Jak stworzyć udaną imprezę hybrydową

Po określeniu celów i elementów, które należy uwzględnić w wydarzeniu hybrydowym, nadszedł czas, aby rozpocząć planowanie scenariusza eventu hybrydowego. W następnych poradnikach omówię kilka typowych wyzwań i sposobów na ich przygotowanie, a także jak stworzyć idealny program i utrzymać zaangażowanie uczestników wydarzenia.

Unikanie typowych wyzwań dla eventu i pułapek

Istnieje kilka typowych dylematów, przed którymi stają planiści, organizatorzy i event managerowie podczas realizacji programów hybrydowych. Opisaliśmy je poniżej, wraz z poradami i wskazówkami, które pomogą Ci uniknąć tych niespodzianek czy błędów przy organizacji eventu.

Upewnij się, że jest to jedno wydarzenie, ale dwa doświadczenia uczestnika.

Wydarzenia hybrydowe to sztuka balansowania pomiędzy scenariuszem, kreacją, a dopasowanym harmonogramem minutowym. Balansują pomiędzy uczestnikami na miejscu eventu i odbiorcami wirtualnymi, dlatego też muszą równoważyć te dwa doświadczenia. Z jednej strony, będziesz musiał/a dostarczyć treści w różny sposób do obu grup. Należy upewnić się, że usługa transmisji na żywo i strumieniowego wideo działa prawidłowo, a prezenterzy są przygotowani do nagrywania i mówienia przed kamerą. Nie chcemy jednak, aby wydarzenie hybrydowe sprawiało wrażenie dwóch zupełnie różnych eventów – to jedno wydarzenie z dwoma doświadczeniami. Upewnij się, że treść jest odpowiednia zarówno dla uczestników offline, jak i online, i nie planuj wspólnych działań, które odizolują jedną grupę od uczestnictwa w wydarzeniu.

Zadbaj o angażującą treść formuły hybrydowej

Podczas tworzenia scenariusza i harmonogramu eventu hybrydowego treść jest prawdopodobnie jeszcze ważniejsza niż w przypadku imprezy stacjonarnej. O wiele trudniej jest utrzymać zaangażowanie digitalowych uczestników przed ekranem komputera, tabletu czy telefonu. Aby treść była angażująca, upewnij się, że będzie dobrze przekładać się na wideo. Aby utrzymać zaangażowanie wirtualnych uczestników, zastosuj ankiety lub pytania i odpowiedzi na żywo. Upewnij się też, że sesje mają odpowiednią długość – nikt nie chce siedzieć przez pięć godzin na przemówieniu inauguracyjnym czy wystąpieniu prezesa Twojej firmy.

Planowanie czasu eventu hybrydowego

Jedną z korzyści płynących z organizacji wydarzenia hybrydowego jest to, że uczestnicy mogą wirtualnie uczestniczyć w nim z całego świata. Wiąże się to jednak z wyzwaniem dostosowania się do różnych stref czasowych wirtualnych uczestników. Uczestnikowi z USA trudno będzie uczestniczyć w przemówieniu inauguracyjnym na żywo jeśli część stacjonarna odbywa się w Polsce. Upewnij się, że sesje, które oferujesz wirtualnym uczestnikom, mogą być dostępne na żądanie. Jeśli to możliwe, zaoferuj tę samą sesję na żywo kilka razy, aby uczestnicy mogli wziąć udział w spotkaniu w dogodnym dla siebie czasie i doświadczyć jej na żywo.

Zobacz także: Jak zorganizować udany event hybrydowy