W każdej profesjonalnej agencji eventowej za przygotowanie zleconego przez Klienta wydarzenia odpowiada zespół na czele z tzw. event manager. Kim jest, jakie zadania należą do jego obowiązków, ile zarabia i co zrobić, by pracować na takim stanowisku: odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz poniżej.
Przygotowując zlecenie wydarzenia lub po prostu – uczestnicząc w różnych imprezach, pewnie niejednokrotnie spotkałeś się z hasłem “event manager” i jesteś ciekawy, co się za tym kryje?
A może stoisz przed wyborem ścieżki zawodowej i zastanawiasz się, czy dobrze odnajdziesz się w takiej pracy?
Krok po kroku wyjaśnimy Ci najważniejsze zagadnienia, które rzucą światło na rolę, jaką w każdej profesjonalnej agencji pełni event manager.
Event manager – kto to właściwie jest?
To inaczej koordynator eventów. Osoba pełniąca stanowisko event managera jest odpowiedzialna za planowanie, zarządzanie i egzekwowanie działań wchodzących w skład konkretnego wydarzenia.
Event manager a opis stanowiska według Cambridge Dictionary:
“to pracownik, w którego zakres obowiązków wchodzi planowanie i koordynowanie ogromnych wydarzeń, takich jak konferencje, targi czy imprezy (masowe)”.
Innymi słowy: event manager sprawuje pieczę nad konkretną imprezą, spinając i porządkując w całość jej każdy element, począwszy od kreatywnej, technicznej a na logistycznej części organizowanego wydarzenia kończąc.
Jaki powinien być event manager? 5 kluczowych cech
Jak w każdym zawodzie, tak i w tym, istnieje zestaw cech, które bez wątpienia ułatwią pracę na stanowisku event managera.
Oczywiście pierwsza, która przychodzi na myśl to multitasking. To oczywiste, że event manager powinien bez problemu poradzić sobie równocześnie z wieloma zadaniami. Im bliżej startu koordynowanej przez niego imprezy, tym więcej rzeczy trzeba załatwić “na już”. Multitasking jest więc kluczową cechą, bez której każdemu event managerowi byłoby po prostu ciężko.
Jednak, do zestawu potrzebnych umiejętności możemy dorzucić jeszcze pięć istotnych cech, które pomogą odnaleźć się w tej pracy i dadzą większy komfort w trakcie wykonywanych obowiązków.
Czym więc cechuje się idealny kandydat na event managera? Przede wszystkim powinien być:
- zorganizowany – dopinanie kilku umów naraz, kontakt z partnerami czy usługodawcami wymagają wyśmienitej organizacji nie tylko czasu, ale także i podlegającego zespołu. Dlatego też ważną cechą dobrego event managera jest umiejętność zarządzania i koordynacja obowiązków, tak, by wydarzenie tworzone dla Klienta było nie tylko perfekcyjnie przygotowane, ale również mieściło się w wyznaczonym budżecie;
- odporny na stres – zarówno przed, jak i trakcie eventu coś może pójść nie tak – nie na wszystko mamy wpływ, jednak umiejętność radzenia sobie w trudnych sytuacjach wymagających szybkiej reakcji jest wręcz kluczowa. W tej pracy stresu nie brakuje, dlatego wybierając zawód event managera, warto mieć to na uwadze;
- odważny w podejmowaniu decyzji – praca event managera to ciągłe podejmowanie decyzji zarówno w imieniu Klienta, jak i w swoim własnym. Awaryjne sytuacje niejednokrotnie wymagają kreatywnego podejścia i wzięcia na siebie odpowiedzialności za przygotowywany event;
- sumienny – codzienna systematyczna i sumienna praca, dzięki której wszystkie najistotniejsze kwestie zostaną zamknięte w odpowiednim czasie – bez zaległości, przez które powodzenie organizowanego eventu może być zagrożone;
- lubiący interakcję z ludźmi – stanowisko event managera daje ogromne możliwości poznania wspaniałych osób – praca z i dla ludzi to wręcz kwintesencja obowiązków event managera.
Oczywiście to tylko kilka przykładów, jednak już po nich można stwierdzić, czym tak naprawdę cechuje się dobry event manager i jakich zachowań wymaga od niego ta praca.
Spokojnie, nawet jeśli na pierwszy rzut oka, event managment nie wygląda jak praca dla Ciebie – nie zniechęcaj się. Czasem warto po prostu spróbować.
Czym zajmuje się event manager? Zakres obowiązków
Już wiesz, że event manager to osoba, która – w ogromnym skrócie – zajmuje się organizacją wydarzenia od A do Z.
By lepiej zrozumieć, jakie obowiązki ma event manager, warto przyjrzeć im się nieco dokładniej. Dzięki temu zobaczysz, z jakimi zadaniami musi się zmierzyć osoba piastująca to stanowisko.
Event manager – czym się zajmuje? Do jego najważniejszych obowiązków możemy zaliczyć takie działania jak:
- Burza mózgów i wdrażanie planów i koncepcji wydarzeń.
- Dostosowanie wydarzenia do potrzeb i wizji Klienta.
- Kontakty i negocjacje z usługodawcami.
- Negocjowanie umów sponsorskich (jeśli wymagane).
- Logistyka obsługi eventu.
- Planowanie wydarzenia z uwzględnieniem ograniczeń finansowych i czasowych.
- Rezerwacja miejsca i zaproszenie prelegentów (jeśli wymagane).
- Zarządzanie brandingiem i komunikacją wydarzenia.
- Uzyskiwanie potrzebnych zezwoleń.
- Regularne raportowanie postępów Klientowi.
- Zakontraktowanie personelu do obsługi wydarzenia (catering, dekoratorzy, muzycy itp.).
- Zarządzanie wszystkimi aspektami wydarzenia (miejsca, zaproszenia, jedzenie, napoje itp.)
- Planowanie i zagospodarowanie budżetu wydarzenia.
- Przygotowanie tzw. planów awaryjnych, które umożliwiają szybkie rozwiązanie problemów (jeśli takie wystąpią).
- Raportowanie wyników po wydarzeniu prosto do Klienta.
To tylko część obowiązków, jakie wykonuje event manager. Jednak jak widać na załączonym obrazku – jest to praca, która wymaga sporych umiejętności i… wiedzy!
Jak zostać event managerem? Na kilka sposobów
Skoro czytasz ten artykuł, to pewnie chociaż raz zastanawiałeś się jak zostać event managerem.
Może wydawać się, że organizowanie imprez to bułka z masłem, ale nic bardziej mylnego. Oczywiście, doświadczenie jest ogromnie ważne, jednak zanim zdążysz nazbierać w swoim CV kilka przydatnych wpisów, warto zacząć od początku.
Pierwszy sposób to oczywiście studia lub studia podyplomowe. Uczelnie idąc za coraz większymi potrzebami rynku w zakresie event managmentu, zaczęły szkolić organizatorów wydarzeń na dedykowanych kierunkach. Wchodząc na rynek pracy, będziesz mógł od razu pochwalić się dyplomem oraz zdobytą wiedzą.
Jeśli studia to dla Ciebie na ten moment za duże wyrzeczenie – skorzystaj ze specjalistycznych szkoleń lub kursów. Zazwyczaj są to opcje płatne, zawierające konkretne zagadnienia z tej dziedziny. Profesjonalne szkolenie zawsze powinno kończyć się otrzymaniem certyfikatu potwierdzającego Twój udział. To cenny wpis do CV!
Skończyłeś studia, wziąłeś udział w szkoleniu, zrobiłeś kurs… ale co dalej? Jak zostać event managerem, kiedy dopiero stawiasz pierwsze kroki w tej branży? To proste – skorzystaj z możliwości staży lub praktyk. Pozwoli Ci to rozbudować swoje doświadczenie na tyle, by następnie śmiało aplikować na oferty pracy na pełen etat.
Gdzie szukać ofert pracy?
Szukanie pracy w roli event managera niewiele różni się od szukania zatrudnienia w innych zawodach. Jest na to kilka sposobów i możliwości.
Pierwszym z nich jest oczywiście Internet, a w nim liczne portale z ogłoszeniami o pracę, takie jak dobrze znane pracuj.pl. Wystarczy, że w wyszukiwarkę Google wpiszesz “event manager praca”, a Twoim oczom ukaże się wiele stron, które pomogą Ci w znalezieniu wymarzonej posady.
Zdarza się, że również na lokalnych stronach www pojawiają się dedykowane ogłoszenia na stanowisko event managera. Dlatego też nie warto rezygnować z przeszukiwania mniejszych portali, choćby za sprawą takiej konstrukcji jak [nazwa stanowiska] + [miasto], czyli np. “event manager praca wrocław”.
Kolejnym sposobem jest obserwowanie i śledzenie kont agencji eventowych w social mediach. Często, gdy dana firma poszukuje nowych pracowników, informuje o tym najpierw w swoich kanałach. Warto też przeglądać blogi prowadzone przez branżowe firmy. Dzięki temu będziesz jedną z pierwszych osób, które aplikują, gdy pojawi się wolny wakat.
Trzecią możliwością jest dołączenie do tematycznych grup na Facebooku. Najświeższe ogłoszenia i bezpośredni kontakt z osobą publikującą ofertę pracy to duża szansa, by już od samego początku pokazać się z jak najlepszej strony!
Ostatnim sposobem na znalezienie zatrudnienia to… praca. Organizator wydarzeń jest osobą aktywną, dlatego sam powinien wziąć sprawy w swoje ręce. A najlepiej zacząć od profilu na portalu LinkedIn. Załóż konto, obserwuj agencje eventowe, dodaj do kontaktu rekruterów, udzielaj się pod branżowymi postami – bądź aktywny!
Zobaczysz, jeśli tylko zabierzesz się za poszukiwania pracy, jak na prawdziwego event managera przystało – na pewno szybko coś znajdziesz!
Event manager – zarobki. Na ile może liczyć?
Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Zarobki event managera zależą od wielu czynników, w tym od: stażu pracy, wcześniejszych współprac (czy koordynował eventy dla dużych, czy małych marek), regionu (w mniejszych miastach zarobki mogą być niższe) oraz oczywiście umiejętności i doświadczenia.
Dlatego zachęcamy Cię, byś zerknął do kalkulatora wynagrodzeń – to narzędzie pomoże Ci nie tylko sprawdzić wysokość zarobków, ale również dostarczy Ci innych cennych informacji.
