Czy masz poczucie, że jeszcze wczoraj Twój Instagramowy feed zapełniały relacje z malowniczych miejsc, a Twoje dni wypełniał beztroski czas? Palce lądowały w piasku, a nie na klawiaturze laptopa? Jeśli tak, to zapewne, podobnie jak my, zastanawiasz się, jak to się stało, że jesteśmy na ostatniej prostej do powitania nowego roku.
Doskonale wiemy, jak krótki jest okres „względnego spokoju” po wakacjach. Choć w większości firm eventy są planowane z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, czasami zdarza nam się ratować naszych Klientów z eventowej opresji na ostatnią chwilę. Jak więc skutecznie zaplanować wydarzenie w krótkim czasie, które spełni oczekiwania uczestników i zrealizuje założone cele?
Przed Wami przewodnik po organizacji eventu firmowego „last minute”. Gotowi? Zaczynamy!
Krok 1 – Określ cel
Zanim zaczniesz planować, zastanów się nad celem, który chcesz osiągnąć. Może to być:
- Integracja zespołu — np. firmowe imprezy świąteczne czy noworoczne.
- Networking i budowanie relacji — spotkania branżowe, konferencje.
- Podsumowanie osiągnięć i nagradzanie — gale i wręczenie nagród.
- Wzrost sprzedaży — wydarzenia promocyjne, dni otwarte, targi.
- Mix powyższych — na przykład konferencja zakończona integracją i networkingiem.
Dlaczego określenie jasnego celu jest kluczowe dla sukcesu wydarzenia? Ponieważ stanowi punkt wyjścia dla każdego aspektu planowania. Sprecyzowany cel to kompas, który wyznacza kierunek działań oraz pomaga w określeniu miejsc i programu, a także działań marketingowych.
Krok 2 – Ustal budżet
Budżet określa, na co możesz sobie pozwolić, dlatego ważne jest jego dokładne zaplanowanie. Na jakie elementy warto zwrócić uwagę?
- Wynajem miejsca — czy wydarzenie odbędzie się wewnętrznie w biurze, czy potrzebujesz wynająć przestrzeń?
- Catering — ostatni kwartał roku to czas świąt, więc wiele osób oczekuje klimatycznych posiłków, napojów i dekoracji.
- Dekoracje i oprawa — klimat świąteczny lub elegancki w zależności od charakteru wydarzenia.
- Technologia — oświetlenie, nagłośnienie, projektory lub streaming, jeśli planujesz wydarzenie hybrydowe lub online.
- Dodatkowe atrakcje — fotobudki, występy artystyczne, nagrody dla uczestników.
Krok 3 – Znajdź odpowiednią lokalizację i termin
Ostatni kwartał roku to czas zwiększonego zapotrzebowania na miejsca eventowe. Upewnij się, że lokalizacja odpowiada:
- Wielkości wydarzenia — czy pomieści wszystkich zaproszonych gości?
- Charakterowi eventu — oficjalna gala, swobodna impreza świąteczna czy branżowa konferencja?
- Wymaganiom technicznym — sprawdź dostępność internetu, gniazdek oraz nagłośnienia i oświetlenia.
Rozważ dogodny termin – najlepiej wybierać dni pod koniec tygodnia, kiedy uczestnicy mogą pozwolić sobie na bardziej relaksującą atmosferę.
Krok 4 – Zaplanuj harmonogram działań
Twój harmonogram powinien być dokładnie zaplanowany i jasno przedstawiony uczestnikom. W zależności od typu wydarzenia uwzględnij w nim:
- Czas na networking — umożliwienie uczestnikom nawiązywania kontaktów.
- Przerwy — szczególnie ważne w przypadku konferencji lub długich spotkań.
- Punkty kulminacyjne — występy, prezentacje, przemowy.
- Czas na relaks i rozrywkę — szczególnie na imprezach świątecznych lub integracyjnych.
Warto przygotować plan awaryjny na wypadek problemów – np. opóźnienia cateringu czy problemy techniczne.
Krok 5 – Zadbaj o komunikację i promocję wydarzenia
Dobre wydarzenie wymaga skutecznej komunikacji z uczestnikami. Oto kilka wskazówek:
- Zaproszenia — wysyłane odpowiednio wcześnie, aby każdy mógł zarezerwować termin.
- Promocja — jeśli to wydarzenie otwarte lub branżowe, warto prowadzić kampanię promocyjną w mediach społecznościowych lub newsletterze.
- Informacje praktyczne — wyślij przypomnienia z informacjami o miejscu, czasie, dress code oraz opcjach transportu.
- Personalizacja — zaproszenia lub materiały informacyjne z imieniem uczestnika dodadzą wydarzeniu wyjątkowego charakteru.
Krok 6 – Przygotuj się na szczegóły techniczne
Wydarzenia hybrydowe lub online zyskały na popularności. Upewnij się, że masz dobrze zaplanowaną infrastrukturę techniczną:
- Streaming na żywo — ważne dla dotarcia do uczestników online.
- Nagłośnienie — aby wszyscy uczestnicy mogli dobrze słyszeć oraz aby możliwa była transmisja.
- Prezentacje i multimedia — przetestuj wcześniej sprzęt, aby uniknąć niespodzianek.
Krok 7 – Zadbaj o atmosferę i oprawę wizualną
Ostatni kwartał roku sprzyja wydarzeniom w świątecznym klimacie. Dlatego:
- Zdecyduj się na motyw przewodni i odpowiadający mu branding — elegancka gala, zimowa kraina czy motyw bożonarodzeniowy.
- Oświetlenie — ciepłe światło buduje atmosferę.
- Dekoracje świąteczne — choinki, girlandy czy świece nadadzą wydarzeniu przytulny charakter.
Krok 8 – Przygotuj odpowiednie upominki i atrakcje dla uczestników
Ostatni kwartał roku to idealny czas na podziękowania. Uczestnicy docenią drobne upominki lub nagrody jako miłe zakończenie wydarzenia. Możesz rozważyć:
- Personalizowane gadżety — torby, notesy czy kubki z logo firmy.
- Vouchery lub kupony — atrakcyjna opcja dla uczestników branżowych wydarzeń.
- Loterie i konkursy — dodają emocji i angażują uczestników.
Krok 9 – Zrób ewaluację po wydarzeniu
Po zakończeniu eventu warto podsumować jego efekty i przeprowadzić ewaluację. Możesz zebrać opinie uczestników poprzez krótką ankietę, aby dowiedzieć się, co im się podobało oraz co można poprawić. Dzięki temu przyszłe wydarzenia będą jeszcze lepiej dostosowane do potrzeb gości.
Krok 10 – Powierz organizację doświadczonej agencji
Planowanie eventu na ostatnią chwilę to duże wyzwanie oraz świetna okazja do budowania więzi i podkreślenia osiągnięć. Pamiętaj o strategicznym podejściu oraz szczegółowym harmonogramie. Współpraca z doświadczoną agencją eventową pomoże Ci zadbać o każdy aspekt organizacji oraz zapewni niezapomniane chwile dla uczestników.
