Agencja eventowa – 5 zadań, o których nie miałeś pojęcia!

Mateusz Macyszyn
1 rok temu

Jakie pierwsze skojarzenie przychodzi Ci na myśl, gdy pomyślisz „agencja eventowa”? Organizacja imprez – masz w tym słuszność. Jednak firmy zajmujące się tym na profesjonalnym poziomie mają znacznie więcej do zaoferowania swoim Klientom. Zobacz 5 zadań agencji eventowych, o których mogłeś nie mieć pojęcia!

Firmy zgłaszające się do profesjonalnych agencji eventowych często mają wizję tego, jak ma wyglądać wydarzenie, którego organizację chcą zlecić. Jednak wystarczy krótka rozmowa, by zadziwić osoby decyzyjne dostępnymi możliwościami. 

Nagle okazuje się, że ten sam event może zostać zorganizowany na znacznie wyższym poziomie, a to tylko dzięki zleceniu agencji kilku dodatkowych zadań. Jakich konkretnie? 

5 zadań, za które odpowiada agencja eventowa a Ty nie miałeś o tym pojęcia:

Profesjonalne doradztwo 

Chcesz rozpocząć współpracę z agencją eventową, ale nie wiesz, od czego zacząć? Przede wszystkim pamiętaj, że nie ma głupich pytań. Istotne jest, by już na wczesnym etapie wspólnych działań opowiedzieć profesjonalnemu teamowi event managerów o tym, jaki jest główny cel eventu, co chcesz nim osiągnąć i jakie masz co do niego oczekiwania. 

Agencje eventowe nie tylko organizują wydarzenia, ale przede wszystkim doradzają swoim Klientom. Firmy, które są na rynku już od wielu lat, dzięki swojemu doświadczeniu, bazują na sprawdzonych rozwiązaniach i know-how.

Dzięki temu organizacja wydarzeń nie tylko przychodzi im z większą łatwością, ale przede wszystkim są na pozycji, na której śmiało mogą profesjonalnie doradzić w wielu kwestiach związanych z eventami.

Oferowanie platformy do organizacji wydarzeń online

Dzisiejsze eventy to nie tylko te organizowane na świeżym powietrzu. Pandemia COVID-19 wymusiła zmiany, które zostały z nami do tej pory tak jak np. wydarzenia przeniesione do wirtualnej rzeczywistości. 

Konferencje online, webinary – by organizować je na wysokim poziomie potrzeba odpowiednich narzędzi. Profesjonalne agencje eventowe są w stanie zapewnić Ci do tego bezpieczną i sprawdzoną przestrzeń, taką jak dedykowana platformę do organizacji wydarzeń online lub wydarzeń hybrydowych (tj. takich, które łączą formułę tradycyjną z formułą wirtualną).

Przykładem takiej platformy jest Meepla należąca do wrocławskiej agencji Fabryka Wydarzeń. System pozwala nie tylko na personalizację Twojego eventu poprzez dostosowanie brandingu wydarzenia. Decydując się na platformę Meepla, dostajesz profesjonalną pomoc w zakresie wdrożenia, obsługi czy także raportowania eventu. 

Tworzenie key visual wydarzenia 

Masz pomysł na wydarzenie, a w głowie kręci się wizja, jak mogłoby wyglądać. Jednak pojawia się problem: nie wiesz jak ująć to w graficzny sposób? Tu z pomocą również przyjdzie profesjonalna agencja. 

Jednym z jej zadań jest tzw. key visual, czyli graficzny motyw. Wykorzystywany jest także w branży eventowej i odnosi się do stworzenia materiałów wizualnych w tym samym stylu, do całego organizowanego wydarzenia, tak by event był pod tym kątem spójny.

Profesjonalne agencje eventowe zatrudniają grafików i projektantów, którzy tworzą tego typu projekty. Dzięki temu Twoje wydarzenie będzie nie tylko wyglądać przepięknie, ale będzie zachwycać uczestników, klientów, współpracowników, czy nawet prasę. 

Warto więc pochylić się nad tym aspektem i nie rezygnować z szansy na organizację spójnego, profesjonalnego i przede wszystkim – udanego eventu.

Przygotowanie materiałów marketingowych 

Myślałeś, że rola agencji eventowej kończy się w momencie zakontraktowania wszystkich zewnętrznych usług? Nie tak prędko! 

Profesjonalne firmy zostają ze swoimi Klientami do końca i to one jako ostatnie opuszczają miejsce imprezy. Po drodze jednak, do jej zadań należy także przygotowanie materiałów marketingowych.

O sukcesie eventu nie świadczy tylko jego odpowiednie przygotowanie, ale również rozpromowanie! Ulotki, plakaty, grafiki do informacji prasowej, zaproszenia czy materiały promocyjne do profili na social media – to wszystko zrobi dla Ciebie agencja eventowa. 

Oczywiście na podstawie wcześniej przygotowanego key visualu wydarzenia, bo jak już wspomnieliśmy – ogromnie ważna jest spójność całego eventu, dlatego na każdym etapie planowania warto mieć to z tyłu głowy.

Zadbanie o fotorelację i wideorelację eventu

Wolisz zdjęcia czy jednak filmy? A może to i to? Nie ma najmniejszego problemu! 

Profesjonalne agencje eventowe mają zakontraktowanych współpracowników – w tym oczywiście sprawdzonych fotografów, którzy z największą starannością przygotowują fotorelację z eventu. 

Wykonane zdjęcia są później Twoją własnością, którą możesz wykorzystać np. na profilach społecznościowych swojej firmy. To także świetna pamiątka, która zostanie z Twoją firmą na długie lata, dzięki czemu będziesz mógł zachować wspomnienia.

Natomiast jeśli fotografie to dla Ciebie za mało… agencje eventowe mogą zakontraktować osoby odpowiedzialne za przygotowanie najwyższej jakości wideorelacji. 

Ujęcia z nagrywanego wydarzenia możesz potem wykorzystać jako część spotu reklamowego czy po prostu jako pamiątkowy film. Z uchwycenia wspomnień z eventu na “taśmie filmowej” korzysta coraz więcej przedsiębiorstw – w obecnych czasach staje się to powoli standardem. 

Dlaczego? Bo wszystkie otrzymane materiały przydadzą Ci się potem do promocji firmy np. w sieci, gdzie poza zdjęciami i grafikami coraz większą rolę odgrywają także krótkie filmiki i łatwiej w ten sposób przyciągnąć nowych Klientów. 

Ostatnie wpisy

Trendy i aktualności z branży eventowej