Hybrydowa integracja firmowa ma w ogóle się prawo udać? Oczywiście, że tak! Ważne jednak, by wiedzieć jak podejść do organizacji tego typu wydarzenia. Wrzucenie linka do wirtualnego spotkania to o wiele za mało, by uznać taki event za udany. Na co więc zwrócić szczególną uwagę?
Prowadzisz firmę, ze względu na pracę zdalną część zespołu rozproszona jest po całej Polsce. Chcesz zorganizować integrację zespołu stacjonarnie w biurze, jednak docierają do Ciebie głosy, że z przyczyn logistycznych większość pracowników nie da rady wziąć w niej udziału.
W takiej sytuacji nie musisz rezygnować ze swojego pomysłu. Wystarczy odrobina możliwości technologii, kreatywności i integracja może się bez przeszkód odbywać w formie… hybrydowej! To rodzaj wewnętrznego wydarzenia w firmie, które również można zorganizować równocześnie na dwóch płaszczyznach!
Jedyne co musisz zrobić to wybrać miejsce, w którym odbędzie się spotkanie np. siedziba firmy, a następnie wybrać odpowiednie narzędzie do transmisji live eventu do pozostałych, zdalnie pracujących uczestników!
Każdy ze swojego doświadczenia wie, że już w formie stacjonarnej integracja daje wiele korzyści: zbliża ze sobą zespół, pracownicy mogą się lepiej poznać, co tylko przekłada się na lepszą komunikację w codziennych zadaniach.
To także okazja, by po prostu świetnie spędzić czas w otoczeniu ludzi, którzy przejawiają pasję do tej samej branży, a to bez dwóch zdań umocni więź całości jako zespołu.
Najważniejszą rzeczą integracji firmowych jest jednak poznanie swoich koleżanek i kolegów z pracy prywatnie. To niepowtarzalna okazja, kiedy nie gonią żadne deadline’y, można w bezpiecznej przestrzeni opowiadać o swoich ulubionych zajęciach, hobby czy np. podzielić się tytułem swojego ulubionego filmu.
Te same korzyści daje także integracja firmowa w wersji hybrydowej. Ten typ wydarzenia to również zebrać wspólnie cały team, bez względu na to, czy część mieszka w Warszawie, Wrocławiu, Białymstoku, Rzeszowie – dzięki możliwościom jakie daje hybrydowa forma eventu, każdy z pracowników ma poczucie, że jest wartościową częścią zespołu.
Zastanawiasz się pewnie, jak taka integracja na odległość może wyglądać. Co zrobić, żeby zarówno osoby na miejscu w biurze, jak i te, które biorą udział w integracji z zacisza swoich domów, mogły cieszyć się wspólnie spędzonym czasem?
Dzięki dostępnym na rynku narzędziom nie musisz się martwić, że zabraknie Wam ku temu powodów. Wystarczy, że oprócz rozmów przeznaczysz również czas na wspólne gry i zabawy!
3 sprawdzone sposoby, by zaangażować cały zespół na hybrydowej integracji firmowej:
Pamiętaj, że najważniejsza jest nie tylko satysfakcja pojedynczych uczestników, ale przede wszystkim ich poczucie, że zbliżyli się do siebie jako zespół.
Programem, który jest odpowiedzią na wszystkie potrzeby hybrydowej integracji firmowej, jest Meepla stworzona przez firmę Fabryka Wydarzeń z Wrocławia.
To nic innego jak platforma umożliwiająca transmisję równoległą – w rezultacie wszyscy członkowie Twojego teamu, którzy nie mogą być na miejscu w biurze, mogą w integracji uczestniczyć z dowolnego miejsca! Wystarczy jedynie dostęp do internetu.
Platforma pozwala na tworzenie spersonalizowanych eventów, dzięki czemu możesz zaplanować wydarzenie w taki sposób, aby osoby biorące w nim udział online mogły być odpowiednio zaangażowane w integrację i nie czuły się pominięte.
Meepla daje Ci możliwość zarządzania czasem i harmonogramem wydarzenia. Spędź ze swoim zespołem tyle czasu, ile potrzebujecie bez żadnych obaw.
Dodatkowo przygotuj interaktywne treści takie jak ankiety czy prezentacje i zaangażuj w ten sposób cały team – oczywiście z naciskiem na osoby biorące udział w wydarzeniu online!
I co najważniejsze z perspektywy hybrydowej integracji firmowej – Meepla to możliwość płynnej komunikacji z uczestnikami w trakcie całego eventu.
Jakie pierwsze skojarzenie przychodzi Ci na myśl, gdy pomyślisz „agencja eventowa”? Organizacja imprez – masz w tym słuszność. Jednak firmy zajmujące się tym na profesjonalnym poziomie mają znacznie więcej do zaoferowania swoim Klientom. Zobacz 5 zadań agencji eventowych, o których mogłeś nie mieć pojęcia!
Firmy zgłaszające się do profesjonalnych agencji eventowych często mają wizję tego, jak ma wyglądać wydarzenie, którego organizację chcą zlecić. Jednak wystarczy krótka rozmowa, by zadziwić osoby decyzyjne dostępnymi możliwościami.
Nagle okazuje się, że ten sam event może zostać zorganizowany na znacznie wyższym poziomie, a to tylko dzięki zleceniu agencji kilku dodatkowych zadań. Jakich konkretnie?
Chcesz rozpocząć współpracę z agencją eventową, ale nie wiesz, od czego zacząć? Przede wszystkim pamiętaj, że nie ma głupich pytań. Istotne jest, by już na wczesnym etapie wspólnych działań opowiedzieć profesjonalnemu teamowi event managerów o tym, jaki jest główny cel eventu, co chcesz nim osiągnąć i jakie masz co do niego oczekiwania.
Agencje eventowe nie tylko organizują wydarzenia, ale przede wszystkim doradzają swoim Klientom. Firmy, które są na rynku już od wielu lat, dzięki swojemu doświadczeniu, bazują na sprawdzonych rozwiązaniach i know-how.
Dzięki temu organizacja wydarzeń nie tylko przychodzi im z większą łatwością, ale przede wszystkim są na pozycji, na której śmiało mogą profesjonalnie doradzić w wielu kwestiach związanych z eventami.
Dzisiejsze eventy to nie tylko te organizowane na świeżym powietrzu. Pandemia COVID-19 wymusiła zmiany, które zostały z nami do tej pory tak jak np. wydarzenia przeniesione do wirtualnej rzeczywistości.
Konferencje online, webinary – by organizować je na wysokim poziomie potrzeba odpowiednich narzędzi. Profesjonalne agencje eventowe są w stanie zapewnić Ci do tego bezpieczną i sprawdzoną przestrzeń, taką jak dedykowana platformę do organizacji wydarzeń online lub wydarzeń hybrydowych (tj. takich, które łączą formułę tradycyjną z formułą wirtualną).
Przykładem takiej platformy jest Meepla należąca do wrocławskiej agencji Fabryka Wydarzeń. System pozwala nie tylko na personalizację Twojego eventu poprzez dostosowanie brandingu wydarzenia. Decydując się na platformę Meepla, dostajesz profesjonalną pomoc w zakresie wdrożenia, obsługi czy także raportowania eventu.
Masz pomysł na wydarzenie, a w głowie kręci się wizja, jak mogłoby wyglądać. Jednak pojawia się problem: nie wiesz jak ująć to w graficzny sposób? Tu z pomocą również przyjdzie profesjonalna agencja.
Jednym z jej zadań jest tzw. key visual, czyli graficzny motyw. Wykorzystywany jest także w branży eventowej i odnosi się do stworzenia materiałów wizualnych w tym samym stylu, do całego organizowanego wydarzenia, tak by event był pod tym kątem spójny.
Profesjonalne agencje eventowe zatrudniają grafików i projektantów, którzy tworzą tego typu projekty. Dzięki temu Twoje wydarzenie będzie nie tylko wyglądać przepięknie, ale będzie zachwycać uczestników, klientów, współpracowników, czy nawet prasę.
Warto więc pochylić się nad tym aspektem i nie rezygnować z szansy na organizację spójnego, profesjonalnego i przede wszystkim – udanego eventu.
Myślałeś, że rola agencji eventowej kończy się w momencie zakontraktowania wszystkich zewnętrznych usług? Nie tak prędko!
Profesjonalne firmy zostają ze swoimi Klientami do końca i to one jako ostatnie opuszczają miejsce imprezy. Po drodze jednak, do jej zadań należy także przygotowanie materiałów marketingowych.
O sukcesie eventu nie świadczy tylko jego odpowiednie przygotowanie, ale również rozpromowanie! Ulotki, plakaty, grafiki do informacji prasowej, zaproszenia czy materiały promocyjne do profili na social media – to wszystko zrobi dla Ciebie agencja eventowa.
Oczywiście na podstawie wcześniej przygotowanego key visualu wydarzenia, bo jak już wspomnieliśmy – ogromnie ważna jest spójność całego eventu, dlatego na każdym etapie planowania warto mieć to z tyłu głowy.
Wolisz zdjęcia czy jednak filmy? A może to i to? Nie ma najmniejszego problemu!
Profesjonalne agencje eventowe mają zakontraktowanych współpracowników – w tym oczywiście sprawdzonych fotografów, którzy z największą starannością przygotowują fotorelację z eventu.
Wykonane zdjęcia są później Twoją własnością, którą możesz wykorzystać np. na profilach społecznościowych swojej firmy. To także świetna pamiątka, która zostanie z Twoją firmą na długie lata, dzięki czemu będziesz mógł zachować wspomnienia.
Natomiast jeśli fotografie to dla Ciebie za mało… agencje eventowe mogą zakontraktować osoby odpowiedzialne za przygotowanie najwyższej jakości wideorelacji.
Ujęcia z nagrywanego wydarzenia możesz potem wykorzystać jako część spotu reklamowego czy po prostu jako pamiątkowy film. Z uchwycenia wspomnień z eventu na “taśmie filmowej” korzysta coraz więcej przedsiębiorstw – w obecnych czasach staje się to powoli standardem.
Dlaczego? Bo wszystkie otrzymane materiały przydadzą Ci się potem do promocji firmy np. w sieci, gdzie poza zdjęciami i grafikami coraz większą rolę odgrywają także krótkie filmiki i łatwiej w ten sposób przyciągnąć nowych Klientów.
Początki bywają trudne. W szczególności, jeśli chcesz zabrać się za coś, czego do tej pory nie robiłeś. Dokładnie tak samo wygląda organizacja eventu. Planujesz wydarzenie, jednak nie do końca wiesz jak je przygotować, by okazało się sukcesem? Mamy dla Ciebie kilka cennych porad!
Zacznijmy od najprostszych rzeczy: co to znaczy słowo event? W języku angielskim oznacza po prostu wydarzenie, a to nic innego jak:
Skoro już wiesz, czym event jest, warto pójść o krok dalej. Zastanówmy się wspólnie: jak przebiega organizacja eventu oraz na co zwrócić uwagę planując wydarzenie po raz pierwszy.
Typ eventu – czy wiesz, który najlepiej sprawdzi się do Twoich celów?
Eventy można podzielić na wiele sposobów. Jednym z nich jest klasyfikacja wydarzeń ze względu na sposób uczestnictwa grupy docelowej. I tak możemy wyróżnić eventy:
Czasem wybór typu wydarzenia jest wręcz oczywisty. Czasem jednak zastanawiając się jak zaplanować event, dojdziesz do wniosku, że możesz przenieść swoje wydarzenie do przestrzeni online.
Gdzie organizacja eventu będzie zatem najlepszym pomysłem? To oczywiście zależy od tego, jakie masz możliwości i do kogo kierujesz swoje działania.
SPRAWDŹ: Eventy promocyjne 360° – co to takiego?
Decyzja zapadła: organizujesz event. Bez względu na to, czy będzie to piknik rodzinny, czy konferencja branżowa ważne jest przestrzeganie pewnych reguł, dzięki którym wydarzenie okaże się sukcesem.
Zanim Ci jednak je zdradzimy, musisz wiedzieć, że organizacja eventu, który będzie wspierał Twój biznes w określonych celach, nie jest aż tak prostym zadaniem, jak może się wydawać. Główną rolę przede wszystkim odgrywa tutaj doświadczenie – które tak jak w przypadku profesjonalnych agencji eventowych – nabiera się z czasem.
Nie oznacza to jednak, że nie dasz sobie rady samodzielnie. Musisz uzbroić się tylko w ogromne pokłady cierpliwości, wytrwałości i samodyscypliny, bo praca przy tworzeniu eventów potrafi być równie satysfakcjonująca, co wymagająca.
Organizacja imprez to głównie umiejętność łączenia kilku rzeczy w jedną perfekcyjnie działającą całość. Więc jak przygotować event? Przede wszystkim potrzeba do tego bardzo dobrej organizacji czasu i zadań, ale także skrupulatności i nierzadko – zdolności negocjacyjnych.
SPRAWDŹ: Co trzeba zrobić, żeby zostać organizatorem eventów? Jak stać się event managerem?
Tworząc event, trzeba wziąć pod uwagę wiele istotnych rzeczy. Jednak od czego warto zacząć najpierw i co robić dalej, by organizacja wydarzenia przebiegła bez żadnych problemów?
Mamy kilka wskazówek, które pomogą Ci uporządkować działania i doprowadzić cały event do sukcesu:
Gotowe, już teraz wiesz, jak zorganizować event krok po kroku. Jeśli jednak wolisz postawić na sprawdzone rozwiązania i oddać pod opiekę organizację Twojego wydarzenia profesjonalnej agencji eventowej – pamiętaj, że zawsze istnieje taka możliwość.
Firmy zajmujące się na co dzień tworzeniem wydarzeń to przede wszystkim know-how wypracowywane przez wiele lat działalności na rynku. Dokładnie tak jest w przypadku agencji Fabryka Wydarzeń, czyli Twoja organizacja eventu (Wrocław).
Kompleksowo, profesjonalnie i z pomysłem to główne zalety, którymi charakteryzują się eventy promocyjne 360° organizowane przez profesjonalne agencje. Jeśli zastanawiasz się, co Twoja firma może zyskać na zorganizowaniu takiego wydarzenia i jakie ogólne korzyści ono ze sobą niesie – śpieszymy z odpowiedzią!
Wprowadzenie nowego produktu na rynek, przedstawienie nowej branżowej inicjatywy a może szersze wyjście na rynek marki ze swoją konkretną ofertą – w każdym z tych wypadków świetnie sprawdzi się event promocyjny.
Zobacz, co jeszcze mogą zaoferować Twojej firmie!
Event promocyjny to nic innego jak okazja do kreatywnego zwrócenia uwagi na konkretny produkt lub produkty Twojej firmy.
To także część strategii marketingowej, dzięki której przy użyciu wszystkich dostępnych środków i wykorzystaniu odpowiednich kanałów o wydarzeniu robi się bardzo głośno, co w rezultacie prowadzi do osiągnięcia Twojego zamierzonego celu. Może być to np. sprzedaż biletów, czy zebranie darowizn.
Event promocyjny jest więc dla firmy ogromnie ważnym wydarzeniem, od którego może zależeć powodzenie wcześniej ustalonych zamierzeń. Promocja eventu ma pomóc w osiągnięciu celów samego wydarzenia, dlatego też koncentruje się bezpośrednio tylko na nim.
Jak to robi? Poprzez całościowe wykorzystanie brandu firmy, grupy docelowej i dostępnych kanałów komunikacji określonych przez np. dział marketingu lub badania rynku.
Z kolei eventy promocyjne 360° to KOMPLEKSOWA obsługa wydarzenia, począwszy od profesjonalnego przygotowania kreatywnej koncepcji, a kończąc na kontakcie z mediami czy zadbanie o fotorelację i wideorelację prosto z miejsca imprezy.
Eventy promocyjne 360° skupiają się więc nie tylko na promowaniu wydarzenia, ale także na całościowym podejściu do jego organizacji.
Wiesz już co to event promocyjny i jakie jest jego główne założenie. Warto teraz przyjrzeć się konkretnym przykładom wydarzeń, które możesz organizować w jego ramach.
Przykładem eventu promocyjnego 360° jest:
To nic innego jak wprowadzenie najnowszego produktu marki na rynek. Launch produktu należy rozpocząć od planowania na 4 do 6 miesięcy przed oficjalną datą premiery.
Dzięki temu będziesz miał czas nad zastanowieniem się, w jaki konkretny sposób chcesz, by całe wydarzenie przebiegło. Nie zapominaj jednak o najważniejszym: tego typu event ma poinformować Twoich Klientów, współpracowników, partnerów i inne firmy z branży o tym, że wypuszczasz na rynek nowy produkt.
Od efektywności tego eventu zależy m.in. sukces finansowy nowego produktu. Dlatego współpracując z profesjonalną agencją, możesz być pewien, że tak ważne wydarzenie zostanie przygotowane kompleksowo, z dbałością o każdy szczegół.
Różne lokalizacje, jeden cel – dotrzeć do Twojej grupy docelowej. Roadshow to wydarzenia, które często odbywają się równocześnie w kilku miejscach.
Bez wątpienia to eventy, które niosą ze sobą ogromną wartość. W roadshow zaangażowani są często prelegenci biorący udział w panelach dyskusyjnych. Dzięki temu pojawia się przestrzeń na szersze opowiedzenie o produktach, usługach czy o planach firmy.
Roadshow to także liczne demonstracje i wychodzenie z produktem do Klienta. Tego typu wydarzenia dają niebywałą szansę na zebranie feedbacku od odbiorców, na których najbardziej Ci zależy. Dlatego tak istotne jest przygotowanie planu działania, by jak w największym stopniu wykorzystać nadarzającą się okazję.
Współpraca z agencją eventową pomoże Ci nie tylko w sposób jasny, ale też kompleksowy przygotować całe wydarzenie.
Wydarzenie, na którym warto pokazać się z jak najlepszej strony nie tylko przed Klientami, ale również przed innymi firmami z branży.
Targi branżowe to przestrzeń, w której możesz zademonstrować swoje najnowsze produkty czy usługi, a także nawiązać wiele kontaktów biznesowych.
To także niesamowita okazja, by podjąć wspólne działania z mediami, by pokazać się szerzej potencjalnym Klientom.
Bez względu na to, czy mówimy o targach krajowych, czy międzynarodowych – warto do takiego eventu promocyjnego się przygotować z pomocą profesjonalnej agencji. Dzięki temu wizerunek firmy może tylko zyskać!
Tak, tak i jeszcze raz tak! Jak wspomnieliśmy, eventy promocyjne są głównie tworzone w celach biznesowych. Marki sięgając po tę formę organizacji wydarzeń, chcą osiągnąć konkretne i ważne dla danego przedsiębiorstwa cele.
Czego więc można oczekiwać po kompleksowej organizacji eventu promocyjnego 360°? Przede wszystkim tego typu wydarzenie pomaga Twojej firmie:
Z perspektywy firmy, która tego typu wydarzenie zleca profesjonalnej agencji eventowej, zyskujesz nie tylko spokój ducha, nerwów i energii, ale także przewodnika, który bez najmniejszych przeszkód przeprowadzi Cię przez cały proces.
Eventy promocyjne to bezapelacyjnie istotne wydarzenia dla każdej firmy. Warto więc zasięgnąć pomocy agencji, takiej jak Fabryka Wydarzeń, która dzięki swojemu know-how nie tylko stworzy niezapomnianą imprezę, ale będzie także wspierać Twoje pomysły na każdym etapie współpracy.
Może się wydawać, że jest to bardziej skomplikowany proces niż w przypadku “zwykłych” imprez. Fakt, pracy przy organizacji eventów promocyjnych 360° jest więcej, jednak z perspektywy osoby, która zgłasza się do agencji eventowej – niewiele się taka współpraca różni.
Przede wszystkim, by zorganizować udany event promocyjny, trzeba zrozumieć główny cel, jaki przyświeca temu wydarzeniu. Następnym krokiem jest dobranie grupy docelowej oraz głównego komunikatu, który chcemy nim przekazać.
Wiesz, jakiego typu wydarzenie promocyjne chcesz zorganizować? Masz pomysł na motyw przewodni? To świetnie! Ostatnim, najważniejszym krokiem jest skontaktowanie się z agencją eventową, która wcieli Twoje wszystkie koncepcje w życie.
Chcesz zorganizować wyjątkowe wydarzenie i po głowie chodzi Ci impreza firmowa? Wspaniale! To idealny pomysł, który przyniesie Ci korzyść także w obszarze employer branding. Co to takiego i jak impreza firmowa może w tym pomóc?
Organizując event firmowy, trzeba mieć świadomość, że przebieg takiej imprezy rzutuje na cały wizerunek firmy. Nie tylko w oczach biorących w nim udział pracowników, ale także branży i potencjalnych współpracowników.
Co zatem zrobić i na czym się skupić, by impreza firmowa była murowanym sukcesem i wspierała employer branding Twojej firmy?
To nic innego jak wydarzenie organizowane przez dane przedsiębiorstwo, co ważne – na jego koszt.
Impreza firmowa może być zorganizowana dla: pracowników i ich rodzin, współpracowników, kontrahentów, potencjalnych klientów, a nawet dla przedstawicieli mediów.
Pewnie sam niejednokrotnie brałeś udział w tego typu evencie. Impreza integracyjna ma zacieśnić relacje wśród pracowników, co docelowo przełoży się na ich lepszą współpracę.
Tego typu wydarzenia też m.in. kreują wizerunek Twojej firmy w oczach nie tylko obecnych podwładnych, ale również tych, którzy w przyszłości dołączą do Twojego zespołu.
Pamiętaj, że impreza firmowa to nic innego jak inwestycja, która ma przynieść Twojej firmie korzyści i spełnić jej zamierzone cele. Dlatego też, jeśli stoisz przed decyzją dotyczącą przygotowania wydarzenia – zobacz, jak się do tego zabrać.
Warto na początek ustalić jedną rzecz: impreza firmowa i jej organizacja nie jest taka prosta, jakby mogło się wydawać.
Tak, dasz radę stworzyć ją własnymi siłami, jednak jak zauważyłeś – od tego zależy wizerunek Twojej firmy. Dlatego też nie bój się skorzystać z pomocy profesjonalistów, czyli wykwalifikowanej agencji eventowej.
Czemu to takie istotne? Dobrze zaprojektowana integracja firmowa przyniesie Twojemu biznesowi wiele korzyści. Jednak, zanim to nastąpi i będziesz mógł zbierać owoce tej pracy, chcemy pokazać Ci, że impreza integracyjna dla pracowników to liczne kwestie, dopiero dzięki którym można nazwać ją perfekcyjnie zorganizowaną.
Pierwszym krokiem do organizacji imprezy firmowej jest oczywiście pomysł i koncepcja na całe wydarzenie. Czy ma być kameralne czy jednak dla większej ilości osób? Czy ma być to konferencja a może piknik pracowniczy? Impreza hybrydowa czy impreza online? Impreza firmowa tematyczna czy jednak bez żadnego motywu przewodniego?
Jak widzisz, pytań jest wiele, ale nic się nie martw – wystarczy odpowiednie planowanie, które z pomocą agencji eventowej będzie proste i bezproblemowe.
Wykwalifikowana kadra event managerów podpowie i zaproponuje takie pomysły, dzięki którym impreza firmowa będzie pewnym sukcesem.
W jakich najważniejszych kwestiach organizacyjnych odciąży Cię agencja eventowa? Jest to m.in.:
Agencja eventowa Fabryka Wydarzeń zadba, by Twoja impreza firmowa (Wrocław i okolice) była strzałem w dziesiątkę!
To nic innego jak budowanie pozytywnego wizerunku firmy jako pracodawcy. Głównym zadaniem employer brandingu jest dążenie do tego, by obecni i przyszli pracownicy postrzegali Twoje przedsiębiorstwo jako atrakcyjną firmę do budowania i rozwoju swojej kariery.
Employer branding – definicja:
Employer Branding (EB z ang. budowanie marki pracodawcy) to wszelkie działania podejmowane przez firmę po to, by kreować wizerunek firmy jako pracodawcy z wyboru.
Działania employer branding skupiają się więc wokół wszystkich czynności, dzięki którym Twoja firma będzie kojarzyć się jako miejsce, w którym po prostu warto pracować.
W kontekście organizacji eventu firmowego warto także poruszyć kwestię podziału samego employer brandingu. Dzięki temu łatwiej wybierzesz sposób działania i odbiorców, do których skierujesz przygotowywaną przez siebie imprezę.
Employer branding dzielimy na:
Obecni pracownicy to naturalni ambasadorzy Twojej marki, dlatego tak ważne jest, by o nich nie zapominać!
Z kolei to, jak zaprezentujesz swoją firmę na zewnątrz będzie wpływać na to, jak postrzegają ją potencjalni pracownicy i cała branża.
Jakie korzyści dla Ciebie jako pracodawcy ma employer branding i dlaczego warto skupić się na tego typu działaniach?
Jak już pewnie zauważyłeś, impreza firmowa jest jednym z działań, które w bardzo dobry i przede wszystkim skuteczny sposób wspomaga działania employer brandingu.
W zależności od formy, jaką impreza przybierze – czy to będą pikniki firmowe czy gale i bankiety – profesjonalnie zorganizowane wydarzenie pomoże Ci zaistnieć w jeszcze lepszym świetle w oczach pracowników, kontrahentów i przyszłych współpracowników.
Impreza firmowa to nie tylko okazja do zintegrowania pracowników, podniesienia ich morali czy docenienia ich ciężkiej pracy.
To także szansa, by o Twojej firmie zrobiło się głośno w branży – i to z samych pozytywnych powodów!
Dlatego, jeśli nadal zastanawiasz się, czy warto inwestować w tego typu działania, możemy podpowiedzieć Ci, że tak – impreza firmowa wspierająca employer branding to strzał w dziesiątkę do tworzenia pozytywnego wizerunku Twojego przedsiębiorstwa jako firmy, w której warto pracować.
Sezon zimowy zbliża się nieubłaganie. Jeśli myślisz, że to czas, w którym integracja firmowa nie ma prawa się udać to… jesteś w błędzie! Gdzie najlepiej zorganizować zimowy event firmowy? Bazując na naszym długoletnim doświadczeniu, specjalnie dla Ciebie przygotowaliśmy 5 podpowiedzi!
Nic tak nie łączy zespołu jak wspólna zabawa. Dlatego nie warto rezygnować z wyjazdów firmowych nawet w ostatnim kwartale roku. Zimowe imprezy integracyjne cieszą się ogromną popularnością i zyskują coraz większe grono zwolenników zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników.
A to wszystko dzięki niepowtarzalnej scenerii tej pory roku i jej możliwościom „organizacyjnym”. To niepowtarzalna okazja, by wykorzystać dostępne zimowe atrakcje i zabrać swój zespół na niesamowitą przygodę!
Czym byłaby zima bez wypadu w góry? No właśnie, aż trudno to sobie wyobrazić! Dlatego nie powinna Cię zadziwić ta propozycja na udaną imprezę integracyjną.
Zabierz swój zespół na zimowy event firmowy w górach, zrelaksujcie się podczas pieszych wycieczek i spędźcie wspólnie niezapomniane chwile!
A po powrocie ze szlaku naładujcie baterie w hotelu lub pensjonacie, gdzie wieczorami czekać na Was będzie kominek, grube koce i ciepła herbata, przy których możecie dalej rozmawiać, grać wspólnie w gry towarzyskie i po prostu – poznawać się lepiej.
Kilkudniowy pobyt zespołu połączony w dodatku z wyjściem w góry to pomysł na udane zimowe imprezy integracyjne!
A gdyby zorganizować zimowe imprezy integracyjne na łonie natury? Zabierz swój zespół za miasto i cieszcie się urokami agroturystyki!
Lepienie bałwana, bitwa na śnieżki a może kulig? Jak widzisz, możliwości jest cała masa.
Tego typu event ma niesamowity kameralny klimat, a uczestnicy cieszą się niepowtarzalnym urokiem zimowej aury, która przy odpowiedniej pogodzie prezentuje swoje kolejne przepiękne oblicze.
Zimowe atrakcje nie muszą być spektakularne, by wywołały odpowiednie reakcje, dlatego nie rezygnuj z prostych, ale jakże skutecznych możliwości.
Piękne miejsca idealne na zimowy event kryją się niedaleko – agencja eventowa Fabryka Wydarzeń pomoże Ci je znaleźć!
Chcesz, by organizowana przez Ciebie impreza firmowa zimą miała w sobie odrobinę rywalizacji? Nie ma problemu – zabierz swój zespół na stok narciarki!
To idealne miejsce, by spędzić czas aktywnie, na sportowo dając tym samym uczestnikom odrobinę adrenaliny. Zarezerwuj stok, zorganizuj zawody i przygotuj nagrody.
Taka zimowa impreza plenerowa da uczestnikom okazję, dzięki której będą mogli nie tylko wykazać się podczas współzawodnictwa, ale również docenić umiejętności swoich kolegów z firmy.
Impreza zimowa na stoku – Twój zespół będzie zachwycony!
Miasto zimą też ma swoje uroki i przestrzeń do organizacji świetnych imprez integracyjnych!
Jeśli nie masz możliwości zabrać swojego zespołu w plener, przygotuj im zimowy event na miejscu. Tematyczna impreza w stylu hawajskim a może bardziej klimaty konferencji połączonej z bankietem?
Bez względu na to, co wybierzesz, postaramy się, by Twój zespół bawił się przy tym świetnie.
By zorganizować zimowy event, nie musisz wyjeżdżać z zespołem daleko… De facto, możecie zostać w swoich domach!
A to wszystko dzięki rozwiązaniu, jakim jest team-building online, dość mocno spopularyzowanym podczas pandemii COVID-19, gdy możliwości spotkań były bardzo ograniczone.
To nic innego jak integracja online. Jeśli z jakichkolwiek względów nie dasz rady zebrać całego swojego zespołu w jednym miejscu, a zależy Ci na tym, by wszyscy pracownicy byli obecni podczas wydarzenia… po prostu zorganizuj je w sieci.
Dzięki sprawdzonym rozwiązaniom, autorskim grom integracyjnym czy quizom online – jesteśmy w stanie Ci w tym pomóc!
Impreza firmowa zimą to strzał w dziesiątkę, jeśli chcesz zaskoczyć swoich pracowników i zorganizować im wspaniałą zabawę. Zapewnij im niesamowite wspomnienia, pozwól im nawiązać lepsze relacje i daj szansę na zbudowanie zespołu, dla którego wszystko jest możliwe!
Jesteś z woj. dolnośląskiego i szukasz agencji eventowej, która pomoże Ci zorganizować zimowe imprezy integracyjne? Koniecznie skontaktuj się z NAMI!
W każdej profesjonalnej agencji eventowej za przygotowanie zleconego przez Klienta wydarzenia odpowiada zespół na czele z tzw. event manager. Kim jest, jakie zadania należą do jego obowiązków, ile zarabia i co zrobić, by pracować na takim stanowisku: odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz poniżej.
Przygotowując zlecenie wydarzenia lub po prostu – uczestnicząc w różnych imprezach, pewnie niejednokrotnie spotkałeś się z hasłem “event manager” i jesteś ciekawy, co się za tym kryje?
A może stoisz przed wyborem ścieżki zawodowej i zastanawiasz się, czy dobrze odnajdziesz się w takiej pracy?
Krok po kroku wyjaśnimy Ci najważniejsze zagadnienia, które rzucą światło na rolę, jaką w każdej profesjonalnej agencji pełni event manager.
To inaczej koordynator eventów. Osoba pełniąca stanowisko event managera jest odpowiedzialna za planowanie, zarządzanie i egzekwowanie działań wchodzących w skład konkretnego wydarzenia.
Event manager a opis stanowiska według Cambridge Dictionary:
“to pracownik, w którego zakres obowiązków wchodzi planowanie i koordynowanie ogromnych wydarzeń, takich jak konferencje, targi czy imprezy (masowe)”.
Innymi słowy: event manager sprawuje pieczę nad konkretną imprezą, spinając i porządkując w całość jej każdy element, począwszy od kreatywnej, technicznej a na logistycznej części organizowanego wydarzenia kończąc.
Jak w każdym zawodzie, tak i w tym, istnieje zestaw cech, które bez wątpienia ułatwią pracę na stanowisku event managera.
Oczywiście pierwsza, która przychodzi na myśl to multitasking. To oczywiste, że event manager powinien bez problemu poradzić sobie równocześnie z wieloma zadaniami. Im bliżej startu koordynowanej przez niego imprezy, tym więcej rzeczy trzeba załatwić “na już”. Multitasking jest więc kluczową cechą, bez której każdemu event managerowi byłoby po prostu ciężko.
Jednak, do zestawu potrzebnych umiejętności możemy dorzucić jeszcze pięć istotnych cech, które pomogą odnaleźć się w tej pracy i dadzą większy komfort w trakcie wykonywanych obowiązków.
Czym więc cechuje się idealny kandydat na event managera? Przede wszystkim powinien być:
Oczywiście to tylko kilka przykładów, jednak już po nich można stwierdzić, czym tak naprawdę cechuje się dobry event manager i jakich zachowań wymaga od niego ta praca.
Spokojnie, nawet jeśli na pierwszy rzut oka, event managment nie wygląda jak praca dla Ciebie – nie zniechęcaj się. Czasem warto po prostu spróbować.
Już wiesz, że event manager to osoba, która – w ogromnym skrócie – zajmuje się organizacją wydarzenia od A do Z.
By lepiej zrozumieć, jakie obowiązki ma event manager, warto przyjrzeć im się nieco dokładniej. Dzięki temu zobaczysz, z jakimi zadaniami musi się zmierzyć osoba piastująca to stanowisko.
Event manager – czym się zajmuje? Do jego najważniejszych obowiązków możemy zaliczyć takie działania jak:
To tylko część obowiązków, jakie wykonuje event manager. Jednak jak widać na załączonym obrazku – jest to praca, która wymaga sporych umiejętności i… wiedzy!
Skoro czytasz ten artykuł, to pewnie chociaż raz zastanawiałeś się jak zostać event managerem.
Może wydawać się, że organizowanie imprez to bułka z masłem, ale nic bardziej mylnego. Oczywiście, doświadczenie jest ogromnie ważne, jednak zanim zdążysz nazbierać w swoim CV kilka przydatnych wpisów, warto zacząć od początku.
Pierwszy sposób to oczywiście studia lub studia podyplomowe. Uczelnie idąc za coraz większymi potrzebami rynku w zakresie event managmentu, zaczęły szkolić organizatorów wydarzeń na dedykowanych kierunkach. Wchodząc na rynek pracy, będziesz mógł od razu pochwalić się dyplomem oraz zdobytą wiedzą.
Jeśli studia to dla Ciebie na ten moment za duże wyrzeczenie – skorzystaj ze specjalistycznych szkoleń lub kursów. Zazwyczaj są to opcje płatne, zawierające konkretne zagadnienia z tej dziedziny. Profesjonalne szkolenie zawsze powinno kończyć się otrzymaniem certyfikatu potwierdzającego Twój udział. To cenny wpis do CV!
Skończyłeś studia, wziąłeś udział w szkoleniu, zrobiłeś kurs… ale co dalej? Jak zostać event managerem, kiedy dopiero stawiasz pierwsze kroki w tej branży? To proste – skorzystaj z możliwości staży lub praktyk. Pozwoli Ci to rozbudować swoje doświadczenie na tyle, by następnie śmiało aplikować na oferty pracy na pełen etat.
Szukanie pracy w roli event managera niewiele różni się od szukania zatrudnienia w innych zawodach. Jest na to kilka sposobów i możliwości.
Pierwszym z nich jest oczywiście Internet, a w nim liczne portale z ogłoszeniami o pracę, takie jak dobrze znane pracuj.pl. Wystarczy, że w wyszukiwarkę Google wpiszesz “event manager praca”, a Twoim oczom ukaże się wiele stron, które pomogą Ci w znalezieniu wymarzonej posady.
Zdarza się, że również na lokalnych stronach www pojawiają się dedykowane ogłoszenia na stanowisko event managera. Dlatego też nie warto rezygnować z przeszukiwania mniejszych portali, choćby za sprawą takiej konstrukcji jak [nazwa stanowiska] + [miasto], czyli np. “event manager praca wrocław”.
Kolejnym sposobem jest obserwowanie i śledzenie kont agencji eventowych w social mediach. Często, gdy dana firma poszukuje nowych pracowników, informuje o tym najpierw w swoich kanałach. Warto też przeglądać blogi prowadzone przez branżowe firmy. Dzięki temu będziesz jedną z pierwszych osób, które aplikują, gdy pojawi się wolny wakat.
Trzecią możliwością jest dołączenie do tematycznych grup na Facebooku. Najświeższe ogłoszenia i bezpośredni kontakt z osobą publikującą ofertę pracy to duża szansa, by już od samego początku pokazać się z jak najlepszej strony!
Ostatnim sposobem na znalezienie zatrudnienia to… praca. Organizator wydarzeń jest osobą aktywną, dlatego sam powinien wziąć sprawy w swoje ręce. A najlepiej zacząć od profilu na portalu LinkedIn. Załóż konto, obserwuj agencje eventowe, dodaj do kontaktu rekruterów, udzielaj się pod branżowymi postami – bądź aktywny!
Zobaczysz, jeśli tylko zabierzesz się za poszukiwania pracy, jak na prawdziwego event managera przystało – na pewno szybko coś znajdziesz!
Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Zarobki event managera zależą od wielu czynników, w tym od: stażu pracy, wcześniejszych współprac (czy koordynował eventy dla dużych, czy małych marek), regionu (w mniejszych miastach zarobki mogą być niższe) oraz oczywiście umiejętności i doświadczenia.
Dlatego zachęcamy Cię, byś zerknął do kalkulatora wynagrodzeń – to narzędzie pomoże Ci nie tylko sprawdzić wysokość zarobków, ale również dostarczy Ci innych cennych informacji.
Przygotowanie wydarzenia firmowego to odpowiedzialne zadanie. Bez względu, czy to impreza integracyjna pracowników, czy zjazd najważniejszych członków zarządu – na szali jest wizerunek przedsiębiorstwa. Te 5 powodów udowodni Ci, dlaczego agencja eventowa jest jedynym wyborem przy organizacji imprezy firmowej.
Agencja eventowa to nie tylko dobre rozwiązanie dla osób, które pierwszy raz chcą zorganizować imprezę firmową. Z pomocy specjalistów nierzadko korzystają także przedsiębiorstwa, które na swoim koncie mają wiele tego typu wydarzeń. Dlaczego?
Bo bazują na doświadczeniu agencji eventowych, dla których tego typu zlecenia to chleb powszedni.
Dlatego, jeśli przed Tobą stoi zadanie przygotowania wydarzenia, zobacz…
Najprościej ujmując: agencja eventowa zorganizuje całe wydarzenie firmowe w Twoim imieniu. Zadba, by wszystko – począwszy od etapu planowania, a skończywszy na realizacji – było dopięte na ostatni guzik.
Powierzenie profesjonalnej agencji ważnego dla Twojego przedsiębiorstwa eventu minimalizuje także ryzyko niepowodzenia imprezy. Dzięki zdobytemu doświadczeniu agencje są w stanie odpowiednio przewidzieć i przygotować się na każdą ewentualność, o której Ty mógłbyś nawet nie pomyśleć.
To obopólna korzyść: jedna strona – czyli Ty i Twoja firma – otrzymuje spokój ducha i gwarancję profesjonalnie zorganizowanego eventu, druga zaś – tj. agencja eventowa – usatysfakcjonowanego Klienta i grono zadowolonych uczestników imprezy.
Materiały graficzne w tym zaproszenia, plakaty, ulotki czy nawet scenografia… Z punktu widzenia każdego organizatora najlepszym rozwiązaniem jest, aby były one spójne wizualnie.
Tym także zajmuje się agencja eventowa. Tworzy całą otoczkę imprezy, dzięki czemu staje się ona niezapomnianym przeżyciem dla wszystkich uczestników!
Branding wydarzenia to po prostu klucz do jego sukcesu. Dobrze zaprojektowany event nie tylko się wyróżnia, ale sprawia, że przy kolejnych jego odsłonach udział weźmie jeszcze więcej osób.
Jest więc to aspekt, który mocno oddziałuje na wizerunek Twojej firmy na zewnątrz. Nie warto więc ignorować lub podchodzić do niego po macoszemu – lepiej zlecić to komuś z większym doświadczeniem.
Kolejna sprawa, którą w Twoim imieniu załatwi każda profesjonalna agencja eventowa. Zapewnienie obsługi fotografa i kamerzysty to w dzisiejszych czasach podstawa każdego wydarzenia.
Fotografie do publikacji w social mediach a może zdjęcia zamieszczone tylko do firmowego albumu? Nie ma problemu, Twoja impreza będzie odpowiednio udokumentowana – nie musisz się o nic martwić.
Profesjonalna agencja eventowa dba o to, by otaczać się sprawdzonymi współpracownikami. Tak jest też w przypadku zakontraktowanych fotografów, kamerzystów czy montażystów.
Dzięki temu nie musisz sam zajmować się szukaniem i zatrudnieniem niesprawdzonych osób do obsługi ważnego dla Twojej firmy wydarzenia.
Współpraca z agencją eventową daje Ci cały pakiet różnych usług i jak widzisz – jest ogromnym ułatwieniem!
Event tematyczny a może wystawny obiad? W plenerze czy lepiej w hali? Zespół czy DJ? Online, offline a może hybrydowo?
Nie musisz podejmować tych decyzji sam! Zatrudniając agencję eventową, możesz liczyć na profesjonalne doradztwo w każdej nurtującej Cię kwestii.
Dzięki temu możesz także skonsultować swoje pomysły czy liczyć na kreatywność i pomysłowość agencji – to zależy tylko od Ciebie!
Pamiętaj jednak, że dobra współpraca powinna odbywać się na zasadach otwartości, szczerości i zaufania – głównym celem dwóch stron jest przecież organizacja wydarzenia, z którego obie firmy będą zadowolone i z dumą będą się mogły pod nim podpisać.
To jeden z ważniejszych aspektów, który przemawia do każdego zapracowanego menadżera.
Zatrudnienie agencji eventowej zdejmuje z barków organizatora imprezy nie tylko formalności związane z przygotowaniem wydarzenia, ale przede wszystkim czas, który samodzielnie musiałby poświęcić na planowanie i dogrywanie szczegółów danej imprezy.
Dzięki wsparciu agencji eventowej całą swoją energię możesz spożytkować na kolejne projekty i zadania, nie martwiąc się dosłownie o nic. Zadaniem zatrudnionej przez Ciebie firmy jest dopilnowanie, by wszystko poszło zgodnie ze wspólnie uzgodnionym planem działania.
Organizacja wydarzenia nie polega tylko na rezerwacji sali, zaproszeniu gości czy zakontraktowaniu zespołu muzycznego. Dobrze przygotowany event to także cała masa innej pracy, która rzutuje na powodzenie przedsięwzięcia.
A to o wiele trudniejsze zadanie i nie każdy chce się z nim osobiście mierzyć. Od tego są właśnie agencje eventowe – dzięki swojemu doświadczeniu pomogą stworzyć wyjątkową imprezę, zdejmując z Ciebie wszystkie organizacyjne aspekty.
Zatrudnienie profesjonalistów i powierzenie im planowania firmowego wydarzenia po prostu się opłaci – Tobie, Twojemu przedsiębiorstwu oraz wszystkim uczestnikom.
W nowym krajobrazie eventowym doświadczeni profesjonaliści stosują podejście Total Event Program, aby uzyskać większą wartość z organizowanych przez siebie wydarzeń. Ponieważ udowodnienie ROI jest coraz ważniejsze, to świeże podejście zachęca organizacje do myślenia o strategii eventowej jako o jednym spójnym planie, a nie jako o zbiorze kampanii. Przyjęcie takiego podejścia może zapewnić większy zwrot z wydarzeń organizacjom wszystkich typów i rozmiarów.
W tym wpisie omówimy:
Pandemia spowodowała przyspieszenie innowacji w branży eventowej. Ale zrodziła też pytania, jak poradzić sobie z tak dużą ilością zmian zachodzących jednocześnie. Wydarzenia stały się wieloodbiorcze, wieloformatowe i coraz bardziej cyfrowe. Ten trend zmusza organizacje do ponownego przemyślenia strategii i technologii, których potrzebują, aby dobrze prosperować w nowym środowisku – w odniesieniu do wydarzeń osobistych, wirtualnych i hybrydowych.
Z pomocą przychodzi program Total Event Program, który zmienia sposób, w jaki organizacje tworzą, sprzedają i dostarczają wydarzenia, aby generować większą wartość dla swoich odbiorców. Dzięki holistycznemu i strategicznemu podejściu do zarządzania wydarzeniami, organizacje mogą mieć pewność, że ich wydarzenia przyniosą pożądane rezultaty. Metoda Total Event Program pozwala to osiągnąć. A ponieważ wydarzenia osobiste mają szansę na znaczny powrót, nadszedł czas, aby opracować strategię przygotowaną na rok 2022 dla wszystkich wydarzeń.
Total Event Program (TEP) to koncepcja planowania, realizacji i aktywacji wszystkich spotkań i wydarzeń organizacyjnych. Zapewnia holistyczne podejście do zarządzania programem wydarzeń, wykorzystując zintegrowaną technologię do inicjowania, zwiększania frekwencji, optymalizacji zaangażowania, podejmowania świadomych decyzji w trakcie procesu planowania, dostarczania w dowolnym formacie i zwiększania wartości.
TEP obejmuje wszystkie wydarzenia, duże i małe, wewnętrzne i zewnętrzne, internetowe i osobiste, które organizacja organizuje i w których uczestniczy, aby dotrzeć i zaangażować swoich potencjalnych klientów, klientów i pracowników.
Pomyśl o każdym wydarzeniu jako o części całego systemu zaprojektowanego w celu osiągnięcia określonych rezultatów dla Twojej organizacji. Dobrze opracowany program składa się z wielu elementów, które współdziałają ze sobą w sposób zsynchronizowany.
TEP stawia zaangażowanie w centrum strategii eventowej, dając Ci możliwość kontaktu z uczestnikami, potencjalnymi uczestnikami, klientami i partnerami przez cały rok.
TEP opiera się na wykorzystaniu jednej platformy technologicznej na każdym etapie procesu organizacji wydarzenia, aby zapewnić indywidualne doświadczenie, które odzwierciedla Twoją markę, angażuje Twoich odbiorców, zapewnia jedno źródło prawdy i daje wymierne rezultaty.
Holistyczne podejście z wykorzystaniem zintegrowanej technologii eliminuje stres związany z planowaniem, realizacją i aktywacją wydarzeń, ponieważ zapewnia jedno scentralizowane miejsce do zarządzania wszystkimi aspektami strategii wydarzenia. Usprawnia to zadania, pomagając w bardziej efektywnym wykonywaniu pracy.
Nie tylko dla korporacji
Struktura Total Event Program nie jest ograniczona do firm. Przyjęcie holistycznego, przekrojowego punktu widzenia może pomóc zmaksymalizować wartość każdego programu obejmującego wiele wydarzeń, w tym programów prowadzonych przez rządy, stowarzyszenia, organizacje non-profit i szkoły wyższe.
Nie tylko dla dużych organizacji
Aby przyjąć strategię Total Event Program, nie trzeba organizować wielu imprez rocznie. Mniejsze organizacje, które chcą zacząć od pojedynczego wydarzenia, powinny szukać rozwiązań, które będą skalowalne, umożliwiając im start w miejscu, w którym się znajdują, i bezproblemową rozbudowę w miarę rozwoju programu. Zacznij gdziekolwiek. Rozwijaj się wszędzie.
Zalety podejścia TEP
Wdrażając Total Event Program do strategii organizacji spotkań i wydarzeń, zapewniasz swojej organizacji możliwość:
Technologia może zadecydować o powodzeniu lub niepowodzeniu wydarzenia. Jeśli nie zostanie dobrze wykorzystana, uczestnicy mogą poczuć się odłączeni od siebie nawzajem i od Twojej marki. Jeśli jednak wybierzesz odpowiednie narzędzia, uczestnicy będą bardziej niż kiedykolwiek zaangażowani zarówno we wzajemne relacje, jak i w relacje z Twoją organizacją.
Wybór najlepszej technologii, która zachwyci uczestników, jest łatwiejszy, jeśli wiesz, na co zwrócić uwagę. Przeczytaj, dlaczego zaangażowanie uczestników jest tak cenne i jak wybrać odpowiednią technologię, aby zmaksymalizować zaangażowanie w całym programie wydarzenia.
Specjaliści od eventów od dawna wiedzą, że zaangażowanie jest ważne. Ale co jest takiego wyjątkowego w zaangażowaniu? I dlaczego tak bardzo powinno nam na nim zależeć?
Mówiąc krótko, zaangażowanie to waluta. Umożliwia tworzenie i wymianę wartości – kupuje świadomość, popyt, zakup, przyjęcie, utrzymanie, lojalność lub jakikolwiek inny efekt konwersji, który chcesz osiągnąć. Zaangażowanie jest tym, co sprawia, że wydarzenie jest udane, a także tym, co napędza Twoją firmę. Bez zaangażowania nie ma konwersji, a bez konwersji nie ma sprzedaży ani przychodów.
Kluczowy wniosek: Zaangażowanie jest walutą nowego krajobrazu eventowego. Bez zaangażowania nie ma konwersji, a bez konwersji nie ma sprzedaży ani przychodów.
Twoje wydarzenie nie jest już samotną wyspą. Zaangażowanie nie jest ograniczone do jednego punktu w czasie – może mieć miejsce przed, w trakcie, po lub pomiędzy wieloma wydarzeniami. Zaangażowanie wykracza poza tradycyjną datę rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia, zaczynając się na kilka tygodni przed wydarzeniem za pośrednictwem treści, a także po jego zakończeniu za pośrednictwem materiałów na żądanie.
Aby utrzymać zaangażowanie uczestników, należy nieustannie tworzyć nowe, ekscytujące treści, doświadczenia i możliwości dla nich. Na szczęście technologia może pomóc w tym wyzwaniu.
Najskuteczniejsze rozwiązania technologiczne wspierają program Total Event Program.
Kluczowy wniosek: Aby zmaksymalizować zaangażowanie, przestań myśleć o wydarzeniach jako o jednorazowych doświadczeniach, a zacznij postrzegać je jako część ciągłego programu Total Event Program.
„Total Event Program to koncepcja planowania, realizacji i aktywizacji wszystkich spotkań i wydarzeń w organizacji. Stawia zaangażowanie w centrum strategii eventowej, oferując stałe możliwości interakcji z uczestnikami, potencjalnymi uczestnikami, klientami i partnerami przez cały rok.
Total Event Program obejmuje wszystkie wydarzenia, duże i małe, wewnętrzne i zewnętrzne, internetowe i osobiste, które organizacja organizuje i w których uczestniczy, aby dotrzeć i zaangażować swoich potencjalnych klientów, klientów i pracowników.
Program Total Event możesz dostosować do unikalnych potrzeb Twojej organizacji i konkretnych celów, które chcesz osiągnąć. Jednak u podstaw Total Event Program leży tworzenie doświadczeń, które stale angażują ludzi na wielu poziomach i we wszystkich kanałach. Wybór technologii ma kluczowe znaczenie dla powodzenia programu Total Event.
Kluczowy wniosek: Program Total Event obejmuje wszystkie wydarzenia, które organizacja organizuje i w których uczestniczy, aby dotrzeć do swoich klientów i ich zaangażować. Chodzi o tworzenie doświadczeń, które nieustannie angażują ludzi na wielu poziomach i we wszystkich kanałach.
Wybierz technologię, która wspiera całościowy program wydarzeń
Aby zapewnić maksymalne zaangażowanie, należy wybrać technologię z funkcjami, które przyciągną uwagę uczestników. Jednak nie wszystkie narzędzia są sobie równe, dlatego pamiętaj, aby wybrać platformę, która wspiera kompleksowy program eventowy.
Oceniając rozwiązania technologiczne, zastanów się nad następującymi pytaniami, aby upewnić się, że dane rozwiązanie jest odpowiednie dla TEP:
Odpowiedź na wszystkie te pytania powinna być twierdząca! Jeśli nie, szukaj dalej.
Aby uzyskać jak największą wartość z programu eventowego, lepiej radź sobie z przechwytywaniem i aktywizacją danych. Przechwytywanie danych polega na rejestrowaniu tego, co się dzieje. Aktywacja oznacza ożywienie danych, dzięki czemu można je wykorzystać jako cenne narzędzie do podejmowania lepszych decyzji.
Przy tak wielu możliwościach na rynku, od platform do zarządzania wydarzeniami po technologię webinarów, wybór odpowiednich narzędzi do przechwytywania i aktywacji danych może być trudny.
Analityka i dane to nowe złoto, dlatego zrozumienie danych dotyczących wydarzeń jest kluczem do sukcesu. Nie wystarczy, że ludzie angażują się w relacje z Twoją marką za pośrednictwem wielu kanałów, trzeba jeszcze zebrać i zapakować dane o tym zaangażowaniu i aktywować je, aby móc podjąć świadome działania.
Wydarzenia obfitują w dane, a jeśli chcesz, aby Twój program wydarzeń przyniósł wymierne korzyści, pierwszym krokiem jest ich zebranie. Jednak dane nie przynoszą korzyści, jeśli leżą w szufladzie – muszą być zintegrowane z systemem CRM lub platformą automatyzacji, aby uwolnić wartość poprzez aktywację.
Zespoły sprzedaży muszą ustalić priorytety dla najbardziej zaangażowanych potencjalnych klientów, aby zmaksymalizować ich sukces. Muszą wiedzieć, kto brał udział w wielu wydarzeniach i odpowiednio nadawać im priorytety. Im więcej danych posiadają, tym łatwiej jest im zidentyfikować najbardziej zaangażowane leady, budować relacje i sprzedawać.
Platformy, które pomagają odnieść sukces w nowoczesnej erze, oferują integracje, dzięki którym dane o wydarzeniach i uczestnikach szybko i łatwo trafiają do systemów takich jak Marketo czy Salesforce. Tam można je wykorzystać do budowania relacji i generowania przychodów.
Aby pomóc w wykorzystaniu możliwości, jakie dają dane o wydarzeniach, warto rozważyć pięć kroków – od wyznaczenia celów do zmierzenia wyników
Pamiętaj, że zbieranie danych nie ogranicza się tylko do czasu trwania imprezy. Rozważ możliwość zbierania danych dla całego programu eventowego, aby uzyskać kompletny obraz danych obejmujący zaangażowanie przed, w trakcie, po i pomiędzy wydarzeniami.
Wybierając technologię do przechwytywania i aktywacji danych, warto rozważyć scentralizowaną platformę, która zapewni maksymalną wartość. Scentralizowana platforma pozwoli na łatwe skalowanie aktywacji, wprowadzanie zmian w kampaniach w czasie rzeczywistym oraz zwiększanie konwersji.
Scentralizowane podejście oferuje jedno repozytorium danych o zaangażowaniu we wszystkich wydarzeniach (wewnętrznych i zewnętrznych) i we wszystkich formatach (wirtualnych, osobistych i hybrydowych). Dzięki standardowym, szablonowym definicjom leadów we wszystkich wydarzeniach można skuteczniej skalować aktywację. Korzyści płynące z centralizacji danych są nie do przecenienia.
Struktura Total Event Program jest niezbędna do uzyskania większej wartości z organizowanych wydarzeń. Pomaga on w traktowaniu strategii eventowej jako jednego spójnego planu, a nie oddzielnych, ale powiązanych ze sobą kampanii. W rezultacie, Total Event Program pomoże Ci skuteczniej dotrzeć do odbiorców i zaangażować ich.
Jedną z najważniejszych rzeczy, jaką można zrobić, aby utrzymać zaangażowanie odbiorców, jest zastosowanie odpowiedniej technologii. Wybór jednej platformy, która obsługuje program Total Event Program, może pomóc w tworzeniu doświadczeń, które stale angażują i zwiększają wartość organizacji.
Aby zbierać i aktywować dane, należy najpierw określić cele, zidentyfikować istotne dane, opracować mapę procesu, zestawić ją z pożądanymi wynikami, a następnie wybrać technologię. Dzięki odpowiedniej technologii można przekształcić dane w wymierną wartość i uwolnić obietnicę marketingu opartego na wydarzeniach.
W ciągu kilku dni wydarzenia na żywo i konferencje, które były planowane z wielomiesięcznym wyprzedzeniem, zostały nagle przełożone lub odwołane. Wydarzenia wirtualne stały się nową normą, a my musieliśmy nauczyć się, jak tworzyć skuteczne programy. Udało nam się przejść przez burzę i po drodze wyciągnęliśmy wiele wniosków. Jedną z najważniejszych lekcji dla branży eventowej jest to, że choć wydarzenia wirtualne mają swoje zalety, wydarzenia na żywo zawsze będą ważną częścią każdego solidnego programu eventowego.
Teraz nadszedł czas, aby pomyśleć o innym rodzaju wydarzeń – wydarzeniach hybrydowych. Będą sytuacje, takie jak globalna pandemia, w których wydarzenie wirtualne będzie jedyną opcją. Będą też sytuacje, w których wydarzenie stacjonarne będzie najbardziej efektywnym sposobem zbierania leadów i angażowania odbiorców. Wydarzenia hybrydowe, czyli takie, które łączą w sobie zarówno stacjonarne, jak i wirtualne doświadczenia, będą istotną częścią nowej normy w branży eventowej.
Stworzenie udanego wydarzenia hybrydowego wymaga planowania i burzy mózgów. Czy organizujesz wydarzenie wewnętrzne czy zewnętrzne? Czy masz narzędzia potrzebne do skutecznej promocji i marketingu wydarzenia hybrydowego? Czego oczekujesz od uczestników? Odpowiedzi na te i inne pytania pomogą Ci rozpocząć tworzenie programu imprezy hybrydowej.
Pierwszą decyzją, jaką musisz podjąć, jest to, czy w ogóle włączać do wydarzenia komponent wirtualny. Czy ma to sens? Kiedy należy organizować wydarzenie hybrydowe, a kiedy wirtualne, a kiedy na miejscu?
Wydarzenia hybrydowe to doskonałe rozwiązanie dla tych programów, które można zorganizować zarówno na miejscu, jak i wirtualnie. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów idealnych programów wydarzeń hybrydowych:
Wydarzenia hybrydowe są również niezwykle przydatne w sytuacji, gdy wielu uczestników, którzy normalnie mogliby uczestniczyć w wydarzeniu osobiście, nie może tego zrobić. Poniżej podano kilka przykładów sytuacji, w których uczestnik, który normalnie mógłby być na miejscu, musi wziąć udział w wydarzeniu wirtualnie:
Najlepszą praktyką może być rozesłanie ankiety przed wydarzeniem, aby poznać aktualną sytuację i odczucia zaproszonych osób. Jeśli okaże się, że wiele osób wolałoby uczestniczyć w wydarzeniu wirtualnie, najlepszym rozwiązaniem może być zorganizowanie wydarzenia hybrydowego.
Wydarzenia w całości organizowane na miejscu należy planować wtedy, gdy najważniejsze jest, aby wszyscy uczestnicy byli obecni osobiście. Wiadomo, że większości treści nie da się dobrze przetłumaczyć wirtualnie, a nie ma dobrej alternatywy, aby je przekazać, więc najlepszym sposobem na przekazanie informacji jest spotkanie na miejscu. Oto kilka przykładów wydarzeń, które warto zorganizować na miejscu:
Gdy organizujesz imprezę na terenie zakładu, bezpieczeństwo będzie priorytetem numer jeden. Zadbaj o to, aby uczestnicy czuli się komfortowo, oferując opcję samoobsługowej odprawy i planując rozmieszczenie miejsc siedzących zgodnie z wytycznymi dotyczącymi dystansu społecznego.
Wydarzenia w całości wirtualne należy planować, jeśli nie można zorganizować wydarzenia na miejscu, jeśli dysponujemy niewielkim budżetem lub jeśli informacje, które chcemy przekazać, można skutecznie przekazać za pośrednictwem wideo. Jeśli nie ma potrzeby, aby ludzie uczestniczyli w wydarzeniu osobiście, nie należy tracić pieniędzy ani czasu. Przeznacz te zasoby na przyszłe wydarzenia organizowane na miejscu lub wydarzenia hybrydowe. Oto kilka przykładów efektywnych wydarzeń wirtualnych:
Na początku omówimy różnice między wewnętrznymi i zewnętrznymi wydarzeniami hybrydowymi oraz kilka najczęstszych przykładów każdego z nich.
Wydarzenia wewnętrzne to programy organizowane z myślą o wewnętrznych interesariuszach firmy, takich jak pracownicy, kierownictwo, personel itp. Dla wielu firm zebranie wszystkich interesariuszy w jednym pomieszczeniu na spotkaniu jest prawie niemożliwe. W takich sytuacjach z pomocą przychodzą imprezy hybrydowe. Wybierz miejsce, w którym odbędzie się spotkanie, np. siedzibę firmy, a następnie przekaż je na żywo pozostałym członkom firmy. Poniżej podajemy kilka przykładów popularnych wewnętrznych wydarzeń hybrydowych:
Wydarzenia zewnętrzne to programy, które są skierowane do klientów, potencjalnych klientów, kontrahentów itp. Zmiana wydarzenia zewnętrznego na żywo na wydarzenie hybrydowe może pomóc przyciągnąć więcej uczestników i zmniejszyć emisję dwutlenku węgla. Wydarzenia zewnętrzne, które mogą być organizowane w formie hybrydowej, to m.in:
Ważne jest, aby poświęcić trochę czasu na określenie celów imprezy hybrydowej, a także zebrać wszystkie narzędzia potrzebne do skutecznej realizacji tych celów. Poniżej przedstawiamy wspólne elementy, cele i zalety hybrydowych wydarzeń.
W branży panuje powszechne przekonanie, że do zorganizowania wydarzenia hybrydowego potrzebny jest jedynie wirtualny dostawca usług streamingowych. Udane wydarzenie hybrydowe wymaga tych samych elementów i funkcji, co wydarzenie organizowane na miejscu. W połączeniu z doskonałym dostawcą wirtualnej transmisji strumieniowej, elementy te sprawią, że impreza hybrydowa będzie wielkim sukcesem.
W przypadku wydarzenia hybrydowego treść jest prawdopodobnie jeszcze ważniejsza. Nie tylko uczestnicy obecni na miejscu muszą być zaangażowani, ale także uczestnicy wirtualni powinni być zaangażowani w całe wydarzenie. Upewnij się, że wszyscy prelegenci są przygotowani, a ich prezentacje są angażujące, zarządzając ich treścią i ogólnym programem.
Wydarzenie hybrydowe przyciąga zarówno uczestników offline, jak i wirtualnych. Dzięki temu Twoja organizacja ma szansę przyciągnąć dwa (lub więcej!) razy większą liczbę uczestników, co oznacza, że marketing wydarzenia hybrydowego jest równie ważny, jak zawsze. Aby przyciągnąć rekordową liczbę uczestników, stwórz piękną stronę internetową wydarzenia, na której znajdą się wszystkie informacje o programie i wyślesz e-maile do potencjalnych uczestników.
Proces rejestracji na wydarzenie hybrydowe powinien być tak samo bezproblemowy, jak rejestracja na miejscu. Stwórz stronę internetową z kolorami Twojej organizacji i informacjami o wydarzeniu, aby potencjalni uczestnicy mogli łatwo znaleźć wszystkie szczegóły dotyczące programu. Utwórz niestandardowe ścieżki rejestracji dla uczestników osobistych i wirtualnych, aby mogli oni zapisać się na odpowiednie sesje. Na koniec można śledzić osoby, które zrezygnowały z rejestracji i wysłać do nich wiadomość e-mail z przypomnieniem o rejestracji!
Gdy część uczestników uczestniczy w konferencji wirtualnie, a część osobiście, trudniej jest zaplanować spotkania. Można skorzystać z narzędzia do planowania spotkań, aby zablokować w kalendarzach uczestników czas zarezerwowany na nawiązywanie kontaktów. Mogą oni komunikować się i ustalać godziny spotkań bezpośrednio za pomocą tego narzędzia. W ten sposób uczestnicy wirtualni i osobiści mogą wzajemnie sprawdzać dostępność w swoich kalendarzach i efektywnie nawiązywać kontakty.
Wszystkie wydarzenia mają swoje indywidualne cele, ale nadrzędnym celem wszystkich wydarzeń hybrydowych jest zaangażowanie jak największej liczby uczestników, niezależnie od tego, w jaki sposób biorą udział. Impreza hybrydowa umożliwia uczestnikom nawiązanie kontaktu osobistego, jeśli zależy im na tym doświadczeniu. Impreza hybrydowa umożliwia także uczestnictwo wirtualne osobom, które w przeciwnym razie nie mogłyby wziąć w niej udziału ze względu na stan zdrowia lub ograniczenia związane z podróżą. Celem jest sprawienie, by doświadczenie to było równie porywające dla obu grup. Zmniejszając barierę wejścia, wydarzenia hybrydowe dają szansę jeszcze większej liczbie osób na interakcję z treściami i marką.
Dzięki wydarzeniom hybrydowym zyskujesz zalety zarówno wydarzeń stacjonarnych, jak i ich wirtualnych odpowiedników. Poniżej przedstawiamy kilka największych zalet hybrydowego charakteru wydarzenia.
Zwiększona frekwencja
Choć stacjonarne spotkania lub konferencje są często najbardziej angażujące, niektórzy ludzie nie mają czasu ani możliwości podróżowania na duże odległości, aby uczestniczyć w takich wydarzeniach. Nie wspominając już o tym, że czasami takie osobiste wydarzenia mogą wiązać się z dość wysoką ceną. Oba te czynniki mogą zniechęcać do rejestracji na wydarzenie. Jednak w przypadku wydarzenia hybrydowego, osoby te mogą być bardziej skłonne do wzięcia w nim udziału, jeśli mogą to zrobić w zaciszu swojego domu i za znacznie niższą cenę. Dzięki temu wydarzenie hybrydowe może przyciągnąć znacznie więcej uczestników niż wydarzenie wyłącznie osobiste.
Większe zaangażowanie w treść
Organizując wydarzenie hybrydowe, będziesz transmitować na żywo wystąpienia prelegentów i sesje, które będą mogli oglądać wirtualni uczestnicy. Dzięki temu można nagrywać sesje i wysyłać je po zakończeniu wydarzenia. Uczestnicy, którzy nie mogli uczestniczyć w niektórych sesjach lub po prostu chcieliby obejrzeć je ponownie i dowiedzieć się więcej, mogą korzystać z treści kilka dni, a nawet tygodni po zakończeniu wydarzenia. Dzięki temu uczestnicy będą pamiętać o wydarzeniu i Twojej firmie jeszcze długo po jego zakończeniu.
Mniejszy ślad węglowy
Dzięki zmniejszeniu liczby uczestników wydarzenia, zmniejszy się również jego ślad węglowy. Mniej będzie podróży uczestników, mniej wyrzuconych posiłków i mniej transportu wypożyczonych krzeseł i stołów. Twoja firma będzie nie tylko postrzegana jako siła napędowa wydarzenia, ale także jako organizacja dbająca o środowisko.
Większa wartość sponsoringu
Teraz, gdy wydarzenie ma charakter hybrydowy, Twoi sponsorzy mają możliwość dotarcia zarówno do uczestników osobistych, jak i wirtualnych. To podwójna ekspozycja, jaką mieli wcześniej. Organizacja części wydarzenia w środowisku cyfrowym stwarza nowe możliwości budowania świadomości marki i generowania leadów. Oferując swoim sponsorom większą wartość, impreza przyciągnie więcej sponsorów. Może to pomóc zrekompensować koszty techniczne związane z organizacją imprezy hybrydowej.
Po określeniu celów i elementów, które należy uwzględnić w wydarzeniu hybrydowym, nadszedł czas, aby rozpocząć planowanie programu. W kolejnych rozdziałach przedstawimy kilka typowych wyzwań i sposoby ich rozwiązania, a także sposoby na stworzenie idealnego programu i zaangażowanie uczestników.
Istnieje kilka typowych dylematów, przed którymi stają planiści podczas wdrażania programów hybrydowych. Poniżej przedstawiamy ich zarys wraz z poradami i wskazówkami, które pomogą Ci uniknąć tych pułapek.
Upewnij się, że to jedno wydarzenie, ale dwa doświadczenia
Wydarzenia hybrydowe to balansowanie na krawędzi. Balansują między uczestnikami offline i online, dlatego muszą równoważyć te dwa doświadczenia. Z jednej strony trzeba w różny sposób przekazywać treści obu grupom. Należy upewnić się, że usługa przesyłania strumieniowego wideo działa prawidłowo, a prezenterzy są przygotowani do nagrywania i przemawiania przed kamerą. Nie chcemy jednak, aby impreza hybrydowa sprawiała wrażenie dwóch zupełnie różnych wydarzeń – jest to jedna impreza z dwoma doświadczeniami. Upewnij się, że treści są istotne zarówno dla uczestników obecnych stacjonarnie, jak i wirtualnych, i nie planuj wspólnych działań, które odizolują jedną grupę od uczestnictwa w wydarzeniu.
Zadbaj o angażującą treść
W przypadku wydarzenia hybrydowego treść jest prawdopodobnie jeszcze ważniejsza niż w przypadku wydarzenia stacjonarnego. O wiele trudniej jest utrzymać zaangażowanie wirtualnych uczestników przed ekranem komputera. Aby treści były angażujące, należy upewnić się, że będą się dobrze przekładać na wideo. Aby utrzymać zaangażowanie wirtualnych uczestników, zastosuj ankiety lub pytania i odpowiedzi na żywo. Upewnij się też, że sesje mają strawną długość – nikt nie chce siedzieć przez pięć godzin na przemówieniu inauguracyjnym.
Poruszanie się w strefach czasowych
Jedną z korzyści płynących z organizacji wydarzenia hybrydowego jest to, że uczestnicy mogą wirtualnie uczestniczyć w nim z całego świata. Wiąże się to jednak z wyzwaniem dostosowania się do różnych stref czasowych wirtualnych uczestników. Upewnij się, że sesje, które oferujesz wirtualnym uczestnikom, mogą być dostępne na żądanie. Jeśli to możliwe, udostępnij tę samą sesję na żywo kilka razy, aby uczestnicy mogli wziąć udział w konferencji w dogodnym dla siebie czasie i w pełni ją przeżyć.
Każde udane wydarzenie składa się z czterech kluczowych elementów: treści, społeczności, sponsoringu i analityki. W tym rozdziale wyjaśnimy, jak zrealizować te elementy specjalnie na potrzeby wydarzenia hybrydowego.
Jak już wspomniano, treść jest najważniejsza podczas wydarzenia hybrydowego. Chcesz się upewnić, że uczestnicy obecni osobiście i wirtualni są w równym stopniu zaangażowani. W tym miejscu sprawdza się zasada „jedno wydarzenie, dwa doświadczenia”. Nie można przekazywać tych samych treści w ten sam sposób obu grupom. Oto kilka pomysłów na to, jak inaczej przygotować treści dla uczestników wirtualnych i osobistych:
Wyznacz przedstawiciela na miejscu, który będzie zajmował się wyłącznie uczestnikami wirtualnymi
Najprawdopodobniej przez cały dzień uczestnicy wirtualni będą mieli do dyspozycji osobę na scenie lub podium, która będzie do nich bezpośrednio przemawiać. Może to sprawić, że wirtualni uczestnicy poczują się pominięci lub jeszcze bardziej odsunięci od akcji. Rozwiąż ten problem, zlecając jednemu z koordynatorów wydarzenia zwrócenie się wyłącznie do wirtualnych uczestników. Może on porozmawiać z nimi konkretnie o ich wirtualnych doświadczeniach i przedstawić sesje przeznaczone tylko dla wirtualnych uczestników lub możliwości nawiązania kontaktów.
Stwórz osobne treści dla wirtualnych uczestników
Niektóre z większych sesji, np. prezentacja główna, będą oglądane zarówno przez uczestników stacjonarnych, jak i wirtualnych. Nie zmuszaj jednak wirtualnych uczestników do oglądania interaktywnej sesji networkingowej, w której uczestniczą uczestnicy z zewnątrz. Zaproponuj wirtualnym uczestnikom ekskluzywne wywiady z ekspertami branżowymi lub dyskusje panelowe z liderami myśli. Skutecznie wyznacz sesje stacjonarne i wirtualne za pomocą dostosowanych ścieżek rejestracji, aby żaden uczestnik nie zarejestrował się na niewłaściwe sesje.
Oferuj treści na żądanie
Jak już wcześniej wspomniano, utrzymanie uwagi uczestnika przed ekranem komputera jest znacznie trudniejsze niż utrzymanie uwagi uczestnika na miejscu. Uczestnicy wirtualni mogą być zmuszeni do robienia większej liczby przerw w ciągu dnia lub mogą uczestniczyć w wydarzeniu tylko przez godzinę lub dwie. Upewnij się, że większość treści jest oferowana na żądanie, aby wirtualni uczestnicy mieli do nich dostęp w bardziej dogodnym czasie.
Dbaj o to, aby wszyscy byli świadomi i podekscytowani planem spotkania
Podczas konferencji stacjonarnej dość powszechne jest informowanie uczestników o tym, jakie sesje lub tematy zostaną zaprezentowane po przerwie. Zadbaj o to, aby zapewnić to samo doświadczenie wirtualnym uczestnikom. Przedstawiciel wirtualny na miejscu powinien przypomnieć wirtualnym uczestnikom o harmonogramie, aby na pewno wzięli udział w następnej sesji. Można nawet wykorzystać aplikację z grami, aby zapewnić uczestnikom rozrywkę podczas przerwy i zachęcić ich do udziału w następnej sesji.
Stworzenie udanego wydarzenia hybrydowego wymaga wiele pracy, a Ty powinieneś myśleć o sobie jako o twórcy programu tego wydarzenia. To Ty odpowiadasz za stworzenie programu, który będzie skierowany zarówno do uczestników osobistych, jak i wirtualnych, a Twoim zadaniem jest stworzenie programu, który będzie angażujący i skuteczny. Poniżej przedstawiono kilka kluczowych pytań, które należy zadać sobie podczas opracowywania programu wydarzenia hybrydowego:
Jak długo będą trwały sesje?
Czy sesje będą trwały godzinę? Pół godziny? 15 minut? Różne długości? Należy zachować równowagę w długości sesji. Powinny one być na tyle długie, aby można było przekazać wszystkie przygotowane informacje, ale jednocześnie na tyle zwięzłe, aby wirtualni uczestnicy pozostali skupieni i zaangażowani.
Ile sesji będzie organizowanych w ciągu dnia?
Nie chcemy przytłaczać uczestników informacjami i treściami. Uczestnicy przebywający na miejscu z pewnością będą chcieli uczestniczyć w większej liczbie sesji, ponieważ przebyli znaczną odległość, aby wziąć udział w konferencji osobiście. Natomiast uczestnicy wirtualni będą prawdopodobnie mieli krótszy czas skupienia uwagi, siedząc przed ekranem komputera. Jednym z rozwiązań jest zaoferowanie wirtualnym uczestnikom mniejszej liczby sesji na żywo w ciągu dnia, aby nie byli przeciążeni. Zamiast tego należy zaoferować więcej treści na żądanie, do których uczestnicy mogą mieć dostęp w wolnej chwili.
Czy sesje dla uczestników wirtualnych i osobistych będą się różnić?
Czy podczas tworzenia ścieżek rejestracyjnych niektóre sesje będą przeznaczone tylko dla uczestników osobistych, a inne tylko dla wirtualnych? Na przykład, czy chcesz zorganizować sesję networkingową, której nie będą mogli doświadczyć uczestnicy wirtualni? Co zaoferujesz w zamian tym wirtualnym uczestnikom? Zdecyduj, jak będą się różnić ścieżki rejestracji dla różnych uczestników.
Społeczność
Uczestnicy obecni na miejscu mają tę przewagę, że mogą bezpośrednio poznać społeczność podczas wydarzenia. O wiele łatwiej jest im nawiązywać kontakty osobiście, prowadzić organiczne rozmowy i nawiązywać znajomości. Istnieją jednak sposoby, aby przenieść tę społeczność także do wirtualnej publiczności.
Połącz wirtualną i stacjonarną publiczność za pomocą takich narzędzi, jak ankiety na żywo i Q&A na żywo. Podczas sesji zachęcaj obu uczestników do zadawania pytań i odpowiadania na pytania w ankietach, aby byli zaangażowani i mogli ze sobą współdziałać. Uczestnik wirtualny może zadać pytanie, które nie przyszło do głowy uczestnikowi lokalnemu lub odwrotnie. Jest to doskonała okazja do zdobycia podwójnej wiedzy i uzyskania podwójnej informacji zwrotnej.
Jeśli uczestnicy obecni na miejscu biorą udział w sesjach dzielonych, daj taką samą szansę uczestnikom wirtualnym. Wielu dostawców usług wirtualnej transmisji strumieniowej może utworzyć w ramach spotkania pokoje do rozmów. Zbierz wirtualnych uczestników i pozwól im połączyć się w mniejszych grupach, aby również mogli budować społeczność.
Sponsoring
Dolary sponsorskie mają kluczowe znaczenie dla każdego programu imprezy. Dlatego sponsorzy muszą otrzymać taką samą (lub większą) wartość z imprezy hybrydowej, jaką otrzymają z imprezy stacjonarnej.
jak w przypadku imprezy organizowanej na miejscu. Istnieje wiele sposobów na to, aby sponsorzy dotarli zarówno do uczestników wirtualnych, jak i osobistych, a tym samym osiągnęli wysoką wartość. Poniżej przedstawiamy kilka pomysłów, które pomogą Ci zacząć:
Banery reklamowe w aplikacjach mobilnych
Analityka
Twoje działania po wydarzeniu są równie ważne, jak to, co robisz w jego trakcie. Zorganizowanie wydarzenia nic nie da, jeśli nie zdobędziesz żadnych informacji. Roześlij ankietę po wydarzeniu, aby dowiedzieć się, które treści spotkały się z pozytywnym oddźwiękiem i jakie są odczucia uczestników w stosunku do wirtualnych i stacjonarnych doświadczeń. Przyjrzyj się także danym o uczestnikach podczas wydarzenia. Upewnij się, że skontaktujesz się z tymi uczestnikami, którzy brali udział w wielu sesjach, zadawali dużo pytań lub angażowali się w działania sponsorów.
Ostatnie kilka miesięcy było wręcz nieprzewidywalne. Ale wszyscy wiele się z nich nauczyliśmy. Jedną z najważniejszych lekcji, jaką wynieśliśmy, jest bycie przygotowanym. Włączenie wydarzeń wirtualnych i hybrydowych do całościowego programu eventowego będzie kluczowym elementem strategii eventowej, gdy będziemy poruszać się po tych kilku kolejnych miesiącach pełnych niewiadomych. Wydarzenia na żywo, w obecności ludzi nigdy nie wyjdą z mody, ale nigdy nie zaszkodzi mieć plan awaryjny. Spraw, by wydarzenia hybrydowe stały się Twoim udziałem.
