Organizacja eventu – nie wiesz, jak zacząć? Pomoże Ci te 7 kroków

Początki bywają trudne. W szczególności, jeśli chcesz zabrać się za coś, czego do tej pory nie robiłeś. Dokładnie tak samo wygląda organizacja eventu. Planujesz wydarzenie, jednak nie do końca wiesz jak je przygotować, by okazało się sukcesem? Mamy dla Ciebie kilka cennych porad! 

Zacznijmy od najprostszych rzeczy: co to znaczy słowo event? W języku angielskim oznacza po prostu wydarzenie, a to nic innego jak: 

Skoro już wiesz, czym event jest, warto pójść o krok dalej. Zastanówmy się wspólnie: jak przebiega organizacja eventu oraz na co zwrócić uwagę planując wydarzenie po raz pierwszy. 

Organizacja eventu od podstaw 

Typ eventu – czy wiesz, który najlepiej sprawdzi się do Twoich celów? 

Eventy można podzielić na wiele sposobów. Jednym z nich jest klasyfikacja wydarzeń ze względu na sposób uczestnictwa grupy docelowej. I tak możemy wyróżnić eventy: 

Czasem wybór typu wydarzenia jest wręcz oczywisty. Czasem jednak zastanawiając się jak zaplanować event, dojdziesz do wniosku, że możesz przenieść swoje wydarzenie do przestrzeni online. 

Gdzie organizacja eventu będzie zatem najlepszym pomysłem? To oczywiście zależy od tego, jakie masz możliwości i do kogo kierujesz swoje działania. 

SPRAWDŹ: Eventy promocyjne 360° – co to takiego?

Organizacja imprez, czyli co trzeba wiedzieć 

Decyzja zapadła: organizujesz event. Bez względu na to, czy będzie to piknik rodzinny, czy konferencja branżowa ważne jest przestrzeganie pewnych reguł, dzięki którym wydarzenie okaże się sukcesem. 

Zanim Ci jednak je zdradzimy, musisz wiedzieć, że organizacja eventu, który będzie wspierał Twój biznes w określonych celach, nie jest aż tak prostym zadaniem, jak może się wydawać. Główną rolę przede wszystkim odgrywa tutaj doświadczenie – które tak jak w przypadku profesjonalnych agencji eventowych – nabiera się z czasem.

Nie oznacza to jednak, że nie dasz sobie rady samodzielnie. Musisz uzbroić się tylko w ogromne pokłady cierpliwości, wytrwałości i samodyscypliny, bo praca przy tworzeniu eventów potrafi być równie satysfakcjonująca, co wymagająca. 

Organizacja imprez to głównie umiejętność łączenia kilku rzeczy w jedną perfekcyjnie działającą całość. Więc jak przygotować event? Przede wszystkim potrzeba do tego  bardzo dobrej organizacji czasu i zadań, ale także skrupulatności i nierzadko – zdolności negocjacyjnych. 

SPRAWDŹ: Co trzeba zrobić, żeby zostać organizatorem eventów? Jak stać się event managerem?

Organizacja eventu w 7 krokach 

Tworząc event, trzeba wziąć pod uwagę wiele istotnych rzeczy. Jednak od czego warto zacząć najpierw i co robić dalej, by organizacja wydarzenia przebiegła bez żadnych problemów? 

Mamy kilka wskazówek, które pomogą Ci uporządkować działania i doprowadzić cały event do sukcesu: 

7 kluczowych aspektów w organizacji eventu 

  1. określenie celów, które ma spełnić lub wspierać organizowany event
  2. określenie grupy docelowej wydarzenia 
  3. wielkość budżetu na działania event marketingowe
  4. ustalenie terminu i miejsca wydarzenia
  5. wymyślenie pomysłu na scenariusz eventu 
  6. zadbanie o logistykę wydarzenia np. zakontraktowanie cateringu, muzyków, obsługi
  7. aktywna promocja wydarzenia w kanałach offline i online 

Gotowe, już teraz wiesz, jak zorganizować event krok po kroku. Jeśli jednak wolisz postawić na sprawdzone rozwiązania i oddać pod opiekę organizację Twojego wydarzenia profesjonalnej agencji eventowej – pamiętaj, że zawsze istnieje taka możliwość.  

Firmy zajmujące się na co dzień tworzeniem wydarzeń to przede wszystkim know-how wypracowywane przez wiele lat działalności na rynku. Dokładnie tak jest w przypadku agencji Fabryka Wydarzeń, czyli Twoja organizacja eventu (Wrocław)

Czy warto organizować eventy promocyjne 360°?

Kompleksowo, profesjonalnie i z pomysłem to główne zalety, którymi charakteryzują się eventy promocyjne 360° organizowane przez profesjonalne agencje. Jeśli zastanawiasz się, co Twoja firma może zyskać na zorganizowaniu takiego wydarzenia i jakie ogólne korzyści ono ze sobą niesie – śpieszymy z odpowiedzią!

Wprowadzenie nowego produktu na rynek, przedstawienie nowej branżowej inicjatywy a może szersze wyjście na rynek marki ze swoją konkretną ofertą  – w każdym z tych wypadków świetnie sprawdzi się event promocyjny. 

Zobacz, co jeszcze mogą zaoferować Twojej firmie! 

Czym są eventy promocyjne dla firm? 

Event promocyjny to nic innego jak okazja do kreatywnego zwrócenia uwagi na konkretny produkt lub produkty Twojej firmy.

To także część strategii marketingowej, dzięki której przy użyciu wszystkich dostępnych środków i wykorzystaniu odpowiednich kanałów o wydarzeniu robi się bardzo głośno, co w rezultacie prowadzi do osiągnięcia Twojego zamierzonego celu. Może być to np. sprzedaż biletów, czy zebranie darowizn.  

Event promocyjny jest więc dla firmy ogromnie ważnym wydarzeniem, od którego może zależeć powodzenie wcześniej ustalonych zamierzeń. Promocja eventu ma pomóc w osiągnięciu celów samego wydarzenia, dlatego też koncentruje się bezpośrednio tylko na nim.  

Jak to robi? Poprzez całościowe wykorzystanie brandu firmy, grupy docelowej i dostępnych kanałów komunikacji określonych przez np. dział marketingu lub badania rynku.

Z kolei eventy promocyjne 360° to KOMPLEKSOWA obsługa wydarzenia, począwszy od profesjonalnego przygotowania kreatywnej koncepcji, a kończąc na kontakcie z mediami czy zadbanie o fotorelację i wideorelację prosto z miejsca imprezy.  

Eventy promocyjne 360° skupiają się więc nie tylko na promowaniu wydarzenia, ale także na całościowym podejściu do jego organizacji. 

Eventy promocyjne. W tych obszarach nie ma sobie równych

Wiesz już co to event promocyjny i jakie jest jego główne założenie. Warto teraz przyjrzeć się konkretnym przykładom wydarzeń, które możesz organizować w jego ramach.

Przykładem eventu promocyjnego 360° jest: 

To nic innego jak wprowadzenie najnowszego produktu marki na rynek. Launch produktu należy rozpocząć od planowania na 4 do 6 miesięcy przed oficjalną datą premiery. 

Dzięki temu będziesz miał czas nad zastanowieniem się, w jaki konkretny sposób chcesz, by całe wydarzenie przebiegło. Nie zapominaj jednak o najważniejszym: tego typu event ma poinformować Twoich Klientów, współpracowników, partnerów i inne firmy z branży o tym, że wypuszczasz na rynek nowy produkt. 

Od efektywności tego eventu zależy m.in. sukces finansowy nowego produktu. Dlatego współpracując z profesjonalną agencją, możesz być pewien, że tak ważne wydarzenie zostanie przygotowane kompleksowo, z dbałością o każdy szczegół. 

Różne lokalizacje, jeden cel – dotrzeć do Twojej grupy docelowej. Roadshow to wydarzenia, które często odbywają się równocześnie w kilku miejscach. 

Bez wątpienia to eventy, które niosą ze sobą ogromną wartość. W roadshow zaangażowani są często prelegenci biorący udział w panelach dyskusyjnych. Dzięki temu pojawia się przestrzeń na szersze opowiedzenie o produktach, usługach czy o planach firmy.

Roadshow to także liczne demonstracje i wychodzenie z produktem do Klienta. Tego typu wydarzenia dają niebywałą szansę na zebranie feedbacku od odbiorców, na których najbardziej Ci zależy. Dlatego tak istotne jest przygotowanie planu działania, by jak w największym stopniu wykorzystać nadarzającą się okazję.  

Współpraca z agencją eventową pomoże Ci nie tylko w sposób jasny, ale też kompleksowy przygotować całe wydarzenie.

Wydarzenie, na którym warto pokazać się z jak najlepszej strony nie tylko przed Klientami, ale również przed innymi firmami z branży. 

Targi branżowe to przestrzeń, w której możesz zademonstrować swoje najnowsze produkty czy usługi, a także nawiązać wiele kontaktów biznesowych. 

To także niesamowita okazja, by podjąć wspólne działania z mediami, by pokazać się szerzej potencjalnym Klientom. 

Bez względu na to, czy mówimy o targach krajowych, czy międzynarodowych – warto do takiego eventu promocyjnego się przygotować z pomocą profesjonalnej agencji. Dzięki temu wizerunek firmy może tylko zyskać!  

Czy warto organizować eventy promocyjne 360°? 

Tak, tak i jeszcze raz tak! Jak wspomnieliśmy, eventy promocyjne są głównie tworzone w celach biznesowych. Marki sięgając po tę formę organizacji wydarzeń, chcą osiągnąć konkretne i ważne dla danego przedsiębiorstwa cele.

Czego więc można oczekiwać po kompleksowej organizacji eventu promocyjnego 360°? Przede wszystkim tego typu wydarzenie pomaga Twojej firmie:

Z perspektywy firmy, która tego typu wydarzenie zleca profesjonalnej agencji eventowej, zyskujesz nie tylko spokój ducha, nerwów i energii, ale także przewodnika, który bez najmniejszych przeszkód przeprowadzi Cię przez cały proces. 

Eventy promocyjne to bezapelacyjnie istotne wydarzenia dla każdej firmy. Warto więc zasięgnąć pomocy agencji, takiej jak Fabryka Wydarzeń, która dzięki swojemu know-how nie tylko stworzy niezapomnianą imprezę, ale będzie także wspierać Twoje pomysły na każdym etapie współpracy. 

Jak zorganizować event promocyjny 360°

Może się wydawać, że jest to bardziej skomplikowany proces niż w przypadku “zwykłych” imprez. Fakt, pracy przy organizacji eventów promocyjnych 360° jest więcej, jednak z perspektywy osoby, która zgłasza się do agencji eventowej – niewiele się taka współpraca różni. 

Przede wszystkim, by zorganizować udany event promocyjny, trzeba zrozumieć główny cel, jaki przyświeca temu wydarzeniu. Następnym krokiem jest dobranie grupy docelowej oraz głównego komunikatu, który chcemy nim przekazać. 

Wiesz, jakiego typu wydarzenie promocyjne chcesz zorganizować? Masz pomysł na motyw przewodni? To świetnie! Ostatnim, najważniejszym krokiem jest skontaktowanie się z agencją eventową, która wcieli Twoje wszystkie koncepcje w życie.

Impreza firmowa a employer branding

Chcesz zorganizować wyjątkowe wydarzenie i po głowie chodzi Ci impreza firmowa? Wspaniale! To idealny pomysł, który przyniesie Ci korzyść także w obszarze employer branding. Co to takiego i jak impreza firmowa może w tym pomóc? 

Organizując event firmowy, trzeba mieć świadomość, że przebieg takiej imprezy rzutuje na cały wizerunek firmy. Nie tylko w oczach biorących w nim udział pracowników, ale także branży i potencjalnych współpracowników. 

Co zatem zrobić i na czym się skupić, by impreza firmowa była murowanym sukcesem i wspierała employer branding Twojej firmy? 

Co to jest impreza firmowa?

To nic innego jak wydarzenie organizowane przez dane przedsiębiorstwo, co ważne – na jego koszt. 

Impreza firmowa może być zorganizowana dla: pracowników i ich rodzin, współpracowników, kontrahentów, potencjalnych klientów, a nawet dla przedstawicieli mediów. 

Pewnie sam niejednokrotnie brałeś udział w tego typu evencie. Impreza integracyjna ma zacieśnić relacje wśród pracowników, co docelowo przełoży się na ich lepszą współpracę. 

Tego typu wydarzenia też m.in. kreują wizerunek Twojej firmy w oczach nie tylko obecnych podwładnych, ale również tych, którzy w przyszłości dołączą do Twojego zespołu. 

Pamiętaj, że impreza firmowa to nic innego jak inwestycja, która ma przynieść Twojej firmie korzyści i spełnić jej zamierzone cele. Dlatego też, jeśli stoisz przed decyzją dotyczącą przygotowania wydarzenia – zobacz, jak się do tego zabrać. 

Jak zorganizować imprezę firmową?

Warto na początek ustalić jedną rzecz: impreza firmowa i jej organizacja nie jest taka prosta, jakby mogło się wydawać.

Tak, dasz radę stworzyć ją własnymi siłami, jednak jak zauważyłeś – od tego zależy wizerunek Twojej firmy. Dlatego też nie bój się skorzystać z pomocy profesjonalistów, czyli wykwalifikowanej agencji eventowej. 

Czemu to takie istotne? Dobrze zaprojektowana integracja firmowa przyniesie Twojemu biznesowi wiele korzyści. Jednak, zanim to nastąpi i będziesz mógł zbierać owoce tej pracy, chcemy pokazać Ci, że impreza integracyjna dla pracowników to liczne kwestie, dopiero dzięki którym można nazwać ją perfekcyjnie zorganizowaną. 

Impreza firmowa – najważniejsze kwestie 

Pierwszym krokiem do organizacji imprezy firmowej jest oczywiście pomysł i koncepcja na całe wydarzenie. Czy ma być kameralne czy jednak dla większej ilości osób? Czy ma być to konferencja a może piknik pracowniczy? Impreza hybrydowa czy impreza online? Impreza firmowa tematyczna czy jednak bez żadnego motywu przewodniego?

Jak widzisz, pytań jest wiele, ale nic się nie martw – wystarczy odpowiednie planowanie, które z pomocą agencji eventowej będzie proste i bezproblemowe. 

Wykwalifikowana kadra event managerów podpowie i zaproponuje takie pomysły, dzięki którym impreza firmowa będzie pewnym sukcesem. 

W jakich najważniejszych kwestiach organizacyjnych odciąży Cię agencja eventowa? Jest to m.in.:

Agencja eventowa Fabryka Wydarzeń zadba, by Twoja impreza firmowa (Wrocław i okolice) była strzałem w dziesiątkę! 

Employer branding – co to?

To nic innego jak budowanie pozytywnego wizerunku firmy jako pracodawcy. Głównym zadaniem employer brandingu jest dążenie do tego, by obecni i przyszli pracownicy postrzegali Twoje przedsiębiorstwo jako atrakcyjną firmę do budowania i rozwoju swojej kariery. 

Employer branding – definicja: 

Employer Branding (EB z ang. budowanie marki pracodawcy) to wszelkie działania podejmowane przez firmę po to, by kreować wizerunek firmy jako pracodawcy z wyboru.  

Działania employer branding skupiają się więc wokół wszystkich czynności, dzięki którym Twoja firma będzie kojarzyć się jako miejsce, w którym po prostu warto pracować. 

Employer branding – najważniejszy podział 

W kontekście organizacji eventu firmowego warto także poruszyć kwestię podziału samego employer brandingu. Dzięki temu łatwiej wybierzesz sposób działania i odbiorców, do których skierujesz przygotowywaną przez siebie imprezę.

Employer branding dzielimy na:  

Obecni pracownicy to naturalni ambasadorzy Twojej marki, dlatego tak ważne jest, by o nich nie zapominać! 

Z kolei to, jak zaprezentujesz swoją firmę na zewnątrz będzie wpływać na to, jak postrzegają ją potencjalni pracownicy i cała branża.  

Korzyści employer brandingu 

Jakie korzyści dla Ciebie jako pracodawcy ma employer branding i dlaczego warto skupić się na tego typu działaniach? 

5 powodów, które udowodnią Ci skuteczność employer brandingu: 

  1. integracja obecnego zespołu, zwiększenie zaangażowania, tworzenie pozytywnych doświadczeń wśród pracowników,  
  2. brak problemów z pozyskiwaniem wykwalifikowanych pracowników, którzy do zespołu wniosą nie tylko cenne doświadczenie, ale również i świeże spojrzenie, 
  3. łatwość w nawiązywaniu kontaktów biznesowych – o wiele chętniej nawiązuje się współpracę z firmą o ugruntowanej pozycji i co najważniejsze – o dobrej opinii nie tylko w oczach branży, ale również pracowników, 
  4. stabilny i zadowolony z pracy zespół, któremu nie grozi ciągła rotacja to klucz do sukcesu – dzięki temu firma może rozwijać się w szybszym tempie niż jej konkurencja, 
  5. spójna komunikacja wewnątrz i na zewnątrz firmy – pokazywanie organizacji jako miejsca, w którym liczy się pracownik i jego rozwój.

Impreza firmowa a employer branding

Jak już pewnie zauważyłeś, impreza firmowa jest jednym z działań, które w bardzo dobry i przede wszystkim skuteczny sposób wspomaga działania employer brandingu. 

W zależności od formy, jaką impreza przybierze – czy to będą pikniki firmowe czy gale i bankiety – profesjonalnie zorganizowane wydarzenie pomoże Ci zaistnieć w jeszcze lepszym świetle w oczach pracowników, kontrahentów i przyszłych współpracowników. 

Impreza firmowa to nie tylko okazja do zintegrowania pracowników, podniesienia ich morali czy docenienia ich ciężkiej pracy. 

To także szansa, by o Twojej firmie zrobiło się głośno w branży – i to z samych pozytywnych powodów! 

Dlatego, jeśli nadal zastanawiasz się, czy warto inwestować w tego typu działania, możemy podpowiedzieć Ci, że tak – impreza firmowa wspierająca employer branding to strzał w dziesiątkę do tworzenia pozytywnego wizerunku Twojego przedsiębiorstwa jako firmy, w której warto pracować. 

TOP 5 miejsc, w których warto zorganizować zimowy event firmowy

Sezon zimowy zbliża się nieubłaganie. Jeśli myślisz, że to czas, w którym integracja firmowa nie ma prawa się udać to… jesteś w błędzie! Gdzie najlepiej zorganizować zimowy event firmowy? Bazując na naszym długoletnim doświadczeniu, specjalnie dla Ciebie przygotowaliśmy 5 podpowiedzi! 

Nic tak nie łączy zespołu jak wspólna zabawa. Dlatego nie warto rezygnować z wyjazdów firmowych nawet w ostatnim kwartale roku. Zimowe imprezy integracyjne cieszą się ogromną popularnością i zyskują coraz większe grono zwolenników zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników.

A to wszystko dzięki niepowtarzalnej scenerii tej pory roku i jej możliwościom „organizacyjnym”. To niepowtarzalna okazja, by wykorzystać dostępne zimowe atrakcje i zabrać swój zespół na niesamowitą przygodę! 

Impreza firmowa zimą. 5 miejsc, w których warto ją zorganizować

1. Impreza w górach

Czym byłaby zima bez wypadu w góry? No właśnie, aż trudno to sobie wyobrazić! Dlatego nie powinna Cię zadziwić ta propozycja na udaną imprezę integracyjną. 

Zabierz swój zespół na zimowy event firmowy w górach, zrelaksujcie się podczas pieszych wycieczek i spędźcie wspólnie niezapomniane chwile! 

A po powrocie ze szlaku naładujcie baterie w hotelu lub pensjonacie, gdzie wieczorami czekać na Was będzie kominek, grube koce i ciepła herbata, przy których możecie dalej rozmawiać, grać wspólnie w gry towarzyskie i po prostu – poznawać się lepiej. 

Kilkudniowy pobyt zespołu połączony w dodatku z wyjściem w góry to pomysł na udane zimowe imprezy integracyjne! 

2. Zimowe atrakcje – agroturystyka 

A gdyby zorganizować zimowe imprezy integracyjne na łonie natury? Zabierz swój zespół za miasto i cieszcie się urokami agroturystyki! 

Lepienie bałwana, bitwa na śnieżki a może kulig? Jak widzisz, możliwości jest cała masa. 

Tego typu event ma niesamowity kameralny klimat, a uczestnicy cieszą się niepowtarzalnym urokiem zimowej aury, która przy odpowiedniej pogodzie prezentuje swoje kolejne przepiękne oblicze.

Zimowe atrakcje nie muszą być spektakularne, by wywołały odpowiednie reakcje, dlatego nie rezygnuj z prostych, ale jakże skutecznych możliwości. 

Piękne miejsca idealne na zimowy event kryją się niedaleko – agencja eventowa Fabryka Wydarzeń pomoże Ci je znaleźć!

3. Zimowa impreza plenerowa – stok narciarski

Chcesz, by organizowana przez Ciebie impreza firmowa zimą miała w sobie odrobinę rywalizacji? Nie ma problemu – zabierz swój zespół na stok narciarki!

To idealne miejsce, by spędzić czas aktywnie, na sportowo dając tym samym uczestnikom odrobinę adrenaliny. Zarezerwuj stok, zorganizuj zawody i przygotuj nagrody. 

Taka zimowa impreza plenerowa da uczestnikom okazję, dzięki której będą mogli nie tylko wykazać się podczas współzawodnictwa, ale również docenić umiejętności swoich kolegów z firmy. 

Impreza zimowa na stoku – Twój zespół będzie zachwycony! 

4. Impreza firmowa w mieście

Miasto zimą też ma swoje uroki i przestrzeń do organizacji świetnych imprez integracyjnych! 

Jeśli nie masz możliwości zabrać swojego zespołu w plener, przygotuj im zimowy event na miejscu. Tematyczna impreza w stylu hawajskim a może bardziej klimaty konferencji połączonej z bankietem?

Bez względu na to, co wybierzesz, postaramy się, by Twój zespół bawił się przy tym świetnie. 

5. Team-building online  

By zorganizować zimowy event, nie musisz wyjeżdżać z zespołem daleko… De facto, możecie zostać w swoich domach!

A to wszystko dzięki rozwiązaniu, jakim jest team-building online, dość mocno spopularyzowanym podczas pandemii COVID-19, gdy możliwości spotkań były bardzo ograniczone.

To nic innego jak integracja online. Jeśli z jakichkolwiek względów nie dasz rady zebrać całego swojego zespołu w jednym miejscu, a zależy Ci na tym, by wszyscy pracownicy byli obecni podczas wydarzenia… po prostu zorganizuj je w sieci.

Dzięki sprawdzonym rozwiązaniom, autorskim grom integracyjnym czy quizom online – jesteśmy w stanie Ci w tym pomóc!  

Zimowy event firmowy – czy warto? 

Impreza firmowa zimą to strzał w dziesiątkę, jeśli chcesz zaskoczyć swoich pracowników i zorganizować im wspaniałą zabawę. Zapewnij im niesamowite wspomnienia, pozwól im nawiązać lepsze relacje i daj szansę na zbudowanie zespołu, dla którego wszystko jest możliwe! 

Jesteś z woj. dolnośląskiego i szukasz agencji eventowej, która pomoże Ci zorganizować zimowe imprezy integracyjne? Koniecznie skontaktuj się z NAMI! 

Event manager – jak zostać? Krótki poradnik

Event manager – jak zostać? Jakie główne zadania przed nim stoją?

W każdej profesjonalnej agencji eventowej za przygotowanie zleconego przez Klienta wydarzenia odpowiada zespół na czele z tzw. event manager. Kim jest, jakie zadania należą do jego obowiązków, ile zarabia i co zrobić, by pracować na takim stanowisku: odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz poniżej.

Przygotowując zlecenie wydarzenia lub po prostu – uczestnicząc w różnych imprezach, pewnie niejednokrotnie spotkałeś się z hasłem “event manager” i jesteś ciekawy, co się za tym kryje?

A może stoisz przed wyborem ścieżki zawodowej i zastanawiasz się, czy dobrze odnajdziesz się w takiej pracy?

Krok po kroku wyjaśnimy Ci najważniejsze zagadnienia, które rzucą światło na rolę, jaką w każdej profesjonalnej agencji pełni event manager.

Event manager – kto to właściwie jest?

To inaczej koordynator eventów. Osoba pełniąca stanowisko event managera jest odpowiedzialna za planowanie, zarządzanie i egzekwowanie działań wchodzących w skład konkretnego wydarzenia.

Event manager a opis stanowiska według Cambridge Dictionary:

“to pracownik, w którego zakres obowiązków wchodzi planowanie i koordynowanie ogromnych wydarzeń, takich jak konferencje, targi czy imprezy (masowe)”.

Innymi słowy: event manager sprawuje pieczę nad konkretną imprezą, spinając i porządkując w całość jej każdy element, począwszy od kreatywnej, technicznej a na logistycznej części organizowanego wydarzenia kończąc.

Jaki powinien być event manager? 5 kluczowych cech

Jak w każdym zawodzie, tak i w tym, istnieje zestaw cech, które bez wątpienia ułatwią pracę na stanowisku event managera.

Oczywiście pierwsza, która przychodzi na myśl to multitasking. To oczywiste, że event manager powinien bez problemu poradzić sobie równocześnie z wieloma zadaniami. Im bliżej startu koordynowanej przez niego imprezy, tym więcej rzeczy trzeba załatwić “na już”. Multitasking jest więc kluczową cechą, bez której każdemu event managerowi byłoby po prostu ciężko.

Jednak, do zestawu potrzebnych umiejętności możemy dorzucić jeszcze pięć istotnych cech, które pomogą odnaleźć się w tej pracy i dadzą większy komfort w trakcie wykonywanych obowiązków.

Czym więc cechuje się idealny kandydat na event managera? Przede wszystkim powinien być:

Oczywiście to tylko kilka przykładów, jednak już po nich można stwierdzić, czym tak naprawdę cechuje się dobry event manager i jakich zachowań wymaga od niego ta praca.

Spokojnie, nawet jeśli na pierwszy rzut oka, event managment nie wygląda jak praca dla Ciebie – nie zniechęcaj się. Czasem warto po prostu spróbować.

Czym zajmuje się event manager? Zakres obowiązków

Już wiesz, że event manager to osoba, która – w ogromnym skrócie – zajmuje się organizacją wydarzenia od A do Z.

By lepiej zrozumieć, jakie obowiązki ma event manager, warto przyjrzeć im się nieco dokładniej. Dzięki temu zobaczysz, z jakimi zadaniami musi się zmierzyć osoba piastująca to stanowisko.

Event manager – czym się zajmuje? Do jego najważniejszych obowiązków możemy zaliczyć takie działania jak:

To tylko część obowiązków, jakie wykonuje event manager. Jednak jak widać na załączonym obrazku – jest to praca, która wymaga sporych umiejętności i… wiedzy!

Jak zostać event managerem? Na kilka sposobów

Skoro czytasz ten artykuł, to pewnie chociaż raz zastanawiałeś się jak zostać event managerem.

Może wydawać się, że organizowanie imprez to bułka z masłem, ale nic bardziej mylnego. Oczywiście, doświadczenie jest ogromnie ważne, jednak zanim zdążysz nazbierać w swoim CV kilka przydatnych wpisów, warto zacząć od początku.

Pierwszy sposób to oczywiście studia lub studia podyplomowe. Uczelnie idąc za coraz większymi potrzebami rynku w zakresie event managmentu, zaczęły szkolić organizatorów wydarzeń na dedykowanych kierunkach. Wchodząc na rynek pracy, będziesz mógł od razu pochwalić się dyplomem oraz zdobytą wiedzą.

Jeśli studia to dla Ciebie na ten moment za duże wyrzeczenie – skorzystaj ze specjalistycznych szkoleń lub kursów. Zazwyczaj są to opcje płatne, zawierające konkretne zagadnienia z tej dziedziny. Profesjonalne szkolenie zawsze powinno kończyć się otrzymaniem certyfikatu potwierdzającego Twój udział. To cenny wpis do CV!

Skończyłeś studia, wziąłeś udział w szkoleniu, zrobiłeś kurs… ale co dalej? Jak zostać event managerem, kiedy dopiero stawiasz pierwsze kroki w tej branży? To proste – skorzystaj z możliwości staży lub praktyk. Pozwoli Ci to rozbudować swoje doświadczenie na tyle, by następnie śmiało aplikować na oferty pracy na pełen etat.

Gdzie szukać ofert pracy?

Szukanie pracy w roli event managera niewiele różni się od szukania zatrudnienia w innych zawodach. Jest na to kilka sposobów i możliwości.

Pierwszym z nich jest oczywiście Internet, a w nim liczne portale z ogłoszeniami o pracę, takie jak dobrze znane pracuj.pl. Wystarczy, że w wyszukiwarkę Google wpiszesz “event manager praca”, a Twoim oczom ukaże się wiele stron, które pomogą Ci w znalezieniu wymarzonej posady.

Zdarza się, że również na lokalnych stronach www pojawiają się dedykowane ogłoszenia na stanowisko event managera. Dlatego też nie warto rezygnować z przeszukiwania mniejszych portali, choćby za sprawą takiej konstrukcji jak [nazwa stanowiska] + [miasto], czyli np. “event manager praca wrocław”.

Kolejnym sposobem jest obserwowanie i śledzenie kont agencji eventowych w social mediach. Często, gdy dana firma poszukuje nowych pracowników, informuje o tym najpierw w swoich kanałach. Warto też przeglądać blogi prowadzone przez branżowe firmy. Dzięki temu będziesz jedną z pierwszych osób, które aplikują, gdy pojawi się wolny wakat.

Trzecią możliwością jest dołączenie do tematycznych grup na Facebooku. Najświeższe ogłoszenia i bezpośredni kontakt z osobą publikującą ofertę pracy to duża szansa, by już od samego początku pokazać się z jak najlepszej strony!

Ostatnim sposobem na znalezienie zatrudnienia to… praca. Organizator wydarzeń jest osobą aktywną, dlatego sam powinien wziąć sprawy w swoje ręce. A najlepiej zacząć od profilu na portalu LinkedIn. Załóż konto, obserwuj agencje eventowe, dodaj do kontaktu rekruterów, udzielaj się pod branżowymi postami – bądź aktywny!

Zobaczysz, jeśli tylko zabierzesz się za poszukiwania pracy, jak na prawdziwego event managera przystało – na pewno szybko coś znajdziesz!

Event manager – zarobki. Na ile może liczyć?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Zarobki event managera zależą od wielu czynników, w tym od: stażu pracy, wcześniejszych współprac (czy koordynował eventy dla dużych, czy małych marek), regionu (w mniejszych miastach zarobki mogą być niższe) oraz oczywiście umiejętności i doświadczenia.

Dlatego zachęcamy Cię, byś zerknął do kalkulatora wynagrodzeń – to narzędzie pomoże Ci nie tylko sprawdzić wysokość zarobków, ale również dostarczy Ci innych cennych informacji.

5 powodów, dla których organizację eventu firmowego warto powierzyć agencji

Przygotowanie wydarzenia firmowego to odpowiedzialne zadanie. Bez względu, czy to impreza integracyjna pracowników, czy zjazd najważniejszych członków zarządu – na szali jest wizerunek przedsiębiorstwa. Te 5 powodów udowodni Ci, dlaczego agencja eventowa jest jedynym wyborem przy organizacji imprezy firmowej.

Agencja eventowa to nie tylko dobre rozwiązanie dla osób, które pierwszy raz chcą zorganizować imprezę firmową. Z pomocy specjalistów nierzadko korzystają także przedsiębiorstwa, które na swoim koncie mają wiele tego typu wydarzeń. Dlaczego?

Bo bazują na doświadczeniu agencji eventowych, dla których tego typu zlecenia to chleb powszedni.

Dlatego, jeśli przed Tobą stoi zadanie przygotowania wydarzenia, zobacz…

5 powodów, dla których imprezę firmową powinna organizować właśnie agencja eventowa:

1. Kompleksowa obsługa całego wydarzenia

Najprościej ujmując: agencja eventowa zorganizuje całe wydarzenie firmowe w Twoim imieniu. Zadba, by wszystko – począwszy od etapu planowania, a skończywszy na realizacji – było dopięte na ostatni guzik.

Powierzenie profesjonalnej agencji ważnego dla Twojego przedsiębiorstwa eventu minimalizuje także ryzyko niepowodzenia imprezy. Dzięki zdobytemu doświadczeniu agencje są w stanie odpowiednio przewidzieć i przygotować się na każdą ewentualność, o której Ty mógłbyś nawet nie pomyśleć.

To obopólna korzyść: jedna strona – czyli Ty i Twoja firma – otrzymuje spokój ducha i gwarancję profesjonalnie zorganizowanego eventu, druga zaś – tj. agencja eventowa – usatysfakcjonowanego Klienta i grono zadowolonych uczestników imprezy.

2. Przygotowanie profesjonalnego brandingu wydarzenia

Materiały graficzne w tym zaproszenia, plakaty, ulotki czy nawet scenografia… Z punktu widzenia każdego organizatora najlepszym rozwiązaniem jest, aby były one spójne wizualnie.

Tym także zajmuje się agencja eventowa. Tworzy całą otoczkę imprezy, dzięki czemu staje się ona niezapomnianym przeżyciem dla wszystkich uczestników!

Branding wydarzenia to po prostu klucz do jego sukcesu. Dobrze zaprojektowany event nie tylko się wyróżnia, ale sprawia, że przy kolejnych jego odsłonach udział weźmie jeszcze więcej osób.

Jest więc to aspekt, który mocno oddziałuje na wizerunek Twojej firmy na zewnątrz. Nie warto więc ignorować lub podchodzić do niego po macoszemu – lepiej zlecić to komuś z większym doświadczeniem.

3. Zapewnienie obsługi fotografa i kamerzysty

Kolejna sprawa, którą w Twoim imieniu załatwi każda profesjonalna agencja eventowa. Zapewnienie obsługi fotografa i kamerzysty to w dzisiejszych czasach podstawa każdego wydarzenia.

Fotografie do publikacji w social mediach a może zdjęcia zamieszczone tylko do firmowego albumu? Nie ma problemu, Twoja impreza będzie odpowiednio udokumentowana – nie musisz się o nic martwić.

Profesjonalna agencja eventowa dba o to, by otaczać się sprawdzonymi współpracownikami. Tak jest też w przypadku zakontraktowanych fotografów, kamerzystów czy montażystów.

Dzięki temu nie musisz sam zajmować się szukaniem i zatrudnieniem niesprawdzonych osób do obsługi ważnego dla Twojej firmy wydarzenia.

Współpraca z agencją eventową daje Ci cały pakiet różnych usług i jak widzisz – jest ogromnym ułatwieniem!

4. Wsparcie na każdym etapie współpracy

Event tematyczny a może wystawny obiad? W plenerze czy lepiej w hali? Zespół czy DJ? Online, offline a może hybrydowo?

Nie musisz podejmować tych decyzji sam! Zatrudniając agencję eventową, możesz liczyć na profesjonalne doradztwo w każdej nurtującej Cię kwestii.

Dzięki temu możesz także skonsultować swoje pomysły czy liczyć na kreatywność i pomysłowość agencji – to zależy tylko od Ciebie!

Pamiętaj jednak, że dobra współpraca powinna odbywać się na zasadach otwartości, szczerości i zaufania – głównym celem dwóch stron jest przecież organizacja wydarzenia, z którego obie firmy będą zadowolone i z dumą będą się mogły pod nim podpisać.

5. Oszczędność czasu, energii i… nerwów

To jeden z ważniejszych aspektów, który przemawia do każdego zapracowanego menadżera.

Zatrudnienie agencji eventowej zdejmuje z barków organizatora imprezy nie tylko formalności związane z przygotowaniem wydarzenia, ale przede wszystkim czas, który samodzielnie musiałby poświęcić na planowanie i dogrywanie szczegółów danej imprezy.

Dzięki wsparciu agencji eventowej całą swoją energię możesz spożytkować na kolejne projekty i zadania, nie martwiąc się dosłownie o nic. Zadaniem zatrudnionej przez Ciebie firmy jest dopilnowanie, by wszystko poszło zgodnie ze wspólnie uzgodnionym planem działania.

Agencja eventowa, czyli Twoja impreza firmowa pod kontrolą

Organizacja wydarzenia nie polega tylko na rezerwacji sali, zaproszeniu gości czy zakontraktowaniu zespołu muzycznego. Dobrze przygotowany event to także cała masa innej pracy, która rzutuje na powodzenie przedsięwzięcia.

A to o wiele trudniejsze zadanie i nie każdy chce się z nim osobiście mierzyć. Od tego są właśnie agencje eventowe – dzięki swojemu doświadczeniu pomogą stworzyć wyjątkową imprezę, zdejmując z Ciebie wszystkie organizacyjne aspekty.

Zatrudnienie profesjonalistów i powierzenie im planowania firmowego wydarzenia po prostu się opłaci – Tobie, Twojemu przedsiębiorstwu oraz wszystkim uczestnikom.

Szukasz odpowiedniej firmy z woj. dolnośląskiego? Jak agencja eventowa (Wrocław) to tylko Fabryka Wydarzeń!

Kompleksowa organizacja wydarzenia. Strategie uzyskania większej wartości.

Kompleksowa organizacja wydarzenia. Strategie uzyskania większej wartości.

W nowym krajobrazie eventowym doświadczeni profesjonaliści stosują podejście Total Event Program, aby uzyskać większą wartość z organizowanych przez siebie wydarzeń. Ponieważ udowodnienie ROI jest coraz ważniejsze, to świeże podejście zachęca organizacje do myślenia o strategii eventowej jako o jednym spójnym planie, a nie jako o zbiorze kampanii. Przyjęcie takiego podejścia może zapewnić większy zwrot z wydarzeń organizacjom wszystkich typów i rozmiarów.

W tym wpisie omówimy:

  1. Co to jest Total Event Program (TEP).
  2. W jaki sposób technologia pomaga zmaksymalizować zaangażowanie we wszystkich rodzajach wydarzeń.
  3. W jaki sposób technologia może pomóc w gromadzeniu istotnych danych o wydarzeniu, które można szybko wykorzystać.

Dlaczego potrzebujesz kompleksowego programu eventowego?

Pandemia spowodowała przyspieszenie innowacji w branży eventowej. Ale zrodziła też pytania, jak poradzić sobie z tak dużą ilością zmian zachodzących jednocześnie. Wydarzenia stały się wieloodbiorcze, wieloformatowe i coraz bardziej cyfrowe. Ten trend zmusza organizacje do ponownego przemyślenia strategii i technologii, których potrzebują, aby dobrze prosperować w nowym środowisku – w odniesieniu do wydarzeń osobistych, wirtualnych i hybrydowych.

Z pomocą przychodzi program Total Event Program, który zmienia sposób, w jaki organizacje tworzą, sprzedają i dostarczają wydarzenia, aby generować większą wartość dla swoich odbiorców. Dzięki holistycznemu i strategicznemu podejściu do zarządzania wydarzeniami, organizacje mogą mieć pewność, że ich wydarzenia przyniosą pożądane rezultaty. Metoda Total Event Program pozwala to osiągnąć. A ponieważ wydarzenia osobiste mają szansę na znaczny powrót, nadszedł czas, aby opracować strategię przygotowaną na rok 2022 dla wszystkich wydarzeń.

Co to jest Program Całościowy?

Total Event Program (TEP) to koncepcja planowania, realizacji i aktywacji wszystkich spotkań i wydarzeń organizacyjnych. Zapewnia holistyczne podejście do zarządzania programem wydarzeń, wykorzystując zintegrowaną technologię do inicjowania, zwiększania frekwencji, optymalizacji zaangażowania, podejmowania świadomych decyzji w trakcie procesu planowania, dostarczania w dowolnym formacie i zwiększania wartości.

TEP obejmuje wszystkie wydarzenia, duże i małe, wewnętrzne i zewnętrzne, internetowe i osobiste, które organizacja organizuje i w których uczestniczy, aby dotrzeć i zaangażować swoich potencjalnych klientów, klientów i pracowników.

Pomyśl o każdym wydarzeniu jako o części całego systemu zaprojektowanego w celu osiągnięcia określonych rezultatów dla Twojej organizacji. Dobrze opracowany program składa się z wielu elementów, które współdziałają ze sobą w sposób zsynchronizowany.

TEP stawia zaangażowanie w centrum strategii eventowej, dając Ci możliwość kontaktu z uczestnikami, potencjalnymi uczestnikami, klientami i partnerami przez cały rok.

TEP opiera się na wykorzystaniu jednej platformy technologicznej na każdym etapie procesu organizacji wydarzenia, aby zapewnić indywidualne doświadczenie, które odzwierciedla Twoją markę, angażuje Twoich odbiorców, zapewnia jedno źródło prawdy i daje wymierne rezultaty.

Holistyczne podejście z wykorzystaniem zintegrowanej technologii eliminuje stres związany z planowaniem, realizacją i aktywacją wydarzeń, ponieważ zapewnia jedno scentralizowane miejsce do zarządzania wszystkimi aspektami strategii wydarzenia. Usprawnia to zadania, pomagając w bardziej efektywnym wykonywaniu pracy.

Czy TEP sprawdzi się w mojej organizacji?

Nie tylko dla korporacji

Struktura Total Event Program nie jest ograniczona do firm. Przyjęcie holistycznego, przekrojowego punktu widzenia może pomóc zmaksymalizować wartość każdego programu obejmującego wiele wydarzeń, w tym programów prowadzonych przez rządy, stowarzyszenia, organizacje non-profit i szkoły wyższe.

Nie tylko dla dużych organizacji

Aby przyjąć strategię Total Event Program, nie trzeba organizować wielu imprez rocznie. Mniejsze organizacje, które chcą zacząć od pojedynczego wydarzenia, powinny szukać rozwiązań, które będą skalowalne, umożliwiając im start w miejscu, w którym się znajdują, i bezproblemową rozbudowę w miarę rozwoju programu. Zacznij gdziekolwiek. Rozwijaj się wszędzie.

Zalety podejścia TEP

Wdrażając Total Event Program do strategii organizacji spotkań i wydarzeń, zapewniasz swojej organizacji możliwość:

Zaangażowanie: Jak wybrać najlepszą technologię, aby maksymalnie zwiększyć zaangażowanie na każdym rodzaju wydarzenia?

Technologia może zadecydować o powodzeniu lub niepowodzeniu wydarzenia. Jeśli nie zostanie dobrze wykorzystana, uczestnicy mogą poczuć się odłączeni od siebie nawzajem i od Twojej marki. Jeśli jednak wybierzesz odpowiednie narzędzia, uczestnicy będą bardziej niż kiedykolwiek zaangażowani zarówno we wzajemne relacje, jak i w relacje z Twoją organizacją.

Wybór najlepszej technologii, która zachwyci uczestników, jest łatwiejszy, jeśli wiesz, na co zwrócić uwagę. Przeczytaj, dlaczego zaangażowanie uczestników jest tak cenne i jak wybrać odpowiednią technologię, aby zmaksymalizować zaangażowanie w całym programie wydarzenia.

Zaangażowanie to waluta

Specjaliści od eventów od dawna wiedzą, że zaangażowanie jest ważne. Ale co jest takiego wyjątkowego w zaangażowaniu? I dlaczego tak bardzo powinno nam na nim zależeć?

Mówiąc krótko, zaangażowanie to waluta. Umożliwia tworzenie i wymianę wartości – kupuje świadomość, popyt, zakup, przyjęcie, utrzymanie, lojalność lub jakikolwiek inny efekt konwersji, który chcesz osiągnąć. Zaangażowanie jest tym, co sprawia, że wydarzenie jest udane, a także tym, co napędza Twoją firmę. Bez zaangażowania nie ma konwersji, a bez konwersji nie ma sprzedaży ani przychodów.

Kluczowy wniosek: Zaangażowanie jest walutą nowego krajobrazu eventowego. Bez zaangażowania nie ma konwersji, a bez konwersji nie ma sprzedaży ani przychodów.

Zaangażowanie jest zawsze aktualne

Twoje wydarzenie nie jest już samotną wyspą. Zaangażowanie nie jest ograniczone do jednego punktu w czasie – może mieć miejsce przed, w trakcie, po lub pomiędzy wieloma wydarzeniami. Zaangażowanie wykracza poza tradycyjną datę rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia, zaczynając się na kilka tygodni przed wydarzeniem za pośrednictwem treści, a także po jego zakończeniu za pośrednictwem materiałów na żądanie.

Aby utrzymać zaangażowanie uczestników, należy nieustannie tworzyć nowe, ekscytujące treści, doświadczenia i możliwości dla nich. Na szczęście technologia może pomóc w tym wyzwaniu.

Najskuteczniejsze rozwiązania technologiczne wspierają program Total Event Program.

Kluczowy wniosek: Aby zmaksymalizować zaangażowanie, przestań myśleć o wydarzeniach jako o jednorazowych doświadczeniach, a zacznij postrzegać je jako część ciągłego programu Total Event Program.

Program Total Event maksymalizuje zaangażowanie

„Total Event Program to koncepcja planowania, realizacji i aktywizacji wszystkich spotkań i wydarzeń w organizacji. Stawia zaangażowanie w centrum strategii eventowej, oferując stałe możliwości interakcji z uczestnikami, potencjalnymi uczestnikami, klientami i partnerami przez cały rok.

Total Event Program obejmuje wszystkie wydarzenia, duże i małe, wewnętrzne i zewnętrzne, internetowe i osobiste, które organizacja organizuje i w których uczestniczy, aby dotrzeć i zaangażować swoich potencjalnych klientów, klientów i pracowników.

Program Total Event możesz dostosować do unikalnych potrzeb Twojej organizacji i konkretnych celów, które chcesz osiągnąć. Jednak u podstaw Total Event Program leży tworzenie doświadczeń, które stale angażują ludzi na wielu poziomach i we wszystkich kanałach. Wybór technologii ma kluczowe znaczenie dla powodzenia programu Total Event.

Kluczowy wniosek: Program Total Event obejmuje wszystkie wydarzenia, które organizacja organizuje i w których uczestniczy, aby dotrzeć do swoich klientów i ich zaangażować. Chodzi o tworzenie doświadczeń, które nieustannie angażują ludzi na wielu poziomach i we wszystkich kanałach.

Wybierz technologię, która wspiera całościowy program wydarzeń

Jak zatem wybrać najlepszą technologię?

Aby zapewnić maksymalne zaangażowanie, należy wybrać technologię z funkcjami, które przyciągną uwagę uczestników. Jednak nie wszystkie narzędzia są sobie równe, dlatego pamiętaj, aby wybrać platformę, która wspiera kompleksowy program eventowy.

Oceniając rozwiązania technologiczne, zastanów się nad następującymi pytaniami, aby upewnić się, że dane rozwiązanie jest odpowiednie dla TEP:

  1. Czy dane rozwiązanie oferuje jedno źródło informacji dla programu obejmującego wiele wydarzeń, formatów i grup odbiorców?
  2. Czy oferuje jedną platformę do obsługi wydarzeń wszelkiego typu i wielkości, od mikro-wydarzeń po wielodniowe imprezy branżowe?
  3. Czy posiada narzędzia do zwiększania zaangażowania i spersonalizowanych doświadczeń w czasie rzeczywistym?
  4. Czy rozwiązanie jest skalowalne i elastyczne, aby sprostać zmieniającym się potrzebom?

Odpowiedź na wszystkie te pytania powinna być twierdząca! Jeśli nie, szukaj dalej.

Aktywacja: Jak wykorzystać technologię do pozyskiwania i aktywizacji danych o wydarzeniu – wirtualnie i osobiście

Aby uzyskać jak największą wartość z programu eventowego, lepiej radź sobie z przechwytywaniem i aktywizacją danych. Przechwytywanie danych polega na rejestrowaniu tego, co się dzieje. Aktywacja oznacza ożywienie danych, dzięki czemu można je wykorzystać jako cenne narzędzie do podejmowania lepszych decyzji.

Przy tak wielu możliwościach na rynku, od platform do zarządzania wydarzeniami po technologię webinarów, wybór odpowiednich narzędzi do przechwytywania i aktywacji danych może być trudny.

Co to są dane o wydarzeniach i dlaczego warto się nimi zainteresować?

Analityka i dane to nowe złoto, dlatego zrozumienie danych dotyczących wydarzeń jest kluczem do sukcesu. Nie wystarczy, że ludzie angażują się w relacje z Twoją marką za pośrednictwem wielu kanałów, trzeba jeszcze zebrać i zapakować dane o tym zaangażowaniu i aktywować je, aby móc podjąć świadome działania.

Wydarzenia obfitują w dane, a jeśli chcesz, aby Twój program wydarzeń przyniósł wymierne korzyści, pierwszym krokiem jest ich zebranie. Jednak dane nie przynoszą korzyści, jeśli leżą w szufladzie – muszą być zintegrowane z systemem CRM lub platformą automatyzacji, aby uwolnić wartość poprzez aktywację.

Zespoły sprzedaży muszą ustalić priorytety dla najbardziej zaangażowanych potencjalnych klientów, aby zmaksymalizować ich sukces. Muszą wiedzieć, kto brał udział w wielu wydarzeniach i odpowiednio nadawać im priorytety. Im więcej danych posiadają, tym łatwiej jest im zidentyfikować najbardziej zaangażowane leady, budować relacje i sprzedawać.

Platformy, które pomagają odnieść sukces w nowoczesnej erze, oferują integracje, dzięki którym dane o wydarzeniach i uczestnikach szybko i łatwo trafiają do systemów takich jak Marketo czy Salesforce. Tam można je wykorzystać do budowania relacji i generowania przychodów.

Pięć kroków do przekształcenia danych w wymierną wartość

Aby pomóc w wykorzystaniu możliwości, jakie dają dane o wydarzeniach, warto rozważyć pięć kroków – od wyznaczenia celów do zmierzenia wyników

  1. Najpierw określ, co chcesz osiągnąć dzięki danym. Czego chcesz się nauczyć? W jakim kierunku te informacje doprowadzą Twoją organizację? Dane dla samych danych są bezwartościowe – potrzebujesz jasnego, możliwego do zrealizowania celu, aby zamienić dane w dolary lub jakikolwiek inny mierzalny wynik.
  2. Określ, jakich danych potrzebujesz, aby osiągnąć swój cel. Zacznij od zastanowienia się nad wszystkimi źródłami informacji, które mogą pomóc Ci zrozumieć, co wydarzyło się podczas wydarzenia. Co ludzie robili, gdy dotarli na miejsce? Jakie były ich doświadczenia? Jakie były ich interakcje z Twoją firmą? Które dane są najbardziej istotne dla osiągnięcia celu i które źródła dostarczają informacji najlepszej jakości?

Pamiętaj, że zbieranie danych nie ogranicza się tylko do czasu trwania imprezy. Rozważ możliwość zbierania danych dla całego programu eventowego, aby uzyskać kompletny obraz danych obejmujący zaangażowanie przed, w trakcie, po i pomiędzy wydarzeniami.

  1. Przeanalizuj, w jaki sposób obecnie zbierasz dane o wydarzeniach. Zastanów się, jak te dane są przechowywane i czy są dostępne w sposób, który ułatwi Ci ich wykorzystanie. Należy również zastanowić się, w jaki sposób aktywuje się dane o wydarzeniach – jak przekształca się spostrzeżenia w działania?
  2. Porównaj swoje obecne podejście z wynikami, których oczekujesz. Jaki jest najlepszy sposób odpowiedzi na najważniejsze pytania? Jaką masz pewność co do danych, którymi obecnie dysponujesz? Jakie są potencjalne zagrożenia związane z niewykorzystywaniem danych w ogóle? Czy przechowując dane w wielu systemach, przysparzasz sobie dodatkowej pracy?
  3. Wybierz technologię, która pomoże Ci osiągnąć Twoje cele. Choć nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania technologicznego, istnieje kilka istotnych cech. Technologia powinna umożliwiać przekształcanie danych w spostrzeżenia przy minimalnej interwencji człowieka, powinna być łatwa do wdrożenia oraz powinna umożliwiać rozwój i zmiany.

Wykorzystaj scentralizowaną platformę eventową, aby uzyskać maksymalną wartość

Wybierając technologię do przechwytywania i aktywacji danych, warto rozważyć scentralizowaną platformę, która zapewni maksymalną wartość. Scentralizowana platforma pozwoli na łatwe skalowanie aktywacji, wprowadzanie zmian w kampaniach w czasie rzeczywistym oraz zwiększanie konwersji.

Scentralizowane podejście oferuje jedno repozytorium danych o zaangażowaniu we wszystkich wydarzeniach (wewnętrznych i zewnętrznych) i we wszystkich formatach (wirtualnych, osobistych i hybrydowych). Dzięki standardowym, szablonowym definicjom leadów we wszystkich wydarzeniach można skuteczniej skalować aktywację. Korzyści płynące z centralizacji danych są nie do przecenienia.

Wnioski

Struktura Total Event Program jest niezbędna do uzyskania większej wartości z organizowanych wydarzeń. Pomaga on w traktowaniu strategii eventowej jako jednego spójnego planu, a nie oddzielnych, ale powiązanych ze sobą kampanii. W rezultacie, Total Event Program pomoże Ci skuteczniej dotrzeć do odbiorców i zaangażować ich.

Jedną z najważniejszych rzeczy, jaką można zrobić, aby utrzymać zaangażowanie odbiorców, jest zastosowanie odpowiedniej technologii. Wybór jednej platformy, która obsługuje program Total Event Program, może pomóc w tworzeniu doświadczeń, które stale angażują i zwiększają wartość organizacji.

Aby zbierać i aktywować dane, należy najpierw określić cele, zidentyfikować istotne dane, opracować mapę procesu, zestawić ją z pożądanymi wynikami, a następnie wybrać technologię. Dzięki odpowiedniej technologii można przekształcić dane w wymierną wartość i uwolnić obietnicę marketingu opartego na wydarzeniach.  

Wydarzenia hybrydowe w 2022 roku. Co trzeba wiedzieć?

Wydarzenia hybrydowe w 2022 roku: co trzeba wiedzieć?

W ciągu kilku dni wydarzenia na żywo i konferencje, które były planowane z wielomiesięcznym wyprzedzeniem, zostały nagle przełożone lub odwołane. Wydarzenia wirtualne stały się nową normą, a my musieliśmy nauczyć się, jak tworzyć skuteczne programy. Udało nam się przejść przez burzę i po drodze wyciągnęliśmy wiele wniosków. Jedną z najważniejszych lekcji dla branży eventowej jest to, że choć wydarzenia wirtualne mają swoje zalety, wydarzenia na żywo zawsze będą ważną częścią każdego solidnego programu eventowego.

Teraz nadszedł czas, aby pomyśleć o innym rodzaju wydarzeń – wydarzeniach hybrydowych. Będą sytuacje, takie jak globalna pandemia, w których wydarzenie wirtualne będzie jedyną opcją. Będą też sytuacje, w których wydarzenie stacjonarne będzie najbardziej efektywnym sposobem zbierania leadów i angażowania odbiorców. Wydarzenia hybrydowe, czyli takie, które łączą w sobie zarówno stacjonarne, jak i wirtualne doświadczenia, będą istotną częścią nowej normy w branży eventowej.

Wydarzenia hybrydowe a całościowa strategia eventowa

Stworzenie udanego wydarzenia hybrydowego wymaga planowania i burzy mózgów. Czy organizujesz wydarzenie wewnętrzne czy zewnętrzne? Czy masz narzędzia potrzebne do skutecznej promocji i marketingu wydarzenia hybrydowego? Czego oczekujesz od uczestników? Odpowiedzi na te i inne pytania pomogą Ci rozpocząć tworzenie programu imprezy hybrydowej.

Kiedy zorganizować wydarzenie hybrydowe

Pierwszą decyzją, jaką musisz podjąć, jest to, czy w ogóle włączać do wydarzenia komponent wirtualny. Czy ma to sens? Kiedy należy organizować wydarzenie hybrydowe, a kiedy wirtualne, a kiedy na miejscu?

Wydarzenia hybrydowe

Wydarzenia hybrydowe to doskonałe rozwiązanie dla tych programów, które można zorganizować zarówno na miejscu, jak i wirtualnie. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów idealnych programów wydarzeń hybrydowych:

Wydarzenia hybrydowe są również niezwykle przydatne w sytuacji, gdy wielu uczestników, którzy normalnie mogliby uczestniczyć w wydarzeniu osobiście, nie może tego zrobić. Poniżej podano kilka przykładów sytuacji, w których uczestnik, który normalnie mógłby być na miejscu, musi wziąć udział w wydarzeniu wirtualnie:

  1. Uczestnik nie może lub nie chce podróżować ze względów zdrowotnych lub bezpieczeństwa.
  2. Firma uczestnika ma ograniczone środki na podróże i dlatego nie może przyjechać na wydarzenie.
  3. Miejsce, w którym odbędzie się część stacjonarna wydarzenia, ma ograniczoną liczbę miejsc, więc nie wszyscy uczestnicy będą mogli przybyć na miejsce.

Najlepszą praktyką może być rozesłanie ankiety przed wydarzeniem, aby poznać aktualną sytuację i odczucia zaproszonych osób. Jeśli okaże się, że wiele osób wolałoby uczestniczyć w wydarzeniu wirtualnie, najlepszym rozwiązaniem może być zorganizowanie wydarzenia hybrydowego.

 

Wydarzenia stacjonarne

Wydarzenia w całości organizowane na miejscu należy planować wtedy, gdy najważniejsze jest, aby wszyscy uczestnicy byli obecni osobiście. Wiadomo, że większości treści nie da się dobrze przetłumaczyć wirtualnie, a nie ma dobrej alternatywy, aby je przekazać, więc najlepszym sposobem na przekazanie informacji jest spotkanie na miejscu. Oto kilka przykładów wydarzeń, które warto zorganizować na miejscu:

Gdy organizujesz imprezę na terenie zakładu, bezpieczeństwo będzie priorytetem numer jeden. Zadbaj o to, aby uczestnicy czuli się komfortowo, oferując opcję samoobsługowej odprawy i planując rozmieszczenie miejsc siedzących zgodnie z wytycznymi dotyczącymi dystansu społecznego.

Wydarzenia online

Wydarzenia w całości wirtualne należy planować, jeśli nie można zorganizować wydarzenia na miejscu, jeśli dysponujemy niewielkim budżetem lub jeśli informacje, które chcemy przekazać, można skutecznie przekazać za pośrednictwem wideo. Jeśli nie ma potrzeby, aby ludzie uczestniczyli w wydarzeniu osobiście, nie należy tracić pieniędzy ani czasu. Przeznacz te zasoby na przyszłe wydarzenia organizowane na miejscu lub wydarzenia hybrydowe. Oto kilka przykładów efektywnych wydarzeń wirtualnych:

Rodzaje wydarzeń hybrydowych

Na początku omówimy różnice między wewnętrznymi i zewnętrznymi wydarzeniami hybrydowymi oraz kilka najczęstszych przykładów każdego z nich.

Wewnętrzne imprezy hybrydowe

Wydarzenia wewnętrzne to programy organizowane z myślą o wewnętrznych interesariuszach firmy, takich jak pracownicy, kierownictwo, personel itp. Dla wielu firm zebranie wszystkich interesariuszy w jednym pomieszczeniu na spotkaniu jest prawie niemożliwe. W takich sytuacjach z pomocą przychodzą imprezy hybrydowe. Wybierz miejsce, w którym odbędzie się spotkanie, np. siedzibę firmy, a następnie przekaż je na żywo pozostałym członkom firmy. Poniżej podajemy kilka przykładów popularnych wewnętrznych wydarzeń hybrydowych:

Zewnętrzne imprezy hybrydowe

Wydarzenia zewnętrzne to programy, które są skierowane do klientów, potencjalnych klientów, kontrahentów itp. Zmiana wydarzenia zewnętrznego na żywo na wydarzenie hybrydowe może pomóc przyciągnąć więcej uczestników i zmniejszyć emisję dwutlenku węgla. Wydarzenia zewnętrzne, które mogą być organizowane w formie hybrydowej, to m.in:

Podstawowe elementy, cele i zalety imprez hybrydowych

Ważne jest, aby poświęcić trochę czasu na określenie celów imprezy hybrydowej, a także zebrać wszystkie narzędzia potrzebne do skutecznej realizacji tych celów. Poniżej przedstawiamy wspólne elementy, cele i zalety hybrydowych wydarzeń.

Kluczowe elementy wydarzeń hybrydowych

W branży panuje powszechne przekonanie, że do zorganizowania wydarzenia hybrydowego potrzebny jest jedynie wirtualny dostawca usług streamingowych. Udane wydarzenie hybrydowe wymaga tych samych elementów i funkcji, co wydarzenie organizowane na miejscu. W połączeniu z doskonałym dostawcą wirtualnej transmisji strumieniowej, elementy te sprawią, że impreza hybrydowa będzie wielkim sukcesem.

Angażująca treść

W przypadku wydarzenia hybrydowego treść jest prawdopodobnie jeszcze ważniejsza. Nie tylko uczestnicy obecni na miejscu muszą być zaangażowani, ale także uczestnicy wirtualni powinni być zaangażowani w całe wydarzenie. Upewnij się, że wszyscy prelegenci są przygotowani, a ich prezentacje są angażujące, zarządzając ich treścią i ogólnym programem.

Marketing

Wydarzenie hybrydowe przyciąga zarówno uczestników offline, jak i wirtualnych. Dzięki temu Twoja organizacja ma szansę przyciągnąć dwa (lub więcej!) razy większą liczbę uczestników, co oznacza, że marketing wydarzenia hybrydowego jest równie ważny, jak zawsze. Aby przyciągnąć rekordową liczbę uczestników, stwórz piękną stronę internetową wydarzenia, na której znajdą się wszystkie informacje o programie i wyślesz e-maile do potencjalnych uczestników.

Rejestracja

Proces rejestracji na wydarzenie hybrydowe powinien być tak samo bezproblemowy, jak rejestracja na miejscu. Stwórz stronę internetową z kolorami Twojej organizacji i informacjami o wydarzeniu, aby potencjalni uczestnicy mogli łatwo znaleźć wszystkie szczegóły dotyczące programu. Utwórz niestandardowe ścieżki rejestracji dla uczestników osobistych i wirtualnych, aby mogli oni zapisać się na odpowiednie sesje. Na koniec można śledzić osoby, które zrezygnowały z rejestracji i wysłać do nich wiadomość e-mail z przypomnieniem o rejestracji!

Planowanie terminów

Gdy część uczestników uczestniczy w konferencji wirtualnie, a część osobiście, trudniej jest zaplanować spotkania. Można skorzystać z narzędzia do planowania spotkań, aby zablokować w kalendarzach uczestników czas zarezerwowany na nawiązywanie kontaktów. Mogą oni komunikować się i ustalać godziny spotkań bezpośrednio za pomocą tego narzędzia. W ten sposób uczestnicy wirtualni i osobiści mogą wzajemnie sprawdzać dostępność w swoich kalendarzach i efektywnie nawiązywać kontakty.

 

Cele imprezy hybrydowej

Wszystkie wydarzenia mają swoje indywidualne cele, ale nadrzędnym celem wszystkich wydarzeń hybrydowych jest zaangażowanie jak największej liczby uczestników, niezależnie od tego, w jaki sposób biorą udział. Impreza hybrydowa umożliwia uczestnikom nawiązanie kontaktu osobistego, jeśli zależy im na tym doświadczeniu. Impreza hybrydowa umożliwia także uczestnictwo wirtualne osobom, które w przeciwnym razie nie mogłyby wziąć w niej udziału ze względu na stan zdrowia lub ograniczenia związane z podróżą. Celem jest sprawienie, by doświadczenie to było równie porywające dla obu grup. Zmniejszając barierę wejścia, wydarzenia hybrydowe dają szansę jeszcze większej liczbie osób na interakcję z treściami i marką.

Zalety

Dzięki wydarzeniom hybrydowym zyskujesz zalety zarówno wydarzeń stacjonarnych, jak i ich wirtualnych odpowiedników. Poniżej przedstawiamy kilka największych zalet hybrydowego charakteru wydarzenia.

Zwiększona frekwencja

Choć stacjonarne spotkania lub konferencje są często najbardziej angażujące, niektórzy ludzie nie mają czasu ani możliwości podróżowania na duże odległości, aby uczestniczyć w takich wydarzeniach. Nie wspominając już o tym, że czasami takie osobiste wydarzenia mogą wiązać się z dość wysoką ceną. Oba te czynniki mogą zniechęcać do rejestracji na wydarzenie. Jednak w przypadku wydarzenia hybrydowego, osoby te mogą być bardziej skłonne do wzięcia w nim udziału, jeśli mogą to zrobić w zaciszu swojego domu i za znacznie niższą cenę. Dzięki temu wydarzenie hybrydowe może przyciągnąć znacznie więcej uczestników niż wydarzenie wyłącznie osobiste.

Większe zaangażowanie w treść

Organizując wydarzenie hybrydowe, będziesz transmitować na żywo wystąpienia prelegentów i sesje, które będą mogli oglądać wirtualni uczestnicy. Dzięki temu można nagrywać sesje i wysyłać je po zakończeniu wydarzenia. Uczestnicy, którzy nie mogli uczestniczyć w niektórych sesjach lub po prostu chcieliby obejrzeć je ponownie i dowiedzieć się więcej, mogą korzystać z treści kilka dni, a nawet tygodni po zakończeniu wydarzenia. Dzięki temu uczestnicy będą pamiętać o wydarzeniu i Twojej firmie jeszcze długo po jego zakończeniu.

Mniejszy ślad węglowy

Dzięki zmniejszeniu liczby uczestników wydarzenia, zmniejszy się również jego ślad węglowy. Mniej będzie podróży uczestników, mniej wyrzuconych posiłków i mniej transportu wypożyczonych krzeseł i stołów. Twoja firma będzie nie tylko postrzegana jako siła napędowa wydarzenia, ale także jako organizacja dbająca o środowisko.

Większa wartość sponsoringu

Teraz, gdy wydarzenie ma charakter hybrydowy, Twoi sponsorzy mają możliwość dotarcia zarówno do uczestników osobistych, jak i wirtualnych. To podwójna ekspozycja, jaką mieli wcześniej. Organizacja części wydarzenia w środowisku cyfrowym stwarza nowe możliwości budowania świadomości marki i generowania leadów. Oferując swoim sponsorom większą wartość, impreza przyciągnie więcej sponsorów. Może to pomóc zrekompensować koszty techniczne związane z organizacją imprezy hybrydowej.

Jak stworzyć udany event hybrydowy

Po określeniu celów i elementów, które należy uwzględnić w wydarzeniu hybrydowym, nadszedł czas, aby rozpocząć planowanie programu. W kolejnych rozdziałach przedstawimy kilka typowych wyzwań i sposoby ich rozwiązania, a także sposoby na stworzenie idealnego programu i zaangażowanie uczestników.

Unikanie wspólnych wyzwań i pułapek

Istnieje kilka typowych dylematów, przed którymi stają planiści podczas wdrażania programów hybrydowych. Poniżej przedstawiamy ich zarys wraz z poradami i wskazówkami, które pomogą Ci uniknąć tych pułapek.

Upewnij się, że to jedno wydarzenie, ale dwa doświadczenia

Wydarzenia hybrydowe to balansowanie na krawędzi. Balansują między uczestnikami offline i online, dlatego muszą równoważyć te dwa doświadczenia. Z jednej strony trzeba w różny sposób przekazywać treści obu grupom. Należy upewnić się, że usługa przesyłania strumieniowego wideo działa prawidłowo, a prezenterzy są przygotowani do nagrywania i przemawiania przed kamerą. Nie chcemy jednak, aby impreza hybrydowa sprawiała wrażenie dwóch zupełnie różnych wydarzeń – jest to jedna impreza z dwoma doświadczeniami. Upewnij się, że treści są istotne zarówno dla uczestników obecnych stacjonarnie, jak i wirtualnych, i nie planuj wspólnych działań, które odizolują jedną grupę od uczestnictwa w wydarzeniu.

Zadbaj o angażującą treść

W przypadku wydarzenia hybrydowego treść jest prawdopodobnie jeszcze ważniejsza niż w przypadku wydarzenia stacjonarnego. O wiele trudniej jest utrzymać zaangażowanie wirtualnych uczestników przed ekranem komputera. Aby treści były angażujące, należy upewnić się, że będą się dobrze przekładać na wideo. Aby utrzymać zaangażowanie wirtualnych uczestników, zastosuj ankiety lub pytania i odpowiedzi na żywo. Upewnij się też, że sesje mają strawną długość – nikt nie chce siedzieć przez pięć godzin na przemówieniu inauguracyjnym.

Poruszanie się w strefach czasowych

Jedną z korzyści płynących z organizacji wydarzenia hybrydowego jest to, że uczestnicy mogą wirtualnie uczestniczyć w nim z całego świata. Wiąże się to jednak z wyzwaniem dostosowania się do różnych stref czasowych wirtualnych uczestników. Upewnij się, że sesje, które oferujesz wirtualnym uczestnikom, mogą być dostępne na żądanie. Jeśli to możliwe, udostępnij tę samą sesję na żywo kilka razy, aby uczestnicy mogli wziąć udział w konferencji w dogodnym dla siebie czasie i w pełni ją przeżyć.

4 elementy udanego wydarzenia hybrydowego

Każde udane wydarzenie składa się z czterech kluczowych elementów: treści, społeczności, sponsoringu i analityki. W tym rozdziale wyjaśnimy, jak zrealizować te elementy specjalnie na potrzeby wydarzenia hybrydowego.

Treść

Jak już wspomniano, treść jest najważniejsza podczas wydarzenia hybrydowego. Chcesz się upewnić, że uczestnicy obecni osobiście i wirtualni są w równym stopniu zaangażowani. W tym miejscu sprawdza się zasada „jedno wydarzenie, dwa doświadczenia”. Nie można przekazywać tych samych treści w ten sam sposób obu grupom. Oto kilka pomysłów na to, jak inaczej przygotować treści dla uczestników wirtualnych i osobistych:

Wyznacz przedstawiciela na miejscu, który będzie zajmował się wyłącznie uczestnikami wirtualnymi

Najprawdopodobniej przez cały dzień uczestnicy wirtualni będą mieli do dyspozycji osobę na scenie lub podium, która będzie do nich bezpośrednio przemawiać. Może to sprawić, że wirtualni uczestnicy poczują się pominięci lub jeszcze bardziej odsunięci od akcji. Rozwiąż ten problem, zlecając jednemu z koordynatorów wydarzenia zwrócenie się wyłącznie do wirtualnych uczestników. Może on porozmawiać z nimi konkretnie o ich wirtualnych doświadczeniach i przedstawić sesje przeznaczone tylko dla wirtualnych uczestników lub możliwości nawiązania kontaktów.

Stwórz osobne treści dla wirtualnych uczestników

Niektóre z większych sesji, np. prezentacja główna, będą oglądane zarówno przez uczestników stacjonarnych, jak i wirtualnych. Nie zmuszaj jednak wirtualnych uczestników do oglądania interaktywnej sesji networkingowej, w której uczestniczą uczestnicy z zewnątrz. Zaproponuj wirtualnym uczestnikom ekskluzywne wywiady z ekspertami branżowymi lub dyskusje panelowe z liderami myśli. Skutecznie wyznacz sesje stacjonarne i wirtualne za pomocą dostosowanych ścieżek rejestracji, aby żaden uczestnik nie zarejestrował się na niewłaściwe sesje.

Oferuj treści na żądanie

Jak już wcześniej wspomniano, utrzymanie uwagi uczestnika przed ekranem komputera jest znacznie trudniejsze niż utrzymanie uwagi uczestnika na miejscu. Uczestnicy wirtualni mogą być zmuszeni do robienia większej liczby przerw w ciągu dnia lub mogą uczestniczyć w wydarzeniu tylko przez godzinę lub dwie. Upewnij się, że większość treści jest oferowana na żądanie, aby wirtualni uczestnicy mieli do nich dostęp w bardziej dogodnym czasie.

Dbaj o to, aby wszyscy byli świadomi i podekscytowani planem spotkania

Podczas konferencji stacjonarnej dość powszechne jest informowanie uczestników o tym, jakie sesje lub tematy zostaną zaprezentowane po przerwie. Zadbaj o to, aby zapewnić to samo doświadczenie wirtualnym uczestnikom. Przedstawiciel wirtualny na miejscu powinien przypomnieć wirtualnym uczestnikom o harmonogramie, aby na pewno wzięli udział w następnej sesji. Można nawet wykorzystać aplikację z grami, aby zapewnić uczestnikom rozrywkę podczas przerwy i zachęcić ich do udziału w następnej sesji.

Przestawienie się na mentalność „producenta wydarzeń”

Stworzenie udanego wydarzenia hybrydowego wymaga wiele pracy, a Ty powinieneś myśleć o sobie jako o twórcy programu tego wydarzenia. To Ty odpowiadasz za stworzenie programu, który będzie skierowany zarówno do uczestników osobistych, jak i wirtualnych, a Twoim zadaniem jest stworzenie programu, który będzie angażujący i skuteczny. Poniżej przedstawiono kilka kluczowych pytań, które należy zadać sobie podczas opracowywania programu wydarzenia hybrydowego:

Jak długo będą trwały sesje?

Czy sesje będą trwały godzinę?  Pół godziny? 15 minut? Różne długości? Należy zachować równowagę w długości sesji. Powinny one być na tyle długie, aby można było przekazać wszystkie przygotowane informacje, ale jednocześnie na tyle zwięzłe, aby wirtualni uczestnicy pozostali skupieni i zaangażowani.

Ile sesji będzie organizowanych w ciągu dnia?

Nie chcemy przytłaczać uczestników informacjami i treściami. Uczestnicy przebywający na miejscu z pewnością będą chcieli uczestniczyć w większej liczbie sesji, ponieważ przebyli znaczną odległość, aby wziąć udział w konferencji osobiście. Natomiast uczestnicy wirtualni będą prawdopodobnie mieli krótszy czas skupienia uwagi, siedząc przed ekranem komputera. Jednym z rozwiązań jest zaoferowanie wirtualnym uczestnikom mniejszej liczby sesji na żywo w ciągu dnia, aby nie byli przeciążeni. Zamiast tego należy zaoferować więcej treści na żądanie, do których uczestnicy mogą mieć dostęp w wolnej chwili.

Czy sesje dla uczestników wirtualnych i osobistych będą się różnić?

Czy podczas tworzenia ścieżek rejestracyjnych niektóre sesje będą przeznaczone tylko dla uczestników osobistych, a inne tylko dla wirtualnych? Na przykład, czy chcesz zorganizować sesję networkingową, której nie będą mogli doświadczyć uczestnicy wirtualni? Co zaoferujesz w zamian tym wirtualnym uczestnikom? Zdecyduj, jak będą się różnić ścieżki rejestracji dla różnych uczestników.

Społeczność

Uczestnicy obecni na miejscu mają tę przewagę, że mogą bezpośrednio poznać społeczność podczas wydarzenia. O wiele łatwiej jest im nawiązywać kontakty osobiście, prowadzić organiczne rozmowy i nawiązywać znajomości. Istnieją jednak sposoby, aby przenieść tę społeczność także do wirtualnej publiczności.

Włączanie do sesji ankiet na żywo oraz pytań i odpowiedzi

Połącz wirtualną i stacjonarną publiczność za pomocą takich narzędzi, jak ankiety na żywo i Q&A na żywo. Podczas sesji zachęcaj obu uczestników do zadawania pytań i odpowiadania na pytania w ankietach, aby byli zaangażowani i mogli ze sobą współdziałać. Uczestnik wirtualny może zadać pytanie, które nie przyszło do głowy uczestnikowi lokalnemu lub odwrotnie. Jest to doskonała okazja do zdobycia podwójnej wiedzy i uzyskania podwójnej informacji zwrotnej.

Twórz wspólne sesje wirtualne

Jeśli uczestnicy obecni na miejscu biorą udział w sesjach dzielonych, daj taką samą szansę uczestnikom wirtualnym. Wielu dostawców usług wirtualnej transmisji strumieniowej może utworzyć w ramach spotkania pokoje do rozmów. Zbierz wirtualnych uczestników i pozwól im połączyć się w mniejszych grupach, aby również mogli budować społeczność.

Sponsoring

Dolary sponsorskie mają kluczowe znaczenie dla każdego programu imprezy. Dlatego sponsorzy muszą otrzymać taką samą (lub większą) wartość z imprezy hybrydowej, jaką otrzymają z imprezy stacjonarnej.

jak w przypadku imprezy organizowanej na miejscu. Istnieje wiele sposobów na to, aby sponsorzy dotarli zarówno do uczestników wirtualnych, jak i osobistych, a tym samym osiągnęli wysoką wartość. Poniżej przedstawiamy kilka pomysłów, które pomogą Ci zacząć:

Banery reklamowe w aplikacjach mobilnych

Analityka

Twoje działania po wydarzeniu są równie ważne, jak to, co robisz w jego trakcie. Zorganizowanie wydarzenia nic nie da, jeśli nie zdobędziesz żadnych informacji. Roześlij ankietę po wydarzeniu, aby dowiedzieć się, które treści spotkały się z pozytywnym oddźwiękiem i jakie są odczucia uczestników w stosunku do wirtualnych i stacjonarnych doświadczeń. Przyjrzyj się także danym o uczestnikach podczas wydarzenia. Upewnij się, że skontaktujesz się z tymi uczestnikami, którzy brali udział w wielu sesjach, zadawali dużo pytań lub angażowali się w działania sponsorów.

Podsumowanie

Ostatnie kilka miesięcy było wręcz nieprzewidywalne. Ale wszyscy wiele się z nich nauczyliśmy. Jedną z najważniejszych lekcji, jaką wynieśliśmy, jest bycie przygotowanym. Włączenie wydarzeń wirtualnych i hybrydowych do całościowego programu eventowego będzie kluczowym elementem strategii eventowej, gdy będziemy poruszać się po tych kilku kolejnych miesiącach pełnych niewiadomych. Wydarzenia na żywo, w obecności ludzi nigdy nie wyjdą z mody, ale nigdy nie zaszkodzi mieć plan awaryjny. Spraw, by wydarzenia hybrydowe stały się Twoim udziałem.

Kompletny przewodnik po konferencjach online w 2022 roku

Konferencje online oferują planistom i marketingowcom sposób na nawiązanie kontaktu z szerszą publicznością, często prowadząc do wyższej liczby rejestracji niż w przypadku wydarzeń organizowanych stacjonarnie, ponieważ podróż i koszty nie są już obciążeniem, które muszą ponosić uczestnicy. W naszej nowej normalności, wydarzenia wirtualne przejęły kontrolę. Według ankiety przeprowadzonej przez PCMA, 79% planistów wydarzeń decyduje się na wydarzenia wirtualne. Z tym typem wydarzenia wiąże się nowy sposób myślenia i planowania. Wymaga to pracy wielofunkcyjnych zespołów, w tym planowania, marketingu, IT i technologii cyfrowych, a także ponownego zaprojektowania treści, które zaangażują uczestników z domu. Co więc trzeba zrobić, aby zaplanować wirtualną konferencję?

Czym jest konferencja online?

Konferencja online to coś innego niż zwykłe wirtualne spotkanie. Wymaga więcej zaangażowania niż webinarium. Często konferencje są one wielodniowe, odbywają się online i mogą obejmować przemówienia, dyskusje panelowe, rozrywkę na żywo, sesje edukacyjne, szkolenia i certyfikacje, demonstracje produktów sprzedażowych, sesje dotyczące rozwiązań, trendów branżowych/przywództwa, szkolenia/adopcję produktów i wiele innych. Celem wirtualnych konferencji jest generowanie leadów i popytu, przyjęcie i utrzymanie klientów, świadomość marki i budowanie relacji. Wirtualna konferencja jest świetną alternatywą, lub towarzyszem dla wydarzeń hybrydowych, dla konferencji stacjonarnej.

Dlaczego warto zorganizować konferencję online?

Konferencja online pozwala organizacjom dotrzeć do szerokiego grona odbiorców, ponieważ wirtualne konferencje często skutkują 8-krotnie większą liczbą rejestracji niż tradycyjne konferencje stacjonarne. Oczywiście nie da się zastąpić interakcji twarzą w twarz, ale wirtualna konferencja jest realną opcją, gdy kluczowa demografia jest rozproszona po całym świecie lub gdy podróż nie jest opcją. Podczas gdy wiele wirtualnych konferencji było ostatnio darmowych, następuje zmiana w kierunku jakiejś formy kosztów, ponieważ ten typ wydarzenia staje się coraz bardziej uznany. Wirtualne konferencje mogą pomóc znacznie rozszerzyć świadomość marki, możliwości nawiązywania kontaktów, generowania leadów i wiele innych.

Jak stworzyć strategię wirtualnej konferencji?

Wirtualna konferencja nie jest podobna do konferencji stacjonarnej. Odbywa się wyłącznie online i wymaga od uczestników skupienia się na ekranie przez wiele godzin w tym samym czasie. Z tego powodu, treść musi być siłą napędową strategii wirtualnej konferencji, ponieważ jest to to, co chwyci zainteresowanie uczestników i uzyskać poszukiwane rejestracje. Aby stworzyć strategię wirtualnej konferencji, spójrz na swój program wydarzenia jako całość. Czy jest jakaś luka w twoim programie, która skorzystałaby z wirtualnej konferencji? Czy masz zasoby i budżet, aby zorganizować wirtualną konferencję? Czy masz zasoby, aby zorganizować wirtualną konferencję? To wszystko są pytania, które należy zadać, aby zdecydować, czy wirtualna konferencja jest odpowiednia dla twojej organizacji. Jeśli masz coroczną konferencję w osobie, która nie może się odbyć w tym roku lub inne duże wydarzenie, które napędza przychody, warto rozważyć wirtualną konferencję.

Jakie są niektóre cele lub KPI wirtualnej konferencji?

Jak w przypadku każdego wydarzenia, musisz wyznaczyć cele i określić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) przed wydarzeniem, aby ocenić sukces wydarzenia na każdym etapie, a także porównać wyniki wydarzenia z każdym innym wydarzeniem w twoim programie. Podczas planowania celów dla konferencji online, ważna jest zwięzłość. Próba osiągnięcia wielu, podzielonych na segmenty celów jest trudniejsza w przypadku konferencji wirtualnej. Zamiast tego, stwórz jeden cel, który będzie napędzał misję wirtualnej konferencji. Istnieją dwa różne strumienie, na które należy zwrócić uwagę przy tworzeniu celów – cele biznesowe i cele uczestników. Zrozum, jakie są twoje cele dla każdego z nich.

Jak przeprowadzić wirtualną konferencję?

Wirtualne konferencje nie różnią się zbytnio od tych organizowanych stacjonarnie. W rzeczywistości, większość planowania jest taka sama – od stworzenia strony internetowej, przez rejestrację, po email marketing – podstawy są już gotowe. Jednak w przypadku konferencji wirtualnych, większy nacisk należy położyć na technologię. Nacisk ten jest oczywisty, jeśli spojrzeć na to z czysto budżetowej perspektywy. Wydarzenia osobiste to 25% wydatków technicznych; 75% wydatków nietechnicznych, podczas gdy wydarzenia wirtualne to 75% wydatków technicznych; 25% wydatków nietechnicznych. Nie ma zbyt wielu wydatków na gastronomię czy hotele, ale są livestreamy i wirtualne stoiska, a w wielu przypadkach także koszty produkcji.

Jak budować wielofunkcyjne zespoły?

Kiedy podejmiesz decyzję o przejściu na marketing wirtualny, przygotuj się na to, że Twój zespół planistyczny ulegnie zmianie. Aby skomplikowany technicznie program marketingu cyfrowego okazał się sukcesem, musisz stworzyć wielofunkcyjny zespół. Marketingowcy, którzy są już przyzwyczajeni do prowadzenia udanych programów webinarowych, mogą pomóc w przygotowaniu treści, promocji i ogólnej strategii. Marketerzy, którzy są również zaangażowani w weryfikację technologii, są kluczowymi graczami, jeśli chodzi o zapewnienie odpowiedniego oprogramowania do wirtualnych konferencji. IT i cyfrowy, którzy zwykle mają znacznie lżejsze lifting na wydarzeniach stacjonarnych, staną się gwiazdy rocka, upewniając się, że strumieniowe przesyłanie, łączność i więcej działają na długość całej wirtualnej konferencji. Być może trzeba będzie zatrudnić zespół zajmujący się produkcją wideo, aby pomóc w stworzeniu jak najlepszej jakości treści. Twój zespół wygląda nieco inaczej niż zwykle, ale wykorzystanie wiedzy specjalistycznej z całej organizacji sprawi, że wirtualne wydarzenie będzie jeszcze lepsze. Aby zmobilizować zespół do wspólnej pracy, rozważ kilka wirtualnych zajęć integracyjnych.

Jak wybrać odpowiednią technologię eventu online?

Wydarzenie online często oznacza dodanie nowych technologii. Pierwszym pytaniem, które pojawia się w głowach większości planistów, jest to, w jaki sposób uczestnicy będą mieli dostęp do treści wydarzenia, będą je konsumować i wchodzić w interakcje z nimi… i ze sobą nawzajem? Jak ma wyglądać to doświadczenie? Jak bardzo będzie ono interaktywne?

 

Istnieje wiele różnych typów rozwiązań i dostawców, a sortowanie ich wszystkich może być nieco przytłaczające. Ostatecznie, odpowiedź leży w doświadczeniu, które chcesz dostarczyć. Jak ważna jest wysoka jakość produkcji? Czy potrzebujesz tylko możliwości „transmisji” jeden do wielu, czy też ważniejsza jest interaktywność? Czy masz skomplikowane przejścia lub „wirtualne przebiegi”, które wymagają przeszkolonych profesjonalistów, czy też wystarczy Ci prosta, samoobsługowa platforma? Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi, ale stworzyliśmy ten krótki przewodnik, aby pomóc Ci lepiej zrozumieć swoje opcje i zadawać właściwe pytania.

Jakie technologie są potrzebne do zorganizowania wirtualnej konferencji?

Jeden z najbardziej skomplikowanych typów wydarzeń- konferencje online, opierają się na technologii, aby uczynić swój znak rozpoznawczy. Oczywiście, platforma do obsługi wirtualnych wydarzeń, która robi wszystko i integruje się z Twoim marketingowym stosem technologicznym i systemami CRM, od wirtualnych konferencji po webinaria, jest zawsze najlepszym rozwiązaniem.

Oto kilka rodzajów technologii eventowych, których będziesz potrzebował podczas wirtualnej konferencji:

Jak zaplanować treści konferencji online?

Według Forbes, treść jest nadal królem. Jednak czas koncentracji uwagi uczestników uległ zmianie. Wirtualna konferencja musi być zorganizowana w taki sposób, aby utrzymać uczestników w skupieniu, ale nie odsyłać ich z powrotem do pracy przy pierwszym sygnale e-maila lub powiadomienia z messengera.

Długość konferencji w przypadku wydarzeń wirtualnych nie jest taka sama, jak w przypadku konferencji osobistych. Myśl o krótszych, bardziej zwięzłych i bardziej dostępnych na żądanie materiałach, które uczestnicy mogą oglądać według własnego harmonogramu. Nie bój się wykorzystywać swoich treści. Z wirtualną konferencją wiąże się znacznie większy nacisk na wartość produkcyjną. Im lepsza jakość dźwięku i obrazu, tym bardziej zaangażowani będą uczestnicy.

A mówiąc o jakości, w przypadku konferencji wirtualnych, nazwa gry nie jest ilością – jest nią jakość. Twórz tylko takie sesje, które są dobrze wyprodukowane, angażujące i wartościowe dla uczestników. Nie bój się ograniczyć liczby sesji na potrzeby wirtualnej konferencji – podczas gdy na konferencji stacjonarnej możesz mieć ponad sto sesji, w przypadku wirtualnej nie jest niczym niezwykłym zredukowanie ich do 20.

Pytania, które należy zadać w związku z każdą sesją wirtualną:

  1. Długość sesji: Nie więcej niż dwie godziny na sesję, ale rozważ krótsze sesje o zróżnicowanej treści.
  2. Format sesji: Panel, webinar, keynote, transmisja w stylu wiadomości, prezentacja dla kadry kierowniczej, wykład w stylu ted, video, late-night show, itp.
  3. Interakcja z publicznością: Czy słuchacze będą mogli być widoczni na wideo, zadawać pytania ustnie lub zadawać pytania na czacie?
  4. Rodzaj treści: Przemyślane, oparte na badaniach, wgląd w klienta, szkolenie produktowe lub usługowe.
  5. Live vs. Pre-recorded: Sesja na żywo może pójść nie tak, ale zapewnia poczucie wspólnoty i większe zaangażowanie.
  6. Streaming vs. On-demand: On-demand jest świetną opcją dla mniejszych sesji i oferuje przerwę dla uczestników, ponieważ mogą oni wybrać swój własny harmonogram oglądania.
  7. Mówiąca głowa vs. Prezentacja na ekranie: Jaki jest najlepszy format wyświetlania treści? Weź pod uwagę korzyści płynące z pomocy wizualnych w zależności od rodzaju treści.
  8. Wizualne vs. Tylko audio: Sesje nie muszą być takie same – można przeprowadzić dyskusję w stylu podcastu lub prezentację wykorzystującą wyłącznie dźwięk lub obraz.
  9. Komunikacja interaktywna vs. Jednokierunkowa: W przypadku wykładu głównego prawdopodobnie nie chcesz, aby publiczność miała możliwość interakcji z prelegentem, ale w przypadku mniejszych sesji, interakcja może zaangażować uczestników.

Jak ułatwiać nawiązywanie kontaktów na wirtualnych konferencjach?

Po świetnej treści przychodzi czas na budowanie więzi. Fizyczna bliskość osobistych wydarzeń pozwala uczestnikom na stworzenie własnej społeczności na czas trwania wydarzenia. Jak zapewnić te kontakty wirtualnie? To, że nie siedzisz naprzeciwko uczestnika lub nie rozmawiasz z nim na fizycznym stoisku, nie oznacza, że nie możesz wykorzystać wirtualnego wydarzenia do nawiązania kontaktu. Planując networking dla swojej wirtualnej konferencji, istnieją trzy różne rodzaje połączeń, które należy rozważyć podczas budowania doświadczenia społecznościowego.

Tworzenie sieci sprzedaży z uczestnikami

Od lat prowadzisz wirtualne spotkania jeden na jeden, a już na pewno w ciągu ostatnich kilku miesięcy, ponieważ wizyty na miejscu nie są praktyczne. Zastosuj te same zasady do swojego wirtualnego wydarzenia. Z narzędzi planowania spotkań, sprzedaż może skonfigurować spotkania z uczestnikami przed eventem, biorąc cenne miejsce na ich agendy wcześnie.

Uczestnicy nawiązują kontakty z uczestnikami

Musisz wziąć pod uwagę, że uczestnicy będą nawiązywać kontakty z innymi uczestnikami. Mobilna aplikacja eventowa będzie kluczowa dla tego typu połączeń. Używając narzędzi do przesyłania wiadomości oraz kanału informacyjnego wydarzenia, uczestnicy mogą nawiązywać kontakty z innymi uczestnikami. Planując happy hours, przerwy i spotkania jeden na jeden, jeszcze bardziej zachęcasz do nawiązywania kontaktów.

Sponsorzy lub wystawcy nawiązujący kontakty z uczestnikami

Musisz zapewnić sponsorom i wystawcom możliwość nawiązania kontaktów z uczestnikami. Wystawcy, inni uczestnicy, a nawet działy sprzedaży mogą przejrzeć listę rejestracji na wirtualne wydarzenie i umówić się na spotkanie w staroświecki sposób, wysyłając e-mail z linkiem do spotkania. Prawdopodobnie uzyskasz większe i lepsze zaangażowanie, jeśli sprawisz, że umówienie się na spotkanie z poziomu samego wirtualnego wydarzenia będzie łatwe i bezproblemowe.

Jak wygląda sponsoring w przypadku konferencji wirtualnych?

Na konferencjach wirtualnych dostępnych jest wiele rodzajów sponsoringu, w tym wiele z tych samych ofert, które stosowane są na imprezach stacjonarnych. Są to reklamy wideo na początku sesji, sesje sponsorowane, wirtualne stoiska targowe, spotkania, wyróżnienie na stronie targów lub stronie internetowej wydarzenia i wiele innych. Sponsoring może pomóc w pokryciu kosztów wydarzenia, jednocześnie łącząc uczestników ze wspaniałymi organizacjami. Stwórz przejrzyste poziomy sponsoringu, z podziałem na koszty i to, co sponsorzy otrzymują za swoje pieniądze. Nie bój się też negocjować usług rzeczowych – upewnij się tylko, że oferujesz coś wartościowego. Najlepszym sposobem na pozyskanie sponsora jest zachęcenie go danymi, czy to prognozowanymi liczbami dotyczącymi wydarzenia, czy też danymi z poprzednich eventów.

Jak stworzyć targi na wirtualnej konferencji?

Wirtualne targi mogą być świetną atrakcją podczas wirtualnej konferencji, ale wymagają odpowiedniej technologii wydarzenia online. Niezależnie od tego, czy korzystasz z narzędzia, które tworzy trójwymiarowe targi, czy też takiego, które wykorzystuje logo firmy oraz możliwość wejścia lub umówienia się na wcześniej zaplanowane spotkania, spraw, aby były one łatwe w użyciu dla uczestników. Uwzględnij w programie wydarzenia czas na przypomnienie uczestnikom o możliwości spędzenia czasu na wirtualnych targach.

Jak aktywować dane i analitykę z konferencji online?

Podobnie jak w przypadku wydarzeń organizowanych stacjonarnie, przy odpowiedniej strategii zaangażowania, wirtualne wydarzenia mogą dostarczyć wielu cennych danych. Gdy wirtualni uczestnicy rejestrują się, biorą udział w sesjach, angażują się w odpowiedzi na pytania i odpowiedzi na żywo oraz ankietę, umawiają się na spotkania lub przekazują opinie, dostarczają Ci danych, które mogą pomóc w zwiększeniu przychodów. Ponadto, warto dowiedzieć się, w jaki sposób uczestnicy wchodzili w interakcje ze sponsorami.

Przygotowując się do realizacji wirtualnego wydarzenia, należy dokładnie przemyśleć strategię pozyskiwania danych i technologię, która może ją wykorzystać. Jest to kluczowy krok w ocenie sukcesu wydarzenia i maksymalizacji jego wartości.

Trzy rodzaje danych, które należy zbierać podczas wirtualnych wydarzeń

  1. Dane o wydarzeniu: Są to podstawowe dane, które opisują samo wydarzenie. Typ wydarzenia, koszt, data, lokalizacja, liczba rejestracji itp. są przykładami danych o wydarzeniu. Przechwytywanie danych o wydarzeniu dla Twoich wirtualnych wydarzeń pozwala Ci na porównanie wyników wydarzenia wirtualnego z wydarzeniami wirtualnymi, jak również z ich stacjonarnymi odpowiednikami.
  2. Dane profilowe: Dane profilowe to dane firmograficzne i demograficzne na poziomie uczestnika, które opisują uczestnika i jego/jej organizację. Imię i nazwisko, adres, e-mail, tytuł, nazwa organizacji, a nawet liczba pracowników to przykłady danych profilowych. Zwykle zbierane podczas procesu rejestracji, dane profilowe mogą pomóc w budowaniu nowych profili prospektów lub uzupełnianiu już istniejących. Tak czy inaczej, w rezultacie będziesz znacznie lepiej znał swoich uczestników.
  3. Dane o zaangażowaniu: Dane o zaangażowaniu są bardzo dynamiczne. Są one zbierane w wyniku interakcji uczestników z sesjami i reakcjami na nie, innymi treściami, sponsorami i wystawcami, a nawet innymi uczestnikami. Rejestracja na sesje, udział w sesjach i czas ich trwania, umówione spotkania i przesłane opinie to przykłady danych o zaangażowaniu. Dane dotyczące zaangażowania są szczególnie cenne, ponieważ pomagają zespołom sprzedaży i marketingu lepiej zrozumieć zainteresowania uczestników i skuteczniej podejmować dalsze działania.

Wnioski

Nie bój się wirtualnych spotkań. W tej chwili jest to jedyna możliwość, jaką ma wiele organizacji, aby angażować, inspirować i wzmacniać więzi. Firma McKinsey stwierdziła, że „w ciągu ośmiu tygodni dokonaliśmy pięcioletniego skoku naprzód, jeśli chodzi o przyjęcie technologii cyfrowej przez konsumentów i przedsiębiorstwa”. Świat szybko się zmienia, a wydarzenia zmieniają się razem z nim. Odbudowując swoje programy eventowe i patrząc w przyszłość, korzystaj z wirtualnych wydarzeń i doświadczeń. Konferencja w formie online może mieć ogromne znaczenie. A teraz, bardziej niż kiedykolwiek, istnieją wspaniałe zasoby, z których można skorzystać, aby dowiedzieć się więcej o organizowaniu wirtualnych wydarzeń.

 

Jak zaplanować wydarzenie związane z wprowadzeniem produktu na rynek

Jak zaplanować wydarzenie związane z wprowadzeniem produktu na rynek

Według danych Nielsena, około 80% nowo wprowadzanych na rynek produktów CPG (Consumer Packaged Goods) kończy się niepowodzeniem.

Jedną z teorii, dlaczego tak trudno jest zobaczyć nowy produkt w jakimkolwiek sektorze przemysłu, jest po prostu brak przygotowania.

Kiedy cała ciężka praca idzie na projekt i produkcję, tworzenie planu marketingowego wprowadzenia produktu na rynek jest często spychane na dół „listy rzeczy do zrobienia” i zanim stanie się to priorytetem, często jest już za późno.

Mając to na uwadze, oto trzy główne powody, dla których plan marketingowy wprowadzenia produktu na rynek powinien być tworzony na wczesnym etapie cyklu planowania:

  1. Wywołanie popytu konsumenckiego przed wprowadzeniem produktu na rynek zwiększa „efekt przyciągania”, zachęcając kupujących do proszenia o produkt, a sprzedawców do składania zamówień w przedsprzedaży, a tym samym „przyciągania” produktu przez ich kanały dystrybucji.
  2. Udana premiera produktu wywołuje podekscytowanie, zainteresowanie i nowe kontakty biznesowe, co tworzy lejek sprzedażowy, w którym potencjalni klienci, fani i osoby polecone mogą rozpocząć swoją podróż w kierunku zakupu.
  3. Większość dyrektorów generalnych wierzy, że gdyby tylko rynek zrozumiał ich nowy produkt, kupiłby go natychmiast. Wczesne opracowanie narracji o produkcie może nie tylko napędzić plan marketingowy, ale także wpłynąć na projekt lub produkcję. Zanim przedstawimy pomysły na wydarzenia związane z wprowadzeniem produktu na rynek, przyjrzyjmy się, na czym właściwie polega wprowadzenie produktu na rynek.

Jak sama nazwa wskazuje, powinien to być moment, w którym nowa oferta produktowa zostaje po raz pierwszy udostępniona publicznie. Jednak, jak już wspomnieliśmy powyżej, inscenizacja wprowadzenia produktu na rynek przed jego udostępnieniem – i zdradzenie daty premiery jako część planu – może znacząco przyczynić się do „efektu przyciągania” i napędzić oczekiwania konsumentów.

Dając potencjalnym klientom możliwość doświadczenia, dotknięcia i poczucia produktu w bezpośrednim otoczeniu, zwiększysz szum informacyjny w kanałach mediów społecznościowych i skłonisz ich do rozważenia zakupu, pozwalając kupującym na „przetestowanie” produktu, dowiedzenie się, w jaki sposób przyniesie on korzyści w ich codziennym życiu i uzyskanie odpowiedzi na wszystkie pytania.

Od czego zacząć wprowadzanie produktu na rynek?

Weź pod uwagę narrację produktu

Dzięki ścisłej współpracy z projektantami produktów od samego początku, marketerzy mogą zacząć rozwijać narrację produktu, która pomoże w tworzeniu zasobów content marketingowych, linii przewodnich reklam i zabezpieczeń w mediach społecznościowych.

Na przykład, czy zrównoważony rozwój jest jedną z głównych zasad projektowania? W jaki sposób jest to odzwierciedlone w łańcuchu dostaw? Jakie historie kryją się za tym, jak produkt powstał i czy można je wykorzystać, aby ożywić swój produkt na rynku?

Zbuduj swoją publiczność

Wykorzystaj marketing treści do zwiększenia ruchu na swojej stronie internetowej. Marketing wprowadzający produkt na rynek jest znacznie łatwiejszy, jeśli masz już powracających użytkowników online, chętnych do odkrywania nowych ofert, czytania aktualnych blogów i angażowania się w kampanię marketingową wprowadzającą produkt na rynek.

Zwiększ bazę swoich zwolenników we wszystkich kanałach mediów społecznościowych, promując swoje zasoby marketingu treści, zapowiadając nowy produkt w fazie rozwoju i włączając się w dyskusje dotyczące sektora Twojej branży.

Zidentyfikuj influencerów, którzy mogą pomóc w zwiększeniu zainteresowania i zaufania do Twojego produktu. Nie muszą to być drogie gwiazdy mediów społecznościowych z milionami zwolenników, jeśli Twój produkt jest przeznaczony na rynek niszowy – wystarczy, że będą to osoby lub marki medialne, którym klienci ufają.

Organizuj lub sponsoruj wydarzenia na żywo lub wydarzenia wirtualne przed datą wprowadzenia produktu na rynek. Mogą to być interesujące wystąpienia prelegentów, które pozwolą Ci zbudować reputację lidera w branży, lub powiązać Twoją markę z wiodącą wystawą lub konwencją, aby zwiększyć jej świadomość.

Przeanalizuj swoje listy e-mailowe pod kątem lead magnates, wskaźników otwarć i rezygnacji z subskrypcji. Zrób to za pomocą testowego e-newslettera, aby sprawdzić, jak bardzo Twoi odbiorcy są zaangażowani w to, co masz im do powiedzenia. Jeśli musisz rozwinąć ich zaangażowanie, zaplanuj serię biuletynów e-mailowych w miesiącach poprzedzających start.

Teraz jesteś gotowy, aby stworzyć plan marketingowy wprowadzenia produktu na rynek.

Wykonaj siedem poniższych kroków

1.               Zidentyfikuj potrzeby klientów

Nie można przygotować dobrej strategii marketingowej, jeśli nie rozumie się wymagań docelowych klientów. Przeprowadź ankiety i badania rynku, aby zrozumieć, jakie cechy Twojego produktu spodobają się użytkownikom. Możesz zapytać ich o produkty, których obecnie używają i dlaczego. Możesz zapytać ich o to, ile są skłonni zapłacić za produkt, jeśli może on rozwiązać ich obecne potrzeby. W ten sposób poznasz swoją konkurencję, potrzeby użytkowników, a także będziesz mógł wdrożyć odpowiednią strategię cenową dla swojego produktu.

2.               Zbadaj swoją konkurencję

Zbadaj słowa kluczowe SEO, konta w mediach społecznościowych, treści konkurentów i recenzje produktów. Ustal, kto dobrze sobie radzi, dlaczego tak się dzieje i jakie wnioski możesz wyciągnąć z negatywnych recenzji klientów. Aby zbudować strategię mediów społecznościowych, zwróć uwagę na to, jak często Twoi konkurenci publikują posty, jakie rodzaje treści otrzymują najwięcej polubień i w jaki sposób opowiadają o swojej marce w sieci.

3.               Ustal swoją USP

Strategia marketingowa wprowadzania produktu na rynek powinna podkreślać i promować Twoją unikalną cechę sprzedaży (USP) przy każdej dostępnej okazji. USP powinna opierać się na czterech rzeczach:

Rozważ zarówno kanały marketingowe offline jak i online, aby dotrzeć do pożądanej grupy odbiorców. Jeśli Twoja grupa docelowa jest lokalna, rozważ reklamy Out of Home, takie jak billboardy, przystanki autobusowe, i cyfrowych witryn plakatów. Jeśli grupa docelowa jest ogólnokrajowa lub obejmuje wiele państw, priorytetem jest reklama cyfrowa, telewizyjna, radiowa lub w mediach społecznościowych.

4.               Bądź jasny w swoich przekazach

Wyjaśnij swój produkt docelowym odbiorcom, mówiąc o tym, dla kogo jest przeznaczony i jaki problem rozwiązuje. Należy również omówić unikalne możliwości produktu oraz to, czym różni się on od innych produktów w tym samym segmencie kategorii.

Na przykład, jeśli masz prelegenta, który jest zatwierdzenie produktu, upewnij się, że wiedzą, jak mówić o produkcie poprzez poinformowanie ich dokładnie na kluczowych komunikatów marketingowych i kluczowych fraz reklamowych.

5.               Testuj, testuj i jeszcze raz testuj

Tak jak testowany będzie sam produkt, tak samo testuj kreacje marketingowe, kampanie email marketingowe, teksty reklamowe, zasoby społecznościowe, CTA i strony docelowe. Kiedy produkt wejdzie na rynek, wszystkie te narzędzia marketingowe zaczną działać, więc musisz wiedzieć, że są one tak skuteczne, jak to tylko możliwe.

6.               Stwórz odliczanie

Stworzenie odliczania do premiery to sprawdzona metoda budowania emocji wokół planowania wprowadzenia produktu na rynek. Umieść odliczanie do premiery na swojej stronie internetowej i kontach w mediach społecznościowych. Kiedy klienci będą odwiedzać Twoje kanały, zobaczą przypomnienia o zbliżającej się premierze.

Kiedy uda Ci się zbudować w mediach społecznościowych szum wokół wprowadzenia produktu na rynek, możesz utrzymać tę energię również po premierze. Publikuj swoje ulubione zdjęcia z wydarzenia i zamieszczaj zdjęcia gości.

7.               Rozpocznij od wydarzenia

Kiedy już zrozumiesz swoją grupę odbiorców, opracujesz strategię kanałową, stworzysz kreację i zadbasz o narrację, nadszedł czas, aby skupić się na samym wydarzeniu startowym.

Impreza promocyjna to doskonały sposób na zaprezentowanie najnowszego produktu, zbudowanie wokół niego szumu, a nawet pozyskanie sprzedaży w trakcie wydarzenia. Im więcej osób będzie mówiło o produkcie, zarówno podczas wydarzenia, jak i za pośrednictwem mediów społecznościowych, tym lepiej będzie się on prezentował.

Oto sześć wskazówek, które pomogą Ci włączyć event do Twojej strategii marketingowej związanej z wprowadzeniem produktu na rynek.

1.               Wybierz miejsce, które jest interesujące, ale nie przyćmiewa Twojego produktu

Oczywiście chcesz, aby nacisk został położony na produkt, a nie na miejsce. Niemniej jednak, miejsce, które zapadnie w pamięć, pomoże przyciągnąć uczestników. Spróbuj skojarzyć produkt z miejscem spotkania. Na przykład, jeśli wprowadzasz na rynek nową technologię, wybierz nowoczesne, zaawansowane technologicznie miejsce, które będzie pasowało do Twojego produktu.

Jeśli Twój produkt jest skierowany do lokalnej populacji, wybierz miejsce, które znajduje się blisko miejsca zamieszkania Twoich klientów. Nie zmuszaj ludzi do dojeżdżania do pracy z daleka.

Oto kilka innych stylów miejsc eventowych, które można dostosować do wartości marki Twojego produktu.

Kreatywne: Wyjątkowe, designerskie przestrzenie, takie jak bary koktajlowe, galerie sztuki czy restauracje będą generować szum i wyrażać kreatywność Twojej marki.

Luksusowy: Jeśli wprowadzasz na rynek produkt luksusowy, wybierz prestiżowe i eleganckie miejsce, takie jak okazały dom, który przywołuje na myśl klasę i styl.

Historyczne: Jeśli Twoja marka ma długą historię firmy, podkreśl ją, organizując premierę produktu w muzeum, ratuszu lub bibliotece.

Na świeżym powietrzu: Kreatywne miejsca na świeżym powietrzu, takie jak publiczny ogród, hotelowy dziedziniec lub las, mogą przyciągnąć tłumy, zapewniając jednocześnie miejsce na występy na żywo i demonstracje produktów.

2.               Zrób to na wyłączność

Wydarzenia związane z wprowadzeniem produktu na rynek powinny być zbudowane wokół dwóch typów uczestników. Po pierwsze, Twoja baza klientów i zwolenników, a po drugie, tych, którzy mogą pomóc w promocji Twojego produktu, czy to media, influencerzy, czy eksperci branżowi.

Obydwie grupy odgrywają ogromną rolę w sukcesie wydarzenia, dlatego też musisz sprawić, aby było ono ekskluzywne i wyjątkowe. Dla swoich klientów pomyśl o dodaniu osobistego akcentu w postaci torby z upominkami związanymi z produktem, specjalnego kodu rabatowego lub sesji VIP.

Z kolei uczestnikom mediów i influencerom wyślij zaproszenia i inne gadżety, aby zachęcić ich do udziału w wydarzeniu jeszcze przed premierą produktu. Omów potencjalne relacje, dostęp do rzeczników, współpracę, artykuły teaserowe i opcje reklamowe.

3.               Wybierz zapadający w pamięć, odpowiedni temat wydarzenia wprowadzającego produkt na rynek

Temat powinien być związany z produktem, branżą lub porą roku. Jeśli na przykład wprowadzasz produkt na rynek w lipcu, rozważ dostosowanie motywu przewodniego do obchodów Dnia Niepodległości.

A jeśli w lutym rozwijasz czerwony dywan, dlaczego nie skorzystać z motywu Oskarów?

Jednak słowo ostrzeżenia – nie odbiegaj zbytnio od kontekstu swojego produktu. Konsumenci szybko wyłapują nieautentyczność i jeśli będą podejrzewać, że wykorzystujesz motyw przewodni wydarzenia tylko po to, aby zyskać rozgłos, możesz znaleźć się na złym końcu publicznej nagonki.

4.               Rozrywka i informacja

Pomysły na wydarzenie związane z wprowadzeniem produktu na rynek powinny przede wszystkim mieć charakter informacyjny i edukacyjny.  Aby jednak pozostawić gościom trwałe wspomnienie i pretekst do rozmowy o wydarzeniu w mediach społecznościowych, zawsze warto zadbać również o rozrywkę.

Możliwości rozrywki na eventach są bardzo szerokie, więc upewnij się, że przeprowadziłeś swoje badania i zobaczyłeś z pierwszej ręki akt, który rozważasz zarezerwować.

Rodzaj rozrywki musi być zgodny z wartościami marki firmy i narracją produktu, a także z oczekiwaniami publiczności, więc nie pozostawiaj niczego przypadkowi.

Można również wprowadzić elementy rozrywkowe, które pozwolą klientom na bezpośrednią interakcję z nowym produktem.

Interaktywne działania marki podczas wprowadzania produktu na rynek pozwalają klientom doświadczyć produktu w praktyczny i angażujący sposób. Kiedy tworzysz wydarzenie oparte na doświadczeniu, masz większe szanse na zbudowanie lojalności wobec marki i pozytywnych odczuć związanych z produktem.

5.               Wybierz właściwą datę wejścia na żywo

Kiedy powinieneś zorganizować wydarzenie? Premiery produktów (lub wirtualne premiery produktów) mogą być organizowane w dniu premiery produktu lub jako zapowiedź na kilka dni przed premierą.

Pamiętaj, nie organizuj go zbyt wcześnie; chcesz, aby oczekiwanie na produkt było największe w momencie jego premiery. Choć nie ma ustalonej reguły, staraj się organizować wydarzenia nie później niż dwa tygodnie przed datą premiery.

Premiery produktów jako całość powinny być również dostosowane czasowo do pory roku.

Być może produkt będzie doskonałym prezentem świątecznym. Jeśli tak, to niech premiera produktu będzie wydarzeniem świątecznym. Możesz również zbadać święta specyficzne dla branży lub zbadać okresy w roku, w których branża widzi szczyt aktywności.

Są to optymalne okresy na zorganizowanie premiery.

6.               Opracuj plan dalszych działań po imprezie

Po kilku dniach, szum wokół wydarzenia opadnie. Dzień po wydarzeniu jest jednak okazją do tego, aby utrzymać ten entuzjazm jeszcze przez jakiś czas i przekonwertować wszystkich potencjalnych klientów, którzy nie dokonali zakupu podczas wydarzenia.

Wykorzystaj te same strategie, które zastosowałeś w marketingu przed wydarzeniem. Obejmuje to dużą aktywność w mediach społecznościowych, dalsze używanie hashtagu wydarzenia oraz wysyłanie newsletterów.

Jeśli sprzedaż produktu nie spełniła oczekiwań, zaoferuj jakiś rodzaj zachęty – ofertę próbną, rabat lub bezpłatne dodatki.

Zwiększ szanse

Aby zwiększyć szanse na sukces swojego nowego produktu, zacznij od wczesnych etapów: budowania grupy odbiorców, testowania kanałów, opracowywania narracji i planowania wydarzenia.

Kiedy już zbudujesz szum i oczekiwania wśród swojej grupy docelowej, zapewnij jej niezapomniane wrażenia, które sprawią, że jeszcze przez wiele miesięcy będą mówić o premierze Twojego produktu.