie, aby można było przekazać wszystkie przygotowane informacje, ale jednocześnie na tyle zwięzłe, aby wirtualni uczestnicy pozostali skupieni i zaangażowani.
Nie chcemy przytłaczać uczestników informacjami i treściami. Uczestnicy przebywający na miejscu z pewnością będą chcieli uczestniczyć w większej liczbie sesji, ponieważ przebyli znaczną odległość, aby wziąć udział w konferencji osobiście. Natomiast uczestnicy wirtualni będą prawdopodobnie mieli krótszy czas skupienia uwagi, siedząc przed ekranem komputera. Jednym z rozwiązań jest zaoferowanie wirtualnym uczestnikom mniejszej liczby sesji na żywo w ciągu dnia, aby nie byli przeciążeni. Zamiast tego należy zaoferować więcej treści na żądanie, do których uczestnicy mogą mieć dostęp w wolnej chwili.
Czy podczas tworzenia ścieżek rejestracyjnych niektóre sesje będą przeznaczone tylko dla uczestników osobistych, a inne tylko dla wirtualnych? Na przykład, czy chcesz zorganizować sesję networkingową, której nie będą mogli doświadczyć uczestnicy wirtualni? Co zaoferujesz w zamian tym wirtualnym uczestnikom? Zdecyduj, jak będą się różnić ścieżki rejestracji dla różnych uczestników.
Uczestnicy obecni na miejscu mają tę przewagę, że mogą bezpośrednio poznać społeczność podczas wydarzenia. O wiele łatwiej jest im nawiązywać kontakty osobiście, prowadzić organiczne rozmowy i nawiązywać znajomości. Istnieją jednak sposoby, aby przenieść tę społeczność także do wirtualnej publiczności.
Połącz wirtualną i stacjonarną publiczność za pomocą takich narzędzi, jak ankiety na żywo i Q&A na żywo. Podczas sesji zachęcaj obu uczestników do zadawania pytań i odpowiadania na pytania w ankietach, aby byli zaangażowani i mogli ze sobą współdziałać. Uczestnik wirtualny może zadać pytanie, które nie przyszło do głowy uczestnikowi lokalnemu lub odwrotnie. Jest to doskonała okazja do zdobycia podwójnej wiedzy i uzyskania podwójnej informacji zwrotnej.
Jeśli uczestnicy obecni na miejscu biorą udział w sesjach dzielonych, daj taką samą szansę uczestnikom wirtualnym. Wielu dostawców usług wirtualnej transmisji strumieniowej może utworzyć w ramach spotkania pokoje do rozmów. Zbierz wirtualnych uczestników i pozwól im połączyć się w mniejszych grupach, aby również mogli budować społeczność.
Dolary sponsorskie mają kluczowe znaczenie dla każdego programu imprezy. Dlatego sponsorzy muszą otrzymać taką samą (lub większą) wartość z imprezy hybrydowej, jaką otrzymają z imprezy stacjonarnej.
jak w przypadku imprezy organizowanej na miejscu. Istnieje wiele sposobów na to, aby sponsorzy dotarli zarówno do uczestników wirtualnych, jak i osobistych, a tym samym osiągnęli wysoką wartość. Poniżej przedstawiamy kilka pomysłów, które pomogą Ci zacząć:
Twoje działania po wydarzeniu są równie ważne, jak to, co robisz w jego trakcie. Zorganizowanie wydarzenia nic nie da, jeśli nie zdobędziesz żadnych informacji. Roześlij ankietę po wydarzeniu, aby dowiedzieć się, które treści spotkały się z pozytywnym oddźwiękiem i jakie są odczucia uczestników w stosunku do wirtualnych i stacjonarnych doświadczeń. Przyjrzyj się także danym o uczestnikach podczas wydarzenia. Upewnij się, że skontaktujesz się z tymi uczestnikami, którzy brali udział w wielu sesjach, zadawali dużo pytań lub angażowali się w działania sponsorów.
Ostatnie kilka miesięcy było wręcz nieprzewidywalne. Ale wszyscy wiele się z nich nauczyliśmy. Jedną z najważniejszych lekcji, jaką wynieśliśmy, jest bycie przygotowanym. Włączenie wydarzeń wirtualnych i hybrydowych do całościowego programu eventowego będzie kluczowym elementem strategii eventowej, gdy będziemy poruszać się po tych kilku kolejnych miesiącach pełnych niewiadomych. Wydarzenia na żywo, w obecności ludzi nigdy nie wyjdą z mody, ale nigdy nie zaszkodzi mieć plan awaryjny. Spraw, by wydarzenia hybrydowe stały się Twoim udziałem.
Konferencje online oferują planistom i marketingowcom sposób na nawiązanie kontaktu z szerszą publicznością, często prowadząc do wyższej liczby rejestracji niż w przypadku wydarzeń organizowanych stacjonarnie, ponieważ podróż i koszty nie są już obciążeniem, które muszą ponosić uczestnicy. W naszej nowej normalności, wydarzenia wirtualne przejęły kontrolę. Według ankiety przeprowadzonej przez PCMA, 79% planistów wydarzeń decyduje się na wydarzenia wirtualne. Z tym typem wydarzenia wiąże się nowy sposób myślenia i planowania. Wymaga to pracy wielofunkcyjnych zespołów, w tym planowania, marketingu, IT i technologii cyfrowych, a także ponownego zaprojektowania treści, które zaangażują uczestników z domu. Co więc trzeba zrobić, aby zaplanować wirtualną konferencję?
Konferencja online to coś innego niż zwykłe wirtualne spotkanie. Wymaga więcej zaangażowania niż webinarium. Często konferencje są one wielodniowe, odbywają się online i mogą obejmować przemówienia, dyskusje panelowe, rozrywkę na żywo, sesje edukacyjne, szkolenia i certyfikacje, demonstracje produktów sprzedażowych, sesje dotyczące rozwiązań, trendów branżowych/przywództwa, szkolenia/adopcję produktów i wiele innych. Celem wirtualnych konferencji jest generowanie leadów i popytu, przyjęcie i utrzymanie klientów, świadomość marki i budowanie relacji. Wirtualna konferencja jest świetną alternatywą, lub towarzyszem dla wydarzeń hybrydowych, dla konferencji stacjonarnej.
Konferencja online pozwala organizacjom dotrzeć do szerokiego grona odbiorców, ponieważ wirtualne konferencje często skutkują 8-krotnie większą liczbą rejestracji niż tradycyjne konferencje stacjonarne. Oczywiście nie da się zastąpić interakcji twarzą w twarz, ale wirtualna konferencja jest realną opcją, gdy kluczowa demografia jest rozproszona po całym świecie lub gdy podróż nie jest opcją. Podczas gdy wiele wirtualnych konferencji było ostatnio darmowych, następuje zmiana w kierunku jakiejś formy kosztów, ponieważ ten typ wydarzenia staje się coraz bardziej uznany. Wirtualne konferencje mogą pomóc znacznie rozszerzyć świadomość marki, możliwości nawiązywania kontaktów, generowania leadów i wiele innych.
Wirtualna konferencja nie jest podobna do konferencji stacjonarnej. Odbywa się wyłącznie online i wymaga od uczestników skupienia się na ekranie przez wiele godzin w tym samym czasie. Z tego powodu, treść musi być siłą napędową strategii wirtualnej konferencji, ponieważ jest to to, co chwyci zainteresowanie uczestników i uzyskać poszukiwane rejestracje. Aby stworzyć strategię wirtualnej konferencji, spójrz na swój program wydarzenia jako całość. Czy jest jakaś luka w twoim programie, która skorzystałaby z wirtualnej konferencji? Czy masz zasoby i budżet, aby zorganizować wirtualną konferencję? Czy masz zasoby, aby zorganizować wirtualną konferencję? To wszystko są pytania, które należy zadać, aby zdecydować, czy wirtualna konferencja jest odpowiednia dla twojej organizacji. Jeśli masz coroczną konferencję w osobie, która nie może się odbyć w tym roku lub inne duże wydarzenie, które napędza przychody, warto rozważyć wirtualną konferencję.
Jak w przypadku każdego wydarzenia, musisz wyznaczyć cele i określić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) przed wydarzeniem, aby ocenić sukces wydarzenia na każdym etapie, a także porównać wyniki wydarzenia z każdym innym wydarzeniem w twoim programie. Podczas planowania celów dla konferencji online, ważna jest zwięzłość. Próba osiągnięcia wielu, podzielonych na segmenty celów jest trudniejsza w przypadku konferencji wirtualnej. Zamiast tego, stwórz jeden cel, który będzie napędzał misję wirtualnej konferencji. Istnieją dwa różne strumienie, na które należy zwrócić uwagę przy tworzeniu celów – cele biznesowe i cele uczestników. Zrozum, jakie są twoje cele dla każdego z nich.
Wirtualne konferencje nie różnią się zbytnio od tych organizowanych stacjonarnie. W rzeczywistości, większość planowania jest taka sama – od stworzenia strony internetowej, przez rejestrację, po email marketing – podstawy są już gotowe. Jednak w przypadku konferencji wirtualnych, większy nacisk należy położyć na technologię. Nacisk ten jest oczywisty, jeśli spojrzeć na to z czysto budżetowej perspektywy. Wydarzenia osobiste to 25% wydatków technicznych; 75% wydatków nietechnicznych, podczas gdy wydarzenia wirtualne to 75% wydatków technicznych; 25% wydatków nietechnicznych. Nie ma zbyt wielu wydatków na gastronomię czy hotele, ale są livestreamy i wirtualne stoiska, a w wielu przypadkach także koszty produkcji.
Kiedy podejmiesz decyzję o przejściu na marketing wirtualny, przygotuj się na to, że Twój zespół planistyczny ulegnie zmianie. Aby skomplikowany technicznie program marketingu cyfrowego okazał się sukcesem, musisz stworzyć wielofunkcyjny zespół. Marketingowcy, którzy są już przyzwyczajeni do prowadzenia udanych programów webinarowych, mogą pomóc w przygotowaniu treści, promocji i ogólnej strategii. Marketerzy, którzy są również zaangażowani w weryfikację technologii, są kluczowymi graczami, jeśli chodzi o zapewnienie odpowiedniego oprogramowania do wirtualnych konferencji. IT i cyfrowy, którzy zwykle mają znacznie lżejsze lifting na wydarzeniach stacjonarnych, staną się gwiazdy rocka, upewniając się, że strumieniowe przesyłanie, łączność i więcej działają na długość całej wirtualnej konferencji. Być może trzeba będzie zatrudnić zespół zajmujący się produkcją wideo, aby pomóc w stworzeniu jak najlepszej jakości treści. Twój zespół wygląda nieco inaczej niż zwykle, ale wykorzystanie wiedzy specjalistycznej z całej organizacji sprawi, że wirtualne wydarzenie będzie jeszcze lepsze. Aby zmobilizować zespół do wspólnej pracy, rozważ kilka wirtualnych zajęć integracyjnych.
Wydarzenie online często oznacza dodanie nowych technologii. Pierwszym pytaniem, które pojawia się w głowach większości planistów, jest to, w jaki sposób uczestnicy będą mieli dostęp do treści wydarzenia, będą je konsumować i wchodzić w interakcje z nimi… i ze sobą nawzajem? Jak ma wyglądać to doświadczenie? Jak bardzo będzie ono interaktywne?
Istnieje wiele różnych typów rozwiązań i dostawców, a sortowanie ich wszystkich może być nieco przytłaczające. Ostatecznie, odpowiedź leży w doświadczeniu, które chcesz dostarczyć. Jak ważna jest wysoka jakość produkcji? Czy potrzebujesz tylko możliwości „transmisji” jeden do wielu, czy też ważniejsza jest interaktywność? Czy masz skomplikowane przejścia lub „wirtualne przebiegi”, które wymagają przeszkolonych profesjonalistów, czy też wystarczy Ci prosta, samoobsługowa platforma? Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi, ale stworzyliśmy ten krótki przewodnik, aby pomóc Ci lepiej zrozumieć swoje opcje i zadawać właściwe pytania.
Jeden z najbardziej skomplikowanych typów wydarzeń- konferencje online, opierają się na technologii, aby uczynić swój znak rozpoznawczy. Oczywiście, platforma do obsługi wirtualnych wydarzeń, która robi wszystko i integruje się z Twoim marketingowym stosem technologicznym i systemami CRM, od wirtualnych konferencji po webinaria, jest zawsze najlepszym rozwiązaniem.
Oto kilka rodzajów technologii eventowych, których będziesz potrzebował podczas wirtualnej konferencji:
Według Forbes, treść jest nadal królem. Jednak czas koncentracji uwagi uczestników uległ zmianie. Wirtualna konferencja musi być zorganizowana w taki sposób, aby utrzymać uczestników w skupieniu, ale nie odsyłać ich z powrotem do pracy przy pierwszym sygnale e-maila lub powiadomienia z messengera.
Długość konferencji w przypadku wydarzeń wirtualnych nie jest taka sama, jak w przypadku konferencji osobistych. Myśl o krótszych, bardziej zwięzłych i bardziej dostępnych na żądanie materiałach, które uczestnicy mogą oglądać według własnego harmonogramu. Nie bój się wykorzystywać swoich treści. Z wirtualną konferencją wiąże się znacznie większy nacisk na wartość produkcyjną. Im lepsza jakość dźwięku i obrazu, tym bardziej zaangażowani będą uczestnicy.
A mówiąc o jakości, w przypadku konferencji wirtualnych, nazwa gry nie jest ilością – jest nią jakość. Twórz tylko takie sesje, które są dobrze wyprodukowane, angażujące i wartościowe dla uczestników. Nie bój się ograniczyć liczby sesji na potrzeby wirtualnej konferencji – podczas gdy na konferencji stacjonarnej możesz mieć ponad sto sesji, w przypadku wirtualnej nie jest niczym niezwykłym zredukowanie ich do 20.
Po świetnej treści przychodzi czas na budowanie więzi. Fizyczna bliskość osobistych wydarzeń pozwala uczestnikom na stworzenie własnej społeczności na czas trwania wydarzenia. Jak zapewnić te kontakty wirtualnie? To, że nie siedzisz naprzeciwko uczestnika lub nie rozmawiasz z nim na fizycznym stoisku, nie oznacza, że nie możesz wykorzystać wirtualnego wydarzenia do nawiązania kontaktu. Planując networking dla swojej wirtualnej konferencji, istnieją trzy różne rodzaje połączeń, które należy rozważyć podczas budowania doświadczenia społecznościowego.
Tworzenie sieci sprzedaży z uczestnikami
Od lat prowadzisz wirtualne spotkania jeden na jeden, a już na pewno w ciągu ostatnich kilku miesięcy, ponieważ wizyty na miejscu nie są praktyczne. Zastosuj te same zasady do swojego wirtualnego wydarzenia. Z narzędzi planowania spotkań, sprzedaż może skonfigurować spotkania z uczestnikami przed eventem, biorąc cenne miejsce na ich agendy wcześnie.
Musisz wziąć pod uwagę, że uczestnicy będą nawiązywać kontakty z innymi uczestnikami. Mobilna aplikacja eventowa będzie kluczowa dla tego typu połączeń. Używając narzędzi do przesyłania wiadomości oraz kanału informacyjnego wydarzenia, uczestnicy mogą nawiązywać kontakty z innymi uczestnikami. Planując happy hours, przerwy i spotkania jeden na jeden, jeszcze bardziej zachęcasz do nawiązywania kontaktów.
Musisz zapewnić sponsorom i wystawcom możliwość nawiązania kontaktów z uczestnikami. Wystawcy, inni uczestnicy, a nawet działy sprzedaży mogą przejrzeć listę rejestracji na wirtualne wydarzenie i umówić się na spotkanie w staroświecki sposób, wysyłając e-mail z linkiem do spotkania. Prawdopodobnie uzyskasz większe i lepsze zaangażowanie, jeśli sprawisz, że umówienie się na spotkanie z poziomu samego wirtualnego wydarzenia będzie łatwe i bezproblemowe.
Na konferencjach wirtualnych dostępnych jest wiele rodzajów sponsoringu, w tym wiele z tych samych ofert, które stosowane są na imprezach stacjonarnych. Są to reklamy wideo na początku sesji, sesje sponsorowane, wirtualne stoiska targowe, spotkania, wyróżnienie na stronie targów lub stronie internetowej wydarzenia i wiele innych. Sponsoring może pomóc w pokryciu kosztów wydarzenia, jednocześnie łącząc uczestników ze wspaniałymi organizacjami. Stwórz przejrzyste poziomy sponsoringu, z podziałem na koszty i to, co sponsorzy otrzymują za swoje pieniądze. Nie bój się też negocjować usług rzeczowych – upewnij się tylko, że oferujesz coś wartościowego. Najlepszym sposobem na pozyskanie sponsora jest zachęcenie go danymi, czy to prognozowanymi liczbami dotyczącymi wydarzenia, czy też danymi z poprzednich eventów.
Wirtualne targi mogą być świetną atrakcją podczas wirtualnej konferencji, ale wymagają odpowiedniej technologii wydarzenia online. Niezależnie od tego, czy korzystasz z narzędzia, które tworzy trójwymiarowe targi, czy też takiego, które wykorzystuje logo firmy oraz możliwość wejścia lub umówienia się na wcześniej zaplanowane spotkania, spraw, aby były one łatwe w użyciu dla uczestników. Uwzględnij w programie wydarzenia czas na przypomnienie uczestnikom o możliwości spędzenia czasu na wirtualnych targach.
Podobnie jak w przypadku wydarzeń organizowanych stacjonarnie, przy odpowiedniej strategii zaangażowania, wirtualne wydarzenia mogą dostarczyć wielu cennych danych. Gdy wirtualni uczestnicy rejestrują się, biorą udział w sesjach, angażują się w odpowiedzi na pytania i odpowiedzi na żywo oraz ankietę, umawiają się na spotkania lub przekazują opinie, dostarczają Ci danych, które mogą pomóc w zwiększeniu przychodów. Ponadto, warto dowiedzieć się, w jaki sposób uczestnicy wchodzili w interakcje ze sponsorami.
Przygotowując się do realizacji wirtualnego wydarzenia, należy dokładnie przemyśleć strategię pozyskiwania danych i technologię, która może ją wykorzystać. Jest to kluczowy krok w ocenie sukcesu wydarzenia i maksymalizacji jego wartości.
Nie bój się wirtualnych spotkań. W tej chwili jest to jedyna możliwość, jaką ma wiele organizacji, aby angażować, inspirować i wzmacniać więzi. Firma McKinsey stwierdziła, że „w ciągu ośmiu tygodni dokonaliśmy pięcioletniego skoku naprzód, jeśli chodzi o przyjęcie technologii cyfrowej przez konsumentów i przedsiębiorstwa”. Świat szybko się zmienia, a wydarzenia zmieniają się razem z nim. Odbudowując swoje programy eventowe i patrząc w przyszłość, korzystaj z wirtualnych wydarzeń i doświadczeń. Konferencja w formie online może mieć ogromne znaczenie. A teraz, bardziej niż kiedykolwiek, istnieją wspaniałe zasoby, z których można skorzystać, aby dowiedzieć się więcej o organizowaniu wirtualnych wydarzeń.
Według danych Nielsena, około 80% nowo wprowadzanych na rynek produktów CPG (Consumer Packaged Goods) kończy się niepowodzeniem.
Jedną z teorii, dlaczego tak trudno jest zobaczyć nowy produkt w jakimkolwiek sektorze przemysłu, jest po prostu brak przygotowania.
Kiedy cała ciężka praca idzie na projekt i produkcję, tworzenie planu marketingowego wprowadzenia produktu na rynek jest często spychane na dół „listy rzeczy do zrobienia” i zanim stanie się to priorytetem, często jest już za późno.
Mając to na uwadze, oto trzy główne powody, dla których plan marketingowy wprowadzenia produktu na rynek powinien być tworzony na wczesnym etapie cyklu planowania:
Jak sama nazwa wskazuje, powinien to być moment, w którym nowa oferta produktowa zostaje po raz pierwszy udostępniona publicznie. Jednak, jak już wspomnieliśmy powyżej, inscenizacja wprowadzenia produktu na rynek przed jego udostępnieniem – i zdradzenie daty premiery jako część planu – może znacząco przyczynić się do „efektu przyciągania” i napędzić oczekiwania konsumentów.
Dając potencjalnym klientom możliwość doświadczenia, dotknięcia i poczucia produktu w bezpośrednim otoczeniu, zwiększysz szum informacyjny w kanałach mediów społecznościowych i skłonisz ich do rozważenia zakupu, pozwalając kupującym na „przetestowanie” produktu, dowiedzenie się, w jaki sposób przyniesie on korzyści w ich codziennym życiu i uzyskanie odpowiedzi na wszystkie pytania.
Dzięki ścisłej współpracy z projektantami produktów od samego początku, marketerzy mogą zacząć rozwijać narrację produktu, która pomoże w tworzeniu zasobów content marketingowych, linii przewodnich reklam i zabezpieczeń w mediach społecznościowych.
Na przykład, czy zrównoważony rozwój jest jedną z głównych zasad projektowania? W jaki sposób jest to odzwierciedlone w łańcuchu dostaw? Jakie historie kryją się za tym, jak produkt powstał i czy można je wykorzystać, aby ożywić swój produkt na rynku?
Wykorzystaj marketing treści do zwiększenia ruchu na swojej stronie internetowej. Marketing wprowadzający produkt na rynek jest znacznie łatwiejszy, jeśli masz już powracających użytkowników online, chętnych do odkrywania nowych ofert, czytania aktualnych blogów i angażowania się w kampanię marketingową wprowadzającą produkt na rynek.
Zwiększ bazę swoich zwolenników we wszystkich kanałach mediów społecznościowych, promując swoje zasoby marketingu treści, zapowiadając nowy produkt w fazie rozwoju i włączając się w dyskusje dotyczące sektora Twojej branży.
Zidentyfikuj influencerów, którzy mogą pomóc w zwiększeniu zainteresowania i zaufania do Twojego produktu. Nie muszą to być drogie gwiazdy mediów społecznościowych z milionami zwolenników, jeśli Twój produkt jest przeznaczony na rynek niszowy – wystarczy, że będą to osoby lub marki medialne, którym klienci ufają.
Organizuj lub sponsoruj wydarzenia na żywo lub wydarzenia wirtualne przed datą wprowadzenia produktu na rynek. Mogą to być interesujące wystąpienia prelegentów, które pozwolą Ci zbudować reputację lidera w branży, lub powiązać Twoją markę z wiodącą wystawą lub konwencją, aby zwiększyć jej świadomość.
Przeanalizuj swoje listy e-mailowe pod kątem lead magnates, wskaźników otwarć i rezygnacji z subskrypcji. Zrób to za pomocą testowego e-newslettera, aby sprawdzić, jak bardzo Twoi odbiorcy są zaangażowani w to, co masz im do powiedzenia. Jeśli musisz rozwinąć ich zaangażowanie, zaplanuj serię biuletynów e-mailowych w miesiącach poprzedzających start.
Teraz jesteś gotowy, aby stworzyć plan marketingowy wprowadzenia produktu na rynek.
Nie można przygotować dobrej strategii marketingowej, jeśli nie rozumie się wymagań docelowych klientów. Przeprowadź ankiety i badania rynku, aby zrozumieć, jakie cechy Twojego produktu spodobają się użytkownikom. Możesz zapytać ich o produkty, których obecnie używają i dlaczego. Możesz zapytać ich o to, ile są skłonni zapłacić za produkt, jeśli może on rozwiązać ich obecne potrzeby. W ten sposób poznasz swoją konkurencję, potrzeby użytkowników, a także będziesz mógł wdrożyć odpowiednią strategię cenową dla swojego produktu.
Zbadaj słowa kluczowe SEO, konta w mediach społecznościowych, treści konkurentów i recenzje produktów. Ustal, kto dobrze sobie radzi, dlaczego tak się dzieje i jakie wnioski możesz wyciągnąć z negatywnych recenzji klientów. Aby zbudować strategię mediów społecznościowych, zwróć uwagę na to, jak często Twoi konkurenci publikują posty, jakie rodzaje treści otrzymują najwięcej polubień i w jaki sposób opowiadają o swojej marce w sieci.
Strategia marketingowa wprowadzania produktu na rynek powinna podkreślać i promować Twoją unikalną cechę sprzedaży (USP) przy każdej dostępnej okazji. USP powinna opierać się na czterech rzeczach:
Rozważ zarówno kanały marketingowe offline jak i online, aby dotrzeć do pożądanej grupy odbiorców. Jeśli Twoja grupa docelowa jest lokalna, rozważ reklamy Out of Home, takie jak billboardy, przystanki autobusowe, i cyfrowych witryn plakatów. Jeśli grupa docelowa jest ogólnokrajowa lub obejmuje wiele państw, priorytetem jest reklama cyfrowa, telewizyjna, radiowa lub w mediach społecznościowych.
Wyjaśnij swój produkt docelowym odbiorcom, mówiąc o tym, dla kogo jest przeznaczony i jaki problem rozwiązuje. Należy również omówić unikalne możliwości produktu oraz to, czym różni się on od innych produktów w tym samym segmencie kategorii.
Na przykład, jeśli masz prelegenta, który jest zatwierdzenie produktu, upewnij się, że wiedzą, jak mówić o produkcie poprzez poinformowanie ich dokładnie na kluczowych komunikatów marketingowych i kluczowych fraz reklamowych.
Tak jak testowany będzie sam produkt, tak samo testuj kreacje marketingowe, kampanie email marketingowe, teksty reklamowe, zasoby społecznościowe, CTA i strony docelowe. Kiedy produkt wejdzie na rynek, wszystkie te narzędzia marketingowe zaczną działać, więc musisz wiedzieć, że są one tak skuteczne, jak to tylko możliwe.
Stworzenie odliczania do premiery to sprawdzona metoda budowania emocji wokół planowania wprowadzenia produktu na rynek. Umieść odliczanie do premiery na swojej stronie internetowej i kontach w mediach społecznościowych. Kiedy klienci będą odwiedzać Twoje kanały, zobaczą przypomnienia o zbliżającej się premierze.
Kiedy uda Ci się zbudować w mediach społecznościowych szum wokół wprowadzenia produktu na rynek, możesz utrzymać tę energię również po premierze. Publikuj swoje ulubione zdjęcia z wydarzenia i zamieszczaj zdjęcia gości.
Kiedy już zrozumiesz swoją grupę odbiorców, opracujesz strategię kanałową, stworzysz kreację i zadbasz o narrację, nadszedł czas, aby skupić się na samym wydarzeniu startowym.
Impreza promocyjna to doskonały sposób na zaprezentowanie najnowszego produktu, zbudowanie wokół niego szumu, a nawet pozyskanie sprzedaży w trakcie wydarzenia. Im więcej osób będzie mówiło o produkcie, zarówno podczas wydarzenia, jak i za pośrednictwem mediów społecznościowych, tym lepiej będzie się on prezentował.
Oczywiście chcesz, aby nacisk został położony na produkt, a nie na miejsce. Niemniej jednak, miejsce, które zapadnie w pamięć, pomoże przyciągnąć uczestników. Spróbuj skojarzyć produkt z miejscem spotkania. Na przykład, jeśli wprowadzasz na rynek nową technologię, wybierz nowoczesne, zaawansowane technologicznie miejsce, które będzie pasowało do Twojego produktu.
Jeśli Twój produkt jest skierowany do lokalnej populacji, wybierz miejsce, które znajduje się blisko miejsca zamieszkania Twoich klientów. Nie zmuszaj ludzi do dojeżdżania do pracy z daleka.
Oto kilka innych stylów miejsc eventowych, które można dostosować do wartości marki Twojego produktu.
Kreatywne: Wyjątkowe, designerskie przestrzenie, takie jak bary koktajlowe, galerie sztuki czy restauracje będą generować szum i wyrażać kreatywność Twojej marki.
Luksusowy: Jeśli wprowadzasz na rynek produkt luksusowy, wybierz prestiżowe i eleganckie miejsce, takie jak okazały dom, który przywołuje na myśl klasę i styl.
Historyczne: Jeśli Twoja marka ma długą historię firmy, podkreśl ją, organizując premierę produktu w muzeum, ratuszu lub bibliotece.
Na świeżym powietrzu: Kreatywne miejsca na świeżym powietrzu, takie jak publiczny ogród, hotelowy dziedziniec lub las, mogą przyciągnąć tłumy, zapewniając jednocześnie miejsce na występy na żywo i demonstracje produktów.
Wydarzenia związane z wprowadzeniem produktu na rynek powinny być zbudowane wokół dwóch typów uczestników. Po pierwsze, Twoja baza klientów i zwolenników, a po drugie, tych, którzy mogą pomóc w promocji Twojego produktu, czy to media, influencerzy, czy eksperci branżowi.
Obydwie grupy odgrywają ogromną rolę w sukcesie wydarzenia, dlatego też musisz sprawić, aby było ono ekskluzywne i wyjątkowe. Dla swoich klientów pomyśl o dodaniu osobistego akcentu w postaci torby z upominkami związanymi z produktem, specjalnego kodu rabatowego lub sesji VIP.
Z kolei uczestnikom mediów i influencerom wyślij zaproszenia i inne gadżety, aby zachęcić ich do udziału w wydarzeniu jeszcze przed premierą produktu. Omów potencjalne relacje, dostęp do rzeczników, współpracę, artykuły teaserowe i opcje reklamowe.
Temat powinien być związany z produktem, branżą lub porą roku. Jeśli na przykład wprowadzasz produkt na rynek w lipcu, rozważ dostosowanie motywu przewodniego do obchodów Dnia Niepodległości.
A jeśli w lutym rozwijasz czerwony dywan, dlaczego nie skorzystać z motywu Oskarów?
Jednak słowo ostrzeżenia – nie odbiegaj zbytnio od kontekstu swojego produktu. Konsumenci szybko wyłapują nieautentyczność i jeśli będą podejrzewać, że wykorzystujesz motyw przewodni wydarzenia tylko po to, aby zyskać rozgłos, możesz znaleźć się na złym końcu publicznej nagonki.
Pomysły na wydarzenie związane z wprowadzeniem produktu na rynek powinny przede wszystkim mieć charakter informacyjny i edukacyjny. Aby jednak pozostawić gościom trwałe wspomnienie i pretekst do rozmowy o wydarzeniu w mediach społecznościowych, zawsze warto zadbać również o rozrywkę.
Możliwości rozrywki na eventach są bardzo szerokie, więc upewnij się, że przeprowadziłeś swoje badania i zobaczyłeś z pierwszej ręki akt, który rozważasz zarezerwować.
Rodzaj rozrywki musi być zgodny z wartościami marki firmy i narracją produktu, a także z oczekiwaniami publiczności, więc nie pozostawiaj niczego przypadkowi.
Można również wprowadzić elementy rozrywkowe, które pozwolą klientom na bezpośrednią interakcję z nowym produktem.
Interaktywne działania marki podczas wprowadzania produktu na rynek pozwalają klientom doświadczyć produktu w praktyczny i angażujący sposób. Kiedy tworzysz wydarzenie oparte na doświadczeniu, masz większe szanse na zbudowanie lojalności wobec marki i pozytywnych odczuć związanych z produktem.
Kiedy powinieneś zorganizować wydarzenie? Premiery produktów (lub wirtualne premiery produktów) mogą być organizowane w dniu premiery produktu lub jako zapowiedź na kilka dni przed premierą.
Pamiętaj, nie organizuj go zbyt wcześnie; chcesz, aby oczekiwanie na produkt było największe w momencie jego premiery. Choć nie ma ustalonej reguły, staraj się organizować wydarzenia nie później niż dwa tygodnie przed datą premiery.
Premiery produktów jako całość powinny być również dostosowane czasowo do pory roku.
Być może produkt będzie doskonałym prezentem świątecznym. Jeśli tak, to niech premiera produktu będzie wydarzeniem świątecznym. Możesz również zbadać święta specyficzne dla branży lub zbadać okresy w roku, w których branża widzi szczyt aktywności.
Są to optymalne okresy na zorganizowanie premiery.
Po kilku dniach, szum wokół wydarzenia opadnie. Dzień po wydarzeniu jest jednak okazją do tego, aby utrzymać ten entuzjazm jeszcze przez jakiś czas i przekonwertować wszystkich potencjalnych klientów, którzy nie dokonali zakupu podczas wydarzenia.
Wykorzystaj te same strategie, które zastosowałeś w marketingu przed wydarzeniem. Obejmuje to dużą aktywność w mediach społecznościowych, dalsze używanie hashtagu wydarzenia oraz wysyłanie newsletterów.
Jeśli sprzedaż produktu nie spełniła oczekiwań, zaoferuj jakiś rodzaj zachęty – ofertę próbną, rabat lub bezpłatne dodatki.
Aby zwiększyć szanse na sukces swojego nowego produktu, zacznij od wczesnych etapów: budowania grupy odbiorców, testowania kanałów, opracowywania narracji i planowania wydarzenia.
Kiedy już zbudujesz szum i oczekiwania wśród swojej grupy docelowej, zapewnij jej niezapomniane wrażenia, które sprawią, że jeszcze przez wiele miesięcy będą mówić o premierze Twojego produktu.
Poszukaj możliwości „wszystko w jednym”, zarządzania end-to-end, użyteczności, możliwości technologicznych i analitycznych.
Sprawdź: Platforma do organizacji wydarzeń online i hybrydowych – Meepla
Przeprowadź badania zewnętrzne.
Zbierz bezpośrednie informacje zwrotne od klientów.
Postaw na media społecznościowe, blog firmowy i e-mail.
Wybierz odpowiednich mówców z rozpoznawalnymi nazwiskami.
Wybieraj prowadzących z atrakcyjną prezencją sceniczną.
Wypożycz lub zakup odpowiednią technologię.
Stwórz dynamiczne, tematyczne treści.
Szukaj sposobów na spersonalizowanie doświadczeń uczestników.
Segmenty powinny być krótkie i interaktywne.
Włączaj sposoby zaangażowania wirtualnych uczestników.
Upewnij się, że masz odpowiednią pojemność livestreamingu, narzędzia audio i wideo, przepustowość, adresy IP i/lub VPN.Przeprowadź próby.
Przeprowadź event próbny, aby upewnić się, że wszystko przebiega bezproblemowo.
Sprawdź: Organizacja wydarzeń hybrydowych
Oceń przychody ze sprzedaży, świadomość marki, wyniki w stosunku do budżetu, zaangażowanie sponsorów i zadowolenie uczestników.
Zawsze mieliśmy webinaria, ale teraz do skromnego webinaru dołączył nowy rodzaj wydarzenia – eventy online.
Według ankiety przeprowadzonej przez PCMA, 79% event managerów decyduje się na wydarzenia wirtualne. Od wirtualnych spotkań do konferencji online. Przemysł spotkań i wydarzeń zmienił się w ciągu ostatnich kilku miesięcy i przyjmuje nowe formy marketingu i technologii zarządzania wydarzeniami.
Z tą nową rzeczywistością przychodzą nowe wyzwania i rozwiązania. Budując strategię eventu online, musisz wziąć pod uwagę wiele kwestii. Właściwa platforma do obsługi wydarzeń online, odpowiedni rodzaj treści, najlepsze strategie wirtualnego zaangażowania – wszystkie te elementy są kluczowe dla stworzenia efektywnego (i przyjemnego) wydarzenia wirtualnego. Jeśli zastanawiasz się, jak mogłoby wyglądać Twoje wydarzenie i jak sprawić, by było jak najbardziej angażujące, zapoznaj się z poniższymi 30 pomysłami na event online, które możesz wypróbować podczas kolejnego wirtualnego spotkania lub integracji online.
Przeczytaj także: Stworzyliśmy Meepla! Platforma do organizacji wydarzeń hybrydowych i online.
Uczestnicy zawsze będą mieli pytania – daj im szansę je zadać! Najlepszym sposobem na wirtualne zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi jest czat, który umożliwia moderatorowi zatwierdzanie pytań przed udzieleniem odpowiedzi przez prelegenta.
Aktywuj swoich uczestników poprzez aplikację mobilną, dodając wyzwania gamifikacyjne, które utrzymają ich zaangażowanie podczas wydarzenia.
Znajdź narzędzie do wirtualnych konferencji, które umożliwia wysyłanie uczestników na sesje zamknięte w zamkniętych pokojach. Takie podziały mogą być wykorzystane do ułatwienia ożywionych dyskusji podczas sesji.
Sponsorzy i wystawcy zawsze szukają sposobów na nawiązanie kontaktów z uczestnikami. Pozwól uczestnikom samodzielnie zaplanować spotkania ze sponsorami i wystawcami przed konferencją i dodaj je do agendy.
Uczestnicy eventów online chcą czuć się tak samo związani, jak podczas osobistych spotkań. Zaoferowanie funkcji czatu, która pozwala uczestnikom na natychmiastowe połączenie się podczas wydarzenia, może pomóc stworzyć tę więź, której wszyscy pragną.
Zaangażowanie jest najważniejszym elementem gry. Poproś prelegentów, aby podczas sesji przeprowadzali ankiety na żywo, które pozwolą im ocenić odpowiedzi uczestników w czasie rzeczywistym.
Jedną z korzyści płynących z wirtualnego wydarzenia jest fakt, że prelegenci mają mniejsze wymagania. Z tego powodu, możesz być w stanie uzyskać prelegenta, który normalnie nie byłby dostępny. Treść jest wszystkim dla konferencji online, a kilku przyciągających uwagę mówców głównych może mieć pozytywny wpływ na rejestracje.
Urozmaić styl sesji, proponując panele. Jest to świetny sposób na ułatwienie dyskusji pomiędzy liderami w branży i może wykorzystywać Q&A na żywo jako sposób na włączenie uczestników.
Daj uczestnikom kilka opcji, jeśli chodzi o zawartość konferencji online. Zamiast narzucać im stały porządek webinarów online, zaoferuj kilka sesji na żywo oraz takie, które można oglądać na żądanie w wolnej chwili.
Jeśli uczestnicy Twojej wirtualnej konferencji mają różne potrzeby, warto pomyśleć o stworzeniu ścieżek treści, które je zaspokoją. Buduj konstruktywne treści, które są zgodne z tymi potrzebami, a następnie oznaczaj treści, aby ułatwić uczestnikom wybór odpowiednich dla nich sesji online.
Jak widzieliśmy na Emmys, ceremonie rozdania nagród mogą być nadal zabawne, jeśli odbywają się wirtualnie. Przeorganizuj swoją ceremonię rozdania nagród tak, aby jak najlepiej wykorzystać wirtualną przestrzeń, z wykonawcami, różnymi gospodarzami i świetnym scenariuszem.
Konferencje online mogą mieć szerszy zasięg niż konferencje stacjonarne. Wykorzystaj zwiększoną frekwencję, planując sesje w różnych strefach czasowych. Rozważ również tłumaczenie sesji lub oferowanie ich w różnych językach.
Aby Twoje treści były jak najlepsze, przeszkol prelegentów jeszcze przed eventem. Rozmowa na wideo różni się znacznie od rozmowy w cztery oczy i istnieją proste sposoby, aby uczynić ich sesję bardziej angażującą. Coś tak prostego, jak sprawdzenie tła, kamery i ustawienia mikrofonu może wiele zmienić.
Im lepsza treść, tym większe zaangażowanie uczestników. Firma producencka może dodać nieskończoną wartość do twojej konferencji online, czy to czyniąc treść sesji bardziej wyrazistą, czy też tworząc filmy i reklamy, które będą przeplatać się z treścią.
Nie ograniczaj się do oferowania sesji – zaoferuj kursy szkoleniowe i certyfikaty. Uczestnictwo w wirtualnej konferencji wymaga uzasadnienia, a uzyskanie punktów za udział w niej może właśnie to uczynić.
Na wirtualnych konferencjach rozpraszacze są na wyciągnięcie ręki. Tworząc treści, nie przeciągaj sesji. Ale jeśli chcesz mieć dłuższe sesje, zmień prelegentów i produkcję tak, aby uczestnicy byli zaangażowani przez zmiany w formatowaniu co dziesięć minut lub tak.
Odpoczynek mentalny: joga online, stretching online, mindfulness online
Podczas wirtualnego wydarzenia, nie jest tajemnicą, że wszyscy mamy trudności z utrzymaniem uwagi na poziomie, w jakim moglibyśmy to robić osobiście. Zmęczenie ekranem jest realne i każdy, kto organizuje wirtualne wydarzenie, musi zdawać sobie z tego sprawę i dostosować swój program tak, aby temu zaradzić. Uwzględnienie przerw na odpoczynek fizyczny i psychiczny podczas wydarzenia może nie tylko stanowić kontrast do regularnie zaplanowanych sesji, ale także pomóc uczestnikom skupić się na sesjach, gdy nadejdzie czas, aby ponownie usiąść.
Polowanie na padlinożerców w mediach społecznościowych może upiec dwie pieczenie na jednym ogniu. Spraw, aby uczestnicy byli bardziej zaangażowani w Twoją markę i obecność Twojej firmy w mediach społecznościowych, a jednocześnie zaoferuj im zabawną rywalizację.
Zatrudnij szefa kuchni, który poprowadzi lekcje gotowania online podczas wirtualnej konferencji. Taka lekcja może odbyć się podczas przerwy na lunch lub pod koniec dnia. Wyślij uczestnikom przepis z wyprzedzeniem, a może nawet kartę podarunkową na zakupy spożywcze lub drobny upominek, a następnie poproś ich, aby podążali za prawdziwym profesjonalistą.
Podobnie jak w przypadku lekcji gotowania, kto nie lubi nauczyć się przyrządzać nowego drinka? Stwórz specjalny koktajl na swoje wydarzenie i wyślij uczestnikom zestaw przepisów z wyprzedzeniem. Następnie, zorganizuj lekcję miksologii przed happy hour w sieci. Jest to również świetna opcja jako wirtualne zajęcia integracyjne, czyli team building online.
Poczuj się jak w klubie nocnym Las Vegas dzięki imprezie tanecznej i świetnemu DJ-owi. Chociaż nie można odtworzyć rzeczywistego wydarzenia, uczestnicy mogą nadal dobrze się bawić, tańcząc tak, jakby nikt nie patrzył (bo tak jest!). Inną opcją jest stworzenie specjalnej wirtualnej listy odtwarzania konferencji, aby podzielić się nią z uczestnikami i sprawić, by byli podekscytowani.
Zatrudnij zespół, piosenkarza lub komika i zorganizuj koncert online na żywo dla uczestników. Często jednymi z największych atrakcji na konferencji są właśnie występy. To świetny sposób, aby dać uczestnikom „przerwę na chwilę” i wzbudzić zainteresowanie podczas promocji wydarzenia.
Każda branża ma swój własny, unikalny słownik pojęć. Zrób grę z tych terminów lub popularnych zwrotów, tworząc planszę do bingo, którą uczestnicy będą mogli wypełnić podczas konferencji. Zachęci ich to do skupienia się na sesjach i doda element zabawy.
Unikalne rejestracje online dla poszczególnych typów uczestników
Oferowanie unikalnych rejestracji na podstawie zainteresowań uczestników sesjami i programami wydarzenia pozwala nie tylko śledzić zaangażowanie uczestników w różne programy wydarzenia. Także umożliwia tworzenie ukierunkowanych komunikatów. W zależności od typu rejestracji uczestnika, możesz zdecydować się na wysłanie do niego określonych treści marketingowych przed i po wydarzeniu. Treści, które będą promować, program wydarzenia oraz produkty, o których wiesz, że zainteresują uczestnika na podstawie jego wyboru rejestracji.
Promuj swoje wydarzenie w mediach społecznościowych używając hashtagów. Poproś uczestników o używanie hashtagu podczas pisania postów na temat wydarzenia i wykorzystaj go podczas promocji przed wydarzeniem, aby wzbudzić zainteresowanie.
Upominki to zawsze jedna z najlepszych części każdej konferencji. Wyślij uczestnikom czapki, t-shirty, podkładki pod mysz lub cokolwiek innego, co jest popularne w danym momencie. Nie ma nic lepszego niż przesyłka-niespodzianka.
Sponsorzy mogą obniżyć koszty eventu i przyciągnąć więcej uczestników. Przygotuj atrakcyjny pakiet sponsorski i znajdź sponsorów o wysokiej jakości, którzy są zgodni z celem Twojego wydarzenia.
Jeśli pobierasz opłaty za udział w wydarzeniu online, rozważ możliwość oferowania różnych poziomów dostępu do treści. Treści, które są wyraźnie określone na stronie internetowej wydarzenia. Podobnie jak w przypadku wydarzenia organizowanego osobiście. Wymyśl różne oferty dla uczestników podstawowych i VIP-ów, które będą warte różnicy w cenie.
Wykorzystaj w pełni treść swojego wydarzenia i pozwól uczestnikom na dostęp do treści po konferencji. Rozważ wprowadzenie limitu czasowego na dostępność, aby napędzić popyt. Następnie wykorzystaj treści wirtualnej konferencji w swoich strumieniach generowania popytu.
Nie ma żadnych ograniczeń co do tego, co można zrobić podczas wydarzenia online. Aby zaangażować i zabawić uczestników, sponsorów i wystawców. Planując kolejną konferencję online lub hybrydową, bądź gotowy na przekroczenie tego, do czego jesteś przyzwyczajony. Skorzystaj z nowych technologii wirtualnych, aby stworzyć najlepsze wydarzenie.
W przeciwieństwie do spotkań i wydarzeń stacjonarnych, wydarzenia online i wirtualne spotkania dają uczestnikom więcej okazji do „odpłynięcia”, ponieważ uczestnicy są już przy komputerze, a rozproszenie uwagi jest tylko o kliknięcie. Kiedy uwaga jest na wagę złota, jak utrzymać zaangażowanie uczestników podczas wydarzeń online?
Z pomocą technologii zarządzania wydarzeniami i odrobiny kreatywności, możesz stworzyć wirtualne wydarzenia, które będą czymś więcej niż tylko oglądaniem ekranu przez uczestników. Mamy 18 pomysłów na to, jak utrzymać zaangażowanie uczestników podczas wirtualnych wydarzeń.
Kiedy działasz wirtualnie, istnieje większa presja na to, aby Twoja treść była atrakcyjna. Przekonanie uczestników do wzięcia udziału w wydarzeniu wymaga zaoferowania treści, które zainteresują ich bardziej niż film, który właśnie ukazał się w kinach. Więcej na temat dostosowania treści do wirtualnych wydarzeń znajdziesz w kolejnych poradnikach.
Przeczytaj także: Wykorzystanie contentu w wydarzeniach online
Jakość produkcji wydarzenia online jest jak scenografia, układ sali konferencyjnej i podłoga targów razem wzięte. Mając do dyspozycji mniejszą powierzchnię, musisz sięgnąć po najlepsze praktyki wideo, aby zaznaczyć swoją obecność. Zdobądź lepsze kamery, markowe tła, świetne mikrofony i popraw jakość swoich PowerPointów. Zwróć uwagę na oświetlenie i kąty kamery, pierwsze wrażenie jest tak samo ważne (a może nawet bardziej), gdy jesteś wirtualny. Grafika i świetna jakość wideo sprawią, że uczestnicy będą przyklejeni do ekranu.
Nawet w warunkach wirtualnych, Twoja aplikacja mobilna ma niesamowitą moc angażowania uczestników. Korzystając z aplikacji eventowej, poproś prelegentów o przeprowadzanie ankiet na żywo w trakcie trwania sesji. Zmusi to uczestników do zaangażowania. Sondaże na żywo dają również planistom dane na temat uczestnictwa i zaangażowania w sesję.
Zazwyczaj powiadomienie push informuje uczestnika o konieczności udania się do właściwego pokoju lub skorzystania z bufetu na korytarzu. Możesz tworzyć powiadomienia push, które są zabawne i angażujące również w przypadku wirtualnych wydarzeń na żywo. Powiadomienia push mogą informować uczestników, że do rozpoczęcia wykładu pozostało pięć minut, więc warto wziąć filiżankę kawy i przygotować się do spotkania. Używaj powiadomień push, aby dzielić się ciekawostkami i sprawić, aby uczestnicy poczuli się częścią czegoś większego.
Czy Twoje wydarzenie trwa dłużej niż jeden dzień? Rozważ wprowadzenie do wydarzenia odrobiny zabawy. Stwórz kalendarz duchów, który będzie zawierał dni czapki, dzień koszulki i inne. Nawet jeśli Twoje wydarzenie nie wymaga nagrywania uczestników na wideo, możesz poprosić ich o zamieszczenie zdjęć swojego stroju, co będzie dodatkowym wyzwaniem dla mediów społecznościowych.
Pozwól uczestnikom zadawać pytania i udzielać odpowiedzi podczas sesji. Jeśli oferujesz świetną treść, uczestnicy będą mieli pytania i będą chcieli uzyskać odpowiedzi od eksperta. Uwzględnij czas na pytania i odpowiedzi, tak jak w przypadku spotkań osobistych.
Zadbaj o to, aby uczestnicy byli odpowiedzialni. Po każdej sesji, niezależnie od tego, czy odbywa się ona na żywo, czy na żądanie, przeprowadzaj ankiety lub test wiedzy, aby sprawdzić, czy uczestnicy byli uważni. Jest to doskonałe narzędzie dla treści edukacyjnych.
Na stronie internetowej wydarzenia umieść zakładkę z najczęściej zadawanymi pytaniami. Dzięki nowemu formatowi, uczestnicy będą musieli się uczyć, a dzięki centralnemu umieszczeniu informacji będą wiedzieli, gdzie się udać. Stwórz przewodnik dla uczestników z informacjami, jak najlepiej wykorzystać wirtualne wydarzenie. Pomyśl nie tylko o zwykłym pisemnym przewodniku, ale także o filmie wideo.
Eventy stacjonarne to przede wszystkim networking. W końcu wszyscy są w tym samym miejscu. Ale wirtualne spotkania również mogą w pełni wykorzystać networking. Wykorzystaj listę uczestników swojej mobilnej aplikacji eventowej i połącz uczestników na podstawie wspólnych zainteresowań, przypadkowych dopasowań lub wspólnych celów wydarzenia. Zainicjuj wideo happy hours dla uczestników, aby mogli się spotkać i zadawać pytania lub wykonywać zadania, które pomogą im nawiązać cenne kontakty.
Keynote powinien być angażujący, inspirujący i edukacyjny. A jeśli są wirtualne, najlepiej, aby były na żywo. Jeśli Twoje wydarzenie składa się z wielu sesji, postaraj się zorganizować sesję keynote na żywo, aby zbudować poczucie ekscytacji i wspólnoty. Zachęć uczestników do umieszczania swoich ulubionych cytatów i myśli na portalach społecznościowych.
Siedzenie w fotelu przez cały dzień i oglądanie filmów może się znudzić (i spowodować ból pleców). Sesje na żądanie pozwalają uczestnikom łączyć i dopasowywać treści oraz oglądać sesje we własnym tempie. Oferuj sesje, w których można uczestniczyć w dowolnym momencie. Jeśli chcesz, aby uczestnicy trzymali się planu, daj im trochę swobody i dodaj czas na przerwy.
Instagram, Facebook, TikTok, Twitter – dlaczego się ograniczać? Zachęć uczestników do aktywności na wszystkich portalach społecznościowych. Wymyśl zabawne wyzwanie, które jest zgodne z treścią wydarzenia i rozdaj nagrody. Możesz nie być razem, ale nadal możesz wysyłać swag i nagrody po wydarzeniu.
Wykorzystaj w pełni możliwości technologii eventowej. Mobilne aplikacje eventowe zazwyczaj mają możliwość wysyłania wiadomości. Zachęć uczestników do rozmawiania ze sobą i interakcji. Podczas gdy uczestnicy mogą nawiązywać kontakty w mediach społecznościowych lub podczas zorganizowanych rozmów wideo, utrzymuj ich w kontakcie podczas całego wydarzenia w najprostszy możliwy sposób – za pomocą narzędzia wbudowanego w aplikację mobilną.
Nikt nie lubi być wywoływany w środku zajęć, ale to zdecydowanie trzyma Cię w napięciu! Podobnie jak w klasach z dawnych lat lub podczas streamingu zajęć treningowych, niech zwinni mówcy wrzucają imiona uczestników do sesji.
Można by pomyśleć, że skoro uczestnicy siedzą na wydarzeniach stacjonarnych i online, długość sesji nie powinna się zmienić. Istnieje jednak różnica pomiędzy siedzeniem na dwugodzinnej prezentacji w otoczeniu podekscytowanych uczestników, oglądaniem prezentacji, w której muzyka, występy i inspirujące przemówienia są zintegrowane, a siedzeniem samotnie na krześle w swoim domu. Sesje wydają się dłuższe, a uczestnicy są bardziej skłonni do klikania w trakcie wirtualnego wydarzenia. Spotkania i sesje powinny być krótsze niż zazwyczaj, aby uczestnicy mogli skupić się na treści.
Każdy lubi grać w gry. Wykorzystaj grywalizację online lub quiz online w swojej aplikacji mobilnej, aby zaangażować uczestników w wyzwania z nagrodami. Możesz poprosić ich o kontakt ze sponsorami, nawiązanie kontaktu z innymi uczestnikami lub wypełnienie ankiet, które pozwolą im zaangażować się w wydarzenie i zdobyć punkty.
Eventy wellness to ekscytujący trend w branży i nie ma powodu, aby je porzucać, gdy będziesz organizować je wirtualnie. Pomyśl nie tylko o krześle biurowym i włącz do swojego programu momenty ruchu, które sprawią, że uczestnicy będą stać, rozciągać się i poruszać swoimi ciałami. Pomyśl o zorganizowaniu mini zajęć treningowych, które uczestnicy będą mogli oglądać na żywo przez cały dzień, aby szybko dodać sobie energii lub zaoferuj darmową poranną jogę za pośrednictwem streamingu na żywo.
Jeśli posiadasz adresy uczestników, możesz wysłać im upominki. Jeśli masz ich adresy e-mail, możesz wysłać im upominki. Uczestnicy uwielbiają darmowe rzeczy. Rozważ wysłanie im karty podarunkowej na kawę. Roześlij przed imprezą koszulki lub czapki, które uczestnicy będą mogli nosić przez cały czas jej trwania.
Wirtualny event nie musi być okrojoną wersją wydarzenia organizowanego osobiście. Choć pod wieloma względami nie może się równać z wydarzeniem stacjonarnym, zaangażowanie powinno być priorytetem. Spotkanie czy integracja online oznacza jedynie, że musisz w bardziej kreatywny sposób myśleć o tym, jak sprawić, by uczestnicy byli skupieni i zainspirowani.
Przeczytaj także: Jak zorganizować event online
Twój content jest sercem wydarzenia online, dlatego też, gdy organizujesz wirtualny event, ma on do odegrania ważną rolę. To on jest siłą napędową rejestracji i zaangażowania odbiorców.
Niezależnie od tego, czy masz do czynienia z przekształceniem treści z wydarzenia stacjonarnego w wirtualne, czy też chcesz jedynie wzmocnić treści z wydarzenia jako część swojego planu marketingowego, zrozumienie, jak tworzyć i dostarczać treści zarówno do celów online, jak i offline, jest kluczem do stworzenia strategii treści. Strategii, która przyniesie rezultaty w krótkim, średnim i długim okresie. W tym wpisie przyjrzymy się, jak wykorzystać treści na potrzeby eventu online.
Aby dostarczać skuteczne treści, musisz zrozumieć, dla kogo są one przeznaczone. Narzędzia marketingowe, takie jak segmentacja i targetowanie odbiorców, mogą pomóc w podjęciu decyzji o rodzaju przekazywanych informacji. Na przykład, nie chcesz przeprowadzać webinaru na żywo z treściami dotyczącymi konkretnych produktów, podczas gdy Twoi odbiorcy są bardziej zainteresowani treściami typu think leadership na wysokim poziomie.
Zdarza się, że decyzja o przejściu na szkolenia online zapada w ostatniej chwili, w odpowiedzi na kryzys lub wydarzenia, na które nie mamy wpływu. W takim przypadku kuszące może być odwzorowanie pierwotnego wydarzenia w formie osobistej i wykorzystanie dokładnie tych samych treści, ale wydarzenie online to nie to samo, co wydarzenie w formie stacjonarnej. Użycie tych samych treści prawdopodobnie spowoduje, że uczestnicy będą mieli gorsze ogólne wrażenia z wydarzenia. Od czego więc zacząć?
Niezależnie od tego, czy próbujesz określić, które elementy treści wykorzystać podczas swoich wydarzeń, czy też zastanawiasz się, jak wykorzystać treści podczas wydarzeń online i offline, musisz zacząć od wyznaczenia konkretnych celów.
Oto kilka podstawowych pytań, które pomogą Ci zacząć:
Inne cele obejmują:
Przejrzyste wskaźniki KPI wpływają na Twoją agendę merytoryczną i pomagają określić właściwy czas, format, strukturę, grupę odbiorców, gospodarzy i wiele innych elementów Twojego wirtualnego wydarzenia. Wskaźniki KPI pomogą Ci zdecydować, która platforma online najlepiej nadaje się do realizacji Twoich głównych celów lub które elementy wydarzenia wymagają wirtualnych dodatków, takich jak ankieta na żywo czy wirtualne sale konferencyjne. Wreszcie, będziesz w stanie przekazać jasne cele zarówno swoim wewnętrznym interesariuszom, jak i docelowym odbiorcom.
Jeśli chodzi o grupę odbiorców, należy zastanowić się, czy ta treść jest odpowiednia dla wszystkich, czy tylko dla jednego lub dwóch segmentów grupy docelowej? W przypadku dużych wydarzeń organizowanych stacjonarnie, często tworzy się ścieżki treści dla różnych typów odbiorców. To jest coś, co możesz chcieć zrobić dla swojego eventu online. Być może wiesz, że Twoja publiczność jest z natury nastawiona na rywalizację lub lubi zabawne elementy wydarzeń. W takim przypadku, możesz dodać gamifikację do swojej wirtualnej zawartości. Jeśli wiesz, że Twoi odbiorcy po prostu szukają informacji, możesz zaoferować podstawową opcję wirtualną, która pozwala odbiorcom oglądać filmy przesłane na dedykowaną mikrostronę.
Ponieważ wirtualne platformy eventowe starają się sprostać rosnącemu popytowi, wielu planistów zaczyna myśleć bardziej kreatywnie o zawartości eventów online. O ile wiedziałeś dokładnie, co chciałeś przekazać podczas wydarzenia w cztery oczy, aby utrzymać zaangażowanie odbiorców, o tyle nowe medium stwarza okazję do nieszablonowego myślenia. Wykorzystaj to jako okazję do przeprowadzenia burzy mózgów, aby uczestnicy nie odrywali się od komputera i mieli wrażenie, że otrzymują taką samą wartość wirtualną, jak podczas osobistego spotkania.
Dokonując przeglądu istniejącej zawartości, poświęć chwilę na zmapowanie wybranych treści pod kątem Twoich KPI i potrzeb odbiorców. To dobry moment, aby dowiedzieć się, czy treści są dostępne w różnych formatach – infografiki, pokazy slajdów, wideo, eBook itp. To pomoże Ci zaoferować treści do pobrania wraz z wydarzeniami wirtualnymi, co wydłuży czas ich użytkowania i pozwoli osiągnąć maksymalny efekt ujednoliconego przekazu.
Audyt powinien pomóc Ci określić:
Po dokonaniu oceny istniejących treści związanych z wydarzeniami, warto rozważyć sięgnięcie do szerszego repozytorium treści. Być może istnieją treści z kampanii sprzed trzech lat, które świetnie sprawdzą się podczas nowego wydarzenia. Czas je wykorzystać!
Znajdź również swoje ponadczasowe, wysokiej jakości treści typu evergreen i zastanów się, jak możesz zmienić ich format, np. z infografiki na zdjęcia na Facebook lub z bloga na eBooka. Sprawdź analitykę swojej strony, aby zidentyfikować najlepiej działające posty na blogu. Możesz wziąć grupę powiązanych postów i zebrać je w jeden post podsumowujący lub przekształcić je w eBook.
Jeśli odkryjesz braki w treści, będziesz musiał działać szybko, jeśli chcesz szybko przejść na event online.
Możesz wykonać następujące kroki, aby zacząć działać:
Nagła zmiana nie pozwala na wprowadzenie w 100% nowych treści. Zidentyfikowanie tego, co jest niezbędne, wykorzystanie tego, co masz, i skupienie się na formacie dostarczania treści to najlepsze wykorzystanie czasu.
Ze względu na wyzwania związane ze środowiskiem online, należy skupić się na tym, jak zorganizować treści online, aby zapewnić najlepsze wrażenia.
Należy rozważyć takie kwestie jak:
To dobry moment na pełną współpracę zespołów marketingowych i eventowych. Liderzy marketingu regularnie rozważają te formaty dostarczania treści, aby osiągnąć cele rocznych, kwartalnych, a nawet miesięcznych kampanii marketingowych.
Podobnie jak fizyczne spotkania i konferencje, wydarzenia wirtualne występują w wielu formatach i wykorzystują różne technologie. Należy wziąć pod uwagę możliwości techniczne zespołu planującego i odbiorców, a także takie kwestie jak dostępność. Być może konieczne będzie przetłumaczenie treści, aby dotrzeć do globalnej publiczności, lub dostarczenie ich w taki sposób, aby pomóc osobom niedowidzącym lub niedosłyszącym.
W zależności od wielkości i złożoności eventu, możesz wykorzystać technologię marketingu i zarządzania wydarzeniami, aby dostosować się do niemal każdego wirtualnego formatu, który masz na myśli. Technologia eventowa ułatwia komunikowanie zmian uczestnikom za pomocą strony internetowej wydarzenia i e-mail marketingu. Mobilna aplikacja eventowa nie tylko łączy uczestników, ale także pozwala na udostępnianie treści i informacji o wydarzeniu, wysyłanie powiadomień push i wiele innych.
Kilka wskazówek dotyczących wyboru formatu wydarzenia wirtualnego:
Skróć czas trwania sesji. W sieci uwaga jest krótsza.
Wirtualne sesje interaktywne działają najlepiej, gdy uczestnicy widzą się nawzajem, mogą rozmawiać i zadawać pytania.
Zachowaj sesje panelowe – one nadal działają w sieci. Różnorodność prelegentów sprawia, że dyskusja jest bardziej wciągająca.
Przetestuj tło prelegenta, czyli „miejsce”, z wyprzedzeniem. Kamera widzi tylko kwadrat o wymiarach jeden na jeden metr, więc zastanów się, co znajdzie się na tej przestrzeni i jak będzie się prezentować widzom.
Jeśli zdecydowałeś się na wydarzenia hybrydowe, musisz zdecydować się na elementy treści cyfrowych, które mogą stanowić wartość dodaną do fizycznego wydarzenia na żywo. Na przykład, ile razy zdarzyło Ci się siedzieć przy biurku i czekać na streaming live z konferencji, podczas której musiałeś patrzeć, jak pusta sala powoli się zapełnia lub, co gorsza, wpatrywać się w wizualny uchwyt?
Oto pomysły na event online, które pozwolą skupić uwagę i zaangażować uczestników:
Przyjrzyjmy się pięciu różnym formatom treści, które utrzymują uwagę widzów i sprawiają, że nie chcą się oni wyłączyć i wylogować. Odpowiednia mieszanka tych formatów zapewni Ci atrakcyjny program oraz bibliotekę materiałów, które można ponownie wykorzystać i rozpowszechnić po zakończeniu wydarzenia.
Wywiady z liderami branży i wizjonerami w swoich dziedzinach dostarczą wirtualnym widzom głębokich, wnikliwych przemyśleń. Znajdź prelegentów, którzy przyciągną wirtualnych uczestników. Wywiady z liderami poprzez webinaria, Skype lub Zoom mogą być nagrywane, przepakowywane i umieszczane na stronie wydarzenia.
Marketerzy, badacze, akademicy i naukowcy to tylko kilka z możliwych prelegentów. Prelegentów, którzy przeprowadzili interesujące badania, którymi mogą podzielić się z publicznością. Możesz również rozważyć wykorzystanie swojej bazy danych gości lub osób zarejestrowanych online do przeprowadzenia ankiety i dostarczenia jej wyników podczas dedykowanej sesji wirtualnej lub podzielenia jej na mniejsze części. Przeprowadzenie ankiety przed wydarzeniem da tym odbiorcom dodatkowy powód do uczestnictwa i zapoznania się z wynikami.
Wykorzystaj wiedzę o kliencie do stworzenia studiów przypadku, białych ksiąg, samouczków wideo i innych form treści online, które można udostępniać. Przy podejmowaniu decyzji, czy te istniejące wcześniej treści będą stanowiły wartość dodaną dla szerszej wirtualnej publiczności, należy wziąć pod uwagę wzajemne przenikanie się społeczności oraz zasięg społeczny klienta.
Inscenizacja szkolenia produktowego lub usługowego online zmniejsza ilość podróży. Zmniejsza ilość materiałów drukowanych zaangażowanych w proces przekazywania pracownikom wiedzy i narzędzi do bardziej efektywnego wykonywania ich pracy. Ogranicz nudę i stwórz wirtualne programy szkoleniowe, które zawierają scenariusze wideo i symulacje wykorzystujące rzeczywistość rozszerzoną.
Nagrane sesje mogą pochodzić z fizycznej konferencji lub wydarzenia. Mogą być także dostosowane do potrzeb wirtualnej publiczności. Prelegenci, którzy nie czują się w pełni komfortowo podczas prezentacji na żywo, online mogą preferować to podejście. Warto rozważyć edycję nagranych sesji, aby treść była bardziej wyrazista i angażująca. Na przykład, widzowie z Wielkiej Brytanii oglądający online wykład inauguracyjny z polskiego oddziału Twojej firmy mogą nie musieć oglądać preambuły. Mogą także zdecydować się na obejrzenie pytań i odpowiedzi jako oddzielnego materiału wideo.
Podobnie jak stacjonarne konferencje, wydarzenia online wymagają doświadczonych gospodarzy. Jednak w przeciwieństwie do środowiska na żywo, wybrany gospodarz musi czuć się komfortowo. Przekazując treści na żywo do kamery bez scenariusza i dostosowując je do odbiorców na żywo i tych online. Na przykład, jeśli Twoja hybrydowa konferencja transmitowała na żywo sesję keynote, a publiczność fizyczna ma zrobić sobie przerwę na kawę lub wybrać inne warsztaty, gospodarz powinien nie tylko być w stanie poinformować delegatów w sali, co się dzieje, ale także poinstruować widzów online, z jakimi treściami mogą się zapoznać w oczekiwaniu na kolejny stream na żywo.
To samo odnosi się do prelegentów, jak i do prowadzącego. Istnieje ogromna różnica między mówcą, który potrafi przekazać treść na żywo na scenie przed uczestniczącą publicznością, a kimś, kto potrafi zaprezentować się przed kamerą wideo lub kamerą internetową, reagując w czasie rzeczywistym na pytania pojawiające się na ekranie. Opracowując wirtualne treści, wybieraj prelegentów w oparciu o ich doświadczenie i wiedzę merytoryczną.
Korzystne jest poinformowanie wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy o tym, czego mogą się po Tobie spodziewać. Zabierz ich w podróż razem z Tobą i buduj oczekiwanie. Nie czekaj z udostępnianiem wartościowych informacji do momentu rozpoczęcia wirtualnego wydarzenia. Udostępniaj interesujące treści w blogach gości, filmach wideo z prelegentami i postach w mediach społecznościowych. Dasz słuchaczom przedsmak tego, co ich czeka. Prosząc prelegentów o przygotowanie teasera do kamery w celu promowania ich sesji. Będziesz mógł również sprawdzić ich styl prezentacji online i ustawienia kamery oraz zasugerować ewentualne poprawki przed rozpoczęciem wydarzenia.
Po zakończeniu wydarzenia, poświęć chwilę na podsumowanie tego, jak przebiegało. To moment, w którym możesz przyjrzeć się temu, co zadziałało, co prawie zadziałało, a co można było zrobić lepiej. Pozwól uczestnikom na przekazanie informacji zwrotnej. Zapoznaj się z pytaniami, które zadawali w trakcie wydarzenia, a także w ankiecie po jego zakończeniu. Skontaktuj się z działem sprzedaży lub zespołem zarządzającym kontami, ponieważ często otrzymują oni ustne informacje zwrotne. Te informacje powinny pomóc Ci zrozumieć, co należy zmienić w przyszłych wydarzeniach wirtualnych. Niektóre rzeczy mogą wymagać tylko drobnej korekty, aby działały, a z innych możesz chcieć całkowicie zrezygnować.
Event managerowie i marketerzy powinni zawsze starać się dostarczać zróżnicowane treści w różnych formatach. Za pośrednictwem różnych kanałów, aby zapewnić uczestnikom jak największy wpływ na wydarzenie. Także jak najlepszy zwrot z inwestycji dla organizatora. Jeśli wirtualne treści od początku odgrywają kluczową rolę w strategii wydarzenia, często łatwiej jest przekształcić je w pełnowartościowe wirtualne doświadczenia. Pamiętaj, że niezależnie od tego, czy oferujesz materiały wideo do pobrania, webinaria na żywo, interaktywne szkolenia, czy też pełnowartościową konferencję online z możliwością wyboru strumieni treści. To właśnie treść będzie stanowić o atrakcyjności Twojej oferty wirtualnego wydarzenia. Tak więc, zachowaj prostotę, trzymaj ją w małych porcjach dla naszej coraz krótszej uwagi. Upewnij się, że jest przećwiczona, że jest angażująca. Prezentowana przez ludzi, którzy wiedzą, jak wchodzić w interakcję z wirtualną publicznością, której nie widzą. Ale przede wszystkim, niech będzie różnorodny.
Istnieje ryzyko, że środowisko wirtualne ograniczy naturalne zachowania uczestników wydarzenia w obecności innych osób. Jednocześnie będzie sprzyjać powstawaniu złych nawyków. Podczas organizowania eventów online, planiści mogą łatwo popełnić błąd. Błąd polegający na zapewnieniu technologii, która umożliwi ludziom kontakt. Nie wskaże im, w jaki sposób mogą dzielić się pomysłami i treściami. Zaangażowanie, nawiązywanie kontaktów, otwarta dyskusja i dzielenie się treściami powinny być kluczowymi celami dla uczestników. Bez względu na rodzaj organizowanego wydarzenia. W środowisku, w którym niektóre z tych celów są trudniejsze niż inne, treści odgrywają ważniejszą rolę niż kiedykolwiek wcześniej. Jeśli zrobisz to źle, wirtualna publiczność szybko zacznie rozpraszać się przez swoje wiadomości e-mail i kanały mediów społecznościowych. Jeśli jednak zrobisz to dobrze, zwiększysz zaangażowanie przed, w trakcie i po wydarzeniu. Powiększysz wirtualną publiczność. Stworzysz bibliotekę treści, którymi można się dzielić. A także przyciągniesz więcej sponsorów i zwiększysz alternatywne źródła przychodów.
Zobacz także: Jak zorganizować event online
Kiedy wszyscy pracownicy nie mogą zasiąść przy jednym stole, najlepiej świętować Wigilię firmową online, ponieważ każdy będzie mógł w niej uczestniczyć. Dzięki naszemu eventowi świątecznemu online naprawdę każdy może wziąć w nim udział ze względu na fakt, iż będzie czuć się bezpiecznie. To świetna okazja do integracji wszystkich pracowników, a całe wydarzenie odbędzie się na jednej, dedykowanej platformie.
Poznaj naszą ofertę wigilii online!
Pomożemy zorganizować tradycyjne firmowe spotkanie w formie online, w rezultacie którego wszyscy będą się dobrze bawić. Wspólnym rodzinnym stołem stanie się dedykowana platforma, w związku z tym każdy poczuje się jakby spotkał się z zespołem stacjonarnie. Zapomnij o technicznych detalach i ciesz się funkcjonalnościami platformy wigilijnej.
Zobacz także: Team-building online
Wraz ze wzrostem popularności konferencji online, pojawia się więcej możliwości uczestniczenia w konferencjach. Konferencjach, w których wcześniej nie było się w stanie uczestniczyć. Dają one możliwość nawiązywania kontaktów i uczenia się od szerszego grona osób. Jednak konferencje wirtualne, w przeciwieństwie do tych organizowanych stacjonarnie, wymagają innego rodzaju skupienia. Siedzenie i oglądanie ekranu podczas wirtualnego wydarzenia nie jest tak stymulujące, jak przebywanie w otoczeniu innych uczestników. Planerzy i marketingowcy uwzględnili ten rodzaj koncentracji poprzez skrócenie treści i zmianę klasycznej struktury konferencji. Zmianę tak, aby nie wymagały one już całodniowego oglądania, ale krótszych dni w dłuższym okresie czasu. Przed następną wirtualną konferencją, upewnij się, że jesteś gotowy do wzięcia w niej udziału. Skorzystaj z kilku wskazówek i trików, aby zwiększyć swoją koncentrację i jak najlepiej wykorzystać czas.
Twoja wirtualna konferencja odbędzie się online, za pośrednictwem platformy wirtualnej konferencji, z której być może już wcześniej korzystałeś. Aby jak najlepiej wykorzystać czas spędzony „na miejscu”, poświęć godzinę lub dwie przed rozpoczęciem konferencji na zabawę w centrum wydarzeń. Dowiedz się, jak uzyskać dostęp do sesji, sprawdź dźwięk i usuń wszelkie usterki. Jeśli jest jakiś tutorial o tym, jak w pełni wykorzystać konferencję, obejrzyj go! Twoje doświadczenie jest pod Twoją kontrolą.
Praca nigdy się nie kończy. Kiedy bierzesz udział w konferencji online, powinna ona zejść na drugi plan – nawet jeśli tylko na godzinę w danym momencie. W końcu zdecydowałeś się na udział w wirtualnej konferencji, ponieważ dostrzegłeś wartość w prelegentach, sesjach edukacyjnych i możliwościach nawiązywania kontaktów. Nie marnuj czasu, który masz na naukę i rozwój! Upewnij się, że twoi współpracownicy wiedzą, kiedy będziesz zajęty. Postaraj się nie sprawdzać poczty elektronicznej, kiedy jesteś w trakcie sesji.
Wirtualne konferencje zawierają różne treści – niektóre z nich muszą być oglądane w czasie rzeczywistym. Inne można oglądać w dogodnym dla siebie czasie. Kiedy budujesz swój harmonogram, zwróć uwagę na to, które sesje muszą być oglądane na żywo, a które odtwarzane. Rozważ dodanie opcji „na żywo” lub „na żądanie” do terminów podczas blokowania kalendarza.
Praca w domu oznacza, że większość z nas nigdy nie jest naprawdę sama. Nasi małżonkowie, nasze dzieci i nasze zwierzęta domowe są tylko pokój od nas, a wszystkie wymagają pewnej ilości swojej uwagi. W tym momencie wypracowałeś już jakiś harmonogram, aby oddzielić czas pracy od czasu dla rodzin. Trzymaj się tego harmonogramu podczas wirtualnej konferencji.
Jedną z rzeczy, których nie chcesz w ciągu dnia lub tygodnia intensywnej nauki, jest to, że „wieszak” staje na drodze. Nawet jeśli nigdy wcześniej nie przygotowywałeś posiłków, to jest to świetny moment, aby zacząć! Zaplanuj swoje śniadanie, lunch i przekąski. Zaplanuj nawet swoje przerwy na kawę! O ile w przypadku konferencji stacjonarnej przerwy na kawę będą wbudowane, a przekąski pojawią się same, o tyle w przypadku konferencji wirtualnej to Ty będziesz za nie odpowiedzialny. Dla urozmaicenia, rozważ dostarczenie kawy w trakcie przerwy, abyś nie tracił kofeiny.
Rób notatki na papierze! Aby bardziej się skupić, skup swoją uwagę na ekranie, ale nie odrywaj palców od myszki i klawiatury. Zamiast przerzucać się między notatkami a konferencją, gdzie łatwo się zgubić i wylądować na Instagramie, trzymaj ekran poświęcony sesji. Oznacza to pełny ekran! Aby nawiązać kontakty i komunikować się z uczestnikami, używaj aplikacji mobilnej wydarzenia. Pozostaw swój komputer wolny do oglądania.
Konferencje są lepsze, gdy uczestniczysz w nich z przyjaciółmi. Czy ktoś z twoich współpracowników bierze udział w tej samej wirtualnej konferencji? Zaplanuj spotkanie i omówienie sesji po fakcie lub wyślij im wiadomość o interesujących cię kwestiach. Taka interakcja może sprawić, że będziesz bardziej zaangażowany w treść konferencji.
Nie czuj się ograniczony do swojego krzesła. W przerwach między sesjami organizuj krótkie spacery, stań i rozciągnij się. A jeśli nie jesteś nagrywany na wideo podczas sesji, która odbywa się w środku popołudnia, nie bój się stać. Aktywność, jak stanie lub chodzenie w miejscu, może Cię obudzić i sprawić, że ponownie skupisz się na omawianych treściach.
Wirtualne konferencje nie służą tylko do nauki – one służą do nawiązywania kontaktów! Networking żyje i ma się dobrze, nawet na odległość. Przed konferencją umów się na spotkania 1:1 z kolegami i nawiąż nowe znajomości. Weź udział w happy hours lub sesjach z innymi uczestnikami.
Zaletą wirtualnych konferencji jest to, że sesje są często dostępne na żądanie, czy to podczas konferencji, czy zaraz po niej. Jeśli była jakaś sesja, którą chciałbyś obejrzeć ponownie lub szybko przejrzeć, możesz to zrobić! Wyznacz sobie czas każdego dnia konferencji lub ostatniego dnia, aby przejrzeć swoje notatki i jak najlepiej wykorzystać przyswojone treści.
Teraz, gdy znasz już najlepsze praktyki dotyczące uczestnictwa, możesz w pełni wykorzystać swoją następną wirtualną konferencję. Szukasz świetnej wirtualnej konferencji? Sprawdź naszą ofertę! Konferencja online Wrocław!
